Деятельность организации порождает хозяйственные операции, которые находят свое отражение в учете. Я уже не раз писал о роли учета и о том какие функции он должен выполнять. Сейчас же я хочу показать как можно реализовать систему управленческой отчетности в ERP ODOO и как правильно эту информацию анализировать. Я постараюсь дать обзор всех доступных инструментов которые доступны в Community и Enterprise версиях системы.
Данные о деятельности предприятия через механизмы их отображения в учете преобразуются в ценную управленческую информацию через управленческую отчетность. Сам процесс достаточно простой:
- Занимаясь своей основной деятельностью, предприятие регистрирует все свои хозяйственные операции в журналах учета – в ODOO учет построен именно на таком принципе. Через журналы вы разграничиваете свой хозоперации по определенным признакам.
- Для регистрации операций вы используете план счетов и метод двойной записи. Таким образом достигается баланс в учете.
- Периодически из сводок хоздеятельности по направлениям составляются отчеты, в которых показывается конкретная информация, относящаяся к конкретному направлению.
- Регулярно составляются сводные отчеты для руководства, в которые включаются конкретная информация из отчетов.
Проблемы с которыми сталкиваются компании из-за отсутствия нормальной системы отчетности
Для того чтобы было более понятно – давайте рассмотрим проблемы с которыми сталкивается любая компания и что может помочь их решить.
Итак наша компания ООО “Солнышко” из-за кризиса испытывает серъезные трудности, а именно:
- Второй месяц подряд персоналу не выплачивается заработная плата;
- В прошлом месяце произошло невиданное – заработную плату выплатили готовой продукцией, которую производит наша компания;
- Счет в банке заблокирован и им нельзя пользоваться.
Данные проблемы существуют несмотря на то, что:
- За последние 6 месяцев вырос объем производства;
- 4 месяца назад в банке взят кредит;
- Некоторые закупки сырья производятся за бартер
Руководство рассматривает такие варианты решения проблем:
- Отложить закупку сырья;
- Взять дополнительный кредит в банке;
- другие способы решения проблем.
С чем столкнулась наша компания? С отсутствием дененежных средств. То есть компания не выполняет свою основную цель – генерацию достаточного денежного потока.
Какую информацию необходимо получить руководству для анализа и решения проблем?
- Сколько денег требуется для выплаты зарплаты?
- Какова задолженность по налогам перед бюджетом (из-за которой и заблокировали счет)?
- Какие клиенты должны больше всего денег?
- Какие платежи можно отложить?
- Какие у нас товарные остатки которые можно продать
Руководство судорожно решает попросить самого крупного своего клиента сделать дополнительную предоплату в счет будущих заказов или быстрее проплатить заказ и погасить задолженность, несмотря на то что у клиента есть договор в котором прописаны условия отстрочки платежа. Менеджер по закупкам клиента видя, что поставщик (мы) выявился проблемным и обратился к другому поставщику, который не будет мучать своими проблемами и делать поставки вовремя.
Наша компания хоть и решила частично свою проблему сейчас, но повредила себе в долгосрочной перспективе и скоро потеряет большую часть своих доходов.
В чем же реальная проблема нашей компании?
Реальная проблема в том, что у компании слабый контроль и планирование движения денежных средств, производства и продаж,а не в отсутствии денег на выплаты заработной платы. При этом надо понимать, что наша компания ведет бухгалтерский учет в программе 1С и данные этого учета хоть и применимы для анализа и принятия решений, но решают эту проблему не полностью. Компания нуждается в качественном управленческом учете и качественной отчетности. Поэтому следует разграничивать управленческую и финансовую отчетность
Руководство могло принять бы лучшее решение если бы у него была более полная информация, которую предоставили бы следующие отчеты:
- Отчет о движении денежных средств – показывает поступления и использование денежных средств;
- Отчет о финансовом результате – показывает какую прибыль генерирует компания;
- Баланс;
- Отчет о дебиторской задолженности – показывает какие суммы должны компании ее клиенты и срок просрочки платежа;
- Отчет о продажах – показывает как продается каждый вид продукции, позволяет сделать ABC анализ товаров и клиентов;
- Отчет о закупках – подытоживает текущее состояние закупок;
- Отчет о запасах сырья и готовой продукции – показывает сколько и каково товара на складе и их минимально необходимый уровень на складе;
- Прочие отчеты.
Имея у себя эти отчеты руководство уже будет принимать более взвешенные решения.
Задачи которые должна решать управленческая отчетность
Основная задача – помочь руководителю руководить
Если говорить про то как функционирует любое предприятие, то упрощенно это можно подать так:
Если говорить совсем просто, то эту схему можно выразить словами: Товар-Деньги-Товар, если смотреть с точки зрения товарного обращения (превращение товара в деньги и обратное превращение денег в товар, продажа ради купли). Но если смотреть с точки зрения бизнеса и его основной цели – заработать деньги, то эта схема превращается в Деньги-Товар-Деньги (превращение денег в товар и обратное превращение товара в деньги, куплю ради продажи) и деньги уже тут выступают в качестве капитала.
В процессе хозяйственной деятельности компания получает и оперирует множеством данных. Например
Управленческие отчеты охватывают все уровни организации. Я уже писал про треугольник Энтони, который показывает уровни на которых принимаются решения. Если на него наложить управленческую отчетность, то мы получим такую схему:
Преимущества которые дает грамотная система управленческой отчетности
Предприятие которое имеет правильно организованную систему управленческой отчетности получает следующие преимущества:
- Более высокую производительность с помощью которой более эффективно используется время и ресурсы;
- Информация которой оперирует руководство более качественная;
- Руководитель среднего звена принимают лучшие решения благодаря обмену информацией;
- Совместное использование одних и тех же отчетов разными подразделениями;
- В процессе использования отчетов выявляются новые области применения отчетов или новых информационных потребностей.
После небольшой вводной давайте теперь рассмотрим основные инструменты в ODOO с помощью которых можно получить необходимые нам отчеты.
Ввод данных необходимых для построения отчетов в ERP ODOO
Для того, чтобы получить какой-то отчет (не важно какой) мы должны иметь данные для его построения. Данные как вы уже догадались вносятся с помощью документов (Заказ на закупку, заказ продаж, инвойс, банковская выписка, карточка лида…..) которые могуть создаваться вручную, импортироваться или попадать с других систем с которыми есть интеграция либо если говорить про учет – ручной записи в журнал учета либо с помощью шаблонизатора учетных записей (позволяет создавать шаблоны проводок и по шаблону создавать записи в учете).
Если в системе нет данных которые мы хотим проанализировать, то и об отчетах можно забыть. При этом при вводе данных для получения необходимых нам аналитик в отчетах, нам необходимо заполнять эту аналитику в документах. Например если мы хотим анализировать продажи по менеджерам, в заказах продаж мы должны указывать менеджеров.
Анализ введенных данных и их использование для построения отчетов в ERP ODOO
После того как мы вели данные мы их можем использовать для построения отчетности. Мне бы хотелось выделить такую классификацию данных которые мы будем анализировать: учетные данные (которые используются для построения бухгалтерской отчетности и основываются на записях журналов) и прочие данные (которые мы используем для построения не бухгалтерской отчетности)
И давайте рассмотрим первый инструмент который можно использовать для анализа введенных данных и называется он виды представления информации
Виды представления информации
Мы можем визуализировать введенную информация в системе с помощью разных видов представления информации: список, канбан, календарь, pivot, график, гант, активности. Наиболее информативным с точки зрения анализа будет pivot таблица.
Сводная таблица (англ. Pivot table) — инструмент обработки данных, служащий для их обобщения.
Этот инструмент используется, прежде всего, в программах визуализации данных, таких как электронные таблицы или программное обеспечение для бизнес-анализа. Кроме того, сводная таблица может автоматически сортировать, рассчитывать суммы или получить среднее значение из данных, записанных в электронной таблице. Она отображает результаты во второй таблице (называемой «сводной таблицей») в виде суммированных данных. Обычно пользователь настраивает и изменяет структуру сводной таблицы простым перетаскиванием элементов в графическом режиме.
Термин «сводная таблица» используется различными производителями. В США корпорация Microsoft имеет торговую марку конкретного вида сводной таблицы[1]. Сводные таблицы можно рассматривать также как некое упрощение концепции OLAP.
Имеет она такой вид
С ее помощью мы можем проанализировать введенные нами данные в разрезе практически любой аналитики которая есть у нас в объекте (документе) который мы анализируем. Например заказы продаж мы можем проанализировать по клиентам, по менедджерам, по продуктам, по категориям продуктов, по местонахождению покупателя (страна, область, город), команде продаж, складу, источнику откуда пришел данный заказ и т.д При этом пивот нам позволяет сделать ABC анализ по товарам или клиентам. К этому отчету применяются фильтра и группировки и с их помощью можно задать значения груп А,В,С
Формирование дашборда пользователя
Если вы часто пользуетесь какими-то выборками в системе или отчетами в режиме представления pivot, то вам не нужно каждый раз заходить и делать все необходимые выборки. Вы их можете:
- Сохранить в избранное и поставить данную выборку по умолчанию либо расшарить эту выборку на других пользователей;
- Добавить на свою инфопанель
На своей инфопанели вы можете накапливать все необходимые вам выборки и отчеты в виде pivot.
Tile
Еще одним видом выборок в системе есть Tile (тайлы). Выборку вы делаете стандартным способом, но сохраняете ее как тайл, который вы затем настраиваете и определяете какую информацию вы хотите вывести на тайл. Сам тайл выглядит вот так:
При клике на тайл вы попадете в ту выборку из которой он был сделан. Данные в тайле могут выводится как фиксированные за определенный промежуток времени так и динамический (например за последние 30 дней).
Имея такие выборки в системе мы можем делать над ними разные арифметические действия и выводить результат этих действий на график. Таким образом мы можем подсчитать много показателей, например таких как рентабельность продаж по продавцам или какую валовую прибыль получает компания (выборка по доходам- выборка по себестоимости реализации). Визуально это выглядит так (демо данные):
Другие способы визуализации данных
Построение дашбордов пользователей и визуализация данных на них – это то, что делает работу в системе комфортной для пользователя и заставляет его в ней работать. Поэтому существует множество разработок (модулей) которые решают эту задачу. Все их можно найти в магазине приложений ODOO – большая часть из них естественно платная.
*пример дашборда
SQL Отчеты
Даже если вы не можете построить какой-то отчет в системе в виду того, что вам нужно получить сводную информацию с нескольких объектов в системе – не стоит расстраиваться на помощь к вам прийдет возможность сделать выборку с помощью sql запросов и вывести эту информацию в виде pivot таблицы.
Анализ учетных данных и построение управленческой отчетности
Ну а теперь давайте перейдем в анализу учетной информации и той отчетности которую можно построить на ее основании. И начнем наверное с двух главных отчетов: Баланса и Отчета о финансовом результате.
Mis Builder
С построением Баланса и Отчета о финансовом результате нет никаких проблем. Как известно эти отчеты строятся на основании тех данных которые накапливаются на счетах бухгалтерского учета и поэтому собрав с них данные мы можем построить эти отчеты. Для этих целей мы можем использовать Mis Builder – с его помощью мы можем сформировать эти отчеты. При этом в зависимости от цели отчета мы можем его детализировать до той степени до которой нам необходимо. Но для этого нам прийдется вести учет так, чтобы мы могли вытянуть необходимую нам аналитику в отчет.
Еще одним плюсом данного инструмента есть то, что с его помощью мы можем делать расчет показателей которые базируются на данных этих двух отчетов и выводить их в отчет
Хотелось бы еще выделить инструмент который позволяет нам задать плановые показатели для отчетов и остлеживать их выполнение. На самом деле функциональность этого инструмента значительно шире, но я пока остановлюсь на том что описал выше.
Отчетность в ODOO Enterprise
Одной из немногих отличий Enterprise версии от обычной является присутствующая там бухгалтерская отчетность, которая интерактивня и удобная для использования (если сравнивать с комьюнити версией, где бухаглтерская отчетность в базовой версии представлена обычными pdf отчетами). Сами отчеты имеют следующий вид:
Принцип построения этих отчетов прост – практически все бухгалтерские отчеты работают с элементами журналов и в отчете выше просто представлена удобная к использованию визуализация этих данных. Но слава богу комьюнити версия тоже развивается и в нее уже добавлены нормальная отчетность, речь о которой пойдет ниже.
Сложности составления отчета о движении денежных средств
Отдельно хотелось бы сказать про отчет о движении денежных средств. Основная сложность в его составлении это то, что он строится по сути на данных корреспонденции счетов учета движения денежных средств с другими счетам учета. Поэтому этот отчет не построить с помощью mis builder. В системе есть такой отчет как Cash Flow Statement (платный модуль) для которого необходимо сделать соответствующие настройки: в тех счетах учета которые будут корреспондировать с банком\кассой необходимо поставить а каком месте отчета он будет отображаться. После этого мы можем сделать этот отчет в pdf.
Но как правило этого не достаточно, так каждой компании нужна своя детализация этого отчета и у каждой компании свои статьи движения денежных средств. Я уже приводил пример реализации этого отчета в одной из прошлых публикаций, с которой вы можете познакомиться по ссылке. Так что этот вопрос в какой-то мере уже реализован в системе.
Всем привычная бухгалтерская отчетность
Первое что спрашивают бухгалтера когда начинаешь знакомить их с системой, а есть ли в ODOO главная книга и оборотно сальдовая ведомость. В базовой версии системы нет но после установки дополнительных модулей (кстати бесплатных) появляется отчетность, которой можно уже пользоваться, которая к тому же интерактивня и позволяет анализировать из чего состоит цифры отчета.
При этом необходимо не забывать про возможности pivot таблиц. Сделав необходимые выборки по счетам бухгалтерского учета можно получить и вывести на свой дашборд кучу информации: начиная от остатков на расчетных счетах и заканчивая анализом задолженностей по различным срезам аналитики, а расширяя функционал системы можно путем добавления аналитики в элементы журналов вытаскивать ту информацию которая необходима для анализа.
Анализ задолженностей
Дебиторская и кредиторская задолженность есть у любого предприятия. Таких задолженностей неизбежать и их необходимо анализировать и проводить с ней соответствующую работу. Особый интерес представляет дебиторская задолженность, в которой по сути замораживаются денежные средства и слишком большой размер дебиторки может обескровить бизнес и привести к тому, что по отчету о финансовом результате все хорошо, вот отчет о движении денежных средств радовать не будет.
В ODOO есть мощная система анализа дебиторской задолженности и к тому же вы можете автоматизировать некоторые процессы (например рассылка писем о задолженностях с определенным интервалом). Этот вопрос я уже освещал в публикации “Прогнозирование денежного потока. Анализ задолженностей в ERP ODOO” так что предлагаю с ней ознакомиться. Останавливаться на этом вопросе сейчас детально не буду.
При этом опять таки не нужно забывать про выборки и группировки и возможности вынесения сделанных отчетов на свой персональный дашборд.
Анализ склада
Запасы равно как и дебиторская задолженность это замороженные деньги и предприятию и их необходимо уметь анализировать, а после анализа предпринимать какие-то действия такие как например снижать цену на товар который плохо продается.
Базовый функционал располагает целым рядом отчетов, которые позволяют проанализировать склад. Эти отчеты находяться в сегменте “Склад”. Здесь мы можем посмотреть остатки на складе в количественном выражении, в суммовом выражении (на какую сумму у нас запасов на складе) и посмотреть движения продуктов по складу. Для анализа движения запасов мы можем задействовать отчетность других сегментов: продаж, закупок и учета. Например если мы хотим сделать АВС анализ запасов мы можем воспользоваться отчетом доступном в продажах и посмотреть каких товаров продавалось больше, каких меньше и какие товары наиболее рентабельные (это же мы можем сделеть и через анализ учетных записей).
И при этом есть еще целый ряд бесплатных и платных модулей которые расширяют отчетность для анализа движения товаров (например Отчет о товарах которые плохо продаются). И не стоить забывать что часть отчетов мы можем построить путем sql запросов.
Как реализовать у себя систему управленческой отчетности
Хорошо мы знаем, что мы хотим анализировать и какую отчетность получать, но как сделать так чтобы эти отчеты принесли максимум пользы?
Первое что хотелось бы посоветовать – не внедряйте все отчеты про которые вы знаете и про которые где-то услышали. В первую очередь вам необходимы отчеты, которыми вы реально будете пользоваться, а затем перечень отчетов можно будет расширять и дополнять.
Второе про что не стоит забывать это то, что различные виды деятельности выставляют разные требования к информации. Например производственную компанию будет интересовать какой у нее объем незавершенного производства, а строительную – по незавершенному строительству и товарно-материальным запасов по каждому зданию.
С чего начать у себя внедрение системы управленческой отчетности?
Как результат у вас может появится пригодная к использованию система управленческой отчетности
Потом используя эту информацию мы можем принимать решения
После того как вы определили перечень отчетности и для чего она нужны можно начинать внедрение у себя системы управленческой отчетности.
Подытожим
Многие компании задумываются о внедрении у себя такой системы управленческой отчетности которая будет помагать руководству принимать верные управленческие решения, но не у многих это получается. Отечественный бизнес привык работать “на коленке” и порой бухгалтерский учет ведется в 1С, а управленческий где прийдется. Задумываясь о переходе на ERP систему важно не забывать, что каждая из них построена определенным образом и в ее работу заложен определенный принцип. Очень часть при внедрениях я слышу слова: “Хотим как в 1С” или “Сделайте так же как в EXCEL” на что хочется ответить: “Хочете как в 1С внедряйте 1С и будет вам счастье” :)
В этой статье я дал лишь общий обзор возможностей ODOO в плане построения отчетности и анализа введенных данных. Огромным плюсом данной системы есть то, что она может быть кастомизирована под пользователя, но делать это надо после того как пользователем освоены базовые инструменты системы и у него уже есть четкое понимание того, что ему нужно. К сожалению перед стартом внедрения большая часть компаний не понимает, что ей действительно нужно и начинается тааакооой полет фантазии, что диву даешься. Это происходит особенно тогда, когда клиенту говорят – все что вы скажите будет реализовано и он пытается впихнуть в стартовую версию системы все что нужно и ненужно. Ведь потом же прийдется платить за допфункционал. Как результат – задержка с внедрением и куча реализованных отчетов, которым никто и никогда не будет пользоваться.
Источник: Блог консультанта
