Якщо перевіряючих зустрів який-небудь інший працівник СГ (охоронець, секретар, помічник і т.п.), то директор отримує інформацію про візит працівників податкової інспекції вже від такого працівника. Отримавши цю інформацію, не варто моментально приймати рішення про їх допуск до перевірки.
Спочатку потрібно дати вказівку охоронцю (секретарю, помічнику) супроводити візітерів, які розписалися у Журналі реєстрації перевірок та прізвища яких внесені до направлення на перевірку, в кімнату переговорів і наказати передати Журнал реєстрації перевірок.
Якщо серед працівників СГ є юрист, йому необхідно також брати участь у процесі першого спілкування з перевіряючими. Далі необхідно попросити кожного з тих, хто прийшов, пред’явити свої службові посвідчення, уважно їх вивчити, з’ясувати прізвище, ім’я, по батькові, посаду, звання безпосереднього керівника перевіряючих осіб та його службовий телефон.
Далі, необхідно вимагати надати направлення на перевірку, розписатися на відривному корінці бланка направлення на перевірку і, залишивши собі направлення, вручити корінець-розписку працівникам податкової інспекції.
Відмова платника податків та / або посадових (службових) осіб платника податків (його представників або осіб, які фактично проводять розрахункові операції) від такого підпису на відривному корінці не стане підставою для недопуску перевіряючих до перевірки. У цьому випадку перевіряючими складається акт, що засвідчує факт відмови. У такому випадку акт про відмову від підпису у направленні на перевірку є підставою для початку проведення такої перевірки (абзац восьмий п. 81.1 ПКУ).
При вивченні направлення на перевірку необхідно:
1) порівняти посади, звання та прізвища працівників податкової служби, внесені до направлення на перевірку, з даними їх службових посвідчень;
2) перевірити правильність вказівки в направленні на перевірку назви підприємства, що перевіряється і його коду ЄДРПОУ, прізвище, ім’я, по батькові та індивідуальний податковий номер підприємця, що перевіряється. На нашу думку, помилки в цих реквізитах є суттієвими і можуть вважатися підставою для недопуску перевіряючих до перевірки;
3) вивчити реквізити документа і текст заповнених граф:
– Дата видачі;
– Назва органу державної податкової служби;
– Мета перевірки;
– Вид перевірки (планова або позапланова, документальна або фактична);
– Дата початку та дата закінчення перевірки;
– Посади, звання та прізвища посадових осіб органу ДФСУ, уповноважених проводити перевірку;
– Наявність підпису керівника органу ДФСУ;
– Наявність печатки органу ДФСУ.
Якщо справжність службових посвідчень та / або направлення на перевірку викликає сумніву (можливі й такі ситуації!), то потрібно передзвонити до органу ДФСУ (начальнику органу) з метою підтвердження повноважень його співробітників, які прибули для проведення перевірки, та чи зареєстровано направлення на перевірку в спеціальному журналі, який ведеться в канцелярії органу ДФСУ.
Всі перевіряючі повинні розписатися в Журналі реєстрації перевірок (Наказ Держпідприємництва від 10.08.1998 р № 18).
Далі необхідно вимагати вручення під розпис копії наказу начальника (його заступника) податкового органу про проведення перевірки, в якому повинні бути зазначені підстави для проведення перевірки, дати її початку і закінчення. Зрозуміло, для вивчення пред’явлених документів необхідний якийсь час, ми не рекомендуємо приймати рішення про допуск або недопуск перевіряючих до перевірки моментально.
Нагадуємо, що підставою недопуску посадових осіб до проведення перевірки є тільки:
а) ненадання зазначених вище документів;
б) надання зазначених вище документів, оформлених з порушеннями вимог чинного законодавства України.