Проектное управление все больше и больше находит отклик в жизнедеятельности компаний и внедрение такой практики приносят свои плоды. Ведь что является проектом? Это не только разработка какого-то приложения или внедрение какой-то IT системы, проектом по сути является любая деятельность направленная на создание какого-то продукта, услуги или достижения результата. Для строительной компании – это строительство дома, для компании занимающиеся организацией мероприятий – это подготовка и проведение мероприятия, а для юридической фирмы – это работа над запросом клиента. Так или иначе для того чтобы что-то произвести или получить результат нам необходимо задействовать какие-то ресурсы: материальные, трудовые или денежные. Хаотичное использование ресурсов приводит к удлинению сроков проекта либо к увеличению его стоимости, что негативано сказывается на рентабельности компании.
Поэтому компании и ищут что-то, что поможем им упорядочить работу и как-то ее нормализировать. Рынок сейчас предлагает массу систем для управления проектами и перечислять их сейчас просто нет смысла. Если кому интересно ознакомиться с предложениями на рынке, то обзор таких решений вы можете найти по ссылке.
Целью же этой статьи будет познакомить вас с функционалом по управлению проектами доступным в ERP ODOO. Его я хочу показать на примере 2-х версий системы: 11 и 13. Сначала мы познакомимся с базовым функционалом, доступным в бесплатной версии системы, а потом дам краткий обзор более “раскачанной” версии.
Управление проектами в ODOO 13
Так как ODOO является ERP системой, то управление проектами это лишь небольшая ее часть. Проекты могут быть тесно интегрированы в первую очередь с учетом (ведь необходимо отслеживать рентабельность проектов), CRM и продажами (ведь как правило проект стартует после того как к нам поступил запрос от клиента), кадрами (ведь ведение проекта подразумевает задействование трудовых ресурсов). Также в случае необходимости их можно интегрировать с производством, событиями и прочими сегментами системы.
Итак, для того чтобы у нас в системе появились “Проекты” нам необходимо установить соответствующий модуль. В настройках для расширения функционала в случае необходимости нам можно включить “Табеля учета рабочего времени” и “Подзадачи”. Табеля нам нужны для того чтобы фиксировать потраченное время по поставленным задачам, а подзадачи нам нужны для упорядочивания наших задач и возможности разбивать их на более мелкие задачи.
Базовый функционал достаточно скудный, особенно если его сравнивать с прокачанной версией системы. Но не смотря на это оно уже позволяет закрыть большую часть потребностей компании.
Для того чтобы было более интересно давайте проживем в системе какой-то кейс.
Кейс (от англ. case — «обстоятельства») — реальный случай, на котором разбираются теоретические идеи
Давайте представим, что мы компания которая занимается организацией мероприятий (event) и к нам поступил запрос на организацию проведения мероприятия. Данный запрос попадает к нам в CRM, и после того как мы убедились, что этот запрос реальный мы берем его в работу. Перед тем как клиенту будет выставлено коммерческое предложение должен быть выполнен ряд задач.
Создание проекта
Итак после поступления запроса мы создаем в системе проект под названием “Проведение мероприятия 15.06.2020” и указываем в его настройках:
- Кто является руководителем данного проекта – то есть кто из сотрудников компании ответственный за проведение и организацию данного мероприятия;
- Для кого будет видимым данный проект – есть несколько вариантов: для всех, для приглашенных либо для портального пользователя (клиента). Про последнюю настройку надо рассказать чуть детальнее. Если вы хотите дать своему заказчику доступ в свой проект для того чтобы он мог например отслеживать статус задач по проекту, то для такого контакта предоставляется портальный доступ и клиент будет заходить на ваш сайт и видеть состояние своего проекта и задач по нему.
- Как будут называться задачи по вашему проекту;
- Кто заказчик данного проекта;
- Будут ли использоваться табеля по учету рабочего времени для этого проекта;
- Какой график работы будет использоваться по этому проекту.
Проекты в системе очень тесно связаны с аналитическим учетом. Если в настройках системы включена опция “Аналитические счета”, то при создании проекта автоматически создается аналитический счет с таким же именем и на нем у нас могут накапливаться доходная и расходная часть по этому проекту, ну и как результат появляется возможность дать ответ на вопрос “А прибылен ли был этот проект?”. Но об этом чуть позже.
Задачи
В нашем проекте задействован ряд исполнителей, которым в рамках этого проекта ставятся задачи, которые должны быть выполнены в определенный срок. Задача назначается непосредственно на исполнителя. Для удобства работы с задачами им могут быть присвоены теги.
Задачи могут иметь разные статусы, которые пользователи могут задавать самостоятельно. Через статусы руководитель проекта отслеживает на каком этапе находится та или иная задача. После того как исполнитель берет задачу в работу он ей задает соответствующий статус, а после выполнения задачи – фиксирует потраченное на выполнение этой задачи время. Так формируется понимание того сколько времени тратится на тот или иной проект. Имея эту информацию, можно проанализировать эффективность использования трудовых ресурсов.
Связь табелей и аналитического учета
Давайте представим, что у нас работает менеджер, который занимается подбором подрядчиков для проводимых нами мероприятий. Заработная плата такого менеджера – 18 000,00 грн. Эффективных часов в месяц – 120 (по 6 часов в день), значит в среднем за час работы над проектом нашему менеджеру надо заплатить 150,00 грн. Указав эту сумму в карточке сотрудника при фиксировании им времени в табеле в аналитическом учете будут формироваться информация о том, во сколько нам обходится привлечение данного сотрудника в этот проект.
Учет прочих расходов по проекту
В ходе выполнения проекта компания может нести на него сопутсвующие расходы, которые необходимо привязать к нашему проекту. Это делается с помощью нашего аналитического счета, который мы должны указать в тот момент, когда фиксируются расходы в системе. Зафиксировать расходы можно несколькими способами: через закупки, через расходы сотрудников, через банк/кассу и простой записью в учете (и не обязательно такие расходы проводить через бухгалтерский учет).
В качестве примера давайте проведем в учете получения услуги по аренде помещения для нашего мероприятия. Такие расходы мы пустим через бухгалтерский учет (с помощью инвойса поставщика), но в качестве дополнительной аналитики укажем наш аналитический счет.
После фиксации расходов наша аналитика по проекту выглядит следующим образом
Выставление счета заказчику и формирование доходной части
Итак мы видим, что мы уже понесли расходов на 16950,00 грн. А где же доходная часть? А доходная часть у нас будет формироваться с помощью продажи и проведения в учете инвойса заказчика.
Создать заказ продаж мы можем прямо из проекта, из CRM либо напрямую из продаж. Если мы формируем заказ продаж из проекта, то такой заказ продаж привязывается к проекту и в нем отображается количество задач по проекту и дополнительная аналитика. После подтверждения заказа продаж, формирования на его основании инвойса и его подтверждения у нас по проекту (метод начисления) фиксируется получение дохода. Доходы можно фиксировать и в момент получения денег от клиента, но в таком случае аналитический счет следует указывать в банковской выписке/кассе при сверке платежей.
После фиксирования всех доходов и расходов мы имеем:
Прибыль от этого проекта составила 3050,00 грн.
Вот это в принципе и весь функционал по управлению проектами, который доступен в ODOO 13 в бесплатной версии. Для ведения небольших или простых проектов его вполне достаточно, но если говорить про более серъезные проекты, то такого функционала может быть недостаточно.
Управление проектами в ODOO 11
ODOO как игра. Есть standard edition, а есть Gold edition. Сейчас я хочу сделать небольшой обзор Odoo 11 Gold edition. Из практики участия внедрения ODOO среди представителей отечественного бизнеса могу сказать, что интерес к модулю “Проекты” у них есть, но есть и какой-то максимализм. У них живет мысль, что если я заплатил определенную сумму за внедрение, я должен взять от жизни по максимуму, то есть если у меня должны быть проекты, то максимально напичканные. А готова ли компания к продвинутым инструментам управления проектами не важно. Как результат проект может и не взлететь, так как нет необходимых знаний и практики применения более простых инструментов. Если вы только начинаете внедрять у себя проектное управление освойте в совершенстве инструменты по управлению проектами, которые есть в базовой версии системы, а потом переходите к более продвинутым.
Проджект менеджеры любят сыпать непонятными терминами: scrum, agile, waterfall….. Но к превеликому сожалению их знания про управления проектами ограничивается знанием терминологии, но как применить теорию на практике – это уже другой вопрос. Жизнь сурова и реальное ведение проекта очень далеко от идеализированного мира учебников и курсов. Особенно если это проекты с отечественными заказчиками, которые делают жизнь интересней и неожиданей, но тем самым нарушая все основы правильного ведения проектов.
Сейчас я приведу перечень инструментов по управлению проектами, доступных в более расширенных версиях системы. Детально расписывать каждый из них я не буду, так как это не есть целью написания статьи, но общее представление у вас уже будет.
Ну и начнем с самого простого. Если вам интересно какими дополнительными возможностями может обладать управление проектами в системе загляните в app store ODOO, там вы в принципе увидите что уже разработано по этой части в мире. Большая часть полезных модулей естественно платная, некоторые из них действительно интересные и стоят своих денег.
Бизнес требования
Старт проекта как правило начинается с того, что у заказчика выясняют чего же он хочет и какова должна быть цель проекта, то есть когда наступит тот момент, когда проект будет считаться завершенным. Тут начинается первая засада с которой сталкиваются абсолютно все руководители проектов – заказчик сам не знает чего он хочет или знает, но не может сформулировать. И тут начинается игра в угадайки. Если не угадали, то заказчик начинает апелировать тем, что “ну это ж само собой разумеется, я думал, что это есть по умолчанию”. Но индюк тоже думал, а потом почему-то попал в суп :) Поэтому если заказчик действительно заинтересован в проекте, то он постарается донести свою мысль и истинные желания до исполнителей, если не очень – то не очень будет и результат.
Для фиксрования пожеланий заказчика в ODOO есть функционал “Бизнес требований”, который как правило будет очень актуальным для IT компаний, но его можно использовать и в других сферах деятельности.
После фиксирования требований можно провести предварительную оценку стоимости реализации пожеланий заказчика и затем сгенерировать прямо из них проект, по которому уже будет вестись реализация пожеланий заказчика.
Scrum
Если вы применяете такой метод управления проектами как SCRUM, то ODOO вам предоставляет соответствующий инструментарий
Вот например как выглядит карточка “Спринта”
Релиза:
Диаграмма Ганта
Диаграмма Ганта (англ. Gantt chart, также ленточная диаграмма, график Ганта, календарный график) — это популярный тип столбчатых диаграмм (гистограмм), который используется для иллюстрации плана, графика работ по какому-либо проекту. Является одним из методов планирования проектов. Используется в приложениях по управлению проектами.
В ODOO она тоже есть
А вот как выглядят настройки в самой задаче:
И в проекте:
Бюджетирование
На уровне аналитического счета, который создается автоматически при создании нового проекта, мы можем проводить бюджетирование проекта. И затем отслеживать его выполнение. Но необходимо помнить о том, что бюджеты работают на связке бухгалтерского счета и аналитического счета проекта, то есть в учете должна быть сделана запись журнала в учете, для того чтобы в бюджете появился факт.
Прочий функционал
Если вы внимательно рассматривали скриншоты выше, то наверное заметили насколько отличаются настройки проектов и задач от того, что есть в базовом функционале. Перечислять весь инструментарий сейчас нет смысла – это я сделаю в следующих публикациях.
Применение этих инструментов будет эффективным если вы и ваша компания будут к этому готовы и кроме того будет нужно знание и понимание теории, которую вы затем перенесете в свою практическую деятельность. Практика – это частный случай теории и об этом необходимо помнить.
Источник: Блог консультанта
