Три шага к сокращению трат в большой компании

Список журнала Fortune 500 был впервые опубликован в 1955 году. В него вошли 500 крупнейших, на то время, американских корпораций. К 2020 году только 55 из них остались в списке. Остальные исчезли, обанкротились или были поглощены. Средняя продолжительность жизни компаний из списка S&P 500 в пятидесятых годах ХХ века составлял около 60 лет. В 2020 — менее 20. То, что происходит сейчас, иногда называют «цифровым дарвинизмом». Новые технологии появляются все быстрее и спрос на рынке меняется с возрастающей скоростью. Выживают только те компании, которые быстрее других адаптируются к изменившимся условиям и новым технологиям.

Ниже — три простых способа сократить расходы, сделать бизнес более технологичным и повысить шансы на выживание компании в это не самое спокойное время. 

Сократите затраты на «железо», используйте облачные технологии

Согласно данным Gartner, за пять лет с 2018 по 2020 год, мировой рынок облачных сервисов вырастет на 80% и достигнет $331 млрд. При этом 40% американских компаний собираются выделить дополнительное финансирование на облачные хранилища и SaaS (software as a service — программное обеспечение как услуга). По подсчетам аналитиков, в случае перехода на облачные технологии Украина могла бы сэкономить около 40% бюджетных денег, которые выделяются на закупку и обслуживание серверного «железа» в госсекторе.

Облачные решения дешевле, удобнее и надежнее, чем содержание собственных серверов. Провайдер сам берет на себя заботу о хранении, безопасности и бэкапах данных, при этом клиенты имеют доступ к информации и софту 24/7 с любого устройства, а не только с офисного десктопа. 

Хранить данные в облаке можно не только на мощностях стороннего провайдера. Особо крупные корпорации идут по пути создания собственных частных облачных хранилищ. 

Провайдеров облачных сервисов много и число их постоянно растет. Есть Dropbox, Amazon S3, Microsoft Azure, Google Drive, есть и украинские операторы, такие как GigaCloud.

Замена традиционного, требующего установки программного обеспечения, на SaaS (software as a service — программное обеспечение как услуга) также поможет сократить расходы. Минимальный бизнес-пакет офисных программ G Sute от Google обойдется в $6 за пользователя в месяц. Облачная версия всем известного пакета MS Office — Microsoft 360 стоит $5 в месяц за одного пользователя.

Внедряйте электронный документооборот

Системы электронного документооборота (далее ЭДО) — это веб-решения, которые позволяют управлять документами предприятия онлайн. Для их подписания используется квалифицированная электронная подпись. Ее легко можно получить у одного из квалифицированных поставщиков электронных доверительных услуг. Их список можно найти на сайте Центрального удостоверяющего органа Украины. 

Внедрение систем ЭДО позволяет экономить время и минимум в десять раз сократить расходы на печать, отправку и хранение документации. Кроме того, все уполномоченные сотрудники будут иметь доступ к документам 24/7, где бы они не находились. 

ЭДО может быть внутренним и внешним. Внутренний — это организационно распорядительная документация предприятия. Подобное решение, необходимо в первую очередь средним и крупным организациям с большим количеством сотрудников. В качестве примера системы внутреннего ЭДО можно привести программный продукт Megapolis.DocNet от компании InBase. Это решение уже много лет действует во многих государственных и частных предприятиях Украины.

Система внешнего ЭДО необходима для предприятия любого масштаба. С ее помощью можно перевести в «цифру» документооборот с контрагентами и забыть о том, что такое потеря документов, несвоевременное согласование и задержки при пересылке. Подписанные квалифицированной электронной подписью договоры, счета, акты, соглашения, заявки имеют такую же юридическую силу, как и бумажные.  

Решений для внешнего ЭДО на Украинском рынке представлено много. Есть отраслевые, такие как недавно запущенное Министерством инфраструктуры DocsET. Они интегрировано с государственными транспортными сервисами и реестрами. Для мелкого бизнеса с небольшим документооборотом подойдет бесплатная система Paperless. Для среднего и крупного предприятия больше подойдет система внешнего ЭДО Deals от Intecracy Deals. В ней присутствует широкий функционал, позволяющий настраивать систему под нужды предприятия с большим количеством департаментов и пользователей. Кроме того, ее легко можно интегрировать другими системами учета и управления бизнес-процессами компании.

Сократите затраты на аренду и содержание офисов

Еще пару месяцев назад масс-медиа бодро писали о преимуществах удаленной работы, но в последнее время начали появляться и более настороженные публикации. По данным исследования, опубликованного Harvard Business Review, рабочий день сотрудников при удаленном графике увеличивается в среднем на четыре часа в неделю. Правда, в исследовании не уточняется, сколько в среднем люди тратили на дорогу, когда работали в офисе. 

Очевидно, что удаленная работа подходит не всем. Тем не менее, Google, Facebook и Twitter уже объявили о том, что не будут возвращать персонал в офисы до 2021 года. По данным отчета Gartner, 74% компаний собираются перевести часть сотрудников на удаленный режим работы даже после полного окончания карантина. В опросе приняли представители 300 крупных компаний со всего мира, так что тенденция — очевидна. 

Глобальный карантин был социальным экспериментом, в результате которого стало ясно — большинство людей вполне могут справляться со своей работой не выходя из дома. 

При переводе сотрудников на «удаленку» можно сократить не только затраты на аренду. Если верить статистике, средний офисный служащий расходует около 10000 листов А4 в год. Получается 2000 грн в год на одного сотрудника при цене одной пачки А4 около 100 грн. Плюс расходные материалы и техобслуживание принтеров и сканеров. При этом 45% распечатанных документов к концу отправляется в корзину, а 20% заданий на печать вообще не извлекается из принтеров. 

Экономический эффект от сокращения арендуемых площадей и практики удаленной работы очевиден.

Автор: Евгений Загладько — бизнес-журналист, специалист по развитию бизнеса.