При загубленні трудової книжки потрібно звернутися за місцем останньої роботи та написати заяву про втрату. Не пізніше ніж за 15 днів після заяви роботодавець має видати працівникові нову трудову книжку з написом «Дублікат».
Втрата документів завжди неприємна, а трудова книжка є одним із найважливіших документів громадянина, бо підтверджує його трудову діяльність та служить для встановлення загального, безперервного й спеціального стажу. Тому ставитися до неї необхідно уважно, як і до інших особистих документів.
Порядок ведення трудових книжок регулюється Інструкцією про порядок ведення трудових книжок працівників (далі – Інструкція), затвердженою наказом Міністерства юстиції України, Міністерства соцзахисту України та Міністерством праці Ураїни від 29.07.1993 р. №58.
Відповідно до п. 5.1, 5.2 Інструкції, якщо трудову книжку загублено, то в першу чергу потрібно звернутись за місцем останньої роботи, запис про що був останнім у трудовій книжці, та написати заяву про втрату трудової книжки. Не пізніше ніж за 15 днів після заяви, а в разі ускладнення – в інші строки, власник або уповноваженим ним орган видає працівникові нову трудову книжку з написом «Дублікат», який робиться у правому верхньому куті першої сторінки.
«Нова» трудова книжка заповнюється за загальними правилами: у розділи «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження» і «Відомості про заохочення» при заповненні дубліката відповідно вносяться записи про роботу, також, про нагородження і заохочення за місцем останньої роботи на підставі раніше виданих наказів та(або) розпоряджень.
Відповідно до п. 5.3 Інструкції у разі, коли працівник до влаштування на підприємство (установу, організацію), яке видає дублікат трудової книжки, вже працював, при заповненні «трудової» в розділ «Відомості про роботу» вноситься запис про загальний стаж його роботи до влаштування на це підприємство.
Загальний стаж роботи, що не підтверджується документами, записується сумарно, тобто зазначається загальна вартість років, місяців, днів роботи без уточнення, на якому підприємстві, в які періоди часу і на яких посадах працював у минулому власник трудової книжки.
Після цього записується загальний стаж, підтверджений належно оформленими документами, по окремих періодах роботи, а саме:
- зазначається дата прийняття на роботу;
- пишеться найменування підприємства, де працював працівник, а також цех (відділ) і посада (робота), на яку було прийнято працівника;
- якщо з поданих документів встановлено, що працівник переводився на іншу посаду на підприємстві, то про це також робиться відповідний запис.
Запис у дублікаті трудової книжки відомостей про роботу за сумісництвом та за суміщенням професій здійснюється за бажанням працівника. Знов ж таки, така робота має бути підтвердження документами для детальнішого висвітлення стажу.
На цьому етапі слід вирішити чи достатнє «на майбутнє» зазначення загального трудового стажу.
Якщо ж громадянину необхідно мати перелік займаних посад – доведеться звернутися до попередніх працедавців із заявою про видачу документів, які будуть підтверджувати стаж роботи і посади на відповідному підприємстві.
Документами, що підтверджують загальний стаж, є довідки підприємств, установ, організацій, які уточнюють характер роботи.
Мають місце випадки, коли на момент звернення підприємство де працювала особа вже ліквідовано. В такому випадку довідки, що підтверджують загальний стаж можуть бути видані правонаступниками таких підприємств.
Отримавши уточнюючі довідки, Ви подаєте заяву про видачу дублікату трудової книжки за останнім місцем працевлаштування і підтверджуєте свій попередній стаж роботи, а також, займанні посади цими ж довідками.
У випадках, коли немає куди звертатися, зв’язку з ліквідацією підприємства, Ви можете звернутися до архіву, в якому зберігаються вся документація «ліквіданта», за довідкою. Для цього Вам потрібно написати запит про надання архівної довідки або архівної копії документа із зазначенням його пошукових даних (ким і коли був виданий документ та його номер) і мати при собі документ, що засвідчує особу, якої стосується предмет запиту. Для отримання архівних довідок про стаж роботи, про підтвердження трудового стажу, про атестацію робочих місць – до заяви додається копія сторінок трудової книжки із записами по запитуваному підприємству або, у разі відсутності такої – зазначаються записи трудової книжки (вказуючи назву підприємства, її зміни (перейменування), дати прийняття та звільнення з роботи, номери наказів, перелік займаних посад). Довідка з архіву видається протягом тридцяти днів (у разі ускладнень – не більше сорока п’яти).
Якщо ж документів у архіві не зберіглося, трудовий стаж можна встановити рішенням суду. Для цього слід подати позов про встановлення факту, який має юридичне значення. Алгоритм дій наступний: звернутися до пенсійного фонду з заявою про надання інформації про те, чи перераховувались у період Вашої роботи в організації соціальні внески, у який період і у якому розмірі, та надати Вам роздруківки сплачених страхових внесків; отримати відповідь на заяву (протягом тридцяти днів); звернутися до суду із заявою про встановлення факту із доданням інформації з пенсійного фонду.
