Уведомление о приеме на работу

С 1 января 2015 года работодатели (как юридические, так и физические лица) обязаны уведомлять налоговые органы о приеме работников на работу по трудовому договору.

В соответствии с ч. 3 ст. 24 КЗоТ работник не может быть допущен к работе без заключения трудового договора, оформленного приказом или распоряжением работодателя, иуведомления соответствующего органа ГФС о приеме работника на работу в порядке, установленном КМУ.

Поскольку порядок представления уведомления не был утвержден, в январе 2015 года ГФС в Базе знаний “ЗІР” разместила сообщение (вопрос-ответ) о том, что до момента утверждения КМУ порядка уведомления прием работников на работу осуществляется в обычном порядке и никаких письменных сообщений в произвольной форме (на бланках) с приложением копий приказов о приеме на работу им направлять не нужно.

Затем в письме ГФС от 29.01.2015 г. № 2627/7/99-99-17-03-01-17 было сообщено, что поскольку порядок представления уведомления не утвержден, то с начала 2015 года уведомление осуществлялось путем отражения (указания) сведений о трудовых правоотношениях с принятыми работниками через заполнение таблицы 5 приложения 4 отчета по ЕСВ за календарный месяц, когда работник был принят на работу, который представляется в территориальный орган ГФС по основному месту учета (см. также письмо от 04.06.2015 г. № 19779/7/99-99-17-03-01-17).

Порядок уведомления о приеме работника на работу был утвержден только спустя 6 месяцев постановлением КМУ от 17.06.2015 г. № 413 (далее – Постановление № 413), согласно которомууведомление представляется работодателем в территориальный налоговый орган по основному месту учета как плательщика единого взноса.

Форма уведомления утверждена этим же постановлением КМУ.

В соответствии с Постановлением № 413 уведомление о приеме работника на работу может быть представлено одним из следующих способов:

• средствами электронной связи с использованием электронной цифровой подписи ответственных лиц в соответствии с требованиями законодательства в сфере электронного документооборота и электронной подписи;

• на бумажных носителях вместе с его копией в электронной форме;

• на бумажных носителях, если трудовые договоры заключены не более чем с пятью лицами.

Указанный документ ограничений в отношении представления уведомления по почте не содержит, впрочем, как и саму возможность направления его по почте. На это также обращает внимание ГФС в Базе знаний “ЗІР” (подкатегория 301.01) (см. также письмо Гоструда от 03.08.2015 г. № 1364/24/21/01/2298-15, в котором уточняется возможность отправки уведомления по почте с уведомлением о вручении, в таком случае датой уведомления будет считаться дата отправки письма в соответствии с почтовой квитанцией). В то же время, по мнению Минсоцполитики, Постановлением № 413 не предусмотрена возможность направления уведомления по почте (см. письмо от 19.08.2015 г. № 1069/13/84-15, от 10.08.2015 г. № 1038/13/84-15).

Несмотря на то что ч. 3 ст.  24 КЗоТ предусмотрено только, что работник не может быть допущен к работе без уведомления органа ГФС, в настоящее время это трактуется таким образом, что орган ГФС необходимо заранее уведомить о том, что такого-то числа работник будет принят на работу. Такая позиция обосновывается тем, что формой уведомления предусмотрены две колонки (8 и 9), а значит, дата приказа (распоряжения) о приеме работника на работу и дата начала работы работника должны быть разными (см. письмо Минсоцполитики от 04.08.2015 г. № 432/13/155-15, от 10.08.2015 г. № 1038/13/84-15). Хотя из текста вышеупомянутой статьи это не следует, поскольку в ней сказано “без уведомления”, а не “должен быть уведомлен до приемаработника на работу”.

Поэтому, на наш взгляд, не может считаться нарушением этой нормы ситуация, когда работник принят на работу 1 октября и 1 октября в орган ГФС было направлено уведомление. Некоторыми специалистами рекомендуется при приеме работника на работу, допустим, в 8⁰⁰ направить средствами электронной связи налоговому органу уведомление, а в 8¹⁵ принять работника на работу с отражением этого времени в табеле учета рабочего времени.

При этом, как следует из писем ГФС от 01.09.2015 г. № 8286/К/99-99-17-03-03-14, от 28.09.2015 г. № 9065/Т/99-99-17-03-03-14, от 28.09.2015 г. № 20550/6/99-99-17-03-03-15 и от 08.10.2015 г. № 37321/7/99-99-17-03-01-17, органы ГФС в соответствии с нормами Постановления № 413 только принимают от субъектов хозяйствования уведомления о приеме работника на работу, но не регулируют вопросы трудовых правоотношений, установленных ст.  24 КЗоТ, поэтому с вопросами о разъяснении порядка представления уведомления необходимо обращаться в Минсоцполитики.

Текст постановления КМУ от 17.06.2015 г. № 413 “О порядке уведомления Государственной фискальной службы и ее территориальных органов о приеме работника на работу” (далее –Постановление № 413) официально опубликован в газете “Урядовий кур`єр” № 115 от 27.06.2015 г. (без приложения – формы бланка “Уведомление о приеме работника на работу”). Полный текст указанного документа с приложением опубликован 3 июля 2015 года в “Офіційному віснику України”.

Согласно ч. 1 ст. 52 Закона Украины от 27.02.2014 г. № 794-VII “О Кабинете Министров Украины” постановления КМУ вступают в силу со дня их официального опубликования, если иное не предусмотрено самими постановлениями, но не ранее дня их официального опубликования.

На наш взгляд, датой вступления в силу Постановления № 413 является 3 июля 2015 года, и именно с этой даты работодатели (как юридические, так и физические лица) обязаны представлять в налоговый орган Уведомление о приеме работника на работу, поскольку 27 июня был опубликован текст Постановления № 413 без его приложения – формы бланка уведомления. Таким образом, с 27 июня форма такого уведомления не была известна работодателям, поскольку не была опубликована. Поэтому и представлять ее с 27 июня не было возможности.

Хотя на сайте ВРУ в качестве даты вступления в силу этого постановления значится 27 июня. Мнение Минюста по вопросу вступления в силу частично опубликованных законов изложено в письме от 30.09.2014 г. № 8546-0-4-14/10.2.

Позиция налоговых органов в отношении даты вступления в силу Постановления № 413 также неоднозначна. Так, на официальном сайте ГФС в разделе “Уведомления и напоминания”, а также в письме ГФС от 07.07.2015 г. № 24277/7/99-99-17-03-01-17 и в письме Минсоцполитики от 19.08.2015 г. № 1069/13/84-15 указана дата вступления постановления в силу – 27.06.2015 г., а в разделе “Документы” Базы знаний “ЗІР” значится, что постановление вступило в силу 3 июля 2015 года.

Форма уведомления о приеме на работу утверждена Постановлением № 413. Особенности заполнения этой формы следующие:

• уведомление о принятых работниках необходимо представлять для всех категорий работников: основных работников; работников, принятых на временную или сезонную работу; совместителей; работников, принятых с испытательным сроком, и т. д.;

• о лицах, с которыми заключен договор гражданско-правового характера, уведомление представлять не нужно, поскольку такие правоотношения регулируются ГКУ, а не КЗоТ и не относятся к трудовым (см. также письма ГФС от 03.09.2015 г. № 21446/10/28-10-06-11, от 08.10.2015 г. № 37321/7/99-99-17-03-01-17);

•  уведомление может быть представлено на бумажных носителях при условии, что на дату формирования такого уведомления работодателем принято на работу не более 5 работников. То есть в уведомлении заполняются строчки не более чем на 5 человек, независимо от количества уже работающих наемных работников на предприятии (см. письмо ГФС от 05.10.2015 г. № 21095/6/99-99-17-03-03-15);

• из разъяснений Минсоцполитики следует, что поскольку формой уведомления предусмотрена возможность представления отменяющей формы уведомления, то в случае, если работник не вышел на работу, в орган ГФС следует направить такое отменяющее уведомление, а именно заполнить все графы уведомления согласно форме, утвержденной Постановлением № 413, в том же порядке, как и о приеме работника на работу, только в графе 2 “Тип” проставить отметку не “Начальное”, а “Отменяющее” (см. письмо Минсоцполитики от 10.08.2015 г. № 1038/13/84-15);

• уведомление о приеме работника на работу, представленное не по основному месту учета работодателя или не по установленной форме, считается непредставленным (см. письмо ГФС от 03.09.2015 г. № 21446/10/28-10-06-11).

Прямая норма, которой была бы установлена ответственность за непредставление, несвоевременное представление в орган ГФС уведомления о приеме работника на работу действующим законодательством не установлена. Поэтому нарушение требований ч. 3 ст. 24 КЗоТ относится к нарушениям трудового законодательства. Согласно ч. 1 ст. 41 КУоАП в этом случае может быть наложен штраф на должностных лиц предприятий, учреждений, организаций, а также физических лиц – предпринимателей. Размер штрафа составляет от 30 до 100 не облагаемых налогом минимумов доходов граждан (от 510 до 1 700 грн.), за повторное нарушение штраф предусмотрен в размере от 100 до 300 не облагаемых налогом минимумов доходов граждан (от 1 700 до 5 100 грн.).

По мнению Минсоцполитики и Гоструда (письма от 19.08.2015 г. № 1069/13/84-15, от 10.08.2015 г. № 1038/13/84-15, от 03.08.2015 г. № 1364/24/21/01/2298-15), в случае непредставления или несвоевременного представления уведомления в орган ГФС к должностным лицам предприятий, учреждений, организаций  применяется финансовая ответственность, предусмотренная ст. 265КЗоТ, а также административная ответственность, предусмотренная ч. 3 ст. 41 КУоАП.

Причем, с точки зрения Гоструда, уведомление органа ГФС о приеме на работу является теперь частью процесса заключения трудового договора, которая состоит из издания приказа и собственно представления уведомления (см. письмо Гоструда от 03.08.2015 г. № 1364/24/21/01/2298-15).

Однако указанная позиция Минсоцполитики не является официальным разъяснением и, как указано в этих письмах, носит лишь информационный характер, не устанавливая каких-либо правовых норм.

При этом оставлять указанные письма без внимания никак нельзя и необходимо разобраться в необоснованности такой позиции. Так, согласно ст. 265 КЗоТ юридические лица и физические лица – предприниматели несут финансовую ответственность в виде штрафа, в частности, в случае фактического допуска работника к работе без оформления трудового договора (контракта) – в тридцатикратном размере минимальной заработной платы за каждого работника. В то же время непредставление или несвоевременное представление уведомления в орган ГФС не является допуском работника к работе без оформления трудового договора, поэтому в данном случае указанная норма ст. 265 КЗоТ применяться не может.

Аналогичная ситуация и в части применения административной ответственности к должностным лицам в соответствии с ч. 3 ст. 41 КУоАП, которой также предусмотрена ответственность в случае фактического допуска работника к работе без оформления трудового договора (контракта).

Таким образом, информационное сообщение Минсоцполитики (согласно квалификации этого органа), изложенное в вышеуказанных письмах, необоснованно.

Казалось бы, в простейшей ситуации создана очередная проблема. Ведь сама идея изначально была направлена на борьбу с неоформленными работниками, а на практике вышло как обычно: наказываем тех, кто принимает на работу, так как сначала нужно уведомить, потом принять на работу, и если уведомил не вовремя, необходимо уплатить штраф, а в действительности без оформления по-прежнему работает половина трудоспособного населения. Спрашивается, кого наказываем?

Какой орган может применять ответственность

Согласно ст. 265 КЗоТ штрафы, указанные в ч. 2 данной статьи, налагаются центральным органом исполнительной власти, реализующим государственную политику по вопросам надзора и контроля за соблюдением законодательства о труде в порядке, предусмотренном КМУ, то есть Гоструда.

Несмотря на то что ст. 265 КЗоТ вступила в силу 1 января 2015 года, до настоящего времени КМУ не утвердил порядок применения ответственности согласно данной норме КЗоТ. Таким образом, штрафы, предусмотренные данной нормой, взысканы быть не могут.

Учитывая, что, как указано выше, за непредставление, несвоевременное представление уведомления о приеме на работу применение этой статьи необоснованно, речь может идти только о применении административной ответственности к должностным лицам предприятия по ч. 1 ст. 41 КУоАП, применять которую (в части проведения проверки и составления протокола) тоже может только Гоструда. Подробнее этот вопрос рассмотрен в темах Государственная инспекция Украины по вопросам труда и Ответственность за нарушение законодательства о труде .

Уведомление о приеме на работу директора на вновь созданном предприятии

Одним из актуальных вопросов является вопрос уведомления о приеме на работу директора на вновь созданное предприятие.

Вопрос о назначении директора вновь созданного предприятия согласно ст. 99 ГКУ рассматривается учредителями, как правило, одновременно с вопросом о создании юридического лица и утверждении его устава. Этим же протоколом собрания учредителей вновь назначенного директора могут уполномочить на осуществление регистрационных действий по вопросам регистрации юридического лица, в том числе и подписи регистрационной карточки формы № 1. Таким образом, фактически директор приступает к исполнению должностных обязанностей с момента его назначения решением учредителей.

Однако поскольку согласно ч. 4 ст. 87 ГКУ и ч. 4 ст. 25 Закона Украины от 15.05.2003 г. № 755-IV “О государственной регистрации юридических лиц и физических лиц – предпринимателей” (далее – Закон о госрегистрации) юридическое лицо считается созданным со дня его государственной регистрации, а датой государственной регистрации юридического лица является дата внесения в ЕГР записи о проведении государственной регистрации юридического лица, то дата приема директора на работу не может быть ранее даты регистрации юридического лица в ЕГР.

При этом отметим, что при заполнении регистрационной карточки формы № 1 необходимо, в частности, указать сведения о руководителе (директоре) юридического лица. Если директор был уполномочен учредителями юридического лица на осуществление регистрационных действий, то он также подписывает и регистрационную карточку.

Оригинал устава вновь созданного предприятия с отметкой государственного регистратора о проведении государственной регистрации юридического лица и выписка из ЕГР согласно ч. 6 ст. 25 Закона о госрегистрации выдаются в течение 24 часов, кроме выходных и праздничных дней, после получения госрегистратором от органов статистики, ГФС и ПФУ сведений о взятии на учет такого юридического лица. То есть до получения выписки из ЕГР с указанием кода ЕГРПОУ пройдут еще 2-3 дня.

При заполнении формы уведомления необходимо указать сведения о юридическом лице – работодателе, в том числе его код ЕГРПОУ.

Таким образом, направить в орган ГФС уведомление о приеме на работу директора вновь созданного юридического лица можно только после его государственной регистрации и получения выписки из ЕГР. То есть выполнить требования действующего законодательства относительно уведомления органа ГФС в данном случае невозможно.

В сложившейся ситуации можно издать приказ о том, что директор приступает к исполнению своих обязанностей в день (со дня) получения выписки из ЕГР и в этот же день направить в орган ГФС уведомление о приеме на работу директора.

Хотя это только предложение выхода из ситуации и, к сожалению, проблема применения штрафа остается нерешенной.

Уведомление органа ГФС в связи со сменой директора

Если высшим органом управления юридического лица было принято решение о смене директора (в связи с увольнением прежнего и назначением нового), то согласно п. 9.2 Порядка учета плательщиков налогов и сборов, утвержденного приказом Минфина от 09.12.2011 г. № 1588, необходимо подать в налоговый орган по основному месту учета регистрационное заявление по форме № 1-ОПП с пометкой “Изменения”, в котором отражаются сведения о новом директоре. Такое заявление должно быть подано в налоговый орган в 10-дневный срок с момента принятия решения о назначении нового директора (возникновения изменений в учетных данных налогоплательщика – юридического лица).

В случае получения от государственного регистратора сведений о внесении изменений в ЕГР в связи со сменой директора и принятия от юридического лица регистрационного заявления по форме № 1-ОПП с пометкой “Изменения” налоговый орган вносит соответствующие изменения в Единый банк данных юридических лиц.

Поскольку вновь назначенный директор предприятия является наемным работником, то согласно ч. 3 ст.  24 КЗоТ в отношении него в налоговый орган должно быть представлено уведомление о приеме на работу.

Учитывая, что представление уведомления о приеме на работу и внесение изменений в Единый банк данных юридических лиц в связи со сменой директора (путем подачи регистрационного заявления по форме № 1-ОПП) регулируются разными нормативными документами, по мнению ГФС, данная ситуация не является исключением для представления уведомления о приеме на работу (см. письмо ГФС от 02.10.2015 г. № 20929/6/99-99-17-03-03-15).

Отметим, что проблемы с уведомлением о вновь назначенном директоре такие же как и при назначении директора на вновь созданном предприятии.