Розрахунок відпускних – 2021

Насьогодні діють оновлені ще у грудні минулого року правила розрахунку середньої зарплати з Порядку обчислення середньої заробітної плати, постанова Кабміну від 08.02.1995 № 100 (далі – Порядок №100). Однак наразі готові нові зміни до нього – проєкт змін є на сайті Федерації профспілок. Спрямовані вони на спрощення врахування премій, зачеплять місячні, квартальні, річні та інші премії, які нараховуються в одному місяці, але стосуються іншого місяця (періоду). Однак до прийняття цих змін керуємося чинною зараз грудневою редакцією Порядку № 100 та слідкуємо за змінами.

Увага: Для розрахунку середньоденної зарплати наразі діє Порядок № 100, оновлений у грудні 2020 року

Також перевірте, чи здійснили всі організаційні процедури, які передують нарахуванню відпускних. Так, у січні 2021 має бути :

• складений графік відпусток 2021. Він обов’язковий і для всіх (лист Мінсоцполітики від 29.07.2015 р. № 191/10/136-15). Має складатися у кінці грудня чи перших днях січня;
• уточнений коефіцієнт резервування, який потрібен для розрахунку забезпечення відпускних протягом 2021 року.
• Можна взяти й минулорічний, але якщо у підприємства були суттєві зміни в окладах, кількості працівників, змінилося співвідношення працівників різних підрозділів, то варто перерахувати. Коефіцієнт резервування має бути затверджений наказом керівника (самостійним або як зміни до наказу про облікову політику).

Також одразу майте на увазі, що:

• у 2021 році зміна окладів уже НЕ потребує проведення коригування відпускних, так як змінилися правила розрахунку середньої у Порядку № 100, про які йшла мова;
• зміна мінімальної зарплати 2021 ніяк не впливає на відпускні. Навіть за повний місяць, якщо відпускні виходять меншими за 6000 грн (грудень 2021 – 6500 грн), то ніяких доплат до “мінімалки” проводити не потрібно. Відпускні розраховуються на основі середнього заробітку минулих місяців і в законодавстві немає вимоги підвищувати їх до мінімальної зарплати;
• при розрахунку тривалості розрахункового періоду пам’ятаємо, що лютий 2021 року має 28 календарних днів, а сам рік – 365 календарних днів. Це відрізняє 2021 від минулого, який був високосним і мав 366 календарних днів. Однак кількість святково-неробочих днів щороку незмінна – 11 календарних днів;
• новий рік і нові дати змінних святкових і неробочих днів. У поточному році Великдень – 02 травня 2021 р., Трійця – 20 червня 2021 року. Нагадуємо, що такі дні при розрахунку тривалості щорічної основної і додаткової відпусток, тривалості розрахункового періоду слід віднімати (див. нижче 10 правил розрахунку відпускних);
• є карантин через поширення коронавірусу. Звичайно, що на сам механізм розрахунку відпускних це не впливає, але постають деякі нюанси, з якими бухгалтер міг і не так часто мати справу раніше. Мова йде про врахування простою, відпустки за власний рахунок, неповного робочого дня під час розрахунку відпускних.

Тепер розглянемо детальніше всі ці нюанси, що впливають на відпускні 2021.

Коефіцієнт резервування відпускних 2021

Зазначимо, що цей крок можна пропустити тим підприємствам, яким дозволено не створювати забезпечення відпускних (п. 7 розділу І НП(С)БО 25 “Спрощена фінансова звітність”):

• єдиноподатники 3 групи;
• мікропідприємства;
• непідприємницькі товариства.

Для усіх інших забезпечення відпускних обов’язкове (п. 13 НП(С)БО 11 “Зобов’язання”). Забезпечення (резерв) відпускних нараховується одночасно з нарахуванням зарплати. Отже, переглядати його треба щороку до нарахування зарплати за січень.

Для розрахунку коефіцієнта резервування 2021 слід було використати:

• плановий фонд заробітної праці (ФЗП) за 2021 рік (без відпускних);
• планові відпускні за 2021 рік (якраз для їх розрахунку потрібен графік відпусток 2021). Беремо щорічні основні і щорічні додаткові. Також можна додати додаткові соціальні відпустки “на дітей”. Ці всі відпустки об’єднує те, що вони накопичуються і “не згорають”, тобто мають бути або використані, або компенсовані при звільненні. Через це, навіть якщо відпустки “на дітей” немає у графіку, то відпускні по ним слід запланувати і зарезервувати.

При визначенні планових відпускних враховуємо тільки цьогорічні відпустки. Невикористані минулорічні рахувати не треба, так як під них забезпечення відпусток уже створювалося минулого року і має бути у залишку по субрахунку 471.

Коефіцієнт резервування знаходимо за простою формулою:

Розрахунок коефіцієнта резервування оформіть бухгалтерською довідкою. Особливо ретельно вираховувати коефіцієнт резервування потреби немає, так як все одно він залишається наближеним і завжди можна уже нараховане забезпечення відпускних відкоригувати (п. 18 НП(С)БО 11). Порахований коефіцієнт забезпечення відпусток слід затвердити спеціальним наказом по підприємству.

При розрахунку самого забезпечення не забудьте також про існування ЄСВ. На ЄСВ, яке стосується відпусток теж слід нарахувати забезпечення. На практиці це просто виглядає як збільшення коефіцієнта резервування на 1.22 (див. приклад 1). Якщо ж на підприємстві ще працюють особи з інвалідністю, то доведеться тоді помудрувати й по їх зарплаті збільшувати коефіцієнт резервування на 1,0841.

Увага: Резерв відпусток 2021 нараховується лише щодо щорічних відпусток та додаткових соціальних відпусток “на дітей”.

Розрахунок відпускних 2021 приклади

Приклад 1. Коефіцієнт резервування відпускних 2021.

Плановий ФЗП 2021 на підприємстві 2.900.000 грн. Заплановані відпускні на рік 217500 грн. Тоді:

коефіцієнт резервування = 217500/(2900000–217500) = 0,0811

Якщо, наприклад, адмінперсоналу у червні 2021 року нараховано 90000 грн заробітної плати, то тоді забезпечення оплати відпусток з урахуванням ЄСВ має складати: 90000×0,0811 × 1,22 = 8904,78 грн.

Бухгалтерські проведення тоді будуть:

Розрахунок відпускних: святкові і неробочі дні 2021

У 2021 році таких днів має бути одинадцять:

Розрахунок відпускних, якщо є святковий день: святкові та неробочі дні віднімаються при розрахунку тривалості щорічної основної і додаткової відпустки, а також додаткової соціальної відпустки. Але їх віднімати не треба, коли рахуються дні:

• відпустки без збереження зарплати;
• творчої відпустки;
• відпустки у зв’язку з навчанням;
• додаткової відпустки учасника АТО.

Мінімалка 2021, оклади та відпускні

Нарахування відпускних та мінімальна зарплата у цілому не пов’язані. З 12 грудня 2020 року коригування відпускних на коефіцієнт підвищення окладів у Порядку № 100 скасоване.

Увага: наразі підвищення окладів не вимагає коригування доходів працівника за минулі місяці.

Відпускні, які менші за мінімалку 2021. Якщо відпускні працівника за ПОВНИЙ місяць виявилися меншими за мінімальну зарплату (6000 грн – з 1 січня 2021 року, з 1 грудня 2021 – 6500 грн), то ніяких доплат йому робити не потрібно, так як відпускні – це оплата, яка розраховується виходячи з минулих доходів працівника і є не є оплатою його праці за виконану норму за місяць. Але зверніть увагу, що ЄСВ по такому працівнику рахувати слід з мінімальної бази – 6000 грн (з 01.12.2021 – 6500 грн). Через це, якщо у працівника, наприклад були відпускні 5900 грн і він весь місяць відпочивав та іншого доходу на підприємстві не мав, то доведеться на різницю 100 грн (=6000 – 5900) донарахувати ЄСВ.

Увага: Відпускні можуть бути меншими за мінімальну зарплату, навіть за повний місяць

Приклад 2. Відпускні менші мінімалки 2021. Працівник пішов у відпустку на весь червень 2021 року (з 1 червня). Зарплата за попередні 12 місяців (травень 2020–квітень2021) – 48500 грн. Розрахунки:

• середньоденна зарплата = 48500/(365–11) = 137,01 грн;
• розрахунок відпускних за весь червень: 137,01 грн ×(30–2) = 3836,28 грн ˂ 6000 грн. У розрахунку віднімаємо святково-неробочі дні – День Конституції та Трійцю.

Доплату до мінімалки не проводимо. Однак ЄСВ за червень 2021 по цьому працівнику буде з урахуванням додаткової бази, тобто 1320 грн (=3836,28 ×0,22 + (6000 – 3836,28)×0,22 = 843,98 + 476,02).

Однак обережні роботодавці за порадою бухгалтера намагаються донарахувати такому працівнику за можливості певні виплати, щоб загальна сума нарахувань за місяць, у якому були тільки відпускні, дотягнула до мінімалки. Справа в тому, що були випадки, коли інспектори Держпраці на місцях розглядали ситуацію недотягування відпускних до мінімалки як порушення і виписували штраф. Незважаючи на те, що це неправильно, з інспекторами сперечатися важко.

Середньоденна для відпускних 2021

Розрахунок середньоденної зарплати, якщо у розрахунковому періоді 12 місяців, має такий вигляд:

Однак, якщо нараховували комусь з працівників відпускні при виході у відпустку у січні-лютому 2021 року, то перевірте розрахунки, адже розрахункові періоди для таких відпускних можуть захопити високосний лютий 2020 року, який мав 29 днів, а отже, кількість днів за рік була на 1 день більша (366 – за рік, 355 – за вирахуванням святково-неробочих днів).

Приклад 3. 365 і 366 днів розрахункового періоду. Два працівники мають однакові доходи за розрахунковий період 12 місяців – 185000 грн. Однак один з них ходив у відпустку на 14 днів у середині лютого 2021, а інший у середині червня 2021 року. Розрахунки:

• середньоденна зарплата для відпускних у лютому 2021: 185000/355 =521,13 грн (розрахунковий період – лютий 2020-січень 2021);
• середньоденна зарплата для відпускних у червні 2021: 185000/354 = 522,60 грн (розрахунковий період червень 2020-травень 2021);
• відпускні за 14 днів у лютому 2021 року: 521,13 × 14 = 7295,82 грн;
• відпускні за 14 днів у червні 2021 року: 522,60 × 14 = 7316,40 грн.

Як бачимо, обидва розрахункові періоди захопили місяць “лютий”. Однак першого разу це лютий 2020 (високосний, 29 днів), а іншого разу – лютий 2021 (невисокосний, 28 днів). Як наслідок, при однакових зарплатах різниця всього лише на 1 день у розрахунку призвела до різної суми відпускних на 20,58 грн (=7316,40 – 7295,82 грн).

Приклади розрахунку відпускних 2021

Приклад 4. Типова ситуація розрахунку відпускних. Працівник з 07.06.2021 р. на 14 к. днів бере щорічну відпустку. Зарплата працівника за розрахунковий період – 156000 грн, у т.ч. лікарняні 5600 грн. Крім того, 01.06.2021 працівнику була нарахована також місячна премія за травень 2021 – 4000 грн.

Так як 20 червня 2021 року – Трійця, неробочий день, то цей день у тривалості відпустки не рахується й працівник фактично буде відсутній на роботі з 07.06.2021 р. по 21.06.2021 р.

Розрахунок відпускних матиме вигляд:

• розрахунковий період: червень 2020-травень 2021 (365 календарних днів);
• доходи працівника за розрахунковий період: 1560000+4000 = 160000 грн. Лікарняні враховуємо. Місячну премію відносимо до того місяця, за який вона нарахована, тому додаємо ще 4000 грн;
• середньоденна зарплата = 160000 грн /(365 – 11) = 451,98 грн;
• відпускні = 451,98 грн × 14 = 6327,72 грн.

Якби відпускні уже були нараховані, наприклад працівник йшов у відпустку з 01.06. 2021, то довелося їх перераховувати та доплачувати через місячну премію, яку нарахували пізніше.

Увага: Насьогодні місячна премія враховується у тому місяці, до якого вона відноситься, а не того, в якому нарахована

Приклад 5. Розрахунок відпускних, коли є річна премія. Працівник з 07.06.2021 р. на 14 к. днів бере щорічну відпустку. Зарплата працівника за розрахунковий період – 156000 грн (без річної премії). Крім того, у січні 2021 року працівнику була нарахована й виплачена річна премія за підсумками роботи за 2020 рік у сумі 10000 грн.

Розрахунок відпускних матиме вигляд:

• розрахунковий період: червень 2020-травень 2021 (365 календарних днів);
• частина річної премії, яка підлягаю включенні до доходів розрахункового періоду: 10000 грн ×(149/251) = 5936,25 грн, де 251 – це кількість робочих днів у 2020 році, за які була нарахована премія, 149 – кількість робочих днів 2020 року, які потрапили до розрахункового періоду (червень 2020-грудень 2020);
• доходи працівника за розрахунковий період: 156000+5936,25 = 161936,25 грн;
• середньоденна зарплата = 161936,25 грн /(365 – 11) = 457,45 грн;
• відпускні = 457,45 грн × 14 = 6404,30 грн.

Якби дана премія була нарахована у грудні 2020 року – нічого б у даному розрахунку не змінилося. Аналогічно річним преміям, тобто теж на пропорційній основі, враховуються й квартальні премії (див. 10 правил розрахунку відпускних вище).

Увага: Річні премії враховуються пропорційно. Рік нарахування річної премії – поточний чи минулий – значення не має

Відпустки за свій рахунок, простій та неповний робочий час у розрахунковому періоді

Карантинні заходи уряду можуть спричинити появу у розрахунковому періоді:

• відпусток за свій рахунок, у т.ч. з причини карантину за ч. 2 ст. 26 Закону “Про відпустки” від 15.11.1996 р. № 504;
• простою;
• неповного робочого часу.

Зверніть увагу, що якщо на певний день припадає кілька причин щодо його виключення з розрахунку, то він виключається як один, а не як два. Наприклад, Великдень (2 травня 2021 р.) може мати дві причини виключення – це простій + святковий/неробочий день за КЗпП. Однак вираховується він лише один раз – або як день простою, або як святково-неробочий день. Будьте уважні

Приклад 6. Простій у розрахунковому періоді. На підприємстві з 01 квітня по 10 травня 2021 року (40 календарних днів, на який припало 3 святкових/неробочих дні) оформлено простій зі збереженням 2/3 окладу працівників. У червні 2021 року такий працівник іде у щорічну відпустку строком на 14 календарних днів з 02.06.2021. Зарплата працівника за минулі 12 місяців (червень 2020-травень 2021) завжди була рівна окладу 6000 грн, окрім місяців простою.

У даному випадку дні простою та оплата під час простою виключаються з розрахунку (абз. 6 п. 2 Порядку № 100). Це 40 календарних днів. По зарплаті:

• квітень 2021: пропускаємо повністю. За цей місяць працівник мав 6000×2/3 = 4000 грн доходу, який у розрахунку відпускних участі не бере;
• травень 2021: беремо оплату тільки за 15 робочих днів: 6000×(15/18) = 5000,00 грн. Є ще оплата за дні простою (3 дні) – 6000×(3/18)×2/3 = 666,67 грн , але її не враховуємо;
• кількість днів розрахункового періоду (червень 2020–травень 2021), які треба виключити: 11 днів (святкові/неробочі дні за 12 місяців) + 40 днів (дні простою) + 8 днів (святково-неробочі дня поза межами періоду простою) = 59 днів. Святково-неробочі дні травня 2021 (3 дні) не вираховуємо, так як вони увійшли до 40 днів простою.

Середньоденна для розрахунку відпускних = (6000×10+0+5000)/(365 – 59) = 65000/306 = 212,42 грн.

Відпускні за червень 2021 = 212,42 ×14 = 2973,88 грн.

Приклад 7. Відпустка за власний рахунок у розрахунковому періоді. На підприємстві з причини карантинних заходів працівник взяв відпустку за власний рахунок з 1 квітня по 10 травня 2021 року (40 календарних днів, на який припало 3 святкових/неробочих дні). У червні 2021 він іде у щорічну відпустку на 14 календарних днів з 02.06.2021. Зарплата працівника за минулі 12 місяців (червень 2020-травень 2021) завжди була рівна окладу 6000 грн, окрім місяців відпустки за власний рахунок.

Усі дні відпустки за власний рахунок треба виключити й розрахунок виплат за квітень-травень 2021, які включаються у доходи за 12 місяців, виходить такий:

• квітень 2021: пропускаємо повністю. За цей місяць працівник мав 0 грн доходу;
• травень 2021: беремо оплату тільки за 15 робочих днів: 6000×(15/18) = 5000,00 грн.

Середньоденна для розрахунку відпускних = (6000×10+0+5000)/(365 – 59) = 65000/306 = 212,42грн.

Відпускні за червень 2021 = 212,42 ×14 = 2973,88 грн.

Приклад 8. Неповний робочий тиждень у розрахунковому періоді. На підприємстві на період з 1 квітня по 10 травня 2021 року за заявою працівника був встановлений неповний робочий тиждень. У квітні 2021 він іде у щорічну відпустку на 14 календарних днів з 02.06.2021. Зарплата працівника за минулі 12 місяців завжди була рівна окладу 6000 грн, окрім місяців карантину. У квітні 2021 працівник відпрацював 9 робочих днів, у травні 2021 – 16 робочих днів.

У даному випадку усі робочі дні тижня рахуються, хоча роботи й не було. Розраховуємо зарплату за місяці неповного робочого тижня:

• квітень 2021: 6000×(9/22) = 2454,55 грн;
• травень 2021: 6000×(16/18) = 5333,33 грн;
• кількість днів розрахункового періоду (червень 2020–травень 2021), які треба виключити: 11 днів (святкові/неробочі дні за рік).

Середньоденна для розрахунку відпускних = (6000×10+2454,55+5333,33)/(365 – 11) = 67787,88/354 = 191,49 грн.

Відпускні за червень 2021 = 191,49×14 = 2680,86 грн.