Електронні трудові книжки — це цифровий аналог паперової трудової книжки. Її впровадили, щоб удосконалити облік трудової діяльності українців, зменшити паперовий документообіг і пов’язані з цим ризики втрати чи пошкодження документів.
Також сучасна система дає змогу працівникам будь-коли перевірити свій страховий стаж, а в майбутньому — автоматично вийти на пенсію без візиту до Пенсійного фонду.
Наразі кожен роботодавець зобов’язаний надавати відомості про трудову діяльність своїх найманих працівників в електронному форматі. Зокрема, робити записи про прийняття на роботу, переведення чи звільнення, строкову військову службу та інші події, які раніше фіксувалися в паперовій формі.
Спираючись на Закон «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» від 05.02.2021 р. № 1217-IX відомості про трудову діяльність до Державного реєстру через веб-портал електронних послуг Пенсійного фонду у вигляді сканованих або оцифрованих копій, передбачених законодавством документів (трудової книжки, довідок тощо), вносять працівник і роботодавець обов’язково накладаючи кваліфікований електронний підпис.
За законом у працівників і роботодавців є п’ять років для оцифрування трудових книжок. Оскільки в Україні офіційно діють електронні трудові книжки з 10 червня 2021 року, то оцифрувати їх потрібно до 10 червня 2026 року.
Після перевірки даних із боку ПФУ та їхнього внесення до Реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування буде сформовано кінцевий варіант електронної трудової книжки. Відтоді паперова версія стане непотрібною. Проте працівник зможе її зберігати або вести паралельно з електронною версією, якщо цього забажає.
