Скорочення чисельності працівників: порядок дій

  Одним iз заходiв економiї бюджетних коштiв є скорочення кiлькостi працiвникiв. Враховуючи такi тенденцiї, ми розповiмо, як правильно здiйснити процедуру скорочення чисельностi працiвникiв. Пам’ятайте про важливiсть дотримання процедури скорочення, iнакше вам не уникнути трудових спорiв i подальших поновлень звiльнених працiвникiв.

Що робити, коли потрiбно скоротити штатну чисельнiсть працiвникiв?

У кожної установи є свої документи, якi послужили або послужать пiдставою для проведення процедури скорочення чисельностi працiвникiв.

У КЗпП для цього випадку передбачено окрему пiдставу для звiльнення – п. 1 ст. 40. Згiдно з цiєю нормою звiльняють працiвникiв у разi змiн органiзацiї виробництва i працi, у тому числi лiквiдацiї, реорганiзацiї, банкрутства або перепрофiлювання пiдприємства, установи, органiзацiї, скорочення чисельностi або штату працiвникiв.

Звiльнення на пiдставi п. 1 ст. 40 КЗпП квалiфiкується як звiльнення з iнiцiативи роботодавця. Тому воно мало кого з працiвникiв втiшить. Безумовно, бiльшiсть працiвникiв будуть не згоднi з тим, що саме їх хочуть позбавити роботи. А тому не виключено, що будуть такi, якi оскаржать це рiшення в судi. Тому вам важливо чiтко дотриматись усiх вимог законодавства, щоб потiм не було трудових спорiв зi звiльненими працiвниками.
Кожен крок оформлюйте письмово. Не лiнуйтеся скласти зайвий документ, який фiксуватиме вашi законнi дiї при такому звiльненнi. Є смiшний, але актуальний для даного випадку вислiв: “Без папiрця ти – комашка”.

Радимо в такiй ситуацiї чiтко дотримуватися вимог законодавства i кожен свiй крок пiдкрiплювати документальними свiдченнями.

Видайте наказ (розпорядження) про майбутнє скорочення чисельності працівників. У ньому обов’язково скажіть підставу для проведення скорочення чисельності і зазначте чисельності відповідальних працівників за кожен етап.

На цьому етапi необхiдно вiдiбрати конкретних людей, яких плануєте звiльнити у зв’язку зi скороченням чисельностi. Тут ви виходите зi змiсту розпорядчих документiв вищого органу (якщо вони є) та цiлей i завдань вашої установи. Але перш нiж звiльняти конкретних працiвникiв, вам потрiбно врахувати такi важливi моменти:

Момент 1 – деякi категорiї громадян у цiй ситуацiї взагалi не можна звiльняти.

Момент 2 – при однакових умовах є працiвники, яким ви повиннi вiддати перевагу i саме їх залишити працювати.
Пам’ятайте, що осiб молодших 18 рокiв можна звiльнити тiльки за наявностi згоди районної (мiської) служби у справах дiтей i з обов’язковим працевлаштуванням (ст. 198 КЗпП).

ЗВЕРНIТЬ УВАГУ! Роботодавець має право в межах однорiдних професiй i посад провести перестановку (перегрупування) працiвникiв. Це допускається виключно для збереження бiльш квалiфiкованого працiвника, посада якого скорочується. Його можна перевести за його згодою на iншу посаду. При цьому ви звiльняєте з такої посади менш квалiфiкованого працiвника на пiдставi п. 1 ст. 40 КЗпП (ч. 4 п.19 постанови N 9).

Не пiзнiше нiж за 2 мiсяцi до звiльнення (можна ранiше) ви зобов’язанi персонально повiдомити кожного працiвника про звiльнення (ч. 1 ст. 49-2 КЗпП). Наша порада зробити це письмово, наприклад, так:

– оформiть наказ (розпорядження) або окремий документ, назвавши його повiдомленням про майбутнє звiльнення (приклад див. на рис. 3);

– ознайомте з таким документом працiвника пiд розпис.

Порада: якщо працiвник вiдмовляється знайомитися з таким повiдомленням i не бажає ставити свiй пiдпис у наказi чи повiдомленнi, складiть акт про вiдмову вiд пiдпису. Акт складається у довiльнiй формi. Його мають пiдписати кiлька людей, якi стали свiдками того, що працiвник вiдмовляється ставити свiй пiдпис на пiдтвердження того, що його повiдомили про майбутнє звiльнення. Приклад див. на рис. 4.

У двомiсячний строк до дати звiльнення ви можете звiльнити працiвника з iнших пiдстав, якщо для цього будуть причини. Наприклад, працiвник сам знайде роботу i вирiшить звiльнитися за власним бажанням на пiдставi ст. 38 КЗпП. Також можна звiльнити працiвника й з iнших пiдстав, наприклад за прогул на пiдставi п. 4 ст. 40 КЗпП. Можна звiльнити працiвника i у зв’язку з переведенням (п. 5 ст. 36 КЗпП), за угодою сторiн на пiдставi п. 1 ст. 36 КЗпП (лист Мiнсоцполiтики вiд 15.02.2012 р. N 18/06/186-12).

Крiм того, можна скоротити двомiсячний строк для попередження. Але це можливо тiльки у випадку, коли працiвник напише вам заяву з проханням скоротити строк попередження про майбутнє звiльнення. Двомiсячний термiн обов’язковий лише для адмiнiстрацiї (лист Мiнсоцполiтики вiд 15.02.2012 р. N 18/06/186-12).

За 2 мiсяцi подайте звiт до центру зайнятостi (тiльки при масовому вивiльненнi)
Якщо у вас вiдбувається масове вивiльнення працiвникiв у зв’язку зi скороченням їх чисельностi, не пiзнiше нiж за 2 мiсяцi до вивiльнення необхiдно повiдомити про це центр зайнятостi.

Для цього ви складаєте i подаєте форму N 4-ПН “Iнформацiя про заплановане масове вивiльнення працiвникiв у зв’язку зi змiнами в органiзацiї виробництва i працi” (наказ N 317).

ЗВЕРНIТЬ УВАГУ! Звiт вам потрiбно подати не в будь-якому випадку звiльнення згiдно з п. 1 ст. 40 КЗпП, а лише тодi, коли мова йде про масове вивiльнення працiвникiв.

ЦИТАТА: “Стаття 48. Масове вивiльнення працiвникiв з iнiцiативи роботодавця 1. Масовим вивiльненням з iнiцiативи роботодавця (крiм випадку лiквiдацiї юридичної особи) є одноразове або протягом:

1) одного мiсяця:

вивiльнення 10 i бiльше працiвникiв на пiдприємствi, в установi та органiзацiї з чисельнiстю вiд 20 до 100 працiвникiв;

вивiльнення 10 i бiльше вiдсоткiв працiвникiв на пiдприємствi в установi та органiзацiї з чисельнiстю вiд 101 до 300 працiвникiв;

2) трьох мiсяцiв – вивiльнення 20 i бiльше вiдсоткiв працiвникiв на пiдприємствi, в установi та органiзацiї незалежно вiд чисельностi працiвникiв.”
(витяг з ст. 48 Закону про зайнятiсть)

Якщо не подасте такий звiт або подасте його несвоєчасно, на установу може бути накладено штраф у розмiрi 4 мiнзарплат на момент виявлення порушення.

Одночасно з попередженням про звiльнення (за 2 мiсяцi) необхiдно пiдшукати i запропонувати працiвнику iншу роботу у вашому ж закладi (ч.2 ст.40 КЗпП).

У зв’язку з цим у вас може виникнути багато запитань. А чи можна працiвнику пропонувати будь-яку роботу? Чи потрiбно пропонувати тiльки ту роботу, яка вiдповiдає квалiфiкацiї працiвника?

Щоб вiдчувати себе в безпецi та й працiвника не образити, вам потрiбно поступити так. Спочатку проаналiзуйте наявнi в установi незаповненi посади (вiльнi вакансiї) за вiдповiдною професiєю (спецiальнiстю), що й у працiвника, якого плануєте скорочувати.

Якщо таких посад немає, пропонуйте працiвнику будь-яку iншу роботу, яка є в установi.

Працiвник може погодитись або ж не погодитись на таку роботу.

Якщо працiвник згоден, то ви видаєте наказ (розпорядження) про переведення його на таку посаду. Все! Такого працiвника ви не звiльняєте. Але потрiбно внести запис до трудової книжки працiвника на нову посаду.

Якщо працiвник не погоджується iз запропонованою йому роботою, ви можете його звiльнити. Найкраще, якщо працiвник напише письмову вiдмову вiд запропонованої роботи (у довiльнiй формi). Якщо працiвник не бажає цього робити, на наш погляд, допустимо скласти письмовий акт про вiдмову працiвника вiд запропонованої роботи. За основу можна взяти форму, яка наведена на рис. 4.

ЗВЕРНIТЬ УВАГУ! Для того щоб звiльнити працiвника, достатньо щоб вiн один раз вiдмовився вiд запропонованої роботи. Законодавство не мiстить вимоги до кiлькостi разiв запропонованої роботи. Також немає в законодавствi вимоги пропонувати одночасно кiлька мiсць роботи на вибiр працiвника.
Ще раз нагадаємо: щоб у майбутньому уникнути спорiв, кожну пропозицiю роботи i вiдмову працiвника вiд неї оформляйте письмово.

Якщо нiяких вакансiй немає i запропонувати працiвниковi нiчого, ви звiльняєте працiвника. Дiйсно, на сьогоднi з виконанням даного етапу можуть виникнути проблеми. Справа в тому, що скорочення чисельностi працiвникiв, яке проводиться зараз, передбачає, що практично завжди незаповнених вакансiй в установi не буде. Причому їх не буде не тiльки на посадах, якi вiдповiдають професiї (спецiальностi), але їх взагалi може не бути…

Як наслiдок – працiвнику фактично нiчого запропонувати. У цiй ситуацiї радимо скласти письмове повiдомлення, в якому викладiть ситуацiю з робочими мiсцями (точнiше з їх вiдсутнiстю). Не забудьте отримати письмове пiдтвердження того, що працiвник ознайомлений з таким документом.

До того ж є ще п. 15 Заходiв N 65, що взагалi передбачає тимчасове незаповнення вакантних посад для органiв держвлади i для створених ними пiдприємств та установ. Для органiв i установ, якi фiнансуються з мiсцевого бюджету, їх рiшеннями також могла бути введена така норма.

Далi, керуючись ст. 43 КЗпП, вам потрiбно погодити звiльнення з профорганiзацiєю, членом якої є працiвник. Не погоджуєте звiльнення працiвникiв лише у разi:
– якщо працiвник не членом профорганiзацiї;

– в установi немає профспiлкової органiзацiї (ч. 7 ст. 43-1 КЗпП).

Процедура погодження описана в ст. 43 КЗпП:

1) установа складає обґрунтоване письмове подання про скорочення чисельностi працiвникiв (у довiльнiй формi у виглядi листа на бланку установи);

2) установа подає подання до виборного органу первинної профспiлкової органiзацiї, членом якої є працiвник. Якщо в установi немає виборного органу первинної профорганiзацiї, згоду на розiрвання трудового договору надає профспiлковий представник, уповноважений на представництво iнтересiв членiв профспiлки;

3) профорганiзацiя розглядає подання протягом 15 днiв. Це має вiдбуватися в присутностi працiвника, на якого складено подання. Без присутностi працiвника допускається розгляд, тiльки якщо є письмова заява працiвника. Iнтереси працiвника вiд його iменi може представляти iнша особа (у тому числi адвокат). Якщо працiвник (представник) не прийшов на засiдання, розгляд заяви вiдкладається до наступного засiдання у межах 15-денного термiну. У разi повторної неявки без поважних причин подання може розглядатися за вiдсутностi працiвника;

4) профорганiзацiя оформляє рiшення у письмовiй формi i повiдомляє установу протягом 3 днiв пiсля його прийняття.

Пам’ятайте: якщо профорганiзацiя пропустить цей термiн, вважається, що профспiлка дала згоду на розiрвання трудового договору.

ЗВЕРНIТЬ УВАГУ! Рiшення профспiлки про вiдмову у наданнi згоди на розiрвання трудового договору має бути обґрунтованим. Якщо такого обґрунтування в рiшеннi немає, установа має право звiльнити працiвника без згоди профспiлки.

Важливо: установа має право розiрвати трудовий договiр не пiзнiше нiж через мiсяць з дня отримання згоди профспiлки.

Про звiльнення працiвника необхiдно заповнити наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (контракту). Його можна складати як у довiльнiй формi, так i за типовою формою N П-5.

На пiдставi наказу внесiть запис до трудової книжки працiвника. Приклад заповнення див. на рис. 5.

Не забудьте в останнiй день роботи звiльнюваному видати на руки пiд розпис оформлену трудову книжку i копiю наказу про звiльнення (ст. 47 КЗпП).

Також працiвник може попросити оформити йому довiдку про його заробiток для подання в центр зайнятостi з метою реєстрацiї безробiтним.

Увага! За несвоєчасну видачу трудової книжки установа повинна буде виплатити середнiй заробiток за час вимушеного прогулу (ст. 235 КЗпП).

Ще звернiть увагу на такий нюанс. Ви не можете звiльнити працiвника, який потрапив пiд скорочення, у перiод його хвороби, а також у перiод його вiдпустки (ч. 3 ст. 40 КЗпП).
У такому разi останнiм днем роботи буде останнiй день хвороби або вiдпустки.

Якщо працiвника немає в день звiльнення на роботi з iнших причин (наприклад, виконання державних i громадських обов’язкiв, без поважної причини), ви звiльняєте працiвника саме в той день, як ранiше i планували.

У день звiльнення, який є останнiм робочим днем, працiвнику потрiбно виплатити всi належнi йому суми (ст. 116 КЗпП). Зазвичай це такi виплати:
– зарплата за днi у мiсяцi звiльнення;

– компенсацiя за невикористанi щорiчнi та додатковi вiдпустки, вiдпустки “на дiтей”;

– оплату перших 5 днiв хвороби за рахунок роботодавця;

– допомогу з Фонду з тимчасової втрати працездатностi – якщо Фонд уже перерахував на рахунок роботодавця. Якщо грошi вiд Фонду поки що не надiйшли, то затримка виплати такої суми не є порушенням термiну остаточного розрахунку (листи Фонду вiд 21.03.2011 р. N 01-16-590 i вiд 01.04.2011 р. N 03-28-738);

– вихiдна допомога у зв’язку з припиненням трудового договору за скороченням чисельностi працiвникiв у сумi не менше середньомiсячної зарплати.

Колективним договором може бути встановлений i бiльший розмiр вихiдної допомоги, нiж передбачений ст. 44 КЗпП. Також для чорнобильцiв категорiї 1, 2 та учасникiв лiквiдацiї наслiдкiв аварiї на ЧАЕС, якi належать до категорiї 3, вихiдна допомога виплачується в розмiрi трикратної середньомiсячної заробiтної плати.

Якщо працiвнику день звiльнення не працював, цi суми необхiдно виплатити не пiзнiше наступного дня пiсля пред’явлення вимоги про розрахунок. При безготiвковому перерахуваннi зарплати розрахуватися потрiбно не пiзнiше дня звiльнення.

ЗВЕРНIТЬ УВАГУ! Роботодавець повинен письмово повiдомити працiвника про нарахованi йому суми до виплати.

Увага, вiдповiдальнiсть! Якщо ви не виплатите розрахунковi у день звiльнення, то зобов’язанi нарахувати та виплатити середню зарплату за затримку остаточного розрахунку (ст. 117 КЗпП).

Головнi тези

– Звiльнення на пiдставi п. 1 ст. 40 КЗпП квалiфiкується як звiльнення з iнiцiативи роботодавця.

– Щоб у майбутньому уникнути трудових спорiв, важливо чiтко слiдувати вимогам КЗпП для такого звiльнення.

– Працiвника необхiдно персонально повiдомити про наступне вивiльнення не пiзнiше нiж за 2 мiсяцi.

– Працiвнику потрiбно запропонувати iншу роботу в установi. Спочатку за його фахом, потiм – з тих, що є вакантними. У разi вiдмови працiвника вiд запропонованої роботи, звiльняєте працiвника. Якщо немає нiякої вакантної посади, також звiльняєте працiвника.

– Якщо працiвник є членом профспiлки, потрiбно погодити його звiльнення з профорганiзацiєю.

Використанi документи

КЗпП – Кодекс законiв про працю України вiд 10.12.1971 р.

Закон про зайнятiсть – Закон України “Про зайнятiсть населення” вiд 05.07.2012 p. N 5067-VI.

Наказ N 317 – наказ Мiнсоцполiтики “Про затвердження форми звiтностi N 4-ПН “Iнформацiя про заплановане масове вивiльнення працiвникiв у зв’язку iз змiнами в органiзацiї виробництва i працi та Порядку її подання” вiд 31.05.2013 р. N 317.

Заходи N 65 – Заходи щодо економного та рацiонального використання державних коштiв, передбачених для утримання органiв державної влади та iнших державних органiв, утворених органами державної влади пiдприємств, установ та органiзацiй, якi використовують кошти державного бюджету, наведенi у додатку до постанови КМУ вiд 01.03.2014 р. N 65.

Постанова N 9 – постанова Пленуму ВСУ “Про практику розгляду судами трудових спорiв” вiд 06.11.1992 р. N 9.