Управление персоналом в ERP ODOO: карточка сотрудника, найм и учет посещаемости

“Давным давно в бизнес-школах считалось, что этот вопрос должен поставить студента в тупик. Звучал он так: “Ну, кто важнее всего? Ваши сотрудники, акционеры или клиенты?” Но это никакая не загадка. На первом месте должны быть сотрудники. И если вы хорошо к ним относитесь, то угадайте что произойдет? Клиенты будут возвращаться вновь и вновь, и это будет радовать ваших акционеров. Начните с сотрудников, все остальное приложится”.   Херб Келлехер,генеральный директор Southwest Airlines (WN)

Зачем автоматизировать HR бизнес-процессы

Управление персоналом наверное является одним из самых важных процессов в организации, которая задумывается о своем будущем. Ведь именно от того как выстроены процессы управления персоналом напрямую зависят результаты роботы компании.

HR директор (раньше его называли попроще – начальник отдела кадров) является одним из ключевых лиц в организации.  Наряду с финансовым директором  он является одним из ключевых специалистов в управлении затратами компании. У многих организаций затраты на оплату труда и прочие активности в отношении персонала являются львиной долей в структуре их затрат. Кроме того не стоит забывать про то во сколько обходится компании поиск персонала и его увольнение.

Многие компании задумываются об автоматизации своих процессов по управлению персоналом и рынок предлагает для этого много решений, которые могут быть нацелены только на это (например – hurma.work) либо модуль управления персоналом является частью большой системы (ERP).

Мой опыт общения и опыт моих коллег показывает, что у отечественных HR при внедрениях ERP ODOO (и не только) может быть очень спецефическое представление об автоматизации своих процессов, что может усложнить внедрение, а порой получить на выходе красивую, но нежизнеспособную систему.

Если говорить о месте HR процессов, то они относятся к сервисным (обеспечивающим) процессам важной задачей которых является снабжать ресурсами основные процессы и процессы управления.

Зачастую, HR бизнес-процессы слабо формализованы либо не формализованы вообще. Даже наличие должностных инструкций и других регламентирующих документов, абсолютно не гарантирует их соблюдение. А самым распространенным на сегодняшний день инструментом автоматизации является — отсутствие автоматизации. В работе используются Excel файлы, быстро собранные базы на Access, документы Google и др. Это в результате негативно влияет на эффективность управления персоналом и нивелирует работу кадровика.

Среди основных процессов которые автоматизируются при внедрениях каких-либо систем можно выделит:

• кадровое делопроизводство,
• управление талантами,
• компенсации и льготы,
• обучение и развитие,
• коммуникации,
• рекрутинг,
• адаптация,
• оценка.

В этой статье я хочу начать рассказывать про возможности системы, которые можно использовать для управления кадрами. Так как этих инструментов много и все их вместить в рамки одной статьи не представляется возможным то начать я хочу со следующих вопросов:

• заполнения карточки сотрудника;
• какие в системе есть инструменты для найма сотрудника (рекрутинг);
• заведения контракта с сотрудником;
• учет посещаемости и в частности рассмотреть модуль “Посещаемость”

Сразу хочется отметить, что существующий функционал может быть быстро адаптирован по особенности процессов компании, которые могут сильно отличаться от стандартных процессов.

ERP ODOO предлагает своим пользователям полноценную Human Resource Management систему, которая позволяет автоматизировать практически любые процессы связанные с персоналом, а именно найма, отбора, привлечения персонала, обеспечения ориентации, обучения и развития, оценки их работы, определения вознаграждения и предоставления льгот, мотивации, поддержания надлежащих отношений с каждым членом команды и обеспечения безопасности работы за счет применения программ для HR и HR-аналитики.

Кроме того модуль HR тесно интегрирован с другими сегментами системы: проектами, продажами, закупками, финансами и учетом, что делает систему комлексной и покрывающей все процессы компании.

Учет сотрудников

И давайте сначала рассмотрим карточку сотрудника – она является одной из ключевых в системе и может в себе аккумулировать практически всю информацию о сотруднике (включая заключенные договора, отгулы, начисленную зарплату и пр.).

На первой вкладке содержится информация об опыт работе сотрудника, его образовании и навыках. В верхней части карточки содержится контактная информация, информация о том в каком подразделении работает сотрудник и кто его непосредственный руководитель. Вверху находится панель смарт кнопок, по которым можно перейти в:

• Заключенные договора, которые определяют условия для начисления заработной платы;
• Закрепленное за сотрудником оборудование;
• Проектные табеля по учету рабочего времени;
• Зарплатные ведомости и другую информацию.

Во второй вкладке накапливается информация про рабочий адрес сотрудника (в каком офисе работает), кто утверждает заявки на отгулы и на расходы и кто является ментором сотрудника, а также информация о рабочем графике сотрудника и в каком часовом поясе он работает. Справа видна структура подчинености сотрудника в организации.

В третье вкладке содержится информация о гражданстве, членах семьи, семейном положении и личная контактная информация.

В четвертой вкладке указывается к какому пользователю системы относится сотрудник (некоторые сотрудники могут не иметь привязанного пользователя), данные о приеме сотрудника на работу и сколько он проработал в организации. А также информация о индентификаторе для учета посещаемости сотрудников. Если компания использует проектное управлление и пользуется функционалом табелей – то тут можно задать стоимость по табелю сотрудника.

Также карточка сотрудника может содержать в себе данные необходимые для расчета заработной платы в каждой конкретной стране. Например для Украины это может быть информация об инвалидности и процент оплаты больничных (в зависимости от трудового стажа).

И давайте теперь проживем жизненный цикл практически любого сотрудника в компании и отобразим его в системе.

Кадровое планирование и подбор персонала

Кадровое планирование – определение потребности компании в количестве сотрудников определенного уровня квалификации, а также периода их использования с учетом целей компании.

В кадровом делопроизводстве документом который определяет потребность компании в персонале является штатное расписание, в котором перечисляется сколько и какой специальности нужно сотрудников в конкретный период времени нужно компании. Этот документ хорошо известен как кадровикам, так и бухгалтерам.

В Odoo такую функцию выполняет “Вакансия” (job position), которая содержит в себе информацию про то какая должность есть в компании, сколько человек работает на этой должности и сколько еще необходимо.

Давайте представим, что в нашей воображаемой компании возникла необходимость найма двух новых сотрудников на новую должность “Менеджер по продажам”. Создаем в системе новую должность и отмечаем в ней, что мы ищем сотрудников на эту должность.

После чего начинается поиск сотрудников. Менеджер по персоналу размещает информацию о вакансии в интернете, к вакансии он может прикрепить ссылку на рекрутинговую форму (анкету), которую должен будет заполнить потенциальный сотрудник. Для того чтобы понять, с какого сайта кандидат перешел на эту анкету в системе есть возможность создать под каждый источник ссылку с utm-меткой

Перейдя по ссылке сотрудник попадет на форму анкеты,  которую он заполняет и отправляет. После отправки данная анкета отобразится в системе

Кандидата конечно же можно создать вручную, если менеджера по персоналу заинтересовало какое-то резюме и он хочет пригласить кого-то на собеседование.

Если мы “провалимся” в карточку  соискателя, то мы увидим всю информацию о нем:  контактную информацию, на какую должность претендует кандидат, каков размер предлагаемой и ожидаемой заработной платы.

Дальше кандидат на должность начинает свой путь по воронке найма: первое собеседование, второе собеседование, предложение работы и т.д. Все эти этапы настраиваются под процесс найма компании. При этом к карточке соискателя может быть прикреплен опросник, который может заполнять как соискатель, так и менеджер по персоналу

Прямо в карточке соискателя ему можно назначать следующие даты собеседований и эти даты будут попадать в календари всех сотрудников компании которые должны присутствовать на собеседовании.

Если кандидат подошел на должность прямо из этой карточки можно создать в системе нового сотрудника, в карточку которого перенесется ранее заполненная информация:

После создания карточки сотрудника мы можем создать контракт, в котором сможем указать условия на которых будет работать сотрудник.

В частности здесь мы указываем дату начала контракта, продолжительность испытательного срока, размер заплаты, график рабочего времени, размер компенсаций в месяц и по каким правилам будет насчитываться заработная плата. После перевода контракта в статус “Действующий” мы можем использовать его данные для начисления ЗП.

Учет посещаемости

Учет посещаемости в системе может вестись с помощью разных инструментов: табелей учета рабочего времени, отдельного модуля “Посещаемость” либо путем регистрации отсутсвий сотрудника на рабочем месте через функционал “Time-off” (будет рассмотрен в отдельной публикации). Давайте в качестве примера расмотрим функционал модуля “Посещаемость” (Attendance).

Этот функционал может быть интегрирован с пропускной системой и фиксировать приход/уход сотрудников автоматически (при использовании пропускной системы на предприятии)

В отдельном пункте меню есть возможность посмотреть история посещений сотрудников

Также в системе есть режим Kiosk, который позволяет записывать посещаемость любого сотрудника путем сканирования его бейджа (номер которого прописывается в карточке сотрудника) либо выполнив поиск по имени. Сам бейдж можно распечатать из карточки сотрудника.

Подытожим

Я рассмотрел лишь часть инструментов которые есть в ERP ODOO для управления персоналом и продолжу эту тему в следующих публикациях. Сейчас же хочется отметить, что управлению персоналом отведено в системе много места и это не удивительно – управление человеческими ресурсами является обязательным условием выживания компании на рынке и если этим вопросом пренебрегать, то такая компания долго на этом рынке не задержится.

Источник: Блог консультанта