Розрахунок лікарняних у 2022 році

Що слід знати перш ніж рахувати лікарняні

Підтверджує хворобу працівника листок непрацездатності. Із 01.10.2021 року запроваджена в дію електронна форма такого документа. Формується він на основі електронного медичного висновку, який створює лікар. Такий е-лікарняний потрапляє до Електронного реєстру листків непрацездатності, а побачити його можна в особистому кабінеті роботодавця на вебпорталі Пенсійного фонду. Оплачувати дні хвороби без лікарняного не можна.

Однак однієї лише наявності е-лікарняного у системі недостатньо. Оплачувати його можна лише коли він отримує статус «Готовий до сплати», що прирівнюється до його видачі. Для звичайних лікарняних — 7 днів після дати відкриття (п. 1 Розділу ІІІ Порядку № 1234). Впродовж цього часу лікарем може бути змінений медичний висновок.

Через проблеми роботи електронного кабінету та реєстру лікарняних під час війни деякі лікарняні так і не змінили свій статус на «Готовий до сплати». У такому разі бухгалтер може сам відрахувати дані 7 днів і нарахували такі лікарняні.

Основними нормативними документами, на які слід опиратися при розрахунку лікарняних є:

• Закон України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 23.09.1999 № 1105-XIV (далі — Закон № 1105);
• Порядок обчислення середньої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) для розрахунку виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням, затверджений постановою КМУ від 26.09.2001 № 1266 (далі — Порядок № 1266);
• Порядок фінансування страхувальників для надання матеріального забезпечення застрахованим особам у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності та окремих виплат потерпілим на виробництві за рахунок коштів Фонду соціального страхування України, затверджений постановою КМУ від 19.07.2018 № 12 (далі — Порядок № 12).

Перші п’ять днів хвороби оплачує роботодавець. Починаючи із шостого дня — Фонд соцстрахування. Тож якщо працівник хворів більше шести днів, вам доведеться заповнити та подати до Фонду соцстрахування (ФСС) заяву-розрахунок. У ній зазначити суму лікарняних, яку має виплатити Фонд. Якщо працівник хворіє лише 5 днів, то ніяких розрахунків до ФСС подавати не потрібно.

Увага! Порядок розрахунку лікарняних не змінився. Електронні лікарняні оплачуйте за такими ж правилами, що раніше й паперові.

Розглянемо ж тепер за порядком послідовність кроків, які слід здійснити, аби розрахувати допомогу з тимчасової непрацездатності, як офіційно називають лікарняні.

Алгоритм розрахунку лікарняних 2022

Алгоритм розрахунку лікарняних у загальній ситуації доволі простий:

1. Визначте розрахунковий період
2. Перевірте страховий стаж працівника (загальний і за 12 місяців)
3. Розрахуйте середню ЗП за розрахунковий період. При цьому вилучіть ті дні, коли працівник не працював з поважних причин. Формула розрахунку: ЗПсер = ЗПрп/КДрп (де ЗПрп – сума ЗП за розрахунковий період, на яку нараховували ЄСВ; КДрп – кількість календарних днів у розрахунковому періоді (без вирахування святково-неробочих та вихідних)
4. Визначити кількість днів лікарняного та знайти суму лікарняних: Л = ЗПсер * КДл *  Ксс (де КДл – кількість днів лікарняного, Ксс – понижувальний коефіцієнт страхового стажу)

Якщо страхового стажу за останні 12 місяців недостатньо:

 3. перевірте дотримання максимального обмеження;

 4.  * якщо середньоденна зарплата більша за максимальне обмеження – у якості середньоденної застосуйте максимальну середньоденну зарплату без застосування понижувального коефіцієнта;

    * якщо середньоденна ЗП менша за максимальне обмеження – користуйтеся алгоритмом для загальної ситуації

Розглянемо кожний з цих кроків тепер детальніше.

Що таке розрахунковий період

Розрахунковий період — це той проміжок часу, період, за який здійснюємо розрахунок середньоденної зарплати для оплати днів тимчасової непрацездатності працівника. У стандартній ситуації це 12 календарних місяців, які передують місяцю виходу на лікарняний. Місяць, у якому був відкритий лікарняний у розрахунковий період не входить.

Однак можуть бути й інші ситуації, коли працівник відпрацював менше, ніж 12 місяців і як їх вирішити унаочнено у таблиці нижче.

Важливо! Якщо працівника прийняли на роботу у перший робочий день місяця, але він не є першим календарним днем, то цей місяць не включайте до розрахункового періоду.

Як бути, якщо працівник захворів у перший день роботи? У нього не буде розрахункового періоду. У такому випадку середньоденну зарплату розраховуйте на підставі тарифної ставки або її частини (якщо особа працює у режимі неповного робочого часу). Її розділіть на середньомісячну кількість календарних днів — 30,44.

Тривалість розрахункового періоду обчислюйте у календарних днях. До розрахункового періоду не включайте днів, не відпрацьованих із поважних причин (п. 3 Порядку № 1266). Це дні:

• тимчасової непрацездатності;
• відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами;
• відпустки по догляду за дитиною до досягнення нею три- або шестирічного віку;
• відпустки без збереження зарплати.

Зверніть увагу, що даний перелік поважних причин у п. 3 Порядку № 1266 є вичерпним. У ньому немає ні днів простою, ні днів призупинення дії трудового договору. Це означає, що дні відсутності на роботі з таких причин виключати при розрахунку лікарняних не потрібно й вони будуть зменшувати середньоденну зарплату.

Після того як визначили розрахунковий період, обчисліть сумарний заробіток за цей період. Підсумуйте усі виплати, на які нараховували ЄСВ (за винятком оплати днів тимчасової непрацездатності). Виплати, які не входять до фонду оплати праці (наприклад, лікарняні, декретні, разова матдопомога, добровільне медстрахування), у розрахунку лікарняних участі не беруть.

Зауважимо, що до розрахунку середньоденної зарплати включайте зарплату у сумі, що потрапила до бази нарахування ЄСВ.

Середня зарплата — основа розрахунку лікарняних

Щонайперше розрахуйте середньоденну зарплату (ЗПсер): суму заробітку працівника за розрахунковий період, на який нараховували ЄСВ, розділіть на кількість календарних днів у цьому періоді. Таке правило містить п. 3 Порядку № 1266. Або ж скористайтеся формулою:

ЗПсер = ЗПрп : КДрп,

де ЗПрп — сума зарплати за розрахунковий період, на яку нараховували ЄСВ;

КД — кількість календарних днів у розрахунковому періоді. Віднімати святково-неробочі дні чи вихідні у такому розрахунку не потрібно.

Розрахунок самих лікарняних

Лікарняні (Л) нарахувати, коли є вже розрахована середня зарплата просто:

Л = ЗПсер × КДл × Ксс,

де КДл — кількість днів лікарняного;

Ксс — понижувальний коефіцієнт страхового стажу.

Однак, якщо страхового стажу за 12 місяці недостатньо, то ЗПсер визначається з урахуванням максимального обмеження. Якщо воно застосовується, то Ксс не використовується (див. далі).

Визначимося спершу, що ж таке розрахунковий період та коефіцієнт страхового стажу.

Що таке коефіцієнт страхового стажу

Понижувальні коефіцієнти страхового стажу для лікарняних наведено нижче у таблиці. До уваги береться загальний страховий стаж.

Однак лікарняні у розмірі 100% середньої зарплати нараховуються також пільговим категоріям працівників, які визначені у п. 5 ч. 1 ст. 24 Закону № 1105:

• постраждалим унаслідок Чорнобильської катастрофи категорій 1-3;
• одному з батьків або особі, що їх замінює і доглядає хвору дитину віком до 14 років, яка постраждала від Чорнобильської катастрофи;
• ветеранам війни та особам, на яких поширюється дія Закону України «Про статус ветеранів війни, гарантії їх соціального захисту» від 22.10.1993 № 3551-ХІІ;
• жертвам нацистських переслідувань (Закон України «Про жертви нацистських переслідувань» від 23.03.2000 № 1584-ІІІ).

Також право 100% середньої зарплати надається донорам, які мають право на пільгу за ч. 4 ст. 20 Закону України «Про безпеку та якість донорської крові та компонентів крові» від 30.09.2020 № 931.

Однак це не всі нюанси, на які впливає страховий стаж працівника.

Приклад 1 (стандартний розрахунок лікарняних). Працівник хворів із 03.06.2022 по 15.06.2022 (13 к. днів). За розрахунковий період червень 2021–травень 2022 такому працівнику було нараховано 320 тис. грн заробітної плати. Страховий стаж становить 5 років і 7 місяців, тому відсоток оплати лікарняного — 70%. Невідпрацьованих з поважних причин днів у розрахунковому періоді не було. Страховий стаж за останні 12 к. місяців роботи – більше 6 місяців.

Розрахунок лікарняних матиме вигляд:

• середньоденна зарплата = 320000/365 = 876,71 грн/день;
• лікарняні за перші 5 днів (за рахунок роботодавця) = 876,71 ×5 ×0,7 = 3068,49 грн;
• лікарняні за решту днів (за рахунок ФСС) = 876,71 ×8 ×0,7 = 4909,58 грн;
• загальна сума лікарняних = 3068,49 + 4909,58 = 7978,07 грн.

Приклад 2 (розрахунок лікарняних, якщо у розрахунковому періоді є щорічна відпустка, лікарняний, відпустка без збереження). Працівник хворів із 03.06.2022 по 15.06.2022 (13 к. днів). За розрахунковий період червень 2021–травень 2022 такому працівнику було нараховано 320 тис. грн заробітної плати, у т.ч. відпускні. Крім того, у розрахунковому періоді було 5800 грн лікарняних (див. нижче).

Страховий стаж становить 5 років і 7 місяців, тому відсоток оплати лікарняного — 70%. Страховий стаж за останні 12 к. місяців роботи – більше 6 місяців. У розрахунковому періоді є дні невідпрацьовані з поважних причин, а саме:

• жовтень 2022 – 5 днів лікарняного, нараховано 2100 грн лікарняних;
• січень 2022 – 9 днів лікарняного, нараховано 3700 грн лікарняних;
• березень 2022 – щорічна відпустка, 24 к. дні, нараховано відпускних 15000 грн;
• квітень 2022 – відпустка за власний рахунок тривалістю 25 к. днів.

Дані прикладу у цілому нагадують такі з прикладу 1. Однак тут є дні й виплати, які не враховуються. Це дні, проведені на лікарняному, що потрапили на розрахунковий період – їх 14 к. днів (=5+9). Щодо самих лікарняних, то вони у 320 тис. грн не входять, адже не належать до фонду оплати праці. Через це суму лікарняних віднімати не будемо.

Щодо відпускних – вони залишаються, як і дні проведені у відпустці. Вони не згадуються у п. 3 Порядку № 1266, тому не вважаються поважною причиною для цілей розрахунку лікарняних.

Дні відпустки без збереження також треба відняти.

Розрахунок лікарняних тоді матиме вигляд:

• середньоденна зарплата = 320000/(365 – 14 – 25) = 320000/326 = 981,60 грн/день;
• лікарняні за перші 5 днів (за рахунок роботодавця) = 981,60×5×0,7 = 3435,60 грн;
• лікарняні за решту днів (за рахунок ФСС) = 981,60×8×0,7 = 5496,96 грн;
• загальна сума лікарняних = 3435,60 + 5496,96 = 8932,56 грн.

Як швидко треба розрахувати лікарняні

Взагалі питання оплати лікарняного, включаючи рішення комісії (уповноваженого) з соцстрахування слід розглянути впродовж 10 календарних днів з дня видачі лікарняного, тобто з дня, коли електронний листок непрацездатності змінив статус на «Готовий до сплати». Це випливає з ч. 1 ст. 32 Закону № 1105.

Також ще є такі строки:

• 5 робочих днів — подати заяву-розрахунок на фінансування ФСС з дати прийняття комісією (уповноваженим) із соцстрахування рішення про призначення лікарняних;
• 10 робочих днів після надходження заяви-розрахунку — ФСС має перерахувати кошти. На жаль, часто Фонд соцстрахування не дотримується цього строку;
• разом з найближчою зарплатою — виплатити лікарняні. Це стосується і оплати перших п’яти днів непрацездатності, і лікарняних за рахунок коштів Фонду соцстрахування. Тільки у другому випадку це буде найближча зарплата після надходження грошей на спецрахунок;
• впродовж місяця з дня виплати коштів з ФСС — відзвітувати до ФСС про виплату лікарняних за спеціальною формою повідомлення, яку можна знайти в Додатку 2 до Порядку № 12.

Тож зволікати не варто.

Вплив страхового стажу на розрахунок лікарняних 2022

Сума лікарняних залежить не тільки від середнього заробітку працівника, а й від його страхового стажу. Важливо знати два показники:

• загальний страховий стаж працівника. Він впливає на понижувальний коефіцієнт (Ксс), який уже розглянули раніше;
• страховий стажу працівника протягом 12 календарних місяців, що передують місяцю, в якому він захворів.

Дізнатися про страховий стаж можна за допомогою довідки ОК-5 або ж ОК-7. До речі, отримати ці довідки наразі можна і дистанційно через вебпортал Пенсійного фонду України.

Якщо працівник протягом 12 місяців перед настанням страхового випадку заробив собі страховий стаж менше 6 місяців, то він має право на лікарняні, розраховані виходячи з нарахованої зарплати, з якої сплачувався ЄСВ, але не більше за розмір допомоги, розрахованої з мінзарплати.

На січень-вересень 2022 року розмір мінзарплати встановлений 6500 грн, тому максимальна середньоденна зарплата для лікарняних у 2022 році становить 213,53 грн (=6500 грн/30,44).

Якщо ж мінзарплата з жовтня 2022 року стане, як було заплановано до війни, 6700 грн, то максимальне обмеження на середньоденну зарплату зросте до 220,11 грн (= 6700 грн/30,44).

Зверніть увагу! До розміру денної виплати, обчисленої з розрахунку мінзарплати, відсоток, який залежить від страхового стажу, не застосовуйте.

Приклад 3 (розрахунок лікарняних, коли страховий стаж замалий; простій). Працівник хворів із 03.06.2022 по 15.06.2022 (13 к. днів). За розрахунковий період червень 2021–травень 2022 такому працівнику було нараховано 320 тис. грн заробітної плати, у т.ч оплата простою. Страховий стаж становить 5 років і 7 місяців, але за останні 12 к. місяців він всього лише 4 місяці, так як працівник ніде офіційно рік перед цим не працював.

Перед тим, як рахувати звернемо увагу на простій. Так як він не належить до поважних причин, то дні по ньому не віднімаються та враховуються у загальній кількості к. днів розрахункового періоду. Щодо оплати простою, то віднімати її також не треба, так як оплата простою належить до фонду зарплати — фонду додаткової зарплати. Тобто є складовою частиною зарплати, яка повністю враховується при розрахунку лікарняних.

Зверніть увагу! Оплата простою не зменшує кількості к. днів при розрахунку лікарняного

Розрахунок лікарняних тоді матиме вигляд:

• середньоденна зарплата = 320000/365 = 876,71 грн/день > 213,53 грн.

Отже, спрацьовує обмеження й розрахунок здійснюємо саме на основі мінімальної середньоденної зарплати. Понижувальний коефіцієнт при цьому не застосуємо.

Зверніть увагу! Відсутність достатнього стажу за 12 місяців обмежує середньоденну в розрахунку лікарняних

Продовжуємо розрахунки:

• лікарняні за перші 5 днів (за рахунок роботодавця) = 213,53×5 = 1067,65 грн;
• лікарняні за решту днів (за рахунок ФСС) = 213,53×8 = 1708,24 грн;
• загальна сума лікарняних = 1067,65 + 1708,24 = 2775,89 грн.

Розрахунок лікарняних 2022 за сумісництвом

Незалежно від того, працівник працює за основним місце роботи чи за сумісництвом, йому маєте оплатити тимчасову непрацездатність (ч. 1 ст. 30 Закону № 1105). Це значить, що працівник може отримати лікарняні на декількох підприємствах – основному та там, де він працює за сумісництвом. Єдине, що маєте врахувати певні особливості.

По-перше, зараз ніяких копій листків непрацездатності з основного місця роботи від сумісників вимагати не потрібно. Про це прямо говорить лист ФСС від 27.07.2021 № 03/С-619з-798. Ці довідки залишилося у «паперовому» минулому лікарняних.

Побачити е-лікарняний сумісника зможете в Електронному кабінеті роботодавця на веб-порталі електронних послуг ПФУ. Е-лікарняний працівника відображається в електронних кабінетах усіх страхувальників, з якими працівник — застрахована особа перебуває в трудових відносинах на момент настання страхового випадку, тобто і в електронному кабінеті роботодавця за сумісництвом.

По-друге, працівник має надати довідку про середню заробітну плату із основного місця роботи (ч. 1 ст. 31 Закону № 1105, п. 30 № 1266). Форма довідки наведена в додатку до Порядку № 1266.

Важливо! Без довідки про середню зарплату з основного місця роботи лікарняні не нараховуйте.

Отже, підставою для оплати е-лікарняного сумісника є його наявність в кабінеті відповідного страхувальника і надана сумісником довідка про середню зарплату з основного та інших місць роботи.

Якщо працівник одразу працює більше ніж у двох роботодавців, то довідки про зарплату у необхідній кількості працівнику мають надати всі роботодавці, де він працює за сумісництвом.

По-третє, лікарняні суміснику розраховуйте окремо від лікарняних за основним місцем роботи. Тобто визначайте розрахунковий період, підсумовуйте виплати за місцем роботи за сумісництвом.

Однак сумарна заробітна плата, з якої розраховуються виплати, за місяцями розрахункового періоду за основним місцем роботи і за сумісництвом не може перевищувати розміру максимальної величини бази нарахування ЄСВ. Із 01 січня 2022 року цей максимум дорівнює 97 500 грн (6500 грн × 15). Для цього і потрібна довідка із основного місця роботи. З жовтня 2022 року такий максимум має збільшитися до 100500 грн (6700 грн× 15).

Як і у випадку із основним працівником, коли розраховуватимете кількість календарних днів у розрахунковому періоді сумісника, маєте виключити дні, які сумісник не відпрацював з поважних причин. А саме через:

• тимчасову непрацездатність, у тому числі для догляду за дитиною чи дорослим членом сім’ї;
• вагітність та пологи;
• відпустку для догляду за дитиною до 3-х років;
• відпустку для догляду за дитиною до 6-ти років за медичним висновком;
• відпустку за власний рахунок (п. 3 Порядку № 1266).

Однак такі періоди можуть не співпадати за різними місцями роботи. Наприклад, працівник на основному місці роботи перебував у щорічній відпустці, а за сумісництвом, у той же період, — у відпустці за власний рахунок. Та на це не зважайте. Аби визначити середньоденний заробіток, фактичний заробіток діліть на дні, що припали на розрахунковий період за місцем роботи працівника за сумісництвом.

Для сумісників також діє обмеження за сумою лікарняних, якщо в працівника страховий стаж за 12 місяців перед настанням тимчасової непрацездатності менше 6 місяців.

Приклад 4 (розрахунок лікарняних сумісникові). Працівник-сумісник хворів із 03.06.2022 по 15.06.2022 (13 к. днів). За розрахунковий період червень 2021–травень 2022 такому працівнику на обох підприємствах нарахували зарплату, дані про яку показано у таблиці нижче. За основним місцем роботи працівник перебуває у трудових відносинах понад 12 к. місяців, а за сумісництвом працює з 17.01.2022. Страховий стаж працівника 5 років і 7 місяців, тому відсоток оплати лікарняного — 70%. За основним місцем роботи працівник з 01 квітня по 15 квітня був у відпустці без збереження (як за основним місцем, так і за сумісництвом). За останні 12 к. місяців працівник має 12 місяців страхового стажу.

Розрахунок лікарняних працівнику-суміснику:

• середньоденна зарплата = 161000/(365 – 15) = 161000/340 = 473,53 грн/день;
• лікарняні за перші 5 днів (за рахунок роботодавця) = 473,53×5×0,7 = 1657,36 грн;
• лікарняні за решту днів (за рахунок ФСС) = 473,53×8×0,7 = 2651,77 грн;
• загальна сума лікарняних = 1657,36 + 2651,77 = 4309,13 грн.

Розрахунок за основним місцем роботи має бути аналогічним, але його вже виконує основний роботодавець.

Нарахування лікарняних у святкові та неробочі дні

Щоб обчислити лікарняний, зокрема коли він припав на святкові та неробочі дні, керуйтеся Законом № 1105 і Порядком № 1266. Дні непрацездатності обчислюють у календарних днях. Тому лікарняний, що працівник отримав у період травневих свят чи одразу після них, обчислюйте так само, як лікарняні за інший період часу (п. 2 Порядку № 1266).