Семь вредных советов: как планировать и контролировать деньги

Прогнозируйте поступления с оптимизмом, забудьте об остатках по овердрафтам и планируйте зарплату по прошлогодним данным — так вы доведете компанию до финансового инфаркта. А чтобы усилить эффект, откажитесь от резервов в платежном календаре, не частите с план-фактом, не тратьте время на проверку ежедневных оплат и вычеркивайте неисполненные платежи.

Совет 1. Прогнозируйте поступления с излишком

Если вы запланировали больше поступлений, чем реально получите, то рискуете не расплатиться с контрагентами.

Как правильно.

Составляйте реалистичный план, учитывайте:

1. Поступления не только на расчетные счета, но и в кассу.
2. Уровень собираемости денег в текущем месяце за последние три года. Это коэффициент инкассации, который показывает, когда и сколько ожидать денег от продаж в планируемом периоде. Уровень собираемости в течение года неодинаковый. При планировании поступлений в октябре 2018 года анализируйте информацию в этом месяце за три прошедших года — 2015, 2016 и 2017-й.
3. Поступления от покупателей по гарантийным письмам, устным договоренностям и решениям суда.
Например, дебитор долго не платил и его долг вырос. При этом стало известно, что в плановом месяце он перечислит деньги или вступит в силу решение суда. Значит, на счет поступит крупный платеж.

Совет 2. Не берите в расчет остатки по овердрафтам

Когда планируете движение денег по овердрафту, в поступлениях не отражайте разницу между его лимитом и долгом на начало месяца. Тогда вы не будете точно знать, какая сумма средств вам доступна.

Как правильно.

Всегда отражайте остаток по овердрафту. Если ожидаете, что задолженность по такому кредиту станет меньше, то разницу между начальным сальдо и плановым на конец месяца учтите в расходной части движения денежных средств. Также поступайте, когда в плановом периоде истекает срок кредитного договора.

Пример

На начало месяца долг составлял 400 тыс. грн., а лимит кредитования — 1 млн грн. Если задолженность вы не увеличивали и план получился дефицитным, овердрафт можно использовать только до 600 тыс. грн.

Если уменьшите лимит по кредиту, разницу отразите в плановых расходах.

Совет 3. Не учитывайте кадровые изменения, планируя зарплату и отпускные

Месячные оклады сотрудников четко прописаны в кадровых документах. Поэтому можете запланировать к оплате одинаковую сумму по фонду оплаты труда на каждый месяц.

Как правильно.

В текущем месяце вы выплачиваете аванс за этот месяц и заработную плату за предыдущий. Иногда суммы фонда оплаты труда между месяцами сильно различаются. Например, когда вы:

• начислили годовые или квартальные премии и прочие вознаграждения за результаты; 
• проиндексировали тарифные ставки и оклады, внесли другие изменения в оплату труда;
• изменили штатное расписание: уменьшили или увеличили количество сотрудников.

Учтите это в плане расходов на ФОТ. Несмотря на графики отпусков, на практике суммы отпускных по месяцам разнятся. Ориентируйтесь на статистику за аналогичные периоды трех предшествующих лет. Например, ноябрь 2017, 2016 и 2015 годов

Пример

В октябре нужно будет выплатить отпускные на 50 тыс. грн. больше, чем в сентябре. Чтобы спланировать расходы на октябрь 2018 года анализируйте данные за октябрь 2015, 2016 и 2017 годов. С января 2018 года оклады и тарифные ставки увеличились на 5 процентов. На столько же увеличьте среднюю сумму отпускных. С января 2018 года в штат ввели новое подразделение. В связи с этим плановый фонд оплаты труда выше уровня 2017 года на 10 процентов. Сумму отпускных на конкретный месяц умножьте на коэффициент 1,1. В итоге плановый ФОТ на месяц уменьшите на среднегодовую сумму отпускных. Обычно это 8,33 процента, так как отпуск в среднем составляет 1/12 года. Увеличьте планируемые затраты на прогнозную сумму отпускных за месяц.

НДФЛ и страховые взносы планируйте с учетом задолженности на начало месяца. Проверяйте, не было ли требований об их уплате от налоговой службы и других инстанций.

Совет 4. Откажитесь от резервов в платежном календаре

Чтобы на платежи не хватало денег, не ведите календарь оплат и не создавайте резервы.

Как правильно.

Кроме плана движения денежных средств составьте платежный календарь. Укажите конечные даты по приоритетным платежам. Для крупных платежей, таких как зарплата и НДС, деньги резервируйте заранее. Для этого в календаре отразите даты начала накопления средств и суммы сбережений в день.

Для статей движения денежных средств установите уровни приоритетов и отражайте их в плане. Например, заработная плата — первый (высший) уровень, платежи по кредитам и налоги — второй, материалы — третий. В составе одной и той же статьи по подстатьям можете установить разные уровни приоритетов. Допустим, по статье «Услуги сторонних организаций» для подстатей «Услуги связи», «Страхование» уровень приоритета выше, чем для подстатей «Медосмотры», «Услуги охраны».

Еженедельно сверяйте фактические поступления с платежным календарем. Если факт намного меньше плана, проанализируйте причины отклонений, свяжитесь с дебиторами и уменьшите ежедневные платежи.

Пример

На первую декаду июня вы запланировали поступление 20 млн грн. Исходя из этого, к 10 июня собирались зарезервировать 12 млн грн. для выплаты заработной платы. Однако фактически пришло только 15 млн грн., а зарезервировать удалось лишь 7 млн грн. Зарплату нужно выплатить 13 октября. Оставалось три дня, чтобы собрать нужную сумму. Для этого вы:

• поручили сотрудникам связаться с крупными дебиторами и потребовать оплатить долг 4 млн грн. Двум из них пришлось направить претензию;
• сократили расходы на оставшиеся дни.

Совет 5. Проводите план-факт не чаще одного раза в год

Если вы не будете регулярно сверять план с фактом, то случайно обнаружите, что половина поступлений, которые вы планировали, не пришла и вам нечем платить.

Как правильно.

Анализируйте исполнение плана движения денег не только в конце, но и в течение планового периода, например, дважды в неделю. Информацию о плановых и фактических поступлениях отражайте по мере появления данных в бухучете, чтобы на ее основе можно было принимать решения по дальнейшим платежам

Руководитель компании периодически запрашивает информацию о движении денег. Создайте для него краткую форму отчета, которая наглядно отражает текущую ситуацию. В документ включите относительные и абсолютные отклонения факта от плана, а также структуру расходования средств.

Совет 6. Пустите на самотек ежедневные платежи

Платежи на день обычно утверждает руководитель компании с учетом предложений финансового директора. Предоставляйте генеральному директору информацию в таком виде, чтобы он не мог разобраться и принимал ошибочные решения по оплате.

Как правильно.

Чтобы оптимизировать процесс оплаты разработайте две формы:

• перечень платежей для генерального директора. Это выдержка из плана движения денежных средств. В документе укажите информацию о всех платежах, по которым срок оплаты уже наступил или приближается. В перечне не нужно указывать данные о документах-основаниях: счетах на оплату, счетах-фактурах, актах сверки взаиморасчетов; 
• реестр платежей для сотрудников бухгалтерии или казначейства, которые работают с банком и кассой. В документе укажите утвержденные суммы к оплате, а также реквизиты платежных документов и расчетных счетов, с которых нужно перечислить деньги.

Совет 7. Вычеркивайте неисполненные платежи из плана на следующий месяц

Не исполненные в текущем месяце обязательства не включайте в план на следующий период. Тогда вы не будете рассчитывать на эти средства при планировании. 

Как правильно.

Платежи, которые не исполнили в прошлом месяце, нужно перенести на следующий.

Например, у компании есть гарантийное письмо от контрагента на несколько месяцев, но он не заплатил, как обещал. Тогда в плане на будущий месяц учтите как долг текущего периода, так и не исполненное прежде обязательство. Кроме того, не забывайте планировать непроизведенные авансы и неоплаченные налоги.

Платежный календарь в Excel

Что такое платежный календарь и как он реализован в ODOO читайте в нашем материале “БДДС и платежный календарь. Казначейский прогноз в ODOO”