Прийняття на роботу: процедура і загальні правила

Матеріал підготовлений експертами Європейського інституту державного керування і аудиту

Основнi правила прийняття працiвникiв на роботу встановлено Кодексом законiв про працю України (далi – КЗпП) i пiдзаконними актами, що визначають особливостi працевлаштування для певних категорiй працiвникiв, а також залежно вiд характеру роботи. Незважаючи на те що в першому читаннi вже прийнято Трудовий кодекс, певний час роботодавцям ще доведеться керуватися саме КЗпП.

Розглянемо, якi кроки включає повна процедура прийняття працiвника на роботу, починаючи iз пiдбору кандидатiв на вакантну посади й до моменту, коли працiвник приступить до виконання обов’язкiв на новому мiсцi роботи.

Схема для ознайомлення знаходиться: роздiл “Довiдники”, пiдроздiл “Додатки до документiв”, папка “Консультацiї”.

Роботодавцям, якi пiдбирають кадри для заповнення вакансiй, треба вкрай уважно пiдiйти до змiсту й вимог в оголошеннi про вакансiї, урахувавши вимоги ч. 3 ст. 11 Закону України «Про зайнятiсть населення» вiд 05.07.2012 р. № 5067-VI (далi – Закон про зайнятiсть) i ст. 24-1 Закону України «Про рекламу» вiд 03.07.1996 р. № 270/96-ВР (далi – Закон про рекламу).

Так, згiдно iз цими нормами, в оголошеннях (рекламi) про вакансiї забороняється:

– зазначати обмеження щодо вiку кандидатiв, пропонувати роботу лише жiнкам або тiльки чоловiкам (за винятком специфiчної роботи, яка може виконуватися виключно особами певної статi);

– висувати вимоги щодо надання переваги однiй зi статей, представникам певної раси, кольору шкiри (окрiм випадкiв, визначених законодавством);

– вимагати вiд осiб, якi працевлаштовуються, надання вiдомостей про особисте життя, зокрема щодо полiтичних, релiгiйних та iнших переконань, членства в професiйних спiлках або iнших об’єднаннях громадян, етнiчного та соцiального походження, майнового стану, мiсця проживання, за мовними чи iншими ознаками.

У разi порушення зазначених вище вимог рекламодавець сплачує до Фонду загальнообов’язкового державного соцiального страхування України на випадок безробiття штраф у 10-кратному розмiрi мiнзарплати, установленої законом на момент виявлення порушення (ч. 3 ст. 24-1 Закону про рекламу).

На роботу часто приймають на пiдставi спiвбесiди, яку проводять iз метою визначення професiйної придатностi претендента на посаду.

Спiвбесiда проводиться в переважнiй бiльшостi випадкiв прийняття на роботу її можуть проводити залежно вiд установлених правил в установi кадрова служба, керiвник структурного пiдроздiлу, керiвник установи чи всi за чергою.

На цьому етапi можуть вимагатися певнi документи, що пiдтверджують квалiфiкацiю претендента, досвiд роботи та з’ясовують, чи немає обмежень для виконання роботи за посадою, на яку претендує кандидат.

Щодо обмежень для виконання роботи за посадою (професiєю), то йдеться, зокрема, про такi обмеження:

1. Обмеження за вiком – установлене ст. 188 КЗпП для осiб молодше 16-ти рокiв, окрiм виняткiв, визначених цiєю статтею.

2. Обмеження за станом здоров’я – визначене ч. 5 ст. 24 КЗпП, яка забороняє укладати трудовий договiр iз громадянином, якому ця робота протипоказана за станом здоров’я.

3. Обмеження за громадянством – установлене для працевлаштування iноземцiв та осiб без громадянства, адже потрiбно отримати дозвiл на використання працi таких категорiй осiб (абз. 2 ч. 4 ст. 3 Закону про зайнятiсть).

4. Обмеження щодо спiльної роботи близьких родичiв або своякiв (батьки, подружжя, брати, сестри, дiти, а також батьки, брати, сестри та дiти подружжя) – вiдповiдно до ст. 25 i КЗпП, роботодавець може ввести таке обмеження, якщо вони будуть безпосередньо пiдпорядкованi чи пiдконтрольнi один одному. На державних пiдприємствах, установах, органiзацiях такi обмеження встановлюються законодавством.

Вищi посадовi особи, державнi службовцi, посадовцi мiсцевого самоврядування, вiйськовi посадовi особи, суддi, члени ЦВК i Нацагентства з питань запобiгання корупцiї, посадовi та службовi особи прокуратури, СБУ, ДФС й iнших держорганiв теж не можуть мати в прямому пiдпорядкуваннi близьких їм осiб або бути прямо пiдпорядкованими у зв’язку з виконанням повноважень близьким їм особам (ч. 1 ст. 27 Закону України «Про запобiгання корупцiї» вiд 14.10.2014 р. № 1700-VII, далi – Закон № 1700).

5. Обмеження за певними видами робiт для окремих категорiй працiвникiв передбачене ст. 174 КЗпП для жiнок i ст. 190 КЗпП – для неповнолiтнiх осiб – щодо застосування їх працi на важких i пiдземних роботах (для жiнок – окрiм деяких пiдземних робiт, а саме: нефiзичних робiт або робiт по санiтарному та побутовому обслуговуванню), а також на роботах зi шкiдливими й небезпечними умовами працi.

6. Обмеження щодо зайняття певних посад або провадження певної дiяльностi у зв’язку з набранням законної сили вiдповiдним вироком суду, передбаченим ст. 55 Кримiнального кодексу України.

7. Обмеження щодо роботи за сумiсництвом – для працiвникiв державних i комунальних пiдприємств, установ та органiзацiй визначене постановою КМУ «Про роботу за сумiсництвом працiвникiв державних пiдприємств, установ i органiзацiй» вiд 03.04.1993 р. № 245.

Проведення конкурсiв для зайняття деяких категорiй посад установлюють нормативно-правовi акти. Так, законодавство передбачає обов’язкове проведення конкурсiв, зокрема, для обiймання посад:

– державних службовцiв, посадових осiб мiсцевого самоврядування;

– полiцейських, прокурорiв;

– керiвникiв державних пiдприємств.

Конкурсний вiдбiр передбачений i в разi призначення керiвникiв комунальних пiдприємств, закладiв охорони здоров’я. У випадках, передбачених законодавством, роботодавець за пiдсумками проведеного конкурсу на замiщення вакантної посади з переможцем конкурсу укладає трудовий договiр (контракт) у строки, визначенi нормативно-правовими актами. Прийняттю на роботу за конкурсом та на виборнi посади буде призначено окремi статтi проекту Трудового кодексу.

Роботодавець зобов’язаний забезпечити фiнансування й органiзувати проведення попереднього (пiд час прийняття на роботу) медогляду працiвникiв, зайнятих на важких роботах, роботах зi шкiдливими чи небезпечними умовами працi чи таких, де є потреба в професiйному доборi, щорiчного обов’язкового медичного огляду осiб вiком до 21 року (ст. 17 Закону України «Про охорону працi» вiд 14.10.1992 р. № 2694-ХII).

Категорiї осiб, якi мають пройти попереднiй (первинний) медичний огляд, визначенi, зокрема:

– Перелiком робiт, для виконання яких є обов’язковим попереднiй (перiодичнi) медичний огляд працiвникiв, наведеним у додатку 5 до Порядку проведення медичних оглядiв працiвникiв певних категорiй, затвердженого наказом МОЗ вiд 21.05.2007 р. № 246;

– Перелiком професiй i видiв дiяльностi, для яких є обов’язковим первинний i перiодичний профiлактичнi наркологiчнi огляди, затвердженим постановою КМУ вiд 06.11.1997 р. № 1238;

– Перелiком медичних психiатричних протипоказань щодо виконання окремих видiв дiяльностi (робiт, професiй, служби), що можуть становити безпосередню небезпеку для особи, яка провадить цю дiяльнiсть, або оточуючих, затвердженим постановою КМУ вiд 27.09.2000 р. № 1465;

– Перелiком професiй, виробництв та органiзацiй, працiвники яких пiдлягають обов’язковим профiлактичним медичним оглядам, затвердженим постановою КМУ вiд 23.05.2001 р. № 559;

– Положенням про медичний огляд кандидатiв у водiї та водiїв транспортних засобiв, затвердженим наказом МОЗ, МВС вiд 31.01.2013 р. № 65/80.

Порядок проведення обов’язкових профiлактичних медичних оглядiв i видачi особистих медичних книжок, згiдно з яким проводяться обов’язковi попереднi (до прийняття на роботу) медогляди працiвникiв окремих професiй, виробництв та органiзацiй, дiяльнiсть яких пов’язана з обслуговуванням населення й може призвести до поширення iнфекцiйних хвороб, затверджено постановою КМУ вiд 23.05.2001 р. № 559.

Такi перевiрки проводять тiльки для категорiй посад, для яких це передбачено законодавчими актами.

Стосовно осiб, якi претендують на зайняття посад, що передбачають зайняття вiдповiдального чи особливо вiдповiдального становища, а також посад iз пiдвищеним корупцiйним ризиком, перелiк яких затверджується Нацагентством iз питань запобiгань корупцiї, проводиться спецiальна перевiрка, у т.ч. щодо вiдомостей, поданих особисто (ч. 1 ст. 56 Закону № 1700). Порядок проведення спецiальної перевiрки стосовно осiб, якi претендують на зайняття посад, якi передбачають зайняття вiдповiдального чи особливо вiдповiдального становища, та посад iз пiдвищеним корупцiйним ризиком, затверджено постановою КМУ вiд 25.03.2015 р. № 171.

У разi прийняття на державну службу на конкурснiй основi спецiальна перевiрка проводиться пiсля проведення конкурсу щодо осiб, якi рекомендованi для призначення на посаду, а пiсля конкурсу проводиться спецперевiрка (ч. 6 ст. 15 Закону України «Про державну службу» вiд 16.12.1993 р. № 3723-ХII).

Щодо осiб, якi обранi (затвердженi) вiдповiдною радою на посади, й осiб, якi претендують на зайняття посад в органах мiсцевого самоврядування, то за їх письмовою згодою теж проводиться спецiальна перевiрка (ч. 3 ст. 5 Закону України «Про службу в органах мiсцевого самоврядування» вiд 07.06.2001 р. № 2493-III).

Проведення спецiальної перевiрки органiзовує керiвник (заступник керiвника) держоргану, органу мiсцевого самоврядування чи їх апарату, на зайняття посади в якому претендує особа (окрiм випадкiв, установлених законом), або проведення перевiрки органiзовує вiдповiдальний структурний пiдроздiл (ч. 2 ст. 56 Закону № 1700).

Порядок проведення спецiальної перевiрки вiдомостей щодо осiб, якi претендують на зайняття посад, пов’язаних iз виконанням функцiй держави чи мiсцевого самоврядування, затверджений Указом Президента України вiд 25.01.2012 р. № 33/2012.

Особливостi органiзацiї проведення спецiальної перевiрки кандидатiв на посаду суддi, якi успiшно склали вiдбiрковий iспит, визначає ст. 66 Закона України «Про судоустрiй i статус суддiв» вiд 07.07.2010 р. № 2453-VI.

При укладеннi трудового договору громадянин зобов’язаний подати паспорт або iнший документ, що посвiдчує особу, трудову книжку, а у випадках, передбачених законодавством, – також документ про освiту (спецiальнiсть, квалiфiкацiю), про стан здоров’я й iншi документи (ч. 2 ст. 24 КЗпП).

Особа, яка працевлаштовується, зобов’язана подати роботодавцю:

– паспорт (свiдоцтво про народження – для неповнолiтнiх вiком вiд 14 до 15 рокiв). За прийняття на роботу без паспорта чи з недiйсним паспортом посадовим особам пiдприємства загрожує адмiнштраф у розмiрi вiд 17 до 51 грн, а за повторне порушення, допущене посадовою особою пiсля застосування до неї протягом року заходу адмiнiстративного стягнення за такi дiї, тягне за собою накладення штрафу вiд 170 до 238 грн (ст. 200 Кодексу України про адмiнiстративнi правопорушення, далi – КпАП);

– довiдку про iдентифiкацiйний номер або реєстрацiйний номер облiкової картки платника податкiв (пп. 70.12.1 ПКУ). Таку довiдку не надають платники, у яких у паспортi є вiдмiтка, що вони вiдмовилися вiд iдентифiкацiйного номера (п. 1 р. IX Положення про реєстрацiю фiзичних осiб у Державному реєстрi фiзичних осiб – платникiв податкiв, затвердженого наказом Мiндоходiв вiд 10.12.2013 р. № 779);

– трудову книжку, окрiм випадкiв, коли особа працевлаштовується на перше мiсце роботи й у разi прийняття на роботу за сумiсництвом;

– вiйськовий квиток (тимчасове посвiдчення) надають вiйськовозобов’язанi, а призовники – посвiдчення про приписку до призовної дiльницi (п. 3.4 р. III Iнструкцiї з органiзацiї ведення вiйськового облiку вiйськовозобов’язаних i призовникiв в органах мiсцевого самоврядування, на пiдприємствах, в установах, органiзацiях i навчальних закладах, затвердженої наказом Мiноборони вiд 15.12.2010 р. № 660, далi – Iнструкцiя № 660). Прийняття на роботу вiйськовозобов’язаних i призовникiв, якi не перебувають на вiйськовому облiку за мiсцем проживання, тягне за собою накладення адмiнштрафу в розмiрi вiд 17 до 51 грн, а за повторне протягом року вчинення такого порушення – вiд 51 до 119 грн (ст. 2113 КпАП);

– свiдоцтво про загальнообов’язкове державне соцiальне страхування (п. 17 Порядку видачi свiдоцтва про загальнообов’язкове державне соцiальне страхування, затвердженого постановою КМУ вiд 22.08.2000 р. № 1306). Особи, для яких це перше мiсце роботи (якi не сплачували страхових внескiв), свiдоцтво не надають;

– документ про освiту, професiйну пiдготовку (якщо вiн необхiдний для допуску до виконання певної роботи);

– документ про стан здоров’я (висновок попереднього медичного огляду), якщо це передбачено законодавством;

– довiдку про звiльнення – для осiб, якi звiльненi з мiсць вiдбування кримiнального покарання;

– iншi документи на вимогу роботодавця (автобiографiя, рекомендацiї, iншi документи, що свiдчать про отримання спецiальних знань, досвiд роботи), окрiм документiв, якi заборонено вимагати за ст. 25 КЗпП.

У проектi Трудового кодексу буде чiтко визначено перелiк документiв, якi надаються при працевлаштуваннi.

Якщо претендент пiдходить для вакантної посади, й обмеження для його прийняття на роботу вiдсутнi, перш нiж перейти до процедури оформлення трудових вiдносин, потрiбно узгодити умови трудового договору. Трудовий договiр може бути укладений: безстроково, тобто укладається на невизначений строк; на визначений строк, установлений за погодженням сторiн; на час виконання певної роботи.

Звернiть увагу! Найменування посади в штатному розписi, наказi про прийняття на роботу її у трудовiй книжцi має вiдповiдати Класифiкатору професiй ДК 003:2010, затвердженому наказом Держспоживстандарту України вiд 28.07.2010 р. № 327.

Незалежно вiд того, у якiй формi та на який строк укладений трудовий договiр (контракт), iз 01.01.2015 р. потрiбно обов’язково видавати наказ (розпорядження) про прийняття працiвника на роботу. При цьому його потрiбно видати ранiше, нiж працiвник повинен приступити до роботи, i потенцiйного працiвника обов’язково з ним ознайомлюють.

Необхiднiсть обов’язково видавати наказ пов’язана з тим, що ч. 3 ст. 24 КЗпП забороняє допускати працiвника до роботи без:

– укладення трудового договору, оформленого наказом або розпорядженням власника чи вповноваженого ним органу;

– повiдомлення органу ДФС (за мiсцем реєстрацiї платником єдиного внеску) про прийняття працiвника на роботу в порядку, установленому постановою КМУ вiд 17.06.2015 р. № 413.