Чи можна накази з особового складу тривалого строку зберігання вести в одній папці з наказами з особового складу, що мають 5 років зберігання?
Згідно із главою 6 розділу 2 Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах, організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2016 року № 1000/5, накази з кадрових питань (особового складу) групуються відповідно до їх видів та строків зберігання.
Не дозволяється групувати разом (вести в одній папці) накази тривалого (75 років) та тимчасового (5 років) зберігання.
Доцільно при великих обсягах документів накази з кадрових питань (особового складу), що стосуються різних напрямів діяльності установи (приймання на роботу, звільнення, преміювання, відрядження, відпустки тощо), групувати в окремі справи.
Якщо різних видів наказів з кадрових питань (особового складу) створюється незначна кількість, їх дозволяється групувати за строками їх зберігання:
- в одну справу — накази тривалого строку зберігання;
- в іншу — тимчасового строку зберігання.
Відповідно до статті 16 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 року № 578/5, до наказів з кадрових питань (особового складу) тривалого строку зберігання (75 років) належать накази про:
- прийняття на роботу;
- переміщення за посадою;
- переведення на іншу роботу;
- сумісництво;
- звільнення;
- атестацію, підвищення кваліфікації, стажування;
- щорічну оцінку держслужбовців, продовження строку перебування на державній службі;
- допуск та дозвіл до державної таємниці;
- присвоєння звань (підвищення рангу, категорії, розряду);
- зміну біографічних даних;
- заохочення (нагородження, преміювання);
- оплату праці, нарахування різних надбавок, доплат, матеріальної допомоги;
- всі види відпусток працівників з важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці;
- відпустки щодо догляду за дитиною;
- відпустки без збереження заробітної плати;
- довгострокові відрядження в межах України та за кордон, відрядження для працівників з важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці.
До наказів тимчасового строку зберігання (5 років) належать накази про:
- короткострокові відрядження в межах України та за кордон;
- стягнення;
- надання щорічних оплачуваних відпусток та відпусток у зв’язку з навчанням.
