Для формирования и поддержания бюджетирования движения денежных средств важную роль играют прогнозы по оплате счетов к получению и возможным убыткам по списанию безнадежных долгов.
Управление дебиторской задолженностью является важной и порой очень скучной работой, которая может вызывать много неприятных эмоций. В нашей стране это проявляется особенно ярко из-за ментальности большинства наших бизнесменов, которые так и норовят невыполнять условия подписанных договоров, а учитывая особенности нашей судебной системы взыскание таких задолженностей может затянуться надолго. При этом и списать такую задолженность на затраты компании тоже не особо легко из-за особенностей нашего налогового законодательства.
Как вернуть деньги, которые принадлежат вам и при этом не задеть чувств покупателей, чтобы они потом пришли к нам еще раз? Ответ простой как пять копеек – “С трудом”. Но трудности не означают, что это невозможно. Главное правильно организовать этот процесс и руководству проявлять интерес к этому вопросу.
Перед сбором средств необходимо понять почему вам еще не заплатили? На это может быть несколько причин:
- Покупатели в чем то не удовлетворены в вашей продукции или обслуживании и задержка оплаты является лучшим способом привлеь ваше внимание;
- У покупателей денег целый вагон и маленькая тележка, но составленное им расписание платежей не совпадает с ваши ожиданими или теми сроками, которые были оговорены в подписанном договоре;
- У покупателей мало денег – и их не хватает для того, чтобы выполнить все обязательства. Вашей целю в таком случае будет занять первое место в списке на оплату.
Каждая из этих причин требует своего подхода к работе с задолженостями.
Для того чтобы начать отслеживать баланс выставленных счетов и отслеживать какие покупатели вам не заплатили вовремя и соответственно какая задолженность перешла в статус просроченной необходимо отладить фиксирования условий платежа в момент выставления счета/проведения отгрузки
Сроки оплаты
В ODOO для фиксирования сроков оплаты предназначент справочник, который находится в Accounting/Configuration/Payments Term (здесь и далее название пунктов меню будет указано на английском языке)
Здесь мы создаем перечень условий оплаты, которые мы будем использовать при выписывание счетов покупателям либо при фиксировании счетов от поставщиков.
При этом в значении справочника мы можем прописать сложные условия расчетов: например 30% клиент должен заплатить сразу, а остаток погасить до конца следующего месяца
После заведения значений справочника мы его можем использовать при создании Заказов продаж, Заказов на закупку, инвойсов ( расходных накладных, актов)
Если у нас с клиентом либо поставщиком фиксированные условия по взаиморасчетам, то мы можем указать в карточке нашего покупателя/поставщика условия расчетов и они будут подставляться автоматически в создаваемые документы с таким партнером
Когда в системе на нашего клиента оформляется Заказ продаж, то в нем уже можно указать условия оплаты по данному заказу, которое затем будет использоваться в инвойсе, который мы сформируем из данного заказа.
В сформированном инвойсе (акте/расходной накладной) уже будет произведен расчет конечной даты расчета клиента по данной отгрузке, которая высчитывается исходя из даты проведения документа.
После проведения документа в учете будет сделана запись в журнале, в которой будет указаны конечные дата оплаты клиента. При этом в соответствии с заданными условиями оплаты в учетной записи будет детализированы даты оплаты клиента. На скриншоте мы видим что в инвойсе были заданы условия оплаты: 30 % сразу и остаток в конце следующего месяца. Инвойс был проведен в учете 01 сентября 2019 и в этот же день покупатель должен был оплатить 30% суммы (11500*0,3=3450 грн), остаток суммы в размере 8050 грн. наш покупатель должен оплатить до 31.10.2018 года.
Пятого сентября наш покупатель оплатил по выставленному счету 3000 грн, которую мы сверили с этим инвойсом и в результате наш покупатель остался должен 8500,00 грн
До 31.10.2019 года покупатель больше ничего не платил и в ноябре вся задолженность перешла в статус просроченной.
Отчет о старении дебиторской задолженности
Структуру задолженности покупателя по срокам оплаты показывает “Отчет о старении дебиторской задолженности” (Aged Partner Balance). Этот отчет используется для оценки резерва сомнительных долгов и для улучшения контроля над неоплаченными счетами дебиторов. Идея этого метода заключается в классификации отдельных счетов дебиторской задолженности по срокам их погашения. Это помогает идентифицировать дебиторов, имеющих значительную долю просроченных счетов, и снизить кредитный риск, ограничив им продажи в кредит.
Реестр старения дебиторской задолженности не имеет общепринятой формы однако обычно представляет собой таблицу, в которой задолженность каждого дебитора категорирована в соответствии с его условиями оплаты. Например, условие продажи в кредит «нетто 30» означает, что дебитору предоставляется отсрочка платежа на 30 дней. Если счет не будет оплачен в течение этого периода, то по его истечению он будет признан просроченным. Обычно просроченная дебиторская задолженность классифицируется по следующим периодам: 1-30 дней, 31-60 дней, 61-90 дней и более 90 дней. Это общепринятая практика.
Реестр старения дебиторской задолженности также широко используется для оценки резерва по сомнительным долгам, которая проводится в конце каждого отчетного периода
В системе этот отчет можно посмотреть несколькими способами.
Первый способ доступный в базовой версии системы и находится в Accounting/Reporting/PDF Reports/Aged Partner Balance. При формировании отчета мы можем задать промежуток дней за который мы будем смотреть данный отчет, то есть можно указать 15,20,25,35,40 и т.д. дней. Данный отчет формируется в формате PDF и по всем партнерам у которых есть задолженность.
В более расширенных версиях системы появляются дополнительные возможности для анализа. Например можно сформировать такой отчет прямо в интерфейсе системе
Как мы видим наш покупатель имеет задолженность которая просрочена определенное количество дней. Если мы хотим посмотреть более детально на основании чего сформировалась такая задолженность мы можем включить детализацию задолженностей
Еще как один вариант данного отчета:
Здесь мы видим общую сумму отгрузки и сумму долга с разбивкой по датам формирования такой задолженности, какую мы видели в предыдущем отчете.
Анализ инвойсов
Задолженность возникает вследствии выполнения работ, отгрузки товаров либо оказания услуг которые в учете оформляются актом или расходной накладной (в ODOO данную функцию выполняет Invoice). Когда в учете делается запись при проведении документа, то возникает задолженность, которую мы можем отследить в системе. Инвойсы покупателей находятся в Accounting/Sales/Customer Invoice, инвойсы поставщиков в Accounting/Purchase/Vendor Bills
Находясь в табличном виде мы можем увидеть общую сумму инвойсов (актов/расходных накладных) и сумму долга по данным инвойсам
Если мы хотим посмотреть только те инвойсы которые просрочены по оплатам мы можем применить соответствующий фильтр.
Также эту информацию мы можем посмотреть в режиме Pivot таблицы либо перейти в Accounting/Reports/Invoices
В более расширенных версиях системы доступна также функция рассылки уведомление о задолженности нашим покупателям, которая может быть сделана как для всех должников, так и для конкретных дебиторов. Инструментом массовой рассылки нужно пользоваться осторожно, так как можно наломать дров и сообщить покупателю о задолженности которой нет.
Отчетность о задолженности
В базовой версии системы отчетность весьма и весьма скудная и включает очень мало возможностей для анализа. Но эта проблема решается путем установки модулей, в том числе и бесплатных, после чего система преобразуется и дает реально работать с задолженностями и планировать движение денежных средств. В этой статье я не рассматриваю более мощные инструменты для планирования движения денежных средств, в частности “Казначейство”, но даже без него система дает возможность провести анализ задолженностей и предпринять соответствующие меры к должникам.
Все выборки и отчеты можно сохранить на свой персональный дашборд, сохранить выбранные выборки в системе, сделать их по умолчанию и расшарить на других пользователей системы.
Действия после анализа
После анализа задолженностей нашим должникам можно присвоить статус, о том какой этот дебитор, установить для таких партнеров индивидуальные кредитные лимиты или настроить вывод уведомлений при оформлении заказов для таких клиентов, что даст возможность дополнительно контролировать свою дебиторскую задолженность.
Таким же самым образом можно проанализировать и нашу кредиторскую задолженность.
Источник: Блог Консультанта
