Що треба знати про посадові інструкції

Роль посадової інструкції працівника є надзвичайно великою, адже саме посадові інструкції встановлюють коло трудових функцій та обов’язків працівника. I якщо щодо решти прав та обов’язків працівника можна обійтися нормами закону, то посадові інструкції потрібні для розуміння того, за що саме працівникові платять і від якої роботи він може відмовитися (якщо це не входить до його трудових обов’язків).

Основні поняття

Посадові інструкції — організаційні документи, в яких визначено завдання, обов’язки, права і відповідальність працівників під час виконання ними роботи на певній посаді (за професією).

Згідно з Довідником кваліфікаційних характеристик професій, затвердженим наказом Міністерства праці та соціальної політики України від 29.12.2004 р. №336, конкретний перелік посадових обов’язків визначається посадовими інструкціями, які розробляють і затверджують роботодавці з огляду на конкретні завдання та обов’язки, функції, права, відповідальність працівників та особливості штатного розпису підприємства, установи, організації. А цей Довідник є нормативним документом, обов’язковим з питань управління персоналом на підприємствах, в установах і організаціях усіх форм власності та видів економічної діяльності.

Посадові інструкції складаються для працівників усіх посад, що зазначені в штатному розписі. Винятком можуть бути окремі керівники, правове становище яких визначено в статуті (положенні) підприємства.

Зверніть увагу!

Відповідно до ст. 29 КЗпП, роботодавець зобов’язаний до початку роботи роз’яснити працівникові його права й обов’язки та проінформувати під розписку про умови праці. Отже, якщо до посади, яку обійматиме працівник, було складено посадову інструкцію, ознайомити з нею під підпис потрібно до початку роботи працівника.

Ознайомлення працівника з посадовою інструкцією під підпис надає можливість уникнути спору про зміст трудових функцій працівника, а також у зв’язку з порушенням працівником трудових обов’язків.

Розробка посадової інструкції

Хто саме розробляє проект посадової інструкції, на кожному підприємстві вирішує його керівник. Наприклад, часто проект посадової інструкції розробляє безпосередній керівник працівника. А далі він подає проект на погодження до правової служби та/або кадрової служби підприємства.

Чи може працівник самостійно розробити для себе посадову інструкцію? Принаймні в чинному законодавстві заборони цього немає. Тож це вирішуватиме керівник підприємства. Також працівник може взяти участь у складенні посадової інструкції, а саме — надати рекомендації або запропонувати свою допомогу тому працівникові, якому керівник доручить розробку проекту. Але останнє слово залишається за роботодавцем.

Посадові інструкції затверджуються наказом (розпорядженням) керівника або уповноваженого ним органу та доводяться до відома працівника під підпис.

Цей документ складається у двох примірниках, один з яких зберігається у відділі кадрів, а другий — у керівників відповідних структурних підрозділів. Працівникові під підпис видається копія посадової інструкції.

Що, як посадових інструкцій немає, або є, але лише для частини працівників?

Наразі спеціальних санкцій за це не встановлено. Однак Держпраці роз’яснює, що відсутність посадових інструкцій може бути кваліфіковано як порушення законодавства про працю.

На нашу думку, у цьому разі йдеться про так звані інші порушення законодавства з праці, за які, наприклад, статтею 265 КЗпП передбачено штраф у розмірі однієї мінімальної зарплати. I це буде той розмір мінімальної зарплати, який діятиме на момент виявлення порушення (у 2019 р. — 4173 грн).

А ще за таке порушення передбачено адміністративний штраф відповідно до п. 1 ст. 41 КУпАП на відповідальних посадових осіб та роботодавців-підприємців у розмірі від 30 до 100 н. м. д. г. (510 — 1700 грн).

Кому потрібна посадова інструкція — працівникові чи роботодавцеві?

Наявність посадової інструкції є важливою для обох сторін трудових відносин.

Роботодавцеві вона дозволяє:

— чітко зафіксувати трудову функцію працівника, визначити його обов’язки;

— впливати на працівників, які відмовляються виконувати конкретні завдання;

— притягати працівників до відповідальності за правопорушення, пов’язані з невиконанням або неналежним виконанням посадових обов’язків;

— забороняти вимагати від працівника виконання роботи, не обумовленої трудовим договором;

— за потреби підтвердити перевищення працівником повноважень під час притягнення його до відповідальності.

Річ у тім, що виконання посадових інструкцій — це частина трудової дисципліни на підприємстві (як видно зі ст. 140 КЗпП). Її порушення тягне за собою дисциплінарну відповідальність за ст. 147 КЗпП: догану або звільнення.

Своєю чергою, працівник у разі виникнення спору із роботодавцем щодо повноти виконання ним трудових обов’язків, відмови виконувати або вимоги встановити доплату за роботу, що не є властивою посаді, яку він обіймає, завжди зможе послатися на посадову інструкцію. Адже саме посадова інструкція визначає та деталізує коло обов’язків працівника, який обіймає конкретну посаду.

Структура типової посадової інструкції та її оформлення

Типова посадова інструкція міститься у Збірнику уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів, ухваленому протоколом Методичної комісії Держкомархіву від 20.06.2006 р. №3.

Держпраці рекомендує включати до посадових інструкцій такі розділи:

— загальні положення. У цьому розділі містяться основні дані про найменування посади, сферу діяльності працівника, найменування підрозділу, в якому працює працівник, порядок призначення на посаду та припинення виконання посадових обов’язків, безпосередню підпорядкованість, кваліфікаційні вимоги до працівника (рівень освітньої підготовки, рівень кваліфікації, фах, потрібний стаж роботи за фахом, інші вимоги), наявність підлеглих, а також перелік основних законодавчих актів, інших нормативних актів, якими працівник керується в роботі, порядок заміщення працівників на період їхньої тимчасової відсутності (відпустка, хвороба, інші поважні причини) і прізвища тих, хто їх заміщуватиме;

— завдання та обов’язки. Цей розділ характеризує зміст діяльності працівника, визначає самостійну ділянку роботи відповідно до положення про підрозділ, яка може визначатися виділенням групи питань з відповідних напрямів або закріпленням за працівником конкретних об’єктів управління або як конкретні самостійні питання. У цьому розділі наводиться перелік видів робіт, з яких складаються функції, що виконуються працівником. Під час установлення видів робіт слід визначати їх за організаційно-юридичними ознаками. Завдання та обов’язки працівника мають відповідати завданням та функціям підрозділу та вимогам кваліфікаційної характеристики відповідної посади;

— права. Розділ визначає і наводить делеговані працівникові повноваження, за допомогою яких він має забезпечувати виконання покладених на нього завдань та обов’язків. До таких прав належить, наприклад, право вносити пропозиції з певних питань, ухвалювати рішення, узгоджувати проекти документів, брати участь у нарадах, отримувати потрібну для виконання своїх завдань інформацію від відповідних підрозділів тощо;

— відповідальність. У розділі містяться показники оцінки роботи працівника та межі його особистої відповідальності за результатами діяльності та виконання робіт. Показниками оцінки роботи є якість і своєчасність виконання посадових завдань та обов’язків. Наприклад, зазначається, що працівник несе відповідальність за невиконання або неналежне виконання посадових функцій (завдань та обов’язків), порушення правил внутрішнього трудового розпорядку, спричинення матеріальних збитків тощо;

— повинен знати. Розділ містить вимоги до спеціальних знань, умінь, майстерності працівників відповідно до реальних умов їхньої діяльності, особливостей устаткування, інструментів, матеріалів тощо, достатніх для якісного виконання покладених на них завдань та обов’язків, а також знань нормативно-правових актів і нормативних документів, потрібних для якісного виконання посадових функцій.

За потреби посадова інструкція може бути доповнена такими розділами, які не є обов’язковими складовими всіх посадових інструкцій;

— кваліфікаційні вимоги, які мають містити норми щодо освіти, освітньо-кваліфікаційних рівнів, професійної підготовки та досвіду роботи, достатніх для повного і якісного виконання робіт за посадою. Отже, вимоги до освіти та освітньо-кваліфікаційних рівнів мають відповідати вимогам кваліфікаційної характеристики відповідної посади (професії);

— взаємовідносини (зв’язки за посадою), якими визначається коло основних взаємозв’язків працівника із працівниками цього самого та інших структурних підрозділів, а також зі сторонніми підприємствами, організаціями й установами, з якими працівник має службові взаємовідносини, терміни отримання і надання взаємної інформації (за наявності), порядок погодження та затвердження відповідних документів тощо.

Посадова інструкція повинна виглядати приблизно так (див. зразок).

Під час оформлення посадової (робочої) інструкції слід пам’ятати:

1) дата і реєстраційний індекс посадової (робочої) інструкції проставляється у день її затвердження керівником юридичної особи;

2) у заголовку до тексту зазначається найменування посади працівника, яке має відповідати найменуванню, зазначеному у структурі і штатній чисельності та штатному розписі юридичної особи;

3) текст посадової (робочої) інструкції складається із розділів, які нумерують арабськими цифрами. Текст формується у вказівному характері, для цього використовують чіткі формулювання зі словами: «повинен», «має право», «слід», «потрібно», «необхідно», «забороняється». Забороняється використовувати у тексті посадової (робочої) інструкції формулювання зі словами: «можна», «не можна», «бажано», «не бажано», «рекомендовано» тощо;

Зразок

4) посадову інструкцію підписує керівник відповідного структурного підрозділу;

5) посадову інструкцію візують зацікавлені посадові чи службові особи (найчастіше заступник керівника юридичної особи, що відповідає за напрями діяльності структурного підрозділу, керівники кадрової, правової та, за потреби, інших служб юрособи);

6) після затвердження посадової інструкції керівником юридичної особи її доводять до відома працівника, про що на останньому аркуші першого примірника інструкції роблять відповідний запис: «З посадовою інструкцією ознайомлений(-а)».

Також посадові інструкції слід реєструвати у спеціально Журналі реєстрації посадових інструкцій.

Зміни до посадової інструкції

Зміни до посадової інструкції може бути внесено, наприклад, у зв’язку з такими обставинами:

1) зміна назви підприємства;

2) зміна структурного підрозділу, до якого належить посада;

3) зміна штатного розпису (назви посади);

4) зміна або доповнення обов’язків працівника.

Зміни вносяться у тому самому порядку, у якому посадова інструкція розроблялася та затверджувалася (див. вище).

Зверніть увагу!

Якщо такі зміни будуть змінами істотних умов праці (до яких, зокрема, належать дві останні обставини із зазначених), то працівника слід письмово попередити за два місяці згідно з ч. 3 ст. 32 КЗпП. Якщо працівник погоджується зі змінами, то він залишається працювати й далі, а у разі незгоди працівника можна звільнити за п. 6 ст. 36 КЗпП. I тоді не забудьте виплатити йому вихідну допомогу у розмірі середнього місячного заробітку (ст. 44 КЗпП).