Резервы сомнительных задолженностей и их отображение в финансовой отчетности

   Эта статья не привязана к законодательству конкретной страны и просто объясняет суть создания резерва сомнительных долгов и его отображения в отчетности. Но в конце вы сможете найти видеоурок на тему “Создание резерва сомнительных долгов” согласно украинскому законодателсьтву.

Дебиторская задолженность и резервы сомнительных задолженностей

Дебиторская задолженность (account receivable – A/R) возникает тогда, когда вам не заплатили за поставленные товары или оказанные услуги.

Возникновение такого рода задолженностей вполне нормальная практика для любого бизнеса, но проблема в том, что некоторая часть такой задолженности окажется проблемной. Конечно же компании стремятся уменьшить риск неуплаты, например перейдя на условия полной предоплаты, но довольно часто отгрузка в долг – это прекрасный способ увеличить продажи. 

Понятным примером для всех будут потребительские кредиты – выдавая такие кредиты банки понимают, что часть кредитов не будет возвращена, но это часть их бизнеса и  они идут на это сознательно, залаживая риски невозврата в процентные ставки.

Как же следует вести учет таких потенциальных невозвратов?

Потенциальные невозвраты по дебиторской задолженности следует учитывать в момент учитывания выручки и фиксации прибыли от сделки.

Если взять за правило списывать “плохие долги” по мере возникновения напрямую из прибыли, то может возникнуть ситуация искажения финансовых результатов в разных периодах и нарушения принципа ведения финансовой отчетности, а именно принципа соответствия выручки и расходов. Поэтому умные бухгалтера придумали немного другую схему учета таких долгов.

Для учета таких долгов в учете создается резерв сомнительной задолженности (allowance for doubtful accounts – ADA). Этот резерв не является обязательством компании и именно по этому он не отображается в Пассиве баланса, а показывается в Активе, уменьшая дебиторскую задолженность.

По своей сути такой резерв, это копилка для денег, зарезервированных для определенных целей, а именно для компенсации бизнесу, списанных долгов клиентов.

Периодически компания делает анализ дебиторской задолженности и на его основе определяет размер резерва. Для пополнения этого резерва компания берет сумму из прибыли.

Например после анализа было определенно, что надо увеличить резерв на 10000,00 грн. 

A/R – allowance for doubtfull accounts (+10000) = profit (-10000)

И:

• компания должна анализировать резервы в каждый период;
• этот анализ будет связан с работой в текущем периоде;
• изменения резерва будет отражаться на прибыли текущего периода.

Такой подход очень правильный и отражает принцип соответствия – работа менеджеров по продажам находит отображение в текущем периоде, а не в следующем.

А зачем нужен этот резерв? Уменьшайте дебиторку и прибыль напрямую и все. Но как вы понимаете, в отчетности наша дебиторская задолженность отображается одной строкой, но состоит из задолженностей многих компаний.  Задолженность какой компании нам следует уменьшить? Наугад? Бросать кости? Идти к гадалке? ….

Резерв обезличен и не привязан ни к кому конкретно и в этом его большой плюс.

В отчете о прибылях и убытках увеличение резерва по сомнительным долгам, часто показывается отдельной строкой, которая называется “увеличение резерва по сомнительной задолженности” (в расшифровке расходов).

Если компания понимает, что клиент скорее всего не заплатит, то она проведет следующую операцию:

Дебиторская задолженность конкретного клиента (-1000) – Резерв сомнительной задолженности (-1000) = Прибыль.

Списание долга не отобразится на финансовом результате текущего периода, так как оно уже было отображено в прошлом при начислении резерва.

Если вдруг клиент, которого мы считали безнадежным нашел у себя деньги и погасил долг, то никаких проблем нет. Восстанавливаем его дебиторскую задолженность (делаем обратную операцию) и погашаем задолженность.

А как же рассчитать этот резерв?

Для этого у нас есть такие методы расчета:

Метод процента от продаж

Из названия думаю понятна суть этого метода. Компания считает, что “плохой” задолженностью станет определенный процент от ее выручки. Этот процент можно вычислить путем анализа собираемости задолженностей прошлых периодов.

Метод создания резервов по конкретным задолженностям

Этот метод уже посложнее. Компания периодически анализирует состояние дебиторской задолженности своих клиентов. Если у нее возникают сомнения, что она не сможет получить какие-либо суммы, под эти суммы создаются резервы. Однако в отличии от первого метода этот анализ даст не сумму увеличения резерва, а итоговую сумму резерва по сомнительным долгам. Наши расходы по увеличению резерва при этом будут равны “новой” сумме за вычетом “старой суммы” (значения резерва до проведения анализа). 

Не совсем понятно, но ничего – сейчас мы это разберем на примере.

На начала года компания имела нулевой резерв по сомнительной задолженности. И она приняла решение провести анализ своей дебиторской задолженности. И обнаружила следующую картинку

То есть компания считает, что у нее есть риск невозврата от клиента №3 в размере 10000,00 грн.

Компания создает резерв сомнительных долгов на эту сумму

Резерв сомнительной задолженности (+10000,00) = Прибыль (-10000,00)

В течении второго года компания заморозила свою деятельность и под конец года снова проанализировала ситуацию и обнаружила

То есть анализ показал что мы не получим 30000,00+10000,00 = 40000,00 грн. Как мы помним у компании уже есть резерв на 10000,00 грн. То есть нам надо доначислить резерв в размере 30000,00 грн

Резерв сомнительной задолженности (+30000,00) = Прибыль (-30000,00)

В течении третьего года компания полностью списала долг контрагента № 4 в размере 20000,00 грн

Дебиторская задолженность (-20000,00) = Резерв сомнительной задолженности (-20000,00)

Затем неожиданно клиент № 3 проснулся и заплатил, не 10000 как ожидалось, а 15000,00 грн

Дебиторская задолженность (-15000,00) = Резерв сомнительной задолженности (-15000,00 грн)

Долг клиента №3 пришлось списать

Дебиторская задолженность (-5000,00)= Резерв сомнительной задолженности (-5000,00)

 Итого у нас остался нулевой резерв.

Метод “старения” дебиторской задолженности

Предыдущий метод подходит для маленьких компаний, когда клиентов не так много. А что же делать большим компаниям? 

Им лучше применять метод “старения” дебиторской задолженности. 

Суть его в том, что компания распределяет свою дебиторку по интервалам количества дней рассрочки. Для каждого интервала компания оценивает ожидаемый процент невозврата. Исходя из этого определяется резерв. Учетные операции такие же как и во втором методе.

Анализировать таким методом дебиторскую задолженность может ваша учетная программа, если конечно она поддерживает такие средства анализа.

Анализ дебиторской задолженности в ERP системе ODOO (Simbioz ERP)

Odoo представляет широкий спектр инструментов для анализа дебиторской задолженности. При чем эти функции доступны и в комьюнити версии программы.

Одним из ключевых элементов системы, помимо карточки продукции, является карточка контрагента. Если мы вспомним, что Odoo помимо всего прочего является еще и CRM системой, то становится понятно, почему это так.

Итак, какие же возможности анализа предоставляет нам эта CRM/ERP?

Непосредственно карточка контрагента, даст нам возможность просмотреть по нему акт сверки и отчет о будущих платежах (то есть о его непосредственной задолженности).

Если у покупателя есть задолженность мы можем ему отправить об этом напоминание на его электронную почту прямо из системы. Причем это может быть сделано для всех должников.

В меню “Учет”/”Общие отчеты” мы можем просмотреть сводные отчеты по всем контрагентам

Именно отчет баланс партнера по периодам позволяет применить методику “старения” дебиторской задолженности.

При этом:

• есть возможность задать стартовую дату создания отчета, от которой будет строится отчет;
• можно задать произвольный промежуток времени для анализа;
• можно задать кого надо анализировать: дебиторов или кредиторов или всех вместе;
• есть возможность включить в анализ еще непроведенные бухгалтерские записи (черновики проводок);
• задать направление анализа (прошлые или будущие).

Баланс партнера просто покажет конечное сальдо по взаиморасчетам партнеров.

И дальше мы предлагаем вам посмотреть небольшой видеоурок, который вам разъяснить порядок формирования резерва сомнительных долгов согласно требования украинского законодательства.