Статус електронних документів, які отримані від Facebook
Нормами ч. 2 ст. 11 Закону про електронну комерцію передбачено, що електронний договір, крім визначених ЦКУ істотних умов для відповідного виду договору, може містити інформацію, зокрема, про:
- порядок обміну електронними повідомленнями та інформацією між сторонами під час виконання ними своїх зобов’язань;
- умови виготовлення та отримання паперових копій електронних документів.
Нагадаємо, що електронний договір укладається та виконується в порядку, передбаченому ЦКУ та ГКУ, а також іншими актами законодавства (ч. 7 ст. 11 Закону про електронну комерцію).
Відповідно до ч. 13 ст. 11 Закону про електронну комерцію, електронні документи (повідомлення), пов’язані з електронним правочином, можуть бути подані як докази сторонами та іншими особами, які беруть участь у судовому розгляді справи. Для цілей Закону про електронну комерцію термін «електронний документ» вживається у значенні, наведеному в Законі про електронні документи — див. ч. 3 ст. 3 Закону про електронну комерцію.
Відповідно до ст. 5 Закону про електронні документи, електронний документ — документ, інформація у якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа. Як зазначено у ст. 7 цього Закону, оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису відповідно до Закону «Про електронний цифровий підпис».
З огляду на це звіт про рекламні послуги, надісланий Facebook у вигляді електронного листа з сумами в доларах США, є достатнім первинним документом для підтвердження послуг з розміщення реклами лише за наявності в ньому ЕЦП автора або підпису, прирівняного до власноручного підпису відповідно до Закону про ЕЦП. Проте наразі немає встановленого законом порядку визнання в Україні чинності іноземних сертифікатів ключів ЕЦП.
Тож, якщо нерезидент (Facebook) не має українського ЕЦП, електронний документ від такого нерезидента не буде визнаватися як підтвердження витрат на оплату послуг Facebook.
Державні органи — про ЗЕД-договори
Мінекономіки у листі від 25.05.2017 р. №2402-05/17433-02 повідомляє, що суб’єкти ЗЕД мають право укладати будь-які види зовнішньоекономічних договорів з обов’язковим погодженням предмета, ціни та строку дії договору, самостійно без обмежень здійснювати господарську діяльність, яку не заборонено законом, на власний ризик з метою досягнення економічних і соціальних результатів та одержання прибутку.
ДФС у Харківській області у листі від 20.10.2016 р. №3345/В/20-40-13-04-14 повідомляє, що акт виконаних робіт (наданих послуг) складається у валюті, у якій мають здійснюватися розрахунки відповідно до контракту, та одночасно в національній валюті.
Можливість розрахунків з Facebook за допомогою корпоративної картки
В Україні розрахунки з корпоративних карток у сфері ЗЕД заборонені. Відповідно до п. 8.3 Iнструкції №492, кошти з поточного рахунку юрособи не може бути використано за допомогою електронного платіжного засобу для одержання заробітної плати, інших виплат соціального характеру, здійснення розрахунків за зовнішньоторговельними договорами (контрактами), здійснення іноземних інвестицій в Україну та інвестицій резидентів за її межі.
Крім цього, відповідно до ст. 7 Декрету №15-93, розрахунки між резидентами і нерезидентами в межах торговельного обороту здійснюються лише через уповноважені банки в порядку, установленому НБУ.
За порушення резидентами порядку розрахунків, установленого ст. 7 Декрету №15-93, у ст. 16 Декрету №15-93 передбачено відповідальність у вигляді накладення штрафу в розмірі, еквівалентному сумі валютних цінностей, що використовувалися при розрахунках, перерахованій у валюту України за обмінним курсом Нацбанку України на день здійснення таких розрахунків.
Отже, розрахунки з корпоративної картки за послуги Facebook загрожують підприємству штрафом за порушення валютного законодавства.
ПДФО та військовий збір з надміру витрачених коштів
Оскільки надання нерезидентом послуг не підтверджено первинним документом, незважаючи на те, що сама оплата підтверджена банківською випискою за рахунком корпоративної картки, є великий ризик, що податківці при документальній перевірці нарахують ПДФО та військовий збір на суму витрат, які були здійснені з такої корпоративної картки. З їхньої точки зору, це будуть надміру витрачені кошти, видані під звіт держателю картки, які оподатковуються відповідно до пп. 170.9 ПКУ. Суми ПДФО та військового збору утримуються із зарплати держателя картки, при цьому ПДФО нараховується з урахуванням натурального коефіцієнта (пп. 164.5 ПКУ).
Якщо кошти, сплачені з корпоративної картки за послуги Facebook, держатель картки не буде повертати підприємству, то їх треба списати до складу інших операційних витрат.
Загалом схема бухгалтерських записів буде така:
- Дт 372 Кт 311 — списання коштів з картки на оплату послуг Facebook;
- Дт 949 Кт 372 — списання витрачених коштів до складу інших операційних витрат, якщо вони не повертаються підприємству;
- або Дт 301, 311 Кт 372 — повернення надміру витрачених підзвітних коштів держателем корпоративної картки — в касу або на рахунок.
Якщо підприємство з обережності утримає ПДФО та ВЗ з держателя картки, не дочекавшись податкової перевірки, то у нього буде ще одне проведення:
- Дт 661 Кт 641, 642 — утримання із заробітної плати ПДФО та військового збору.
Висновки:
Отже, розраховуватися з Facebook за допомогою корпоративної картки підприємства наразі не дозволяє українське законодавство, а також те, що електронний лист від Facebook не відповідає вимогам законодавства України до електронних документів. Тому витрати на рекламу у Facebook, що були оплачені з корпоративної картки, не можна провести в обліку підприємства як витрати на рекламу.
Натомість із зарплати держателя картки, на думку автора, доведеться утримати ПДФО (з натуральним коефіцієнтом) та військовий збір на суми, які були оплачені з корпоративної картки.
Отже, на практиці можливий лише розрахунок за послуги Facebook з приватних карток фізосіб без можливості вішкодування їм понесених витрат.
