Трудова книжка є основним документом, що підтверджує трудову діяльність працівника. Трудові книжки ведуться на всіх працівників підприємств, установ і організацій усіх форм власності, які відпрацювали на них більше 5 днів, у тому числі й на осіб, які є власниками (співвласниками) підприємств, сільських (фермерських) господарств, сезонних, тимчасових і позаштатних працівників, з умовою, що вони підлягають державному соціальному страхуванню (ст. 48 КЗпП України).
Трудові книжки не ведуться на працівників, які працюють на умовах трудового договору в підприємців, що не мають статусу юридичної особи, а також в обслуговуванні окремих громадян (домробітниці, няньки, шофери, охоронці та ін.). Їхня робота підтверджується довідкою організації, за участю якої було укладено трудовий договір між наймачем і працівником, а також довідкою про сплату внесків до Фонду державного соціального страхування.
На осіб, які працюють за сумісництвом, трудові книжки ведуться тільки за місцем основної роботи (Інструкція про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах і організаціях, затверджена спільним наказом Міністерства праці, Міністерства юстиції, Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.93 № 58, зі змінами і доповненнями, внесеними спільним наказом Міністерства праці, Міністерства юстиції, Міністерства соціального захисту населення України від 26.03.96 № 29).
Працівники, які приступають до роботи, зобов’язані пред’явити власникові або уповноваженому ним органу трудову книжку, оформлену у запровадженому порядку.
Особи, котрі влаштовуються на роботу вперше, зобов’язані пред’явити паспорт, диплом або інший документ про освіту чи професійну підготовку, а військовослужбовці, звільнені зі складу Збройних Сил та інших військових формувань, — військовий квиток.
Звільнені з місць позбавлення волі зобов’язані подати довідку про звільнення.
Трудові книжки раніше встановленого зразка обміну не підлягають. Трудові книжки зберігаються на підприємствах, в установах, організаціях як документ суворої звітності. При звільненні працівника трудова книжка видається йому під розписку в журналі обліку.
Відповідальність за організацію ведення обліку, зберігання і видачу трудових книжок несе керівник підприємства, установи, організації (Постанова Кабінету Міністрів України від 27.04.93 № 301 “Про трудові книжки працівників”).
Відповідальність за вчасне і правильне заповнення трудових книжок, облік, збереження і видачу їх покладається на спеціально уповноважену особу, призначувану наказом (розпорядженням) керівника підприємства, установи, організації.
За порушення встановленого порядку ведення, обліку, збереження й видачі трудових книжок посадові особи несуть дисциплінарну, а в передбачених законом випадках — іншу відповідальність. У разі потреби власник або уповноважений ним орган видає працівникам на їхнє прохання завірені витяги з трудових книжок.
