Бизнес-процесс “Закупка”
Закупка товаров (запасов) предприятием – наиболее проблемный этап схемы обеспечения материальными ресурсами. Чтобы максимально сократить издержки при хранении ТМЦ, но при этом гарантировать обеспеченность материалами производственного или торгового процесса, необходимо часть закупок ТМЦ осуществлять адресно (надо -› купили), а часть – для восполнения запасов, которые можно оперативно использовать, снижая зависимость от возможных задержек поставок (надо -› берем с запаса на складе -› покупаем -› восполняем запас).
В описанном процессе слабым звеном чаще всего является именно закупка товаров, работ, услуг. Процесс закупки товаров желательно детально описать и систематизировать, по возможности упростить и автоматизировать, рекомендовать/навязать исполнителям четкие правила игры (регламент), организовать эффективную схему контроля.
Схема процесса закупки товаров
Большинство действий (этапов), которые осуществляются при закупке товарно-материальных ценностей, однотипны:
- для начала рассчитывают потребность в ТМЦ для обеспечения производственного процесса или на проведение неких работ, например, на проведение ремонтных работ, проводимых собственными силами (планирование обеспечения);
- планирование совокупной потребности в закупке запасов (товаров, сырья, материалов, оборудования) для каждого отдельного заказчика (для промышленных предприятий чаще в качестве заказчиков выступают подразделения самого предприятия, но в более широком смысле, особенно для торговых предприятий, заявка может быть направлена на удовлетворение потребности и внешних заказчиков – покупателей);
- комплексное планирование поставок (закупок) в целом по предприятию;
- подбор поставщиков, тендерные процедуры;
- поставка ТМЦ (оформление, контроль соблюдения условий поставки, оприходование на учет, …);
- проверка качества поступивших товаров (комиссионно при приемке или в ходе проведения дополнительной проверки, испытаний, сертификации, которая может проводиться как предприятием самостоятельно, так и внешними сертифицирующими организациями).
Планирование обеспечения
Определяем какие ТМЦ и в каких объемах нам нужны. Для этого необходимо обдумать заранее, что мы будем делать (изготавливать, производить или продавать) и какая потребность в материалах для нас будет достаточна. Иногда это довольно тяжело сделать. Во многих случаях эта проблема решается за счет создания текущего оборачиваемого запаса – небольшого запаса постоянно используемых товаров, которые мы всегда имеем в наличии. Главное не делать этот запас очень большим.
Подача заявок на закупку
Много чего из того что необходимо предприятию для полноценного функционирования может отсутствовать на предприятии, а значит должно быть закуплено. При оформлении заказов такие запасы лучше выделять в отдельные заявки на закупку по которым будет планироваться и осуществляться закупка.
Заявка на закупку также крайне важна для оценки эффективности организации и проведения закупок (сравнения плана и факта поставок).
В пределах организационной структуры предприятий, заявки на закупку обычно подают подразделения, играющие в процессе закупок роль заказчиков
Планирование поставок
Заявки на закупку от разных подразделений предприятия могут иметь схожие позиции. Поэтому при планировании намного удобнее и целесообразнее работать не с десятками или сотнями заявок на закупку товаров отдельных подразделений-заказчиков, а чем-то другим, агрегированным. В этих целях удобно применять план закупок (план поставок). Именно план закупок (план поставок) будет этим агрегированным перечнем ТМЦ, которые должны быть закуплены предприятием или организацией в целом. Это позволит более рационально планировать затраты и контролировать выполнение бюджета.
Подбор поставщиков
Отсутствие контроля сроков подбора поставщиков может привести к тому, что обоснование задержки поставки ТМЦ будет постоянно списываться именно на проблемы в поиске поставщика. Поэтому желательно иметь четкие и эффективные механизмы анализа задержек при подборе поставщиков.
Поставка товаров
Эффективная организация поставки товаров – тема для отдельно статьи или даже цикла статей. Процесс поставки товаров (сырья, оборудования, материалов) сам по себе многоэтапный, имеет свою специфику и типовые проблемы, которые можно выделить отдельно для всех стадий исполнения поставки: доставки, приемки, установки принятых товаров на учет
Итак подытожив все вышесказанной процесс закупки можно описать следующей схемой:
Процесс Закупки в ODOO
Odoo позволяет организовать эффективный процесс “Закупки запасов” и эффективный контроль за его ходом исполнения. Сейчас мы рассмотрим только самый базовый функционал и не будем особо вникать во все нюансы работы с системой, так как эта тема очень обширная и просто не вместится в одну статью. Но мы обязательно рассмотрим их в следующих публикациях.
Для того, чтобы вы могли пользоваться функционалом “Закупки” вам для начала необходимо установить соответствующий модуль. Для этого нужно перейти в “Установки” и установить модуль “Управление закупками” (Purchase) . После этого у вас появится соответствующий пункт в меню.
Заявка на закупку (purchase requests)
Заявка на закупку является достаточно важным документов в организации процесса закупок, так как дает информацию о потребностях отдельных подразделений и дает возможность планировать закупки и выполнение бюджетов.
Для того, чтобы создать новый запрос на закупку нужно перейти в Закупки/Закупка/Заявки на закупку (Purchases/Purchase/
Перед нами появится окно в котором мы можем сформировать заявку.
Чтобы добавить позицию в заявку нажмите кнопку “Добавить” в табличной части
В данных окнах мы заполняем, что нам нужно закупить, сколько, кто подает заявку, кто ее должен утвердить, дату заявки, можно подставить аналитический счет и краткое описание с описанием причины закупки или другой пояснительной информацией. Как мы видим, тут не указывается цена, так как она просто-напросто еще неизвестна. Но в поле спецификация вы естественно можете написать приблизительную стоимость продукции, которую хотите закупить.
Из сформированных заявок на закупок можно сформировать “Запрос цен” (RFQ или КП). При этом несколько заявок можно объеденить в один Запрос, естественно если эти запасы будут закупаться у одного поставщика.
Для того чтобы сформировать запрос цен вам необходимо перейти в Закупки/Закупка/Позиции заявок на закупку (Purchases/Purchase/Purchase Request lines) выделить необходимые строки и нажать “Создать КП”
Перед вам откроется такое окно
Вы можете добавить указанные позиции в уже существующий Запрос цен: для этого нужно выбрать КП в соответствующем поле и нажать “Создать КП”. После совершения данного действия данная позиция появится в данном КП, но только если оно еще не окончательно утверждено.
Либо вы можете создать новый “Запрос цен” указав Поставщика и нажав “Создать КП”. Стоимость продукции подтянется из ее карточки. Конечно же ее можно будет изменить вручную в самом Запросе цен на основании информации полученной от поставщиков.
Примечание: Данный функционал является дополнительным и не входит в основной модуль Purchase, требуется установка дополнительного модуля “Заявки на закупку так же могут быть элементом формирования Платежного календаря на предприятии, особенно если используется заявочный принцип формирования будущих платежей.
Запрос цены у поставщика (Request for Quotation)
Если вы что-либо закупаете для нужд компании или для торговой деятельности, то наверняка, вы хотите получить самое выгодное предложения от поставщиков, если вы хотите улучшить свою конкурентоспособность, снизить текущие расходы или увеличить маржу. Однако поиск и отбор хороших предложений поставщиков обычно занимает много времени службы закупок и часто приводит к сильному росту ее штата. К счастью, есть несколько способов сделать этот процесс проще. Один из них – это так называемый тендер (Call for bids), в Odoo работа в тендерах поддерживается в том числе при помощи Request For Quotation (RFQ или запрос котировок) – запросов цен, который является логическим продолжением тендера.
Одним из преимуществ использования RFQ и проведения тендеров (Call for bids), является конкуренция, создаваемая между поставщиками. Вы четко формулируете свои потребности, рассылаете их поставщикам и каждый из них должен представить лучшие цены (или услуги), чтобы победить других.
Другим преимуществом является то, что этот метод позволяет вам составить список поставщиков, которые предоставили интересные предложения, даже если сейчас вам эти предложения не совсем подходят. Это “запасные” поставщики. Если отобранный поставщик не сможет выполнить ваш заказ, у вас уже будет список альтернативных поставщиков, с которыми вы можете быстро связаться по поводу закупки. Этим частично решается проблема поиска поставщиков.
RFQ – документированный запрос организации, заинтересованной в приобретении товаров или услуг, к определённой или неопределённой группе поставщиков с целью определения возможных закупочных цен.RFQ обычно включает больше чем запрос цены на товар или услугу: часто от поставщиков требуется представить также информацию об условиях платежа, уровень качества товара или объём контракта. Чтобы получить корректные расценки, в RFQ часто включают спецификации товаров или услуг, чтобы удостовериться, что все поставщики предлагают цену для того же товара или услуги. Как правило, поставщики должны ответить на запрос в установленную дату и время. Ценовые предложения могут обсуждаться (часто разъясняют технические возможности или отмечают ошибки в предложении).
Чтобы ввести данные нового запроса ценового предложения поставщика (запрос цен), используйте меню Закупки→ Управление закупками→ Запрос цен (Purchases/Purchase/
Когда вы нажмете “Создать”, ODOO откроет форму бланка запроса цены (RFQ), которую вы сможете использовать для запросов на цены поставщика. Форма запроса показана на рисунке ниже.
В этом окне вы можете заполнить наименование поставщика, дату, указать прайс-лист и заполнить информацию о номенклатуре.
Внутренняя ссылка, номенклатура товара и склад куда должен быть доставлен товар заполняются Системой автоматически. Однако, вы при необходимости сможете поменять эти данные. Когда вы выбираете поставщика, Odoo автоматически заполняет его контактные данные. Также автоматически, из прайса поставщика, заполняется и цена на товар. То есть, вносятся все данные для покупки товара, которые были обозначены договором либо же устной договоренностью с поставщиком в определенный период.
Выбор поставщика
Поиск поставщика для всех пользователей системы, ограничен списком выбора Поставщиков. Если вы не нашли своего поставщика в списке, то вам необходимо удостовериться что вы его туда уже внесли и поставили ли вы галочку в карточке контрагента, что это именно поставщик.
После указания поставщика вы можете вводить номенклатуру
При выборе товара, ODOO автоматически сама заполняет поля формы Продукции:
- Единица измерения товара, которая выбирается из поля единицы измерения из карточки “продукции”;
- Описание товара на языке поставщика;
- Планируемая дата, которая отсчитывается от даты заказа и время осуществления доставки поставщиком (для поставляемого товара)
- Цену за единицу товара, которая автоматом выпадает из прайса поставщика
- Налоги, которые описаны в карточке товара и карточке контрагента, в зависимости от правил которые прописаны в настройках налогов.
Наименование номенклатуры и код
Если вы работаете с аналитическими счетами, то вы имеете возможность задать аналитический счет, который можно использовать для отчета по стоимости всех затрат. Таким образом, затраты будут отображены на данном аналитическом счете.
Аналитические счета Аналитические счета могут быть достаточно полезны для всех компаний, которые контролируют производственные расходы по отдельно взятым операциям, участку работы, проектам или ряду проектов.В строке Комментарии формы Товара, вы имеете возможность ввести комментарий, который будет приложен при подтверждении заказа или распечатан при печати запроса цены. Этот комментарий возможно задать для каждой товарной позиции, и он будет отображаться при каждом заказе данной номенклатуры. Например, вы можете ввести напоминание «не забыть отправить “Новой почтой” »
После утверждения “Запроса цен” он автоматом превращается в Заказ Закупок, который уже будет являться основанием для оприходования товара на склад и получения счета от поставщика.
Заказ Закупок (Purchase Order)
Одним из центральных документов в ODOO при осуществлении Закупок является Заказ Закупок. Этот документ уже представляет интерес для бухгалтерской службы предприятия. Ведь он является основанием для получения счета на оплату от поставщика и оприходования товаров на склад. В 1С аналогом является “Счет на оплату поставщика”. Но сразу может возникнуть вопрос: зачем так усложнять жизнь и вводить отдельный документ. Но на самом деле все иначе.
Заказ закупок помогает предприятию иметь полную прозрачную картинку по всем видам закупок и лучше планировать будущие поставки, складские остатки и оплату, так как все закупки проходят через электронный документооборот.
Все преимущества использования данного инструмента перечислить невозможно, назовем основные: ускорение оформления прихода на склад, автоматическое формирование реестра на оплату, лучшее планирование будущих расходов, прозрачность закупок, снижение рисков, возможность отслеживания инициатором этапа согласования, на котором находится его запрос.
Итак как мы сказали Заказ на закупку можно сформировать из RFQ либо его можно сформировать отдельно перейдя: Закупки/Закупки/ Заказ закупок Purchases/Purchase/Purchase Order)
Вверху окна мы можем видеть статус Заказа на закупку. После того как сделка завершится статус заказа перейдет в значение “Выполнено”
Получение товара
При подтверждении заказа ODOO автоматически формирует черновик перемещения на склад. Перейти в него можно нажав кнопку “Получение ТМЦ” в левом крайнем углу либо нажав кнопку “Отгрузки” в правом верхнем углу. При нажатии перед вами откроется входящий складской документ
Получение услуг
Если вы приобретаете услуги у своего поставщика, то ODOO не создает запись о получении услуг на основании Заявки на закупку. Проводку в учете о получении услуг делает другой документ: “Счет от поставщика”, который можно сформировать на основании “Заказа закупок”.
Контроль выставления счетов
Ну и нельзя обойти стороной контроль выставления счетов в системе. Ведь нельзя же пропустить оплату для поставщика :) .Для того, чтобы проконтролировать выписку счетов поставщиком, ODOO предлагает 3 варианта, которые позволяют отделить заказы:
- Предварительная генерация счетов на основании заказов закупок;
- На основании позиций заказа;
- На основании поступающих грузов.
Контроль выставления счета задается во вкладке Заказа закупок “Поставки и счета фактуры”(Deliveries & Invoices)
Значение по умолчанию
Как правило компании используют единую для всех счетов систему контроля выставления счетов. Типичную настройку можно задать в Установки/Настройки/Закупки
Как мы видим, кроме вышеуказанного тут содержаться важные настройки, того как будут организованы ваши закупки. В частности вы здесь можете установить лимит суммы, которая будет требовать подтверждения вышестоящим менеджером либо использовать возможность использовать аналитический учет закупок.
Свои вопросы и предложения по поводу тематик будущих статей присылайте на нашу почту info@buh24.com.ua. Если вас заинтересовала данная ERP – система вы можете узнать больше деталей на нашем сайте: vashoblik.org.ua
Автор статьи: руководитель направления финансов компании “Симбиоз” , директор компании “Бухконсалт”Пискун А.Е.
