Студенты-практиканты: как эффективно использовать бесплатные руки

Это нерационально — относиться к практикантам как к операторам ксерокса или бесплатным курьерам. Студенты умеют работать головой, если найти к ним правильный подход. Как использовать временных помощников «на полную катушку»?

Много кто сталкивался с сокращением штата в отделе при сохранении прежнего объема задач. В такой ситуации обычно выбирают один из нескольких вариантов решения:

• Делать меньший объем работы, с меньшим количеством сотрудников.
• Делать менее качественно, но тот же объем.
• Делать все на прежнем уровне, но работать в режиме 24/7.
• Передавать все на аутсорсинг, увеличивая статью расходов из других статей.
• Перенастраивать процессы работы в компании, но это долго.

В любом из этих вышеперечисленных вариантов есть потери, страдает или качество, или сроки, или вы просто выдохнетесь на работе через месяц-другой, а так и до увольнения вашей кандидатуры может дойти. Что делать? Как решить этот вопрос?

В своей практике я сталкивалась несколько раз с необходимостью сокращать штат сотрудников, но сохранять качество и уровень выполняемых задач. Как правило, все это случалось в период нестабильности, сначала 2008 года, потом 2014 и теперь в 2015. Конечно, первая реакция — растерянность и непонимание, как сделать весь этот объем с таким малым количеством людей?! Хочется реализовать все проекты, но надо фокусироваться на главном и делать самое важное, при этом в маркетинге всегда возникают значимые проекты, которые нужно сделать в дополнении к регулярным задачам. И приходится разрываться, пытаться делать все и сразу, работать по 12 часов в сутки в постоянном авральном режиме, и когда это закончится — непонятно. Через месяц такой работы мне это надоело, я решила искать новые пути решения. Перепробовала все варианты из вышеперечисленных, что-то работало, что-то нет. В какой-то момент пришла идея использовать студентов-стажеров. Первый опыт был ужасен, они ничего не умели и не понимали. Назвать студента полноценным специалистом нельзя, зачастую простые рутинные задачи для них были сложны, казалось, что идея работы со студентами безуспешна.

Конечно, можно было забросить ее и больше не повторять опыт привлечения студентов, но я не сдавалась, пробовала и искала варианты оптимизации работы и сотрудничества с «бесплатными рабочими руками и мозгами». Перепробовав множество вариантов, нашла наиболее оптимальные три вида сотрудничества со студентами:

1. Продажи: холодные звонки, подбор базы потенциальных клиентов и подрядчиков.
2. Дизайн и креатив: креативные задачи по дизайну и разработки нестандартных идей.
3. Маркетинговые проекты: исследования, аудит ТТ, «тайный покупатель», SMM-проекты, организация мероприятий и PR.

Конечно, они могут еще работать курьерами и делать какую-то ручную работу: переклеивать, крепить и делать простую не требующую ума работу. Для меня же была задача использовать именно их умственный потенциал, поэтому и проекты подбирались как задачи для молодых специалистов без опыта. У студентов есть мотивация получить первый опыт работы и рекомендации, поэтому на умственные задачи легче найти исполнителей.

Где и как найти студентов?

По своему опыту замечу, что студентов найти не так просто, как кажется. Кто-то скажет, что нужно обратиться в HR-компанию, и они все найдут. Отчасти это так, могут найти, но в большинстве своем они не заинтересованы в поиске студентов на стажировки, их KPI — это закрытие регулярных заявок на открытые вакансии в компании. В любом случае, необходимо, чтобы HR разместили информацию на порталы по поиску работы. На вакансию «стажер», по опыту, приходит пять-шесть откликов, из них не всегда могут быть подходящие кандидаты, и это даже в крупных компаниях с именем.

Есть другой вариант поиска — через университеты и институты вашего города.

План действий по поиску студентов-практикантов через вузы

1. Обращаемся в вуз на кафедру по вашей специальности для проекта. Например, на исследования привлекаем студентов с кафедр социологии, на дизайн-проекты — с кафедр дизайна, на холодные звонки — кафедры управления и менеджмента. Можно и не по специализации, но тогда заинтересованность со стороны вуза и студентов будет ниже. По времени переговоры с заведующим кафедры занимают одну-две недели.
2. Заключаем договор с вузом на прохождение производственной практики студентов в вашей компании. Как правило, это на бесплатной основе, и преподаватели университета всегда охотно идут на сотрудничество. Сроки зависят от степени бюрократии в вашей компании, университеты обычно быстро подписывают документы. Этот пункт можно и пропустить, если вам и вузу не требуется документальное подтверждение прохождения практики.
3. Размещаем анонс о привлечении студентов на практику. По договоренности преподаватели могут сделать анонс о возможности прохождения стажировки в вашей компании, подобрать кандидатов или раздать студентам листовки об условиях стажировки с контактами для связи. Также можно разместить объявления на кафедре и досках объявления университета. По итогам студенты напрямую связываются с вами на предмет сотрудничества.
4. Собеседование студентов. Я практикую приглашение всех студентов одновременно, объявляю условия сотрудничества и рассказываю о проекте, в котором им предстоит участвовать. Здесь можно выбрать одного или группу студентов, в последнее время я практикую командную работу, так студенты меньше сливаются в процессе стажировки и всегда есть резерв — к сожалению, не каждый из студентов может подойти под задачи проекта.
5. Запуск стажировки под руководством наставника от вашей компании. На бесплатной основе при неполном рабочем дне студентов можно пригласить на два-три месяца стажировки.

Хороший способ участия в студенческих фестивалях и конкурсах в качестве жюри или спикера на конференциях в вузах, единственный минус — они проходят нечасто, поэтому можно рассматривать как дополнительный вариант, а не основной.

Какие должны быть задачи для студентов?

Никаких сложных задач и проектов, студенты их завалят в силу отсутствия опыта и понимания ваших бизнес-процессов. И вы потеряет время и нервы! Так что им давать в работу, если они ничего не знают и не могут? Решение есть — это простые задачи на одно действие!

При постановке задачи важно учесть:

• Уровень сложности задачи.
• Необходимо подробно объяснить эту задачу перед ее выполнением.
• Студент обязательно должен ее повторить, как он ее понял.
• Дать шаблоны для заполнения.
• Предоставить примеры ожидаемого результата.
• Назначить куратора студента, обычно это сотрудник, который в последующем будет пользоваться наработками студента по задаче. Иначе вы не получите нужный результат, и время ваше и студента будет потрачено зря.

При постановке задач в одно действие у вас больше шансов получить ожидаемый результат, чем при передаче в работу целого проекта. Лучше большого слона есть по кусочкам!

«За» и «против» сотрудничества со студентами

«За»:

1. Бесплатно, нет финансовых затрат.
2. Возможность освободить время штатных сотрудников для решения более важных задач. Студентам можно доверить решение простых и длительных по времени выполнения задач, не требующих высокой компетенции.
3. Альтернатива аутсорсингу. Хорошо решаются творческие и креативные задачи по дизайну, это позволяет сэкономить средства на работе дизайн-агентства.

«Против»:

1. Временные затраты на работу со студентами, на постановку задач и курирование их выполнения. Нужен постоянный контроль с вашей стороны за качеством выполнения работы.
2. Студенты, как и фрилансеры, могут пропадать, но это реже случается со студентами, пришедшими по рекомендации преподавателей вуза.
3. Короткий период работы со стажерами — всего два-три месяца, после чего нужно искать новых практикантов или переходить на работу за вознаграждение.

Итак, у вас есть понимание, что студентам можно доверить проекты, при этом важно четко разделять проект на простые задачи и контролировать их выполнение. Вы знаете, как и где можно найти студентов-практикантов. Теперь осталось только протестировать формат работы со студентами. Пробуйте, и у вас получится.

Ирина Васютенко

E-xecutive