Вiдповiднiсть запису про найменування роботи (посади) Класифiкатору професiй
У разi прийняття працiвника на роботу запис про найменування його роботи, професiї або посади повинен провадитися для робiтникiв та службовцiв вiдповiдно до найменування професiй i посад, зазначених у Нацiональному класифiкаторi України ДК 003:2010 «Класифiкатор професiй», затвердженому наказом Держспоживстандарту України вiд 28.07.2010 р. № 327.
Зазначенi записи повиннi вiдповiдати записам штатного розпису, а також наказу про прийняття на роботу.
Недотримання такого порядку може призвести до виникнення проблем пiд час оформлення працiвниковi пiльгової пенсiї. Отже, працiвник має бути зацiкавлений у тому, щоб назва його посади (професiї) вiдповiдала законодавству.
Якщо було допущено помилку щодо невiдповiдностi назви посади (професiї) Класифiкатору професiй, роботодавець повинен ужити заходiв для її виправлення.
Виправлення провадиться через видавання вiдповiдного наказу по пiдприємству про внесення змiн до штатного розпису, в якому зазначається дата їхнього внесення, пiсля чого видається наказ про переведення працiвника з дня внесення змiн до штатного розпису з посиланням на цей наказ. Пiсля цього до трудової книжки працiвника вноситься запис про переведення його на iншу посаду.
Слiд зауважити, що змiна найменування посади вважатиметься змiною iстотних умов працi, про яку працiвник має бути повiдомлений не пiзнiше нiж за два мiсяцi.
Частиною 4 ст. 32 КЗпП передбачено: якщо колишнi iстотнi умови працi не може бути збережено, а працiвник не згоден на продовження роботи в нових умовах, то трудовий договiр припиняється за п. 6 ст. 36 КЗпП.
Поєднання професiйних назв, якщо зазначене не передбачене Класифiкатором професiй, не допускається.
Власник або уповноважений ним орган зобов’язаний видати працiвниковi на його вимогу довiдку про його роботу на такому пiдприємствi, в установi, органiзацiї iз зазначенням спецiальностi, квалiфiкацiї, посади, часу роботи i розмiру заробiтної плати (ст. 49 КЗпП).
Щодо видачi трудової книжки в разi звiльнення
Записи в трудовiй книжцi пiд час звiльнення з роботи мають провадитися в точнiй вiдповiдностi до формулювання чинного законодавства i з посиланням на вiдповiдну статтю, пункт закону.
Усi записи про роботу i нагороди, внесенi в трудову книжку за час роботи на цьому пiдприємствi, засвiдчуються пiдписом керiвника пiдприємства або спецiально уповноваженою ним особою та печаткою пiдприємства або печаткою вiддiлу кадрiв.
При цьому для осiб працездатного вiку слiд зазначити час, тривалiсть та мiсце проходження працiвником пiдвищення квалiфiкацiї за останнi два роки перед звiльненням.
Власник або уповноважений ним орган (роботодавець) повинен видати працiвниковi його трудову книжку в день звiльнення з унесеним до неї записом про звiльнення.
У разi затримки видачi трудової книжки з вини власника або уповноваженого ним органу працiвниковi сплачується середнiй заробiток за весь час вимушеного прогулу.
У такому разi днем звiльнення буде вважатися день видачi трудової книжки. Про новий день звiльнення видається наказ i вноситься запис до трудової книжки працiвника, а ранiше внесений запис про день звiльнення визнається недiйсним.
Якщо працiвник вiдсутнiй на роботi в день звiльнення, то власник або уповноважений ним орган у цей день надсилає йому поштове повiдомлення про потребу отримати трудову книжку.
Слiд зазначити, що пересилання трудової книжки поштою з доставкою на зазначену адресу допускається тiльки за письмової згоди працiвника.
Трудовi книжки та їхнi дублiкати, що не були одержанi працiвниками пiд час звiльнення, зберiгаються впродовж двох рокiв у вiддiлi кадрiв пiдприємства окремо вiд iнших трудових книжок працiвникiв, якi перебувають на роботi.
Пiсля цього строку незатребуванi трудовi книжки (їхнi дублiкати) зберiгаються в архiвi пiдприємства впродовж 50 рокiв, а по закiнченнi цього строку їх можна знищити в установленому порядку.
Трудова книжка видається працiвниковi виключно в разi його звiльнення. Якщо працiвник не звертається за одержанням трудової книжки, доцiльно письмово повiдомити його про потребу отримати трудову книжку, яка зберiгається на пiдприємствi. З метою уникнення подальших можливих судових проблем та виплати компенсацiї – середнього заробiтку за весь час вимушеного прогулу за затримку видачi трудової книжки роботодавцю доцiльно все-таки її видати в день звiльнення.
Якщо працiвник помер (або якщо є судове рiшення про оголошення особи померлою), трудова книжка може бути видана його найближчим родичам пiд розписку або надiслана поштою на їхню вимогу. У трудовiй книжцi померлого працiвника в роздiлi «Вiдомостi про роботу» i дати запису у графi 3 записується: «Роботу припинено у зв’язку зi смертю», далi заповнюється графа 4 – зазначаються дата i номер наказу (розпорядження). Цей запис засвiдчується в установленому порядку.
Вкладиш до трудової книжки та її дублiкат
Вiдповiдно до п. 3.1 Iнструкцiї про порядок ведення трудових книжок працiвникiв, затвердженої наказом Мiнпрацi, Мiн’юсту та Мiнсоцзахисту України вiд 29.07.93 р. № 58, зареєстрованим у Мiн’юстi України 17.08.93 р. за № 110 (далi – Iнструкцiя), якшо в трудовiй книжш заповнено всi сторiнки вiдповiдних роздiлiв, вона доповнюється вкладишем.
Вкладиш вшивається в трудову книжку, заповнюється i ведеться власником або уповноваженим ним органом за мiсцем роботи працiвника в такому самому порядку, що й трудова книжка. Вкладиш без трудової книжки недiйсний.
Про кожний виданий вкладиш на першiй сторiнцi (титульний аркуш) трудової книжки зверху ставиться штамп розмiром 10 x 25 мм з написом «Виданий вкладиш» i зазначаються серiя i номер вкладиша. Пiд час кожної наступної його видачi має ставитися другий штамп i зазначатися серiя та номер вкладиша.
За пунктом 5.1 Iнструкцiї особа, яка загубила трудову книжку (вкладиш до неї), зобов’язана негайно заявити про це власниковi або уповноваженому ним органу за мiсцем останньої роботи. Не пiзнiше вiд 15 днiв пiсля заяви, а в разi ускладнення – в iншi строки власник або уповноважений ним орган видає працiвниковi iншу трудову книжку або вкладиш до неї (нових зразкiв) з написом «Дублiкат» у правому верхньому кутку першої сторiнки.
Дублiкат трудової книжки або вкладиш до неї заповнюється за загальними правилами.
У роздiли «Вiдомостi про роботу», «Вiдомостi про нагородження» i «Вiдомостi про заохочення» пiд час заповнення дублiката вносяться записи про роботу, а також про нагородження i заохочення за мiсцем останньої роботи на пiдставi ранiше виданих наказiв (розпоряджень).
Якщо працiвник до влаштування i на це пiдприємство вже працював, то пiд час заповнення дублiката трудової книжки в роздiл «Вiдомостi про роботу» у графу 3 спочатку вноситься запис про загальний стаж його роботи до влаштування на це пiдприємство, який пiдтверджується документами.
Загальний стаж роботи записується сумарно, тобто зазначається загальна кiлькiсть рокiв, мiсяцiв, днiв роботи без уточнення, на якому пiдприємствi, в якi перiоди часу i на яких посадах працював у минулому власник трудової книжки.
Пiсля цього загальний стаж, пiдтверджений належно оформленими документами, записується по окремих перiодах роботи в такому порядку: у графi 2 зазначається дата прийняття на роботу; у графi 3 – найменування пiдприємства, де працював працiвник, а також цех (вiддiл) i посада (робота), на яку було прийнято працiвника. Запис у дублiкатi трудової книжки вiдомостей про роботу за сумiсництвом та за сумiщенням професiй провадиться на бажання працiвника.
Якщо в поданих документах зазначено, що працiвник переводився на iншу постiйну роботу на тому самому пiдприємствi, то про це робиться вiдповiдний запис.
Потiм у графi 2 записується дата звiльнення, а у графi 3 – причина звiльнення, якщо в поданому працiвником документi є такi данi.
Якщо документи не мiстять повнiстю зазначених вище даних про роботу в минулому, до дублiката трудової книжки вносять тiльки тi данi, що є в документах.
У графi 4 зазначаються найменування, дата i номер документа, на пiдставi якого проведено вiдповiднi записи в дублiкатi. Документи, що пiдтверджують стаж роботи, повертаються їхньому власниковi. Власник або уповноважений ним орган зобов’язаний сприяти працiвниковi в одержаннi документiв, якi пiдтверджують стаж його роботи, що передував влаштуванню на це пiдприємство.
Такими документами є довiдки, виданi працiвниковi за всiма попереднiми мiсцями роботи, в яких мiстяться вiдомостi про перiоди роботи, пiдтвердженi виданими на цих пiдприємствах наказами про прийняття, звiльнення працiвника, обiймання певної посади, нагороди тощо, пiдписанi посадовими особами i засвiдченi печаткою.
Отже, особа, яка втратила трудову книжку, має право звернутися до власника за останнiм мiсцем роботи за дублiкатом, а власник зобов’язаний видати його.
Якщо трудова книжка (вкладиш до неї) стала непридатною (обгорiла, розiрвана, забруднена тощо), то власник або уповноважений ним орган за останнiм мiсцем роботи видає працiвниковi дублiкат трудової книжки (вкладиш до неї).
При цьому на першiй сторiнцi трудової книжки, що стала непридатною, робиться надпис «Замiсть видано дублiкат», а книжка повертається її власниковi. Пiд час працевлаштування на нове мiсце роботи працiвник зобов’язаний пред’явити дублiкат трудової книжки (пункт 5.5 Iнструкцiї).
Дублiкат трудової книжки також може бути виданий за новим мiсцем роботи у зв’язку з вiдсутнiстю доступу до трудової книжки працiвника внаслiдок надзвичайної ситуацiї, передбаченої Кодексом цивiльного захисту України, або проведення антитерористичної операцiї на територiї, де працював працiвник.
Дублiкат видається на пiдставi заяви працiвника та отриманої ним у письмовому виглядi iнформацiї зi штабу з лiквiдацiї наслiдкiв надзвичайної ситуацiї про виникнення надзвичайної ситуацiї або Антитерористичного центру при Службi безпеки України про проведення антитерористичної операцiї на територiї, де працював працiвник, що надається в довiльнiй формi.
У разi вiдновлення доступу до трудової книжки записи з дублiката про перiоди роботи переносяться до трудової книжки. При цьому на першiй сторiнцi дублiката робиться напис: «Дублiкат анульовано», посвiдчується печаткою роботодавця за останнiм мiсцем роботи працiвника та дублiкат повертається його власниковi.
Облiк трудових книжок на пiдприємствi, в установi, органiзацiї
За пунктом 3 постанови Кабiнету Мiнiстрiв України вiд 27.04.93 р. № 301 (далi – постанова № 301) трудовi книжки зберiгаються на пiдприємствах, в установах й органiзацiях, а пiд час звiльнення працiвника трудова книжка видається йому пiд пiдпис у журналi облiку.
Згiдно iз п. 6.3 Iнструкцiї власник або уповноважений ним орган зобов’язаний постiйно мати потрiбну кiлькiсть бланкiв трудових книжок i вкладишiв до них.
Пунктом 7.1 Iнструкцiї передбачено, що на пiдприємствi має вестися документацiя щодо облiку бланкiв трудових книжок i заповнених трудових книжок (Книга облiку бланкiв трудових книжок та Книга облiку руху трудових книжок).
Цi книги облiку мають бути пронумерованi, прошнурованi та скрiпленi пiдписом керiвника пiдприємства i печаткою.
Бланки трудових книжок i вкладишiв до них зберiгаються в бухгалтерiї пiдприємства як документи суворої звiтностi i видаються за заявкою у пiдзвiт особi, вiдповiдальнiй за ведення трудових книжок.
До Книги облiку бланкiв трудових книжок i вкладишiв до них уносяться всi операцiї, пов’язанi з одержанням i витрачанням бланкiв трудових книжок i вкладишiв до них iз зазначенням серiї та номера кожного бланка. Книга ведеться бухгалтерiєю пiдприємства.
Книга облiку руху трудових книжок i вкладишiв до них ведеться вiддiлом кадрiв або iншим пiдроздiлом пiдприємства, який оформляє прийняття i звiльнення працiвникiв. У цiй книзi реєструються всi трудовi книжки, прийнятi вiд працiвникiв пiд час влаштування на роботу, а також трудовi книжки i вкладишi до них iз записом серiї i номера, виданi працiвникам знову.
Трудовi книжки працiвникiв доцiльно зберiгати за алфавiтом, у великих установах – за структурними пiдроздiлами й за алфавiтом.
У разi одержання трудової книжки у зв’язку iз звiльненням працiвник розписується в особистiй картцi й у книзi облiку.
Вiдповiдно до п. 6.1 Iнструкцiї пiд час оформлення трудової книжки, або вкладиша до неї, або дублiката трудової книжки власник або уповноважений ним орган стягує з працiвника суму її вартостi.
У разi неправильного первинного заповнення трудової книжки або вкладиша до неї, а також псування їхнiх бланкiв унаслiдок недбалого зберiгання вартiсть зiпсованих бланкiв сплачується пiдприємством.
Якщо трудова книжка працiвника загублена пiдприємством унаслiдок стихiйного лиха або з iнших причин, то йому видається дублiкат трудової книжки без стягнення її вартостi.
Вiдповiдальнiсть за органiзацiю ведення облiку, зберiгання i видачу трудових книжок
Пунктом 4 постанови № 301 передбачено, що вiдповiдальнiсть за органiзацiю ведення облiку, зберiгання i видачу трудових книжок покладається на керiвника пiдприємства, установи, органiзацiї.
За порушення встановленого порядку ведення облiку, зберiгання i видачi трудових книжок посадовi особи несуть дисциплiнарну, а в передбачених законом випадках – iншу вiдповiдальнiсть.
Наявнiсть матерiальної заборгованостi перед пiдприємством не є пiдставою для затримання видачi трудової книжки пiд час звiльнення працiвника.
Трудова книжка громадянина є основним та найважливiшим документом про його трудову, професiйну дiяльнiсть. Трудова книжка є пiдтвердженням набутого впродовж життя стажу роботи (досвiду) громадянина.
До трудової книжки заносяться вiдомостi про роботу, заохочення та нагороди за успiхи в роботi на пiдприємствi, в установi, органiзацiї.
Так, до трудової книжки мають заноситися вiдомостi про навчання у вищих навчальних закладах, час перебування в аспiрантурi i клiнiчнiй ординатурi; час служби у Збройних силах України та iнших вiйськах; час догляду за iнвалiдом I групи або дитиною-iнвалiдом вiком до 16 рокiв; перiод одержання допомоги по безробiттю тощо.
Трудова книжка є так званим «трудовим паспортом» кожної працюючої людини. Вiдповiдно до ч. 1 ст. 48 КЗпП трудова книжка є основним документом про трудову дiяльнiсть працiвника.
Порядок ведення трудових книжок, їхнього зберiгання, виготовлення, постачання й облiк установлений постановою Кабiнету Мiнiстрiв України вiд 27.04.93 р. № 301 «Про трудовi книжки працiвникiв» (iз змiнами, далi – постанова № 301) та Iнструкцiєю про порядок ведення трудових книжок працiвникiв, затвердженою наказом Мiнпрацi, Мiн’юсту, Мiнсоцзахисту України вiд 29.07.93 р. № 58, зареєстрованим у Мiн’юстi України 17.08.93 р. за № 110 (iз змiнами, далi – Iнструкцiя).
Так, згiдно з п. 2 постанови № 301 пiд час влаштування на роботу працiвники зобов’язанi подавати трудову книжку, оформлену в установленому порядку. Без трудової книжки приймаються на роботу тiльки тi особи, якi працевлаштовуються вперше.
Трудовi книжки ведуться на всiх працiвникiв, якi працюють на пiдприємствi, в установi, органiзацiї або у фiзичної особи понад п’ять днiв. Трудовi книжки ведуться також на позаштатних працiвникiв за умови, що вони пiдлягають загальнообов’язковому державному соцiальному страхуванню, студентiв вищих та учнiв професiйно-технiчних навчальних закладiв, якi проходять стажування на пiдприємствi, в установi, органiзацiї.
Працiвникам, що стають до роботи вперше, трудова книжка оформляється не пiзнiше вiп п’яти днiв пiсля прийняття на роботу, студентам вищих та учням професiйно-технiчних навчальних закладiв – не пiзнiше вiд п’яти днiв пiсля початку проходження стажування.
Отже, вiдповiдно до чинного законодавством пiд час прийняття на роботу на працiвника покладається обов’язок подати власниковi чи уповноваженому ним органу (роботодавцю) трудову книжку, оформлену в установленому порядку, а на роботодавця – забезпечити належне ведення трудової книжки працiвника.
Слiд зазначити, що трудовi книжки ранiше встановленого зразка не пiдлягають обмiну.
Якою мовою потрiбно вести трудову книжку
За пунктом 2.1 Iнструкцiї трудовi книжки i вкладишi до них заповнюються у вiдповiдних роздiлах українською i росiйською мовами.
Записи про звiльнення у трудовiй книжцi засвiдчують окремо як український, так i росiйський тексти.
Ураховуючи, що вiдповiдно до ст. 10 Конституцiї України та ст. 6 Закону України «Про засади державної мовної полiтики» державною мовою України є українська мова як обов’язковий засiб спiлкування на всiй територiї України пiд час здiйснення повноважень органами державної влади та органами мiсцевого самоврядування (мова актiв, роботи, дiловодства, документацiї тощо), а також в iнших публiчних сферах суспiльного життя, якi визначаються законом, доцiльно, щоб трудова книжка працiвника, котрий уклав трудовий договiр на територiї України, велася вiдповiдно до нацiонального законодавства.
Отже, заповнення трудових книжок працiвникiв має провадитися українською мовою.
Не буде вважатися порушенням загальновстановлених правил ведення офiцiйного дiловодства, якщо записи будуть унесенi до трудової книжки українською мовою в росiйськомовнiй її частинi попереднiх зразкiв.
На кого має вестися трудова книжка
За пунктом 1.1 Iнструкцiї трудовi книжки ведуться на всiх працiвникiв, якi працюють на пiдприємствi, в установi, органiзацiї усiх форм власностi або у фiзичної особи понад п’ять днiв, у тому числi осiб, якi є спiввласниками (власниками) пiдприємств, селянських (фермерських) господарств, сезонних i тимчасових працiвникiв, а також позаштатних працiвникiв за умови, якщо вони пiдлягають державному соцiальному страхуванню.
Трудовi книжки ведуться на студентiв вищих та учнiв професiйно-технiчних навчальних закладiв, що здобули професiю (квалiфiкацiю) за освiтньо-квалiфiкацiйним рiвнем «квалiфiкований робiтник», «молодший спецiалiст», «бакалавр», «спецiалiст» та продовжують навчатися на наступному освiтньо-квалiфiкацiйному рiвнi, якi проходять стажування на пiдприємствi, в установi, органiзацiї всiх форм власностi.
Слiд зазначити, шо на осiб, якi працюють за сумiсництвом, трудовi книжки ведуться тiльки за мiсцем основної роботи.
Робота за сумiсництвом, оформлена в установленому порядку, в трудовiй книжцi зазначається окремим порядком. Запис вiдомостей про роботу за сумiсництвом провадиться на бажання працiвника власником або уповноваженим ним органом (п. 2.14 Iнструкцiї).
Переведення працiвника на iншу постiйну роботу на тому самому пiдприємствi оформлюється в такому самому порядку, як i прийняття на роботу.
Трудовi книжки громадян, якi працюють за трудовими договорами в iноземних представництвах, в iноземних кореспондентiв, спiвпрацiвникiв мiжнародних органiзацiй та iнших прирiвнених до них iноземцiв на територiї України, зберiгаються: в м. Києвi – в Генеральнiй дирекцiї Київської мiської ради з обслуговування iноземних представництв, Автономнiй Республiцi Крим – у фiлiалi Генеральної дирекцiї Київської мiської ради з обслуговування iноземних представництв м. Ялти, в областях – в управлiннях зовнiшнiх зносин та зовнiшньоекономiчної дiяльностi облдержадмiнiстрацiй або пiдприємствах, визначених обласними державними адмiнiстрацiями, у м. Севастополi – в мiськiй державнiй адмiнiстрацiї. Цi органiзацiї роблять вiдмiтки в трудових книжках про прийняття на роботу i про звiльнення з роботи вiдповiдно до трудових договорiв i довiдок наймачiв (п. 2.21 Iнструкцiї).
Трудовi книжки на фiзичних осiб, якi виконують роботу певних обсягiв за укладеними цивiльно-правовими договорами, не ведуться, оскiльки вони не є найманими працiвниками (не перебувають у трудових вiдносинах з роботодавцем). Такi вiдносини регулюються цивiльним законодавством.
Вiдповiдно до п. 1.4 Iнструкцiї особи, якi вперше шукають роботу i не мають трудової книжки, повиннi пред’явити паспорт, диплом або iнший документ про освiту чи професiйну пiдготовку.
Вiйськовослужбовцi, звiльненi iз Збройних сил України, Нацiональної гвардiї України, Служби безпеки України, Прикордонних вiйськ України, Цивiльної оборони України, Управлiння охорони вищих посадових осiб України та iнших вiйськових формувань, створених вiдповiдно до законодавства України (далi – Збройнi сили України та iншi вiйська) та вiйськовослужбовцi, звiльненi iз Збройних Сил колишнього Союзу РСР i Збройних сил держав учасниць СНД, пред’являють вiйськовий квиток.
Звiльненi з мiсця вiдбування кримiнального покарання зобов’язанi пред’явити довiдку про звiльнення.
Чи може пiдприємець завести трудову книжку на себе
Пiд час провадження пiдприємницької дiяльностi пiдприємець нi з ким не перебуває в трудових вiдносинах, i це означає, шо трудова книжка на нього не ведеться. Оскiльки вiдповiдно до ст. 48 КЗпП ведення трудових книжок передбачено на всiх працiвникiв, якi працюють на пiдприємствi, в установi, органiзацiї або у фiзичної особи.
Таким чином, пiдприємець не має права заводити трудову книжку на себе. Це право мають пiдприємства, установи, органiзацiї всiх форм власностi, а також пiдприємцi – на своїх найнятих працiвникiв, з якими укладено трудовi договори.
Оформлення пiдприємцем трудової книжки найманого працiвника
За пунктом 2.21-1 Iнструкцiї трудовi книжки працiвникiв, якi працюють на умовах трудового договору у фiзичних осiб – суб’єктiв пiдприємницької дiяльностi без створення юридичної особи з правом найму, та фiзичних осiб, якi використовують найману працю, пов’язану з наданням послуг (кухарi, няньки, водiї тощо), зберiгаються безпосередньо в працiвникiв.
Записи в трудовiй книжцi найманого працiвника вносяться пiдприємцем пiсля оформлення належним чином трудового договору та видавання наказу (розпорядження), але не пiзнiше вiд тижневого строку, а в разi звiльнення – в день звiльнення i мають точно вiдповiдати тексту наказу (розпорядження).
Пiд час прийняття працiвника на роботу пiдприємець повинен унести такий запис до його трудової книжки:
– у графi 3 роздiлу «Вiдомостi про роботу» заголовком зазначається, наприклад, «Пiдприємець Iванчук О. С.»;
– пiд цим заголовком у графi 1 – порядковий номер запису, який уноситься;
– у графi 2 – дата прийняття на роботу (наприклад, «06.05.2015»);
– у графi 3 роздiлу «Вiдомостi про роботу» – запис про прийняття на роботу (наприклад, «Прийнято на роботу….»);
– у графi 4 трудової книжки – реквiзити наказу (розпорядження) про прийняття працiвника на роботу.
Якщо трудовi вiдносини припиняються, пiдприємцю доцiльно внести до трудової книжки працiвника такий запис про звiльнення:
– у графi 1 – порядковий номер запису, який уноситься;
– у графi 2 – дату звiльнення з роботи;
– у графi 3 роздiлу «Вiдомостi про роботу» – запис про звiльнення з роботи (наприклад, «Звiльнений з роботи….» iз зазначенням пiдстави звiльнення з посиланням на вiдповiднi статтi КЗпП);
– у графi 4 трудової книжки працiвника зазначаються реквiзити наказу (розпорядження) про звiльнення з роботи.
Вiдомостi, що вносяться до трудової книжки
Трудова книжка складається iз титульної сторiнки i таких роздiлiв: вiдомостi про роботу; вiдомостi про нагородження; вiдомостi про заохочення; вiдомостi про призначення пенсiї.
Усi записи в трудовiй книжцi про прийняття на роботу, переведення на iншу постiйну роботу або звiльнення, а також про нагороди та заохочення вносяться власником або уповноваженим ним органом пiсля видавання наказу (розпорядження), але не пiзнiше вiд тижневого строку, а в разi звiльнення – в день звiльнення i мають точно вiдповiдати тексту наказу (розпорядження).
Записи про тимчасове переведення або перемiщення на iншу роботу в разi простою або за виробничої потреби до трудової книжки не вносяться. До трудової книжки не вносяться також записи щодо перебування осiб у соцiальнiй вiдпустцi (у зв’язку з вагiтнiстю та пологами, для догляду за дитиною до досягнення нею трирiчного вiку), а також у вiдпустцi без збереження заробiтної плати для догляду за дитиною, що надається вiдповiдно до медичного висновку, але не бiльш як до досягнення дитиною шестирiчного вiку.
Дати зазначаються арабськими цифрами: число та мiсяць – двозначними, роки – чотиризначними. Записи виконуються арабськими цифрами (число i мiсяць двозначними). Наприклад, якщо робiтник або службовець прийнятий на роботу 21 листопада 1998 р., у графi 2 трудової книжки записується «21.11.1998».
Записи виконуються акуратно, ручкою кульковою або з пером, чорнилами чорного, синього або фiолетового кольорiв i завiряються печаткою запис про звiльнення, а також вiдомостi про нагородження та заохочення.
З кожним записом, занесеним до трудової книжки на пiдставi наказу (розпорядження) про призначення на роботу, переведення i звiльнення, власник або уповноважений ним орган зобов’язаний ознайомити працiвника пiд пiдпис в особистiй картцi, в якiй має повторюватися вiдповiдний запис з трудової книжки (вкладиша).
До трудової книжки вносяться:
– вiдомостi про працiвника: прiзвище, iм’я та по батьковi, дата народження;
– вiдомостi про роботу, переведення на iншу постiйну роботу, звiльнення;
– вiдомостi про нагородження i заохочення: про нагородження державними нагородами України та вiдзнаками України, заохочення за успiхи в роботi та iншi заохочення вiдповiдно до чинного законодавства України;
– вiдомостi про вiдкриття, на якi видано дипломи, про використанi винаходи i рацiоналiзаторськi пропозицiї та про виплаченi у зв’язку з цим винагороди.
При цьому записи про застосування до працiвника стягнень до трудової книжки не заносяться.
Вiдомостi про працiвника записуються на першiй сторiнцi (титульному аркушi) трудової книжки. Прiзвище, iм’я та по батьковi (повнiстю, без скорочення або замiни iменi та по батьковi iнiцiалами) i дата народження вноситься на пiдставi паспорта або свiдоцтва про народження.
Пiсля зазначення дати заповнення трудової книжки працiвник своїм пiдписом завiряє правильнiсть унесених вiдомостей. Першу сторiнку (титульний аркуш) трудової книжки пiдписує особа, вiдповiдальна за видачу трудових книжок, i пiсля цього ставиться печатка пiдприємства (або печатка вiддiлу кадрiв), на якому вперше заповнювалася трудова книжка.
Змiна записiв у трудових книжках про прiзвище, iм’я, по батьковi i дату народження виконується власником або уповноваженим ним органом за останнiм мiсцем роботи на пiдставi документiв (паспорта, свiдоцтва про народження, про шлюб, про розiрвання шлюбу, про змiну прiзвища, iм’я та по батьковi тощо) i з посиланням на номер i дату цих документiв.
Зазначенi змiни вносяться на першiй сторiнцi (титульному аркушi) трудової книжки. Однiєю рискою закреслюється, наприклад, колишнє прiзвище або iм’я, по батьковi, дата народження, записуються новi данi з посиланням на вiдповiднi документи на внутрiшньому боцi обкладинки i завiряються пiдписом керiвника пiдприємства або спецiально уповноваженої ним особи i печаткою пiдприємства або печаткою вiддiлу кадрiв.
Якщо було виявлено неправильний або неточний запис вiдомостей про роботу, переведення, а також про нагородження та заохочення тощо, виправлення виконує власник або уповноважений ним орган, де було зроблено вiдповiдний запис. Власник або уповноважений ним орган за новим мiсцем роботи зобов’язаний надати працiвниковi в цьому потрiбну допомогу.
Виправленi вiдомостi про роботу, переведення на iншу роботу, нагородження та заохочення тощо мають повнiстю вiдповiдати оригiналу наказу або розпорядження.
За потреби власник або уповноважений ним орган видає працiвникам на їхнє прохання завiренi виписки з трудових книжок вiдомостей про роботу.
Якщо пiдприємство, яке зробило неправильний або неточний запис, лiквiдоване, вiдповiдний запис робиться правонаступником i засвiдчується печаткою, а за його вiдсутностi – вищою органiзацiєю, якiй було пiдпорядковано пiдприємство, а в разi її вiдсутностї – облархiвом, держархiвом м. Києва, держархiвом м. Севастополя i держархiвом при Радi Мiнiстрiв Криму.
Виправленi вiдомостi про роботу, переведення на iншу роботу, нагородження та заохочення тощо мають повнiстю вiдповiдати оригiналу наказу або розпорядження.
У разi втрати наказу чи розпорядження або невiдповiдностi їх фактично виконуванiй роботi виправлення вiдомостей про роботу провадиться на пiдставi iнших документiв, що пiдтверджують виконання робiт, не зазначених у трудовiй книжцi.
Показання свiдкiв не можуть бути пiдставою для виправлення занесених ранiше записiв.
Слiд також зазначити, що вiдповiдно до п. 3 Порядку пiдтвердження наявного трудового стажу для призначення пенсiй за вiдсутностi трудової книжки або вiдповiдних записiв у нiй, затвердженого постановою Кабiнету Мiнiстрiв України вiд 12.08.93 р. № 637, за вiдсутностi трудової книжки, а також у тих випадках, коли в трудовiй книжцi вiдсутнi потрiбнi записи або мiстяться неправильнi чи неточнi записи про перiоди роботи, для пiдтвердження трудового стажу приймаються довiдки, виписки iз наказiв, особовi рахунки i вiдомостi на видачу заробiтної плати, посвiдчення, характеристики, письмовi трудовi договори й угоди з вiдмiтками про їхнє виконання та iншi документи, якi мiстять вiдомостi про перiоди роботи.
Унесення до трудової книжки запису про прийняття на роботу провадиться в такому порядку:
– у графi 3 як заголовок записують повне найменування пiдприємства, установи, органiзацiї (на практицi з цiєю метою виготовляється штамп вiдповiдного розмiру з повною назвою);
– у графi 1 нижче заголовка зазначають порядковий номер запису;
– у графi 2 – дату прийняття на роботу;
– у графi 3 – назву посади (роботи) або професiї вiдповiдно до професiйної назви роботи, а також розряд (категорiю) i назву структурного пiдроздiлу (вiддiлу, цеху тощо) (записи про найменування роботи, професiї або посади, на яку прийнято працiвника, виконуються для робiтникiв та службовцiв вiдповiдно до найменування професiй i посад, зазначених у Класифiкаторi професiй);
– у графi 4 – номер i дату наказу (розпорядження).
Окремим рядком до трудової книжки вносять з посиланням на дату, номер i найменування вiдповiдних документiв такi вiдомостi:
– про час служби у складi Збройних сил України та iнших вiйськах, де на тих, якi проходять службу, не поширюється законодавство про працю i державне соцiальне страхування, iз зазначенням дати призову (зарахування) i дати звiльнення iз служби;
– час навчання в професiйних навчально-виховних закладах та iнших закладах на навчально-курсових комбiнатах (центрi, пунктi тощо);
– час навчання у вищих навчальних закладах (у тому числi час роботи в студентських таборах, на виробничiй практицi та пiд час виконання науково-дослiдної госпдо-говiрної тематики) та час перебування в аспiрантурi i клiнiчнiй ординатурi, крiм випадкiв, коли навчальнi заклади вносять записи про навчання на денних вiддiленнях для студентiв, слухачiв курсiв, учнiв, аспiрантiв та клiнiчних ординаторiв, якi мають трудовi книжки;
– роботу як членiв колгоспу – в тому разi, якщо чинним законодавством передбачено зарахування цiєї роботи до загального трудового стажу працiвникiв;
– час догляду за iнвалiдом I групи або дитиною-iнвалiдом вiком до 16 рокiв, а також за пенсiонером, який за висновком медичного закладу потребує постiйного стороннього догляду, в тому числi за престарiлим, який досяг 80-рiчного вiку (згiдно з медичним висновком);
– перiод одержання допомоги по безробiттю – безробiтним особам заноситься в трудову книжку органом Державної служби зайнятостi населення.
Цi записи вносяться до трудової книжки до занесення вiдомостей про роботу на такому пiдприємствi.
