Тема трудовых проверок стала топовой с момента увеличения уровня минимальной заработной платы и принятия Закона Украины «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины» № 1774-VIII, которым установлены новые штрафы за нарушение законодательства о труде, а также делегированы органам местного самоуправления полномочия Государственной службы по вопросам труда касательно проведения трудовых проверок.
Последние четыре месяца бизнес сообщество горячо обсуждало возможные варианты оптимизации затрат на оплату труда. Юристы предоставляли консультации, проводились тренинги и семинары, касательно изменений в законодательстве, а власть, тем временем разрабатывала практический механизм реализации закрепленных в законе положений.
26 апреля 2017 года страшный сон работодателей стал явью – Постановлением правительства утвержден Порядок осуществления государственного контроля за соблюдением законодательства о труде.
Со вступлением в силу этого нормативно-правового акта полномочия инспекторов труда расширились, появились новые основания для проведения внеплановых проверок, которые по новому положению называются инспекционными посещениями. Еще одним прогнозируемым последствием станет увеличение количества инспекторов, уполномоченных осуществлять такие посещения, минимум вдвое.
В то же время, проведение трудовых проверок регулируется также Законом Украины «Об основных принципах государственного надзора (контроля) в сфере хозяйственной деятельности», что вероятно приведет к спорным ситуациям и повлечет формирование новой судебной практики в этой сфере правоотношений.
Предприятия, пережившие проверки Государственной службы по вопросам труда в 2017 году отмечают, что изменение политического вектора в этой сфере ощутимо для представителей бизнеса. Трудовые проверки больше напоминают налоговые, требования инспекторов ужесточились, а процент предприятий, прошедших проверки без штрафов ничтожно мал.
Бизнес стал более уязвимым как перед государственной машиной, для которой драконовские штрафы стали источником наполнения бюджета, так и перед недобросовестными конкурентами, которые получили новые возможности добыть информацию, парализовать или уничтожить конкурирующее предприятие.
Как видим, для бизнеса создан микроклимат, в котором по закону джунглей, выживает сильнейший. Чтобы выстоять в новых условиях, необходимо мыслить на перспективу, а также анализировать уже существующий опыт. При проведении контрольных мероприятий на предприятии работодатели совершают типичные ошибки, которые в последствии дорого стоят предприятию, а порою ставят под угрозу его существование. Чего не стоит делать, чтобы не наступать на грабли?
1. Расслабляться, не найдя себя в годовом плане контрольных мероприятий
Зачастую руководители выдыхают с облегчением, не обнаружив предприятия в годовом плане проверок. Но такая радость преждевременна. Плановые проверки не отменяли. Однако, не стоит забывать о внеплановых инспектированиях, оснований для проведения, которых, к слову, стало на порядок больше.
Обращение работника о нарушении законодательства о труде или физического лица – о нарушении в отношении него правил оформления трудовых отношений, решение суда, уведомление органов государственного надзора (контроля), правоохранительных органов, информация от органов Госкомстата, ДФС, ПФУ, профсоюзных организаций, решение руководителя органа контроля по выявлению неоформленных трудовых отношений – и это не полный перечень причин для визита инспектора.
Опасаться стоит внеплановых контрольных мероприятий, которые застают врасплох легкомысленных руководителей и становятся испытанием для бизнеса.
2. Решать проблемы по мере поступления
Часто руководство настолько вовлечено в проекты и решение ежедневных задач, что откладывает в длинный ящик принятие превентивных мер по защите предприятия и подготовке к проверке, считая такие вопросы второстепенными.
Но, наверстать упущенное во время проверки – сложная задача. Пытаясь подготовить недостающие документы за один день, трудно избежать ошибок, а воссоздать документы, подлежащие регистрации, и вовсе невозможно. Непроинструктированный персонал, не сознавая того, навредит предприятию хуже конкурентов. А отсутствие грамотного юриста, готового с первых часов включиться в проверку, лишит работодателя возможности обойти острые углы.
Поэтому, решать проблемы по мере поступления, не лучшая идея в этой ситуации. Что бы избежать ущерба по результатам проверки, готовить предприятие нужно заблаговременно.
3. Не допускать инспектора к проверке
Пожалуй, у каждого предприятия есть «маленькие тайны», о которых инспектору лучше не знать. Иногда руководители принимают решение не допускать инспектора к проверке без законных на то оснований, ошибочно полагая, что таким образом скроют правонарушения и уйдут от ответственности. Но это не так.
За недопуск инспектора к проведению проверки по вопросам соблюдения законодательства о труде законом предусмотрен штраф – 9 600 гривен, а за недопуск к проверке по вопросам выявления неформальных трудовых отношений – 320 000 гривен.
Кроме того, уплата штрафа вовсе не означает, что инспектор не придет на предприятие повторно.
Закон запрещает повторное проведение плановых проверок предприятия одним и тем же контролирующим органом в течении планового периода или повторных внеплановых проверок по тем же фактам, что были основанием их проведения. Но, поскольку из-за недопуска инспектора проверка не состоялась, у контролирующего органа есть все законные основания для проведения повторной проверки.
Подобное решение работодателя целесообразно лишь в том случае, если сумма штрафов за правонарушения, выявленные инспектором во время проверки, превысит сумму штрафа за недопуск инспектора к проверке, а выигранное время позволит работодателю устранить нарушения.
Отсутствие предприятия по местонахождению (адресу, указанному в ЕГРПОУ, других документах, послуживших основанием для проведения посещения) квалифицируется, как недопуск инспектора к проверке или препятствование в проведении.
4. Допускать инспектора к проведению контрольного мероприятия без проверки документов
Закон предоставляет предприятию право не допускать инспектора к проведению контрольных мероприятий в случае отсутствия или ненадлежащего оформления служебного удостоверения или направления на проверку.
Кроме того, отказ инспектора внести информацию о проверке в журнал регистрации проверок – законная причина недопуска к проведению проверки.
Казалось бы, ничего сложного, но на практике бывают случаи, когда переволновавшись, растерявшись или по незнанию, руководитель допускает инспектора к проверке, не посмотрев удостоверение, не переписав данные инспектора или не получив направления на проведение проверки.
Чем это чревато? Во-первых, допуск инспектора к проверке лишает работодателя возможности в дальнейшем ссылаться на такие обстоятельства и требовать на этом основании прекращения проверки.
Во-вторых, не проверив документы и не удостоверившись в том, что на пороге предприятия действительно инспекторы труда, существует риск впустить на предприятия мошенников, что может повлечь утечку информации, материальный ущерб, хищение документов и т.д.
Государственная служба по вопросам труда официально заявила, что предприятия в Киевской, Львовской, Одесской, Днепропетровской, Житомирской и Полтавской областях стали жертвами мошенников, которые под видом инспекторов труда угрожали большими штрафами и требовали взятки с предпринимателей.
5. Скрываться от инспектора, рассчитывая на отсрочку проверки
Согласно законодательству, контрольные мероприятия на предприятии проводятся в присутствии руководителя или лица, уполномоченного руководителем.
Порою руководители, не назначая себе замены, задним числом оформляют отпуск, уходят на больничный или якобы уезжают в командировку, рассчитывая избежать проверки или выиграть время.
Но как показывает практика, такие маневры неэффективны. Контролирующие органы считают, что в подобных случаях руководитель обязан позаботится о назначении уполномоченного лица (в.о. руководителя, заместителя руководителя, физического лица по доверенности) и квалифицируют это, как препятствование в проведении проверки. Таким образом, вместо отсрочки руководитель получает штраф.
6. Пренебрегать подготовкой персонала
Часто, готовясь к проверке, работодатели концентрируются на подготовке кадровой и бухгалтерской документации, не придавая должного значения подготовке персонала. Зря!
Сотрудники – кладезь информации для инспектора. Непроинструктированные сотрудники – бесценный кладезь!
На предприятиях работают специалисты разного профиля, зачастую очень далекие от юриспруденции. Согласитесь, секретарь, курьер, охранник, уборщица, системный администратор, менеджер среднего звена скорее всего не процитируют наизусть законы, а вот поведать о делах предприятия внушающему доверие государственному служащему, могут многое.
Казалось бы, безобидный разговор на перекуре о кредитах и задержках зарплат, трудностях в оформлении визы из-за маленькой официальной зарплаты, брошенная фраза об усталости из-за работы допоздна, может обернуться предприятию в кругленькую сумму.
Поэтому инструктаж персонала касательно их прав, категорических табу и порядка действий при проверках – пункт номер один при подготовке предприятия. Информация сотрудникам может быть донесена в виде инструкции, где прописан алгоритм действий сотрудников при проверке, на тематическом тренинге или семинаре, проведенном юристом или в крайнем случае самим руководителем на собрании коллектива.
7. Предоставлять инспектору все запрашиваемые документы
Еще одна ошибка работодателей – предоставление всех запрашиваемых инспектором документов. Часто инспекторы просят предоставить больше документов, нежели требуется для проверки.
Инспектор имеет право знакомиться и делать копии с любых книг, реестров и документов, ведение которых предусмотрено исключительно законодательством о труде и которые содержат информацию касательно предмета инспекционного посещения.
Чем больше документов предоставит работодатель, тем выше шансы инспектора найти в них погрешность. Лишняя информация может стать поводом для дальнейших объяснений.
8. Указывать инспектору на ошибки
Инспекторы такие же люди, которым свойственно ошибаться. Но указывать проверяющему на ошибки не стоит по двум причинам.
Во-первых, излишняя дотошность и придирчивость работодателя вызовет негативные эмоции у представителя контролирующего органа, что отразится на ходе проверки.
Во-вторых, ошибки инспектора – это козырь работодателя. Чем больше процедурных ошибок допустит проверяющий во время инспекционного посещения, тем выше шансы работодателя оспорить результаты проверки. Поэтому, ошибки инспектора фиксируются, а не озвучиваются.
9. Подписывать акт проверки без изложения замечаний
По окончанию проверки инспектор составляет акт, который содержит информацию о выявленных нарушениях и подлежит подписанию руководителем или уполномоченным лицом предприятия.
Часто руководители подписывают такой акт, подтверждая своей подписью согласие с его содержанием, а после консультаций с юристами, пытаются его оспорить. В таком случае процедура обжалования усложняется, ведь, как говориться, после драки кулаками не машут.
Дабы не ставить себе палки в колеса, руководитель должен внимательно изучить акт и в случае наличия в нем информации, что не соответствует действительности или которая в последствии может быть обжалована, подписывать акт, предварительно изложив к нему замечания.
Если для формулировки замечаний нужно время или юридическая помощь – спасает примечание к подписи «С информацией, изложенной в акте не согласен, замечания будут поданы в установленном законом порядке» – согласно закону замечания, могут быть поданы на протяжении трех дней с даты подписания акта.
10. Отказываться от подписания акта проверки
Некоторые работодатели ошибочно полагают, что, отказавшись от подписания акта проверки, у них не возникнет обязательства по оплате штрафов за выявленные и зафиксированные в акте правонарушения.
На деле же, инспектор отправит работодателю указанный акт рекомендательным письмом, и не получив обратно подписанный экземпляр на протяжении трех дней с дня доставки, составит акт об отказе от подписания.
Отказ руководителя предприятия или лица уполномоченного руководителем от подписания акта без указания причин фактически приравнивается к согласию с информацией, отображённой в нем, и как следствие наложению на предприятие штрафа.