Табель обліку робочого часу: від обов’язку до відповідальності

Хто має вести табель обліку робочого часу? Як заповнювати сам табель? Скільки часу слід зберігати табель? Яку відповідальність несе роботодавець за неведення табеля? Як його вести під час війни?

Хто має вести табель обліку робочого часу?

Відповідно до ст. 30 Закону України «Про оплату праці» від 24.03.1995 р. № 108/95-ВР (далі — Закон про оплату праці), роботодавець зобов’язаний забезпечити достовірний облік виконуваної працівником роботи і бухгалтерський облік витрат на оплату праці у встановленому порядку. Зауважимо наперед, що ця вимога зберігається і зараз, під час війни. Адже, незважаючи на дозвіл вести кадровий облік на власний розсуд, роботодавець все рівно має вести облік відпрацьованого працівниками робочого часу.

У ФОПів, які мають найманих працівників, завжди постає запитання, чи поширюється ця вимога й на них.

Для відповіді на нього слід звернутися до преамбули до Закону про оплату праці. Його норми поширюються й на роботодавців-ФОП (осіб, які використовують найману працю фізичних осіб на підставі укладених трудових договорів).

Положення про табельний облік робочого часу підприємство має розробити самостійно. У ньому слід передбачити правила ведення табельного обліку (зокрема, як табелювати в разі перенесення робочих днів, як табелювати чергування тощо), оскільки на законодавчому рівні не затверджено відповідних положень чи роз’яснень.

Ведення табельного обліку робочого часу регламентовано наказом Держкомстату України від 05.12.2008 р. № 489 (далі — Наказ № 489) для підприємств, установ та організацій.

Роботодавець-ФОП може максимально спростити типову форму табеля, залишивши в ній тільки необхідні йому показники, але такий документ обов’язково має складатися будь-яким роботодавцем незалежно від його організаційної форми.

Держпраці у роз’ясненнях доводить, що ведення табеля обліку використання робочого часу для підприємств із невеликою чисельністю також є обов’язковим. А ми додамо, що табель ведеться на всіх працівників, зокрема, і на тих, хто відсутній на робочому місці, і у відпустці, і на лікарняному, і мобілізованих, і на тих, хто перебуває на випробному терміні, і сезонних працівників. А от особи, які працюють за цивільно-правовими договорами, у табелі не зазначаються.

Якщо кількість працівників є невеликою, табель можуть вести і фахівці бухгалтерії. На великих підприємствах табель ведуть кадровики або навіть вводиться така посада як табельник (коли багато цехів, структурних підрозділів, різні умови робочого часу тощо). Також ці функції можуть покладатися на керівників підрозділів.

Форма табеля

Форма табеля також затверджена Наказом № 489. Наразі це форма № П-5. Але вона має рекомендований характер, тому за потреби можна застосовувати й іншу форму табеля.

У табелі обліку використання робочого часу робляться відмітки про фактично відпрацьований час, відпрацьовані за місяць години, в т. ч. надурочні, вечірні, нічні години роботи тощо, а також інші відхилення від нормальних умов роботи.

При підсумованому обліку робочого часу допускається розрахунок підсумованого фонду робочого часу за місяць за кожним працівником. При цьому фонд робочого часу не повинен перевищувати нормальної його тривалості.

Держпраці у роз’ясненні наголосила, що в табелі повинні відображатися всі позиції, які застосовуються на підприємстві для працівників. У разі потреби можна застосовувати й іншу форму табеля, і це слід обумовити в Положенні про табельний облік. Але обов’язковим має бути наявність первинного обліку показників щодо використання робочого часу, явок та неявок працівників, які визначено формами державних статистичних спостережень з праці. На це свого часу вказував Держстат у листі від 12.01.2012 р. № 9/4-10/9.

Заповнення табеля

Відповідно до форми кожен табель відкривається 1 числа місяця та повинен бути закритий останнім днем. I двічі передається до бухгалтерії для нарахування заробітної плати.

Згідно з типовою формою № П-5, табель складається з двох частин. У першій проставляються умовні позначення елементів робочого часу з визначеними буквеними та цифровими кодами. У другій наводиться інформація про кожного працівника. При цьому друга частина, своєю чергою, поділена на дві частини. Зокрема, до верхньої частини щодня вносяться відомості про відпрацьовані години або неявки на роботу. У нижній частині умовними позначеннями (кодами) позначають характеристики відпрацьованих годин (години роботи у вихідні та святкові дні, надурочні, нічні тощо) та причини нез’явлень на роботу (різні види відпусток, лікарняні, прогули, простої, страйки, переведення на неповний робочий день тощо).

Строк зберігання

Табель обліку використання робочого часу відповідно до ст. 408 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженому наказом Мінюста від 12.04.2012 р. № 578/5 зберігається на підприємстві 1 рік. Але щодо громадян, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи, мають зберігатися протягом 75 років.

Що є підставою для заповнення табелю робочого часу?

Виходячи з умовних позначень та видів документів кадрового діловодства, підставою для внесення до табеля того чи іншого коду причин неявок на роботу є: накази про відрядження, про відповідні види наданих відпусток, листки непрацездатності (для лікарняних та відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами), в деяких випадках ними можуть бути медичні довідки.

Згідно зі ст. 30 Закону про оплату праці роботодавець зобов’язаний забезпечити достовірний облік роботи, яку виконує працівник. Тому за підсумками кожного місяця за табелем підраховується загальна кількість надурочних і нічних годин, вихідних і святкових днів та визначається загальна кількість днів та годин неявок на роботу, які розшифровують за причинами.

Далі правильно оформлений і засвідчений підписами осіб, відповідальних за його заповнення, табель передають до відділу кадрів. Строк подання табеля кадровику також має бути встановлений у Положенні про табельний облік. Кадровик перевіряє правильність його заповнення на відповідність наказам, розпорядженням та листкам непрацездатності. Відтак кадровик підписує табель і передає його до бухгалтерії для нарахування зарплати.

Табельний номер

Порядок присвоєння табельних номерів законодавчо не встановлено. Тому підприємства мають право розробляти і затверджувати своїми внутрішніми документами порядок присвоєння табельних номерів. Наприклад, у Положенні про табельний облік робочого часу. На практиці роблять так:

• табельні номери присвоюються прийнятим працівникам у момент оформлення прийняття на роботу;
• табельні номери присвоюються кожному новоприйнятому працівникові за зростанням у хронологічному порядку (але табельний номер звільненого працівника не може присвоюватись одразу новоприйнятому працівнику. Він має зберігатися за звільненим протягом часу, встановленого підприємством у Положенні про табельний облік робочого часу. Кожне підприємство самостійно вирішує, яким буде цей строк);
• табельний номер, присвоєний працівникові, не змінюється протягом усього терміну його роботи на підприємстві та зберігається за ним після його звільнення з підприємства;
• табельний номер працівника має складатися тільки з арабських цифр.

Яку тривалість робочого часу встановлювати під час війни?

Наголосимо, що збільшення тривалості робочого дня для робітників, які працюють на вищезазначених об’єктах, не є обов’язковою та відбувається за рішенням керівника у разі потреби.

Щодо скорочення на одну годину тривалості роботи напередодні святкових і неробочих днів, то відповідно до ч. 6 ст. 6 Закону «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 р. № 2136-IX (далі — Закон № 2136) у період дії воєнного стану не застосовуються норми ст. 53 КЗпП щодо скорочення тривалості роботи напередодні святкових, неробочих і вихідних днів.

Призупинення трудового договору під час війни

Відповідно до ст. 13 Закону № 2136 під час війни можна впровадити призупинення дії трудового договору. Ним є тимчасове звільнення роботодавця від обов’язку забезпечувати працівника роботою і тимчасове звільнення працівника від обов’язку виконувати роботу за укладеним трудовим договором.

У табелі обліку робочого часу позначати неявки працівників у разі призупинення дії трудового договору можна такими літерними або цифровими позначеннями:

• «ІН» (цифрове позначення 22) — інший невідпрацьований час, передбачений законодавством (виконання державних і громадських обов’язків, допризовна підготовка, військові збори, донорські, відгул тощо);
• «ІВ» (29) — інші види неявок, передбачених трудовими договорами, угодами;
• «І» (30) — інші причини неявок.

Оскільки форма № П-5, як уже сказано вище, є рекомендованою, підприємство може запровадити й власне позначення, щоб вести облік працівників, трудові договори з якими призупинено.

Відпустка без збереження зарплати під час війни

Наразі працівники можуть за своїм самостійним рішенням взяти відпустку без збереження зарплати на весь час карантину через коронавірус, на час воєнного стану та з 19 липня піти в окремий вид відпустки без збереження зарплати на час війни — через виїзд за межі України. Її тривалість становить не більше 90 к. д. у період дії воєнного стану.

Всі ці види відпусток у табелі робочого часу слід позначити кодом «НА» або «18», оскільки вони надаються за згодою сторін.

Мобілізовані працівники

У табелі обліку використання робочого часу час, протягом якого працівник відсутній у зв’язку з оголошенням часткової мобілізації, має відмічатись умовним позначенням «ІН» — інший невідпрацьований час, передбачений законодавством (виконання державних і громадських обов’язків, допризовна підготовка, військові збори, донорські, відгул тощо).

Якщо роботодавець не має відповідних документів, що підтверджують відсутність працівника, у табелі обліку використання робочого часу такий час відмічається умовним позначенням «НЗ» — неявка з нез’ясованих причин.

Умовні позначення

Умовні позначення, які треба використовувати для заповнення табеля, також установлено Наказом № 489. Вони можуть бути цифрові або літерні. I вони теж мають рекомендаційний характер. Тому в разі потреби умовні позначення можуть бути запроваджені підприємством самостійно, наприклад у Положенні про табельний облік робочого часу. Перелік умовних позначень установлено у самій формі № П-5.

Розгляньмо на прикладах практичне застосування умовних позначень.

Сумісництво та суміщення

Виходячи з умовних позначень, сумісникам треба присвоїти окремий табельний номер (РС). А от для працівників, які працюють у порядку суміщення, окремий табельний номер не надається, оскільки для них це місце роботи так і залишається основним.

Виправлення помилок

Оскільки табель є підставою для нарахування зарплати, то виправлення, підчистки в ньому не допускаються. Але іноді така необхідність виникає, наприклад, коли після заповнення табеля за місяць працівник із запізненням повідомляє про відкриття лікарняного або працівник, перебуваючи у відпустці, захворів та приніс лікарняний уже після закінчення відпустки. Для цього треба скласти коригувальний табель. Порядку його складання теж не затверджено. Тому його доцільно прописати також у Положенні про табельний облік робочого часу. Коригувальний табель має містити правильні дані після подання працівником, наприклад, листка непрацездатності.

Відповідальність

З огляду на норми ст. 265 КЗпП, окремого виду відповідальності для роботодавців за неведення табеля обліку робочого часу не передбачено. Але на практиці Держпраці під час перевірки може оштрафувати у розмірі однієї мінімальної зарплати, встановленої на момент перевірки, як за порушення інших вимог. Щоправда, тільки у разі, якщо роботодавець не виконав припису виправити це порушення у зазначені в приписі строки.

Нагадуємо, що навіть під час війни Держпраці може прийти на перевірку.