Управління командою в умовах війни

У підручниках із менеджменту нема такого розділу, як «Управління командою в умовах війни». Багато пишуть про управління кризами (crisis management). Але криза — це не війна. Кожна людина проживає цей період по-своєму. Хтось відправляється на фронт, хтось стає волонтером, когось паралізує страх і депресія, а хтось приймає рішення бути менеджером. Тільки це не той менеджмент, що у мирний час. Як здійснювати управління в умовах загрози життю і невизначеності?

Для менеджера ситуація ускладнюється тим, що йому потрібно не тільки «впоратися із собою». Його команда дивиться на нього й очікує на співчуття, підтримку, розуміння, на чіткі і прозорі комунікації і… вчинки. Не всі менеджери можуть дати те, що від них очікують. Вони теж люди. А з іншого боку, те, що менеджерові потрібно підтримувати і організовувати команду, стимулює його до комунікації і взаємодії. Він змушений першим аналізувати інформацію, прогнозувати розвиток подій і приймати рішення.

Фактори, що впливають на роботу команди

Давайте розглянемо фактори, що впливають на роботу команди. Опишемо їхній вплив на ефективність команди під час війни. Спробуємо розробити деякі рекомендації для менеджерів.

На роботу команди впливає зовнішнє середовище (ринок, організація, ресурси), кількість і якість працівників (їх компетенції, мотивація), ролі у команді (чітко визначено хто і за що відповідає), процеси (комунікація, співпраця, конфлікти, атмосфера у колективі), а також цілі (чи досягає команда очікуваних результатів).

Розглянемо кожний фактор і визначимо можливі кроки для менеджера.

Зовнішнє середовище

Під час війни зовнішнє середовище стає джерелом небезпеки для команди як у фізичному так і в інформаційному плані. Ми не можемо ізолюватися від середовища і повністю ігнорувати його. Але ми можемо вивести себе із зони небезпеки вчасно і лишатися пильними, щоб вчасно виявити небезпеку. У психічному плані менеджерові потрібно намагатися обмежувати негативний вплив зовнішнього середовища на себе і на працівників. Люди відчувають страх, розгубленість і всю палітру негативних емоцій. А ще вони роздратовані і безпорадні від того, що не можуть вплинути на ситуацію.

Що може зробити менеджер?

1. 1. Проговорювати ситуацію словами у нейтральному і конструктивному тоні наскільки це можливо. Головне налагодити канал виводу із себе негативних емоцій через слова і дії. Проговорювання — це перший етап фіксації подій і осмислення того, що відбувається. Це плацдарм для майбутньої об’єктивної оцінки ситуації і планування.

• Зменшити потік негативної інформації на команду. Вести позитивну і конструктивну комунікацію. Наприклад, не пересилати інформацію про наступний обстріл. Цю інформацію члени команди дізнаються і без вас. Можливо, краще поділитися хорошими новинами, або відправити аналітичний матеріал, який прогнозує розвиток подій. Взагалі з командою варто проговорювати сценарії розвитку подій. Це допомагає повернути відчуття контролю і впевненості.

Люди

У мирний час ми сприймаємо людей як професіоналів і джерело компетенцій (навичок, вмінь). Під час війни менеджери мають навчитися у першу чергу звертати увагу на психічний стан. Чому це важливо? Якщо людина у стані апатії або депресії, то все, що стосується робочого контексту, буде здаватися їй позбавленим сенсу.

Що може зробити менеджер?

1. 1. Пам’ятати про те, що ви теж людина. Продіагностувати себе, у якому емоційному і психічному стані ви перебуваєте? Якщо ви у незадовільному стані, потрібно спочатку допомогти самому собі. Можна скористатися методичними матеріалами від психологів.

• Продіагностувати членів команди: у якому емоційному і психічному стані перебувають вони. За потреби допомогти їм перейти до більш конструктивного стану. Ключове слово тут — «допомогти». Людина має прагнути впоратися із викликами сама, а менеджер допомагає. Можливі кроки: написати або здзвонитися з працівником, запитати чи він/вона у безпеці, запитати чи потрібна допомога і як ви можете допомогти. Для того щоб зрозуміти у якому психічному та емоційному стані перебуває працівник, також можна скористатися рекомендаціями за посиланням вище.

Напевно, пора нам навчитися відрізняти ознаки ступору від панічного страху, а панічний страх від істерики. Ви знали, що під час нервового тремтіння не можна обіймати людину і притискати до себе? І не можна говорити їй «візьми себе в руки».

Пам’ятати, що менеджер може не все, у нього є межа компетентності і можливостей. У деяких випадках варто порадити працівникові звернутися до психолога або допомогти організувати зустріч/дзвінок із ним.

Структура команди (ролі)

Працівник, який був «сонною мухою» в офісі раптом демонструє дива громадянської зрілості і вершини продуктивності, а вчорашні лідери розгублені і паралізовані. Війна вчить нас займати позицію і відповідати на важливі питання щодо нашої ідентичності.

Що може зробити менеджер?

1. 1. Пройти процедуру самовизначення самому. Чесно відповісти на питання «Хто я у ситуації війни?» Чому це важливо? Тому що відповідь на це питання дозволяє набувати суб’єктності та організовувати практичну дію. Коли ви знаєте, що ви волонтер, тоді легше визначити, що саме і як робити. Діяльність допомагає нам робити внесок у спільну справу, відчувати, що ми потрібні.

• Допомогти самовизначитися членам команди. Хтось відчуває потребу допомогти армії, а хтось хоче продовжувати свою роботу. Ви не оцінюєте людей і не засуджуєте їх. А просто намагаєтесь уникнути ситуації, коли людина «ніде», зависла у ступорі і бездіяльності. Так може бути деякий час, але чи зможе така людина бути у вашій команді довго?

Процеси у команді

Виділяють три магістральні процеси у команді — комунікація, координація для виконання завдань і співпраця. У менеджерів великі проблеми з комунікаціями і в мирний час. А під час війни вони переростають у катастрофу. Багато менеджерів просто мовчать. Інші продовжують вести комунікації так, ніби нічого не сталося. Це дратує багатьох працівників. Як можна бути таким неадекватним? Деякі менеджери ведуть комунікації, але забувають, що вони самі перебувають під впливом емоцій і в деструктивному психічному стані. Цей стан може не співпадати із тим, як відчувають себе працівники. А відчувають вони себе по-різному. Хтось був два дні у дорозі і відходить від переїзду, а хтось втратив близького родича.

Що робити менеджерові?

Потрібно бути присутнім і вести комунікацію. Враховувати контекст, правильно підбирати теми і канал комунікації. Бути обережним, тому що некомпетентною і неадекватною комунікацією можна завдати шкоди команді і людям. Комунікація потрібна для того, аби люди відчували себе на зв’язку. В умовах війни команди для багатьох людей стають важливою опорою і джерелом стабільності. Загальне правило таке — повна відсутність комунікації гірша, ніж погана комунікація. У цього правила є виняток. Часом треба знати коли помовчати.

Цілі

Те, що було важливим і значимим у мирний час, здається безглуздим під час війни. Наступає певна дезорієнтація. Частково вона спричинена невизначеністю майбутнього. Деякі менеджери заспокоюють людей і продовжують робити свою роботу. Інші розуміють, що контекст змінився.

Що може зробити менеджер?

1. 1. Підтвердити працівникам у команді, що цілі і плани, над якими ви працювали, продовжують бути важливими і потрібними.

• Змінити цілі і завдання з урахуванням контексту і ситуації, що склалася. Можна спочатку проговорити це із своїм керівником, можна залучити команду до обговорення. Чому це важливо? Цілі є джерелом сенсу. А сенс виступає ключовим фактором у мотивації і організації колективної діяльності. Для команди важливо знати: те, що вона робить, є потрібним.

Підсумок

Ми спробували подивитися на роботу менеджера через контекст війни. Кожна людина проживає цей період по-своєму. Складність для менеджера полягає у тому, що йому потрібно «впоратися не тільки з собою», а ще й підтримувати і організовувати команду. Усі погляди звернені на нього. Є очікування від людей, що він або вона проявить своє лідерство.

Через турботу про команду менеджер змушений спілкуватися з людьми. Через процес комунікації з іншими він краще зрозуміє самого себе. Роль менеджера вимагає від нього аналізувати ситуацію, приймати рішення і займати позицію. Позиція дозволяє діяти. Вчинки говорять більше, ніж слова. Менеджер стає прикладом для своєї команди.

Працівники можуть працювати тільки тоді, коли перебувають у відповідному емоційному та психічному стані. Завдання менеджера — діагностувати самого себе і команду, а також робити все можливе, щоб забезпечувати стабільне робоче середовище.

Менеджер має намагатися знижувати негативний вплив зовнішнього середовища наскільки це можливо. Проговорювати і осмислювати ситуацію, вести конструктивну комунікацію, ділитися позитивними новинами, проговорювати сценарії розвитку подій.

Менеджер дасть можливість кожному члену команди визначитися, де він або вона можуть бути найбільш корисними в умовах війни. Поставиться з розумінням і буде цінувати вибір кожного. Буде намагатися зробити так, щоб команда стала опорою і джерелом безпеки у складний період.

Менеджер донесе до людей, що цілі і завдання, над якими вони працюють, продовжують бути важливими і потрібними. Інакше він сформулює нові цілі так, щоб вони були адекватними і враховували контекст. Менеджер тут є постачальником сенсу. Сенс дозволяє людям організувати спільну дію і досягти результату! І пережити важкі часи.

Про автора:

Олександр Синько , бізнес-тренер, зони експертизи: менеджмент і лідерство.