Уведомление налоговых органов о приеме работника на работу: практические советы

На каких работников представляют уведомление? Как правильно его заполнить и каким способом отправить? Кто должен заполнять форму уведомления? Предусмотрена ли ответственность за неуведомление налогового органа о приеме работника на работу?

В соответствии с Законом Украины «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины по реформированию общеобязательного государственного социального страхования и легализации фонда оплаты труда» от 28 декабря 2014 года № 77-VIII (далее — Закон № 77) часть третья статьи 24 КЗоТ Украины изложена в новой редакции.

Согласно изменениям с 1 января 2015 года с целью избежания случаев приема на работу работников без заключения трудовых договоров работодатели должны уведомить центральный орган исполнительной власти по вопросам обеспечения формирования и реализации государственной политики по администрированию единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование о приеме работника на работу.

Следовательно, работника нельзя допустить к работе без уведомления соответствующего органа о приеме его на работу.

Кроме того, изменениями предусмотрено, что работник не может быть допущен к работе без заключения трудового договора, оформленного приказом или распоряжением собственника или уполномоченного им органа (ранее согласно ст. 24 КЗоТ разрешалось допускать работника к работе без издания приказа или распоряжения).

Обратить внимание. Приказ является обязательным документом, подтверждающим наличие трудовых отношений и право допустить работника к работе.

Согласно части первой статьи 24 КЗоТ трудовой договор заключается, как правило, в письменной форме. Соблюдение письменной формы является обязательным:

• при организованном наборе работников;
• при заключении трудового договора о работе в районах с особыми природными географическими и геологическими условиями и условиями повышенного риска для здоровья;
• при заключении контракта;
• в случаях, если работник настаивает на заключении трудового договора в письменной форме;
• при заключении трудового договора с несовершеннолетним (ст. 187 данного Кодекса);
• при заключении трудового договора с физическим лицом;
• в других случаях, предусмотренных законодательством Украины.

Кроме того, в соответствии с Законом № 77 исключена статья 24¹ КЗоТ, согласно которой трудовой договор между работником и физическим лицом следовало регистрировать в государственной службе занятости. Теперь физические лица также оформляют приказы о приеме работников на работу и направляют в соответствующий орган уведомления о приеме работников на работу.

Какой орган уведомляют о приеме работника на работу и каким способом?

27 июня 2015 года вступило в силу постановление Кабинета Министров Украины «О порядке уведомления Государственной фискальной службы и ее территориальных органов о приеме работника на работу» от 17 июня 2015 года № 413 (далее — Постановление № 413). В соответствии с Постановлением № 413 собственник предприятия, учреждения, организации (далее — предприятие) или уполномоченный им орган (лицо) или физическое лицо направляют уведомление о приеме работника на работу в территориальные органы Государственной фискальной службы по месту учета их как плательщиков единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование. Такое уведомление направляется до начала работы работника.

Учитывая специфику работы предприятий, уведомление можно представлять и в день работы работника, но не позже даты допуска его к работе (т. е. даты возникновения трудовых отношений) по заключенному трудовому договору, одним из следующих способов:

• средствами электронной связи с использованием электронной цифровой подписи ответственных лиц согласно требованиям законодательства в сфере электронного документооборота и электронной подписи;
• на бумажных носителях вместе с копией в электронной форме;
• на бумажных носителях, если трудовые договоры заключены не более чем с пятью лицами.

Информация, которая содержится в уведомлении о приеме работника на работу, вносится в реестр страхователей и реестр застрахованных лиц в соответствии с Законом Украины «О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование» от 8 июля 2010 года № 2464-VI.

Как оформляют уведомление?

Уведомление оформляют по форме, приведенной в приложении к Постановлению № 413.

В уведомлении о приеме работника на работу указывают (приложение 1):

• регистрационный номер учетной карточки налогоплательщика (код согласно ЕГРПОУ);
• наименование предприятия-страхователя;
• тип: «начальный» или «отменяющий»;
• категорию лица: «1» — наемные работники с трудовой книжкой; «2» — наемные работники без трудовой книжки (в случае приема на работу по совместительству);
• регистрационный номер учетной карточки налогоплательщика или серию и номер паспорта;
• фамилию, имя, отчество застрахованного лица;
• номер и дату приказа или распоряжения о приеме на работу;
• дату начала работы;
• дату формирования уведомления у страхователя;
• количество заполненных строк на листе;
• номер листа.

Уведомление подписывают руководитель предприятия и главный бухгалтер.

Если работник передумал приступать к работе, в органы фискальной службы необходимо представить «отменяющее» уведомление (приложение 2).

Обратить внимание. Уведомления о приеме работника на работу, представленные в территориальные органы фискальной службы не по месту учета работодателя или не по установленной форме, считаются непредставленными.

На каких работников представляют уведомление?

Уведомление представляют на работников, которых принимают:

• на неограниченный срок;
• по срочному трудовому договору;
• по контракту;
• на временную работу;
• на сезонную работу;
• по совместительству (как внешнему, так и внутреннему).

Обратить внимание. На лиц, с которыми заключен договор гражданско-правового характера, уведомлений не подают. На такую категорию лиц распространяются нормы Гражданского кодекса Украины.

Кто должен заполнять форму уведомления?

Следует заметить, что ни одним нормативным актом не предусмотрено возложение на определенное структурное подразделение предприятия обязанностей по оформлению и направлению указанного уведомления. Обычно эту функцию поручают бухгалтерии предприятия, если отчетность представляется ею электронным способом. Вся информация для заполнения уведомления поступает в бухгалтерию с экземпляром приказа о приеме на работу.

Однако работодатель может возложить обязанность по оформлению и направлению уведомления на другие отделы, например, на кадровую службу.

Целесообразно дополнительные обязанности для определенной службы по составлению и направлению уведомления указать в приказе, положении о структурном подразделении и в должностной инструкции работника, который будет выполнять эту работу.

Какая ответственность предусмотрена за неуведомление фискальной службы о приеме работника на работу?

Уведомление можно направлять и после даты приема работника на работу, т. е. с задержкой, но при этом следует помнить, что за подобные действия предусмотрена ответственность:

• для юридических и физических лиц — в соответствии со статьей 265 КЗоТ:
  • за фактический допуск работника к работе без оформления трудового договора (контракта) — в тридцатикратном размере минимальной заработной платы, установленной законом на момент выявления нарушения, за каждого работника, в отношении которого совершено нарушение;
  • за нарушение других требований трудового законодательства — в размере минимальной заработной платы;
• для должностных лиц предприятий и граждан — субъектов предпринимательской деятельности — в соответствии с частью первой статьи 41 Кодекса Украины об административных правонарушениях:
  • за нарушение других требований законодательства о труде — в размере от 30 до 100 необлагаемых налогом минимумов доходов граждан

Источник: HR-Лига