Нормативка по начислению больничных
На сегодняшний день действует следующая нормативка по документальному оформлению больничных (названия приводим сокращенно, чтобы лучше передать суть документов):
- о порядке назначения и проведения страховых выплат, постановление ФСС от 19.07.2018 г. № 13 (далее – Положение № 13);
- о порядке финансирования страхователей постановление ФСС от 19.07.2018 г. № 12 (далее – Порядок № 12).
По правилам самого расчета, следует использовать Порядок исчисления средней заработной платы (дохода, денежного обеспечения) для расчета выплат по общеобязательному государственному социальному страхованию, постановление Кабмина от 26.09.2001 г. № 1266 (далее – Порядок № 1266).
Внимание: протокол комиссии, заявление-расчет, сообщение о выплате – основные элементы расчета больничных 2020.
Все вышеуказанные документы (протокол комиссии, заявление-расчет, сообщение) касаются не только больничных (пособия по временной потере трудоспособности), но и всех других выплат из ФСС:
- выплат пострадавшим в связи с несчастным случаем на производстве;
- пособия на погребение;
- декретных (пособие по беременности и родам)
Осовременивание подачи документов в ФСС – электронная форма
Существует возможность подачи всех этих документов в электронном виде через электронный кабинет. Для этого необходимо ознакомиться с приказом ФСС от 25.09.2018 г. № 442-од, а именно Примерным договором о представлении электронных документов в ФСС. Для заключения этого договора надо обратиться в рабочие органы ФСС или их отделений. Понятно, что предварительно надо иметь квалифицированную электронную подпись (КЭП), как и для других электронных документов и отчетности.
ФСС обеспечивает отправку страхователям 3-х типов квитанций:
- о получении электронного документа, – это удостоверяет факт и время получения;
- о поступлении электронного документа, – это удостоверяет по результатам проверки факт отправки и его время;
- о приеме электронного документа, – это удостоверяет факт приема и время приема (или неприема) электронного документа, а также то, что он внесен в базу ФСС.
Подача документов в ФСС в электронном виде убирает обязанность подавать их в бумажном. Однако, такое право остается, а потому тем, кто не желает воспринимать электронные новации или по техническим причинам не может это сделать – можно подавать и далее документы в ФСС лично.
Однако, вообще без бумаги обойтись не получится – ФСС требует распечатать поданные в электронной форме заявления-расчеты и хранить страхователю их у себя.
Сроки подачи документов ФСС 2020
Упомянутая нормативка по ФСС содержит сроки подачи определенных ею документов. Обращаем на них Ваше внимание.
|
Протокол комиссии (решение уполномоченного) |
Заявление-расчет |
Зачисления средств ФСС на спецсчет страхователя |
Выплата больничных |
Сообщение о выплате средств |
|
10 дней (со дня подачи работником больничного на рассмотрение комиссии/уполномоченного) |
5 рабочих дней (со дня решения комиссии (уполномоченного) |
10 рабочих дней (после поступления заявления) |
В ближайший день выплаты зарплаты (за месяц или аванс) после дня назначения для больничных за первые 5 дней за счет предприятия. Остальные – в ближайший день выплаты зарплаты со дня получения средств из ФСС. |
1 месяц со дня выплаты |
Эти сроки касаются всех – как предприятий, так и физлиц-предпринимателей.
Обращаем внимание и на срок подачи уведомления о выплате, документа, которого ранее не существовало.
Следим за сроками подачи заявления-расчета
Относительно нарушения сроков, то ответственность по этому вопросу четко не определена. Однако, напоминаем, что за нарушение выплаты зарплаты и других выплат, предусмотренных законодательством о труде – штраф 3 минималки (это 14 169 грн – в 2020 г., ст. 265 КЗоТ). Больничные 2020 можно рассматривать как “другие выплаты”.
Относительно нарушения месячного срока на подачи уведомления о выплате средств, то в Порядке № 12 предусмотрено, что ФСС должен прийти с проверкой к страхователю в случае 3-месячной просрочки его подачи (отсчитывается со дня выплаты пособия фондом). Поэтому не забываем об этом документе.
Электронный реестр больничных 2020
- утвердили Протокол об информационном взаимодействии между ПФУ и Фондом по ведению электронного реестра листков нетрудоспособности и предоставления информации из него;
- осуществили тестовый обмен информацией об электронных листках нетрудоспособности;
- ПФУ создала электронные кабинеты учреждений здравоохранения (врачей), страхователей (работодателей) и застрахованных лиц.
Расчет больничных 2020
Правила расчета больничных берем из уже упомянутого Порядка №1266. Максимальное ограничение. Сумма больничных в расчете на месяц не должна превышать размера максимальной величины базы начисления ЕСВ, установленной в предыдущем месяце до выхода работника на больничный. Например, если работник выйдет на больничный в январе или феврале 2020 года, то такое ограничение составит:
- если больничный в январе 2020 года – 15 минимальных зарплат по декабрю 2019 года (62595 грн за минималки 4173 грн). В расчете на 1 день это 2056,34 грн (=62595/30,44, где 30,44 – среднемесячное количество дней в месяце на основании п. 4 Порядка № 1266);
- если больничный в феврале 2020 года – 15 минимальных зарплат по январю (70845 грн за минималки 4723 грн). В расчете на 1 день это 2327,37 грн.
Начисление больничных 2020 примеры
Пример 1. Применения максимального ограничения. В январе 2020 года работник вышел на больничный на 5 дней. Его доходы за 12 месяцев 2019 года составили 920000 грн. Страховой стаж 10 лет.
Среднедневной заработок: 920000/365 = 2520,55 грн.
Однако, максимальное ограничение на основе предыдущего месяца перед выходом в больничный по декабрю 2019 года – 62595 грн/месяц или день это 2056,34 грн
Следовательно, больничные считаем исходя из максимальной базы ЕСВ: 2056,34 × 5 = 10281,70 грн.
Максимальное ограничение и совместители. Максимальное ограничение понадобится также о расчете больничных совместителям. Напоминаем, что больничные листы для совместителей рассчитываются и выплачиваются отдельно по основному месту работы и по совместительству. Однако, бухгалтеру нужно проверить, не превышает ли суммарная ежемесячная зарплата размер максимальной величины базы начисления ЕСВ. В случае превышения нужно откорректировать (“обрезать”) лишний доход по совместительству, который берется в расчет больничных.
Минимальное ограничение. Минимального ограничения на больничные сегодня нет (в отличие от декретных). Больничные за полный месяц могут вполне быть меньше размера минимальной зарплаты, так как на их размер влияют выплаты за прошлые 12 месяцев (средняя). Доначислять доплату в таком случае, как и раньше, не нужно.
Максимальное ограничение для тех, кто не имеет достаточного стажа за 12 месяцев. Для тех работников, которые имеют за последние 12 месяцев до наступления страхового случая страховой стаж менее 6 месяцев появляется другое максимальное ограничение больничных: они не могут превышать размера больничных, которые рассчитываются из размера минзарплаты, установленной на момент наступления страхового случая. Рассмотрим ситуацию на примере.
Пример 2. Применение ограничения на основе минималки. Работница Давыденко И. К. получила листок нетрудоспособности со сроком с 03 по 14 февраля 2020 года. Расчетный период декабрь 2019-январь 2020, так как работница начала работать только в середине ноября 2019 года (ноябрь в таком случае не считается, так как неполный месяц). До этого она была безработная и доходов не получала, поэтому имеет страховой стаж чуть больше 2-х месяцев за последние 12 месяцев. Общий страховой стаж работницы 4 года и 2 месяца.
За расчетный период зарплата работницы составила 18000 грн. Количество дней за декабрь 2019-январь 2020: 31+31 = 62.
Рассчитываем среднедневную зарплату работника с учетом понижающего процента по страховому стажу (60%):
18000×0,6/62 = 174,19 грн
В феврале 2020 года минимальная зарплата 4723 грн или 155,16 грн/день (=4723/30,44, где 30,44 – среднемесячное количество дней в месяце согласно п. 5 Порядка № 1266).
174,19 >155,16, поэтому надо применить для расчета среднедневной заработок не больший, чем рассчитанный на основе минимальной зарплаты, то есть 155,16 грн. Получается следующее:
- больничные за первые 5 дней: 155,16 ×5 = 775,80 грн;
- больничные за следующие 7 дней: 155,16 ×7 = 1086,12 грн.
Общая сумма больничных: 1861,92 грн (=775,80+ 1086,12).
Если бы работница болела полный месяц – 31 день, – то больничные для нее были бы 4809,96 грн (=155,16× 31), что превышает минимальную зарплату 4723 грн. По правилам, которые действуют еще с 11.10.2017 г. в таком случае “обрезать” больничные до минималки не нужно. Относительно других полных месяцев, где при расчете сумма получается меньше за минималку (месяцы имеют 28, 29, 30 дней), то это тоже нормально и ничего увеличивать не нужно.
Протокол заседания комиссии по больничным 2020
Протокол существовал и раньше, но теперь его форма изменилась. Комиссия должна создаваться на предприятиях, имеющих 16 и более работников (это касается и ФЛП). Если работников меньше, то можно комиссию не создавать. Тогда ее функции выполняет уполномоченный по социальному страхованию (если это ФОП, то он же и становится уполномоченным).
Бланк протокола можно найти в приложении к Положения № 13.
По заполнению самого бланка протокола, то отметим, что:
- номер страхового свидетельства – если лицо не имеет страхового свидетельства, то указываем номер учетной карточки плательщика налога (идентификационный код);
- количество дней, подлежащих оплате – указываем первые 5 дней за счет ФСС.
Заявление-расчет больничных 2020
При заполнении заявления-расчета следует обратить внимание на следующее:
- если больничный полностью оплачивается за счет работодателя (в пределах 5 дней), то данные по нему до заявления-расчета не включаются вообще;
- подавать все приложения не надо, – только тот, по которому получается выплата. В нашем случае больничные – это приложение 1.1;
- на обратной стороне заявления-расчет в кол. 7 указывается только количество дней, которые оплачиваются за счет ФСС, а в кол. 4-только сумма, выплачиваемая за счет ФСС;
- колонка 21 относительно стажа заполняется в месяцах, а не в годах;
- если работник имеет стаж 8 лет и более (100% больничных), то к колонке 21 нужно внести запись“96” (=12×8). То есть для 8 лет ставим “96” и для, например, 10 лет – все равно ставим “96”. А вот 3 года 2 месяца и 15 дней будет“38” (= 3×12+2);
- стаж берем из справки по форме ОК-7 с ПФУ после 01.01.2011 г. или считаем по трудовой книжке (если до 01.01.2011 г.). Надежнее все же – справка. Ее, кстати, можно получить и в электронной форме через Портал электронных услуг ПФУ (https://portal.pfu.gov.ua).
|
№ п/п |
Вид материального обеспечения и выплат пострадавшим на производстве |
Количество дней для п.1, 2, 2.1, 4, 5 Количество человек для п. 3, 6 |
Сумма (в гривнах с копейками) |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
1 |
Пособие по временной нетрудоспособности |
7 |
1086,12 |
Приложение 1.1 |
|
1.1 |
В том числе выплата по льготам пострадавшим в результате ЧАЭС |
|||
|
2 |
Пособие по беременности и родам |
Приложение 1.1 |
||
|
2.1 |
В том числе выплата по льготам пострадавшим в результате ЧАЭС |
|||
|
3 |
Помощь на захоронение |
Приложение 1.2 |
||
|
4 |
Пособие по временной нетрудоспособности вследствие несчастного случая или профзаболевания |
Приложение 1.3 |
||
|
5 |
Выплата в случае перевода пострадавшего на более легкую, нижеоплачиваемую работу |
Приложение 1.4 |
||
|
6 |
Возмещение стоимости погребение пострадавшего и связанных с этим ритуальных услуг |
Приложение 1.5 |
||
|
7 |
ВСЕГО |
Х |
1086,12 |
Приложение 1.1
I. Материальное обеспечение
|
№ п/п |
Фамилия |
Имя |
Отчество |
№ страхового свидетельства (идентификационный номер) или серия и номер паспорта |
Основное место работы – 1; совместительство -2; СПД – 3; ГПХ-4 |
Данные листка нетрудоспособности |
Причина нетрудоспособности * |
Период нетрудоспособности |
|||
|
серия |
Номер |
Первичный (1) продолжение (2) |
С (Дата)) |
До (Дата ) |
|||||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
12 |
|
1 |
Давиденко |
Ирина |
Константиновна |
1234567890 |
1 |
ААА |
654621 |
1 |
1 |
03.02.20 |
14.02.20 |
|
Количество дней, подлежащих оплате |
Сумма (в гривнях с копейками) |
В том числе по льготе пострадавшим на ЧАЭС за счет средств Фонда |
Номер удостоверения (ЧАЭС) |
Дата направления на МСЭК (при наличии) |
Страховой стаж (в полных месяцах) |
||||||
|
Всего |
В т. ч. за счет средств Фонда |
Всего |
В т. ч. за счет средств Фонда |
Дни |
Сумма (в гривнах с копейками.) |
Общий |
За последние 12 месяцев |
||||
|
13 |
14 |
15 |
16 |
17 |
18 |
19 |
20 |
21 |
22 |
||
|
12 |
7 |
1861,92 |
1086,12 |
50 |
2 |
||||||
Сообщение о выплате больничных 2020
И последний документ – уведомление о выплате. Его бланк находится в приложении к Порядку № 12. При его заполнении все то же, что и при составлении протокола и заявления-расчета. Добавляется только дата выплаты средств. Сумма средств с ФСС указывается полностью и, которая потрачена на выплату, в т. ч. и на уплату НДФЛ и военного сбора (их вычитать не надо). Если сумма, полученная с ФСС и выплачена не совпадают (лицо не смогло их получить по определенным причинам), то эта сумма должна быть депонированная на счете.
Ниже приведен образец заполнения уведомления о выплате без титульной текстовой части.
|
№ п/п |
Фамилия |
Имя |
Отчество |
№ страхового свидетельства (идентификационный номер) |
Данные листка нетрудоспособности |
Дата выплаты средств застрахованному лицу |
Сумма за счет средств Фонда (в гривнах с копейками |
|
|
Серия |
Номер |
|||||||
|
1 |
Давиденко |
Ирина |
Константиновна |
1234567890 |
ААА |
654621 |
27.02.2020 |
1086,12 |
Алгоритм действий работника и страхователя для получения больничных выплат
Напоследок, чтобы обобщить ту информацию, которая приведена по статье, рассмотрим то, какие конкретные действия должен выполнить работник и страхователь, чтобы получить вовремя такое необходимое во время болезни пособие по временной потере трудоспособности. Итак, алгоритм действий по оформлению больничного следующий:
|
№ шагу |
Необходим шаг (что сделать) |
Объяснение |
|
1 |
Работник получает больничный (листок нетрудоспособности) в медучреждении |
1 Работник должен проследить за наличием подписи врачей и печати медучреждения. Больничные бывают первичные и продолжены. Если работник находился в нескольких медучреждениях (либо их отделениях) и виписывалось несколько больничных, то рекомендуем обратить внимание на то, чтобы они были как продолжение, а не как новые (первичные). Каждый новый первичный больничный должен оплачиваться первые 5 дней за счет предприятия. Это может быть причиной для возвращения обратно для перевыписки, что никому не желаемое. С введением электронных больничных в 2020 году эта процедура уже с 1 апреля может измениться– надо будет просто заглянуть в электронную базу работодателю от работника уже здесь ничего не надо. |
|
2 |
Подача больничного на предприятие (предпринимателю) и льготных документов |
Обычно сдается в бухгалтерию или бухгалтеру. Если страхователь работает в ФЛП, то передает больничный ему лично или лицу, которое ведет бухгалтерский учет для ФЛП. На крупных предприятиях больничный может сначала предоставляться табельщику-лицу, которое ведет учет рабочего времени. Он должен для себя сделать соответствующие отметки в табеле (ТН – временная нетрудоспособность). Как бы там не было с внутренним документооборотом предприятия, но в конечном итоге больничный должен попасть к бухгалтеру. Если работник имеет право на льготы (100% суммы больничных независимо от стажа), то надо ему подать соответствующие документы (удостоверение донора, чернобыльца и т.п.). Для информации о страховом стаже необходимо получить справку из ПФУ (ОК-7 или электронная справка с Портала электронных услуг ПФУ). Совместители должны предоставить справки о зарплате из своих основного и других мест работы. |
|
3 |
Проверка больничного |
Перед расчетом больничных бухгалтер должен убедиться, что все верхние разделы обратной части листка нетрудоспособности заполнены. Если есть нарушения отправляем работника на переоформление. Желательно не регистрировать такие больничные, чтобы потом не писать в протокол комиссии отказ. |
|
4 |
Регистрация больничного в журнале учета листков нетрудоспособности |
Это журнал не является обязательным, но является желательным для учета как полезный документ при проверках ФСС. Он подтверждает дату подачи больничного на предприятие. Этот шаг лучше делать бухгалтеру, так как именно в нем хранятся все документы по начислению больничных. Запись в журнале рекомендуем только после проверки больничного (этап 3). Это дата подачи больничного. |
|
5 |
Оформление протокола комиссии по социальному страхованию (решение уполномоченного) составляем протокол комиссии (решение уполномоченного). |
ФЛП, имеющий до 15 включительно работающих есть уполномоченный. Следим, чтобы дата подписания протокола не более чем 10 дней от даты подачи больничного. |
|
6 |
Заполняем обратную часть листка нетрудоспособности, составляем и подаем заявление-расчет (если работник болел 6 и более дней) |
Первые 3 верхних разделы обратной части должны заполнить табельщик, отдел кадров и комиссия по соцстрахованию предприятия (или уполномоченное лицо, на которое возложено назначение пособия). И уже только последний, 4-й раздел внизу, – бухгалтер. Листок нетрудоспособности устаревший и там есть много лишних данных или уже невозможных, поэтому желательно к нему составить в произвольной форме справку о расчете средней зарплаты и больничных (письмо ФСС от 20.07.2016 г. № 2.4-46-1257). Если предприятие (или ФЛП) впервые подает заявление-расчет, то надо сначала открыть спецсчет в банке. Его номер надо указать на заявлении-расчете на титульной странице. Также если впервые хотим подать заявление-расчет в электронной форме, то надо подписать договор с рабочим органом ФСС. Заявление-расчет в ФСС подаем в течение 5 рабочих дней от даты протокола комиссии (этап 5). Можно подать ее сразу по нескольким больничным. Если работник болел в пределах 5 кал. дней, то заявление-расчет подавать в ФСС по нему не надо, ведь средства не приобретаются. |
|
7 |
Выплачиваем в ближайший день выплаты зарплаты больничные за первые 5 дней болезни |
Первые 5 дней оплачиваются независимо от того, когда поступят средства из ФСС. Остальные работник получает после проплаты от ФСС. Платим при выплате НДФЛ и военный сбор. И начисленного на больничные ЕСВ (лучше сразу весь, по всей сумме больничных). ЕСВ, напоминаем, платит полностью предприятие даже за ту часть больничных, принадлежащую ФСС. |
|
8 |
Ждем средства от ФСС, если работник болел 6 и более дней |
Ждать нужно 10 рабочих дней. ФСС может еще и запрос отправить для выяснения определенных обстоятельств (цифр, документов). |
|
9 |
Выплачиваем в ближайший день выплаты зарплаты больничных со спецсчета после зачисления на него средств ФСС |
Средства зачислены и относятся выплате. Выплату можно сделать и сразу не дожидаясь дня зарплаты. Платим при выплате НДФЛ и военный сбор. Они уплачиваются из средств спецсчета. ЕСВ, напоминаем, со спецсчета не платится. Он оплачивается полностью за счет предприятия с его текущего счета. Больше ничего из этого спецсчета платить нельзя, в т. ч. и алименты. |
|
10 |
Подаем сообщение о выплате в ФСС |
Не позднее, чем месяц со дня выплаты больничных за счет ФСС надо подать это уведомление. Если средства за счет ФСС не выплачивались, то уведомление не подается. |
Если работник продолжает болеть и подает по несколько непрерывных листков нетрудоспособности, то алгоритм действий тот же по каждом листке: подаем заявление-расчет и ждем выплату из ФСС. Однако, на сегодняшний день держат на больничном не более 4 месяцев. После этого работнику присваивается МСЭК группа инвалидности и он должен или стать к работе (полностью нерабочая только 1 группа, рабочие это 2 и 3 группы), или уволиться, если не способен работать (требует последующего восстановления, например, после операции). Часто после выхода с больничного в таких случаях работники берут еще и ежегодный отпуск со следующего дня.
