Товарний документообіг в роздрібній торгівлі

В роздрібній торгівлі (далі по тексту – РТ) відносно небагато видів операцій, але частота їхнього повторення іноді може вражати. Тож для більш оперативної обробки інформації цей процес треба автоматизувати по максимальному.

Держава завжди дуже прискіпливо контролювала обіг готівкових коштів і штрафи за порушення норм, які встановила дуже високі і підчас не зовсім обгрунтовані.

Роздрібну торгівлю можна розділити на два блоки:

1. Завезення товару в торговельну точку;
2. Реалізація товару кінцевому споживачу.

Документи які будуть задіяні при цьому теж можна розділити на:

• Документи внутрішнього обліку (накладні, оборотні відомості, товарні звіти і т.п.);
• Документи які видаються безпосередньо покупцю (чеки, гарантійні талони і т.п.).

Іншими операціями, які можуть відбуватися в РТ є: повернення товару, переоцінка товарів; передача товара з торговельної точки на склад або іншу торговельну точку, недостача або надлишок товарів. Всі ці операції оформлюються документами внутрішнього обліку.

Перед тим, як перейти до розгляду документів, які застосовуються в РТ давайте згадаємо, які бувають форми бланків цих документів.

Бланки документів бувають:

• Бланки суворої звітності. Вони мають затверджену форму, яку не можна змінювати самостійно і особливу нумерацію. Продаються такі бланки з обов’язковою ідентифікацією покупця. До них наприклад відносять: проїзні документи, поштові марки, чекові книжки, поліси страхування тощо.
• Типові бланки. Такі бланки можна відозмінювати в залежності від своїх потреб. Типові форми бланків, як правило затверджуються Держстатом. Форми документів, по яким немає уніфікованих форм, суб’єкти господарювання можуть розробляти самостійно. але з урахуванням норм законодавства.
• Галузеві;
• Рекомендовані.

Але будь який первинний документ повинен мати обов’язкові реквізити:

• найменування документа;
• дату і місце складання;
• назву підприємства;
• зміст та обсяг господарської операції, яка фіксується таким документом;
• посади осіб, відповідальних за здійснення такої операції;
• підпис або інші дані, які дають змогу ідентифікувати відповідальну особу.

Документи, які підтверджують надходження товарів.

Товари в роздрібну мережу можуть потрапити з декількох джерел:

• зі складу – накладна на внутрішнє переміщення, ТТН, документи, що підтверджують якість товару;
• напряму від постачальників – накладна, ТТН, документи, що підтверджують якість товару;
• з іншої торговельної точки – накладна на внутрішнє переміщення;
• шляхом закупівлі у населення – закупівельний акт чи закупівельна відомість
• прийом на комісію.

Накладна на товар

Якщо бути дуже прискіпливим, то під кожну  видаткову накладну від постачальника потрібно виписувати прибутковий ордер. Зразок якого наведено нижче.

При великій кількості документів від постачальників складання прибуткових ордерів може займати досить багато часу, тому багато роздрібних продавців оприбутковують товар на підставі  видаткових від постачальників. Сенс у цьому є, тому що інформація що в документах від постачальника, що в прибутковому ордері ідентична (звісно, якщо немає розходжень в кількості при прийомі товару).

Надходження товару зі складу або з іншої торговельної точки оформлюється накладною на внутрішнє переміщення чи звичайною накладною.

Ціноутворення

В пункти продажу товари поступають за продажними цінами, які формуються суб’єктами господарювання самостійно. Інформація про ціни наводиться в видатковій накладній. або накладній на внутрішнє переміщення. Як повідомити про ціни покупців? Це робиться шляхом розміщення цінників біля товарів, або прейскуранта.

При цьому прейскуранти цін обов’язково підписуються працівником відповідальним за формування таких цін і завіряються печаткою. Якщо застосовується РРО і інформація про ціни зберігається в пам’яті РРО, це робити не потрібно.

Документи, які підтверджують продаж товарів.

Основним документом, який підтверджує факт продажу товарів – є стрічка РРО. Вона складається з двох частин: чеків (які видаються покупцям) і контрольної стрічки. В оперативній пам’яті РРО зберігається інформація про кількість  проданих товарів за день. В кінці дня можна зробити звіт по товарах і побачити скільки ви продали за день.

Якщо РРО не застосовується, то узагальнення інформації про кількість проданих товарів може зайняти дуже багато часу. Для узагальнення інформації застосовують оборотну відомість. Такі відомості є підставою для відображення операцій по вибуттю.товарів в аналітичному обліку.

Більш узагальнюючим документом , який дозволяє проконтролювати рух товарів є товарний звіт.

К товарному звіту повинні бути прикладені всі первинні документи, на підставі яких був отриманий та реалізований (або кудись переданий) товар.

Потім цей звіт передається безпосередньо бухгалтеру, який перевіряє правильність складання звіту, всіх первинних документів, які до нього додаються, відповідність товарних залишків, які вказані в звіті з даними обліку, правильність арифметичних розрахунків, відповідність суми виторгу.

Якщо все правильно, бухгалтер приймає даний звіт до обробки і проводить його в обліку.

З продавцем власник торговельної точки може заключити договір про повну матеріальну відповідальність. Даний договір можна заключити лише з особами, які займають певні посади і виконують певні роботи (Перелік індівідуально відповідальних). Якщо на торговельній точці працює декілька продавців, то в такому випадку можна заключити Договір про колективну матеріальну відповідальність.

Автор статті: бухгалтер-експерт ТОВ “БУХКОНСАЛТ” Піскун А.Є.