Про добові від “А” до “Я”

[mks_dropcap style=”rounded” size=”36″ bg_color=”#ffffff” txt_color=”#000000″]Роботодавець[/mks_dropcap] перед тим як відправити працівника у відрядження повинен забезпечити його авансом на відрядження, який повинен в себе включати добові.

На законодавчому рівні розмір добових витрат закріплений лише для працівників бюджетної сфери, підприємств, установ і організацій, повністю або частково фінансуються за рахунок бюджетних коштів і членів екіпажів суден, інших транспортних коштів (дивись Інструкцію №59).

А ось для госпрозрахункових організацій ситуація не така прозора. Тож таким організаціям радимо орієнтуватися на пп.170.9.1 ПКУ.

А тепер більш детально.

Документ який встановлює розмір добових

Розмір добових або порядок їх визначення необхідно встановити певним актом загального дії роботодавця, зміст якого заздалегідь відомий працівникам, але ніяк не наказом керівника.

Важливо! Встановлювати розмір добових на свій розсуд і довільно змінювати їх розмір керівник не може.

Оптимальним варіантом буде розробка і затвердження після попереднього узгодження з трудовим колективом внутрішнього положення про відрядження. У ньому слід обумовити всі найбільш суттєві питання, які виникають при направленні працівників у службові поїздки. Один з розділів такого
положення якраз може бути присвячений нормам добових, які будуть виплачуватися при відрядженні.

Що там писати? Візміть за основу Інструкцію №59. Нащо вигадувати велосипед, якщо він вже придуманий :)

Розмір Добових

Добові витрати – це витрати, що не потребують документального підтвердження: витрати на харчування та фінансування інших особистих потреб працівника у відрядженні, які він несе у зв’язку з перебуванням поза місцем свого проживання.

Основні моменти:

• Розмір добових однаковий для всіх працівників: ви не можете встановити одну суму для керівника та іншу для іншого працівника;
• В положенні про відрядження можна прописати свій розмір добових для дня від’їзду у відрядження і повернення з нього, якщо більшу половину такого дня працівник буде знаходиться в своєму населеному пункті. Наприклад, для ситуацій, коли працівники їдуть в 14:00 відрядження після, а повертається з неї до 14:00, домовитися про те, що працівникові виплачуються добові в розмірі 50 відсотків від встановленого загального розміру;
• Мінімальний розмір добових – 30,00 грн. Але ця сума в наших реаліях виглядає як знущання;
• Максимальний розмір добових, який не буде обкладатися ПДФО та іншими податками – 20% розміру мінімальної заробітної плати на 1 січня поточного року. В 2016 році – це 275,6 грн.
• Для відряджень за кордон розмір максимальних добових трохи інший – 75% від розміру мінімальної заробітної плати 1033,5 грн (приблизно 41 долар)

Можна встановити звісно і більший розмір добових, але різницю вже доведеться обкладати ПДФО та ВЗ.

Розмір добових якщо …

Основне призначення добових – забезпечити харчуванням працівника у відрядженні. А що робити якщо в вартість проживання у готелі вже включено харчування (наприклад сніданок).

У положенні про відрядження можна передбачити зменшення розміру добових залежно від того, буде включено харчування в готельний рахунок чи ні.

Наприклад, вказати, що розмір добових зменшується на вартість харчування і становить 80% при одноразовому харчуванні, 55% – при дворазовому, 35% – при триразовому харчуванні.

Якщо подібної норми про зменшення розміру добових у положенні про відрядження немає, вважаємо, що добові повинні бути виплачені в повному розмірі.

Підраховуємо загальний розмір добових

Розрахунок добових робітьокремо за кожен день перебування у відрядженні, включаючи день приїзду та день від’їзду, вихідні, святкові та неробочі дні та час перебування в дорозі (разом з вимушеними зупинками).

Кількість днів відрядження розраховується з урахуванням дня вибуття у відрядження і дня прибуття до місця постійної роботи, які зараховуються як два дні.

Якщо день прибуття з попереднього відрядження і день вибуття у наступне відрядження збігаються (є одним днем), добові виплачуються за один день. До якого відрядження прив’язати цю суму вирішуйте самі.

Суму добових визначаєте для відрядження:

•  По Україні і в країни, на територію яких можна в’їхати без візи * (дозволу на в’їзд), – згідно з наказом про відрядження та відповідними первинними документами. Які це первинні документи? Це документи, що підтверджують перебування працівника в місці відрядження: транспортні квитки, рахунки, отримані з готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання відрядженого працівника.
• в країни, на територію яких в’їхати можна тільки при наявності візи (дозволу на в’їзд), – згідно з наказом про відрядження та відмітками Держприкордонслужби України в закордонному паспорті або документі, що його замінює. Майте на увазі: за загальним правилом позначки про перетинання державного кордону не проставляються у паспортних документах громадян Україна, за винятком випадків їх особистого звернення з метою проставлення такої відмітки.

Попередьте свого працівника про необхідність отримати таку позначку!

Якщо підтверджуючі документи. наказ або відмітки прикордонників відсутні то сума добових включається в оподатковуваний дохід платника податку.

Як ви зрозуміли відрядження працівника повинно бути оформлено належним чином.

Відрядження за кордон

За загальним правилом відрядженим працівникам добові відшкодовують:

•  За нормами, встановленими для відрядження по Україні, – за час проїзду по території
  України;
•  За нормами, встановленими для відряджень за кордон, – за час проїзду та перебування
  на території іншої країни.

Аванс на відрядження за кордон видається працівникові в національній валюті країни відрядження або у вільно конвертованій валюті. Тому добові за «закордонні» дні відрядження перерахуйте в валюту, в якій видаєте аванс, якщо валюта, в якій затверджені добові, і валюта авансу не збігаються. Причому, якщо норми добових для закордонних відряджень встановлено:

•  У гривнях, вам слід визначити офіційно встановлений НБУ курс гривні до необхідної валюті на дату виплати авансу. Потім норму добових в гривнях ділите на курс і множте на кількість «закордонних» днів відрядження;
•  В одній валюті, припустимо, в доларах США, а аванс необхідно видати в іншій валюті,
  дійте так. На дату виплати авансу визначайте крос-курс валют як відношення встановленого на цю дату курсу гривні до долара США до курсу гривні до необхідної валюті. Далі норму добових витрат в доларах США множте на попередньо розрахований крос-курс і на кількість «закордонних» днів відрядження.