На цей час на законодавчому рівні не існує чіткого визначення поняття «структурний підрозділ», натомість воно міститься в низці інших нормативно-правових актів України (далі — НПА), переважно відомчого характеру. Наприклад, його найбільш містке й узагальнене визначення дано в наказі Міністерства праці та соціальної політики України й Комітету по нагляду за охороною праці України «Про затвердження Положення щодо розробки планів локалізації та ліквідації аварійних ситуацій і аварій» від 17 червня 1999 року № 112, який втратив чинність.
Підрозділ структурний — ланка організації (підприємства), яка охоплює колектив працівників, яка має відокремлені, чітко визначені функції в процесі керівництва або виробничому процесі, які відрізняються від функцій решти ланок, і через це входить, як організаційно відокремлена від решти підрозділів частка організації (підприємства), в його структуру або в структуру підрозділів організації (підприємства). Як-от: виробництво, цех, відділення, виробнича дільниця.
Узагальнюючи визначення, наведені у відповідних НПА, а також у методичній і науковій літературі, можна зробити визначення, що таке структурний підрозділ.
Структурний підрозділ підприємства — це виділена в установленому порядку невідокремлена частина підприємства, яка не має прав юридичної особи й на яку покладаються самостійні завдання, функції та відповідальність.
Види структурних підрозділів
На практиці визначення видів, назв і кількості структурних підрозділів, а також чисельності працівників може залежати від форми власності, до якої належить відповідне підприємство, його відомчої підпорядкованості, належності до бюджетної сфери тощо.
Наприклад, установи, що належать до органів виконавчої влади та місцевого самоврядування, визначають види структурних підрозділів відповідно до постанови Кабінету Міністрів України «Про упорядкування структури апарату центральних органів виконавчої влади, їх територіальних підрозділів та місцевих державних адміністрацій» від 12 березня 2005 року № 179. Зокрема, у зазначеній постанові подається визначення таких видів структурних підрозділів, як департамент, управління, відділ тощо, а також визначається кількість працівників, щоб відповідний підрозділ належав до того чи іншого виду, подається коротка характеристика відповідного виду структурного підрозділу, наприклад, у складі апарату міністерств й інших центральних органів виконавчої влади утворюються такі структурні підрозділи (якщо інше не передбачено актами, що мають вищу юридичну силу):
♦ Департамент — структурний підрозділ, що утворюється для виконання окремих завдань з реалізації державної політики за певними напрямами діяльності центрального органу виконавчої влади, за умови, що в його складі буде не менш як чотири відділи. У разі коли штатна чисельність департаменту перевищує 32 одиниці, до його складу можуть входити управління (не менше двох). Департамент очолює директор. Директор департаменту, штатна чисельність якого не перевищує 32 одиниці, може мати не більше двох заступників — начальників відділів. У разі коли штатна чисельність департаменту становить понад 32 одиниці, директор департаменту може мати не більше трьох заступників, у тому числі одного заступника, який не очолює відділ (управління).
У складі департаменту Національної поліції та департаменту Державної фіскальної служби з штатною чисельністю понад 150 одиниць можуть утворюватися головні управління з штатною чисельністю не менш як 70 одиниць. Головне управління департаменту очолює начальник, який може мати не більше трьох заступників. У головному управлінні департаменту можуть утворюватися управління, відділи, сектори, відділення.
♦ Управління (самостійний відділ) — структурний підрозділ одногалузевого або однофункціонального спрямування. До складу управління входять не менш як два відділи. Самостійний відділ утворюється з штатною чисельністю не менш як 5 одиниць. Управління (самостійний відділ) очолює керівник (начальник). Начальник управління, штатна чисельність якого не перевищує 13 одиниць, може мати одного заступника — начальника відділу. У разі коли штатна чисельність управління становить понад 13 одиниць, начальник управління може мати не більше двох заступників — начальників відділів. Управління може бути самостійним або входити до складу департаменту.
Начальники головних управлінь (управлінь) податкової міліції Державної фіскальної служби, штатна чисельність яких перевищує 40 одиниць, можуть мати не більше трьох заступників. Начальники органів досудового розслідування головних управлінь Національної поліції в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі, штатна чисельність яких перевищує 40 одиниць, можуть мати не більше трьох заступників.
♦ Самостійний сектор — структурний підрозділ, що утворюється для виконання завдань за окремим напрямом діяльності органу виконавчої влади, функції якого неможливо поєднати з функціями інших структурних підрозділів, з штатною чисельністю не менш як 2 одиниці. Сектор очолює завідувач.
♦ Відділ у складі департаменту (управління) — структурний підрозділ, що утворюється для виконання завдань за одним напрямом (функцією) діяльності органу виконавчої влади, з штатною чисельністю не менш як 4 одиниці. Відділ очолює начальник.
Начальник відділу (як самостійного, так і у складі управління чи департаменту) може мати не більш як одного заступника. Така посада може вводитися в разі, коли штатна чисельність відділу становить не менш як 5 одиниць. Начальники відділів у складі органів досудового розслідування Національної поліції, штатна чисельність яких перевищує 14 одиниць, можуть мати не більше двох заступників.
♦ Сектор (з чисельністю не менш як два працівники) — може утворюватися в разі потреби в складі департаменту, управління та самостійного відділу. Такі сектори в складі департаменту та управління утворюються понад нормативну кількість відділів, а в складі самостійного відділу — понад мінімальну чисельність працівників самостійного відділу.
У складі департаментів, головних управлінь, управлінь, відділів Міністерства внутрішніх справ можуть утворюватися відділення чисельністю не менш як три працівники. Відділення очолює начальник.
У складі місцевих державних адміністрацій утворюються такі структурні підрозділи (якщо інше не передбачено законодавчими актами):
♦ Департамент — структурний підрозділ обласної, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій (крім їхніх апаратів), що утворюється для виконання основних завдань високого ступеня складності (багатогалузевість, багатофункціональність), координації роботи, пов’язаної з виконанням таких завдань, за умови, що в його складі буде не менш як два управління.
♦ Управління — структурний підрозділ місцевої державної адміністрації одногалузевого або однофункціонального спрямування, до складу якого входить не менш як два самостійних відділи.
♦ Відділ — структурний підрозділ місцевої державної адміністрації, що утворюється для виконання завдань за одним напрямом діяльності місцевої державної адміністрації з чисельністю працівників не менше ніж п’ять одиниць в обласній державній адміністрації та не менше ніж три одиниці у районній державній адміністрації.
♦ Сектор — структурний підрозділ місцевої державної адміністрації, що утворюється для виконання завдань за одним напрямом діяльності місцевої державної адміністрації, функції якого неможливо поєднати з функціями решти структурних підрозділів, з чисельністю працівників не менше ніж дві одиниці тощо.
Що стосується комерційних підприємств, то вони у своїй діяльності мають набагато менше всіляких обмежень щодо видів структурних підрозділів у своєму складі й чисельності працівників. Так, у частині 1 статті 64 Господарського кодексу України (далі — ГКУ) зазначено, що підприємство може складатися з:
- виробничих структурних підрозділів (виробництв, цехів, відділень, дільниць, бригад, бюро, лабораторій тощо);
- функціональних структурних підрозділів апарату управління (управлінь, відділів, бюро, служб тощо).
Водночас у ГКУ не дається визначення конкретних видів структурних підрозділів і не наводяться будь-які критерії належності структурних підрозділів до того чи іншого виду (скажімо, залежно від чисельності працівників). Наприклад, на практиці на комерційному підприємстві може бути утворений і відділ кадрів, і управління кадрів, і сектор кадрової роботи незалежно від чисельності працівників відповідного структурного підрозділу, хоча традиційно переважно утворюються відділи кадрів. Чисельність же працівників структурного підрозділу залежно від його спеціалізації може визначатися з урахуванням рекомендованих Міністерством соціальної політики України нормативами, такими як:
- Міжгалузеві нормативи чисельності працівників, зайнятих добором, розстановкою, підвищенням кваліфікації (перепідготовкою) та обліком кадрів — для структурних підрозділів з управління персоналом (кадрової роботи).
- Міжгалузевими нормативами чисельності працівників бухгалтерського обліку — для бухгалтерій.
- Міжгалузевими нормами чисельності працівників юридичної служби — для юридичних підрозділів тощо.
Також на підприємствах окремих галузей бюджетної сфери слід користуватися відповідними відомчими нормативами, як-от:
- наказ Міністерства освіти і науки України «Про затвердження Типових штатних нормативів закладів загальної середньої освіти» від 6 грудня 2010 року № 1205;
- наказ Міністерства України у справах сім’ї та молоді «Про затвердження Типових штатних нормативів працівників центру соціально-психологічної реабілітації дітей та молоді з функціональними обмеженнями, соціального гуртожитку, соціального центру матері та дитини» від 6 жовтня 2005 року № 2280 тощо.
Зауважимо, що практика управління підприємствами свідчить, що часто ефективно організувати роботу певної категорії (спеціалізації) працівників і здійснювати контроль за ними можна, якщо в безпосередньому підпорядкуванні в одного керівника структурного підрозділу перебуває не більше 8–10 працівників. Отже, бажано розподіляти великі підрозділи на дрібніші структурні одиниці. Скажімо, усе виробництво на підприємстві може бути поділено на цехи, цехи — на відділення, відділення — на виробничі дільниці. Такий функціональний структурний підрозділ, як департамент, може поділятися на управління, управління — на відділи, відділи — на сектори тощо.
