Уведомление о приеме на работу от «А» до «Я»

Несмотря на то что уведомления о приеме на работу применяются уже 4 года, вопросы у работодателей о применении этого документа остаются и поныне.

С 1 января 2015 года работодатели (как юридические, так и физические лица) обязаны уведомлять налоговые органы по месту учета о приеме работников на работу по трудовому договору.

В соответствии с ч. 3 ст. 24 КЗоТ работник не может быть допущен к работе без заключения трудового договора, оформленного приказом или распоряжением работодателя, и уведомления соответствующего органа ГФС о приеме работника на работу в порядке, установленном КМУ.

Порядок уведомления

Порядок уведомления о приеме работника на работу был утвержден постановлением КМУ от 17.06.2015 г. № 413 (далее — Постановление № 413), согласно которому уведомление представляется работодателем в территориальный налоговый орган по основному месту учета как плательщика единого взноса.

Форма уведомления утверждена этим же постановлением КМУ.

Способ направления уведомления в ГФС

В соответствии с Постановлением № 413 уведомление о приеме работника на работу может быть предоставлено одним из следующих способов:

• средствами электронной связи с использованием электронной цифровой подписи ответственных лиц в соответствии с требованиями законодательства в сфере электронного документооборота и электронной подписи;
• на бумажных носителях вместе с его копией в электронной форме;
• на бумажных носителях, если трудовые договоры заключены не более чем с пятью лицами.

Указанный документ ограничений в отношении представления уведомления по почте не содержит, впрочем, как и саму возможность направления его по почте. Однако, по мнению Минсоцполитики и ГФС, Постановлением № 413 не предусмотрена возможность направления уведомления по почте(письма от 19.08.2015 г. № 1069/13/84-15, от 10.08.2015 г. № 1038/13/84-15, от 25.09.2015 г. № 20344/6/99-99-17-03-03-15).

Когда (в какой момент) необходимо направить уведомление

Несмотря на то, что ч. 3 ст. 24 КЗоТ предусмотрено только, что работник не может быть допущен к работе без уведомления органа ГФС, в настоящее время это трактуется таким образом, что орган ГФС необходимо заранее уведомить о том, что такого-то числа работник будет принят на работу, то есть до начала работы.

Такая позиция обосновывается тем, что формой уведомления предусмотрены две колонки (8 и 9), а значит, дата приказа (распоряжения) о приеме работника на работу и дата начала работы работника должны быть разными (письмо Минсоцполитики от 04.08.2015 г. № 432/13/155-15, от 10.08.2015 г. № 1038/13/84-15, от 29.04.2016 г. № 492/13/84-16).

Хотя из текста вышеупомянутой статьи это не следует, поскольку в ней сказано «без уведомления», а не «должен быть уведомлен до приема работника на работу».

Поэтому, на наш взгляд, не может считаться нарушением этой нормы ситуация, когда работник принят на работу 1 октября и 1 октября в орган ГФС было направлено уведомление. Некоторыми специалистами рекомендуется при приеме работника на работу, допустим, в 8:00 направить средствами электронной связи налоговому органу уведомление, а в 8:15 принять работника на работу с отражением этого времени в табеле учета рабочего времени.

По этой ситуации есть также положительная судебная практика (постановление по делу № 404/2222/16-п). В указанном деле уведомление о приеме на работу было предоставлено в орган ГФС через 1 час после допуска работника к работе, о чем свидетельствует табель учета рабочего времени (в табеле работник приступил к работе в 8:00, а уведомление получено органом ГФС в 9:07). В данном судебном решении указано, что поскольку фактический допуск работника к работе осуществлен на основании приказа о приеме на работу, то несвоевременное представление уведомления о приеме на работу не свидетельствует о том, что фактический допуск к работе осуществлен без оформления трудового договора, на основании чего руководитель предприятия был освобожден судом от административной ответственности. Аналогичное решение принято судом и по делам № 404/2115/16-п и № 815/675/17. Кроме того, в последнем решении судом указано, что нет оснований также для применения финансовой ответственности к предприятию в виде штрафа на основании ч. 2 ст. 265 КЗоТ.

Мы привели положительные судебные решения, однако, учитывая неоднозначность судебной практики, целесообразнее все-таки направлять уведомление до начала работы, чтобы не вступать в споры с Гоструда.

Несмотря на то что уведомления о приеме на работу применяются уже 4 года, вопросы у работодателей о применении этого документа остаются и поныне. За разъяснениями работодателям лучше обращаться в Минсоцполитики, потому как органы ГФС от разъяснений открещиваются, объясняя это тем, что они лишь орган, принимающий уведомление (письма ГФС от 01.09.2015 г. № 8286/К/99-99-17-03-03-14, от 08.10.2015 г. № 37321/7/99-99-17-03-01-17, от 24.04.2017 г. № 8638/6/99-99-13-02-03-15, от 24.02.2017 г. № 3895/6/99-99-13-02-03-15).

Категории работников, о приеме на работу которых необходимо представить уведомление

Поскольку согласно ч. 3 ст. 24 КЗоТ уведомление представляется работодателем относительно работников, состоящих в трудовых правоотношениях, то к таким категориям работников относятся:

• работники, принятые на работу по трудовому договору (контракту): основные работники; работники, принятые на временную или сезонную работу; совместители; работники, принятые с испытательным сроком, и т. д.;
• работники-иностранцы (нерезиденты) и работники, принятые на работу по трудовому контракту (письмо Минсоцполитики от 29.06.2016 г. № 814/13/84-16);
• работники, принятые на новое место работы по переводу (разъяснение Минсоцполитики в газете «Праця і зарплата» № 10 (974) март 2016 г., стр. 11);
• работники, с которыми заключен трудовой договор о внутреннем совместительстве (то есть на одном и том же предприятии работник принят на основное место работы, а впоследствии — и на работу по совместительству) (разъяснение Минсоцполитики в газете «Праця і зарплата» № 17 (1029) апрель 2017 года, стр. 15);
• работники, принятые на работу (избранные, утвержденные) по решению сессии местного совета (разъяснение Минсоцполитики в газете «Праця і зарплата» № 6 (970) февраль 2016 года, стр. 10);
• работники филиалов (обособленных подразделений юридических лиц) — уведомление о приеме на работу подается в орган ГФС филиалом в случае, если такой филиал является самостоятельным плательщиком ЕСВ. Если филиал не является плательщиком ЕСВ, то уведомление о приеме на работу в филиал подается работодателем (юридическим лицом) по месту своего учета как плательщика ЕСВ (разъяснение Минсоцполитики в газете «Праця і зарплата» № 39 (955) октябрь 2015 года, стр. 18).

В каких случаях уведомление не представляется

Учитывая многочисленность вопросов работодателей, Минсоцполитики периодически сообщает о случаях, когда уведомление о приеме на работу не предоставляется в органы ГФС:

• относительно лиц, с которыми заключен договор гражданско-правового характера, уведомление представлять не нужно, поскольку такие правоотношения регулируются ГКУ, а не КЗоТ и не относятся к трудовым (письма ГФС от 03.09.2015 г. № 21446/10/28-10-06-11, от 08.10.2015 г. № 37321/7/99-99-17-03-01-17, письмо Минсоцполитики от 22.06.2016 г. № 746/13/84-16);
• в случае приема на работу практикантов по договору с учебным заведением на прохождение практики, поскольку в трудовых правоотношениях с предприятием они не состоят (письмо Гоструда от 19.05.2017 г. № 5783/4.1/4.1-ДП-17;
• при прохождении стажировки, в случае выполнения функций управления предприятием одним из его учредителей, не состоящим в трудовых правоотношениях, в случае управления юридическим лицом на общественных началах (письмо Минсоцполитики от 08.08.2016 г. № 1102/13/84-16, письмо ГФС от 18.10.2016 г. № 22502/6/99-99-13-02-03-15);
• если работник без освобождения от своей основной работы выполняет на том же предприятии дополнительную работу по другой профессии (должности), то есть в случае совмещения (письмо ГФС от 18.10.2016 г. № 22502/6/99-99-13-02-03-15);
• при восстановлении работника на прежней работе по решению суда, в случае выхода работника из отпуска по уходу за ребенком до исполнения им 3-летнего возраста (письмо Минсоцполитики от 08.08.2016 г. № 1102/13/84-16);
• педагогическая работа с почасовой оплатой труда объемом не более 240 часов в году не является совместительством, трудовой договор на такую работу не заключается и поэтому уведомление о приеме на работу не представляется (разъяснение Минсоцполитики в газете «Праця і зарплата» № 7 (1019) февраль 2017 года, стр. 18, № 10 (974) март 2016 года, стр. 11).

Особенности заполнения формы уведомления

Форма уведомления о приеме на работу утверждена Постановлением № 413. Особенности заполнения этой формы следующие:

• уведомление может быть представлено на бумажных носителях при условии, что на дату формирования такого уведомления работодателем принято на работу не более 5 работников. То есть в уведомлении заполняются строчки не более чем на 5 человек, независимо от количества уже работающих наемных работников на предприятии (письмо ГФС от 05.10.2015 г. № 21095/6/99-99-17-03-03-15);
• уведомление о приеме работника на работу в органы ГФС подписывается руководителем предприятия, который осуществляет прием работника на должность (письмо Минсоцполитики от 06.11.2015 г. № 1469/13/84-15);
• в реквизите уведомления «Регистрационный номер учетной карточки налогоплательщика или серия и номер паспорта работника» в случае приема на работу физического лица, которое из-за своих религиозных убеждений отказалось от принятия регистрационного номера учетной карточки налогоплательщика, официально уведомило об этом орган ГФС и имеет соответствующую отметку в паспорте, может быть указана информация о номере паспорта гражданина Украины с бесконтактным электронным носителем (в форме карточки), который состоит из 9 цифр (ИНК ГФС от 04.11.2017 г. № 2516/Д/99-99-08-02-01-14/ІПК);
• в случае приема на работу совместителя в графе 4 уведомления «Категория работника» следует поставить цифру «2» (наемные работники без трудовой книжки) (разъяснение Минсоцполитики в газете «Праця і зарплата» № 48 (1012) декабрь 2016 года, стр. 8, № 7 (1019) февраль 2017 года, стр. 18);
• уведомление о приеме работника на работу, представленное не по основному месту учета работодателя или не по установленной форме, считается непредставленным (письмо ГФС от 03.09.2015 г. № 21446/10/28-10-06-11).

«Отменяющее» уведомление — в каких случаях представляется

Пунктом 2 приложения к Постановлению № 413 установлены типовые формы уведомлений:

• «начальное» — представление информации о приеме работника на работу;
• «отменяющее» — представляется в случае указания работодателем в уведомлении каких-либо ошибочных сведений (в том числе в датах, фамилии, имени, отчестве работника и др.) и предоставляет возможность внесения изменений в ранее представленное уведомление.

Так, если работодателем допущена ошибка в уведомлении в связи с этим необходимо внести изменения в уведомление о приеме на работу, подается «отменяющее» уведомление с ошибочными сведениями и одновременно «начальное» уведомление с правильными данными (письмо от 22.06.2016 г. № 746/13/84-16, от 09.10.2015 г. № 1336/13/84-15, разъяснение Минсоцполитики в газете «Праця і зарплата» № 24 (1084) июнь 2018 года, стр. 6).

Из разъяснений Минсоцполитики также следует, что поскольку формой уведомления предусмотрена возможность представления отменяющей формы уведомления, то в случае, если работник не вышел на работу, в орган ГФС следует направить такое отменяющее уведомление, а именно заполнить все графы уведомления согласно форме, утвержденной Постановлением № 413, в том же порядке, что и при приеме работника на работу, только в графе 2 «Тип» проставить отметку не «начальное», а «отменяющее» (письмо Минсоцполитики от 10.08.2015 г. № 1038/13/84-15, письмо Минсоцполитики от 29.04.2016 г. № 492/13/84-16).

Также следует обратить внимание на то, что за представление «отменяющего» уведомления о принятых работниках органам ГФС и за подачу уточняющей информации ответственность не предусмотрена (письмо от 22.06.2016 г. № 746/13/84-16, разъяснение Минсоцполитики в газете «Праця і зарплата» № 11 (1023) март 2017 года, стр. 11).

Ответственность

Прямая норма, которой была бы установлена ответственность за непредставление, несвоевременное представление в орган ГФС уведомления о приеме работника на работу действующим законодательством не установлена.

Поэтому нарушение требований ч. 3 ст. 24 КЗоТ относится к иным нарушениям трудового законодательства.

Согласно ч. 1 ст. 41 КУоАП в этом случае может быть наложен административный штраф на должностных лиц предприятий, учреждений, организаций, а также физических лиц — предпринимателей. Размер штрафа составляет от 30 до 100 не облагаемых налогом минимумов доходов граждан (от 510 до 1700 грн), за повторное нарушение штраф предусмотрен в размере от 100 до 300 не облагаемых налогом минимумов доходов граждан (от 1700 до 5100 грн).

Кроме того, в соответствии с ч. 2 ст. 265 КЗоТ к работодателю (юридическому или физическому лицу — предпринимателю) может быть применена финансовая ответственность в виде штрафа за нарушение иных требований трудового законодательства в размере минимальной заработной платы.

Однако, по мнению Минсоцполитики и Гоструда (письма от 19.08.2015 г. № 1069/13/84-15, от 10.08.2015 г. № 1038/13/84-15, от 03.08.2015 г. № 1364/24/21/01/2298-15, от 29.04.2016 г. № 5043/4/4.1-ДП-16), в случае непредставления или несвоевременного представления уведомления в орган ГФС применяется финансовая ответственность, предусмотренная ст. 265 КЗоТ, а также административная ответственность, предусмотренная ч. 3 ст. 41 КУоАП (от 8500 до 17 000 грн).

Причем, с точки зрения Гоструда, уведомление органа ГФС о приеме на работу является теперь частью процесса заключения трудового договора, которая состоит из издания приказа и собственно представления уведомления (письмо Гоструда от 03.08.2015 г. № 1364/24/21/01/2298-15). Подход, конечно, крайне фискальный и необоснованный, так как ч. 3 ст. 41 КУоАП не предусмотрена ответственность за непредставление (несвоевременное представление) уведомления о приеме на работу.

Однако указанная позиция Минсоцполитики не является официальным разъяснением и, как указано в этих письмах, носит лишь информационный характер, не устанавливая каких-либо правовых норм.

При этом оставлять указанные письма без внимания никак нельзя и необходимо разобраться в необоснованности такой позиции. Так, согласно ст. 265 КЗоТ юридические лица и физические лица — предприниматели несут финансовую ответственность в виде штрафа, в частности, в случае фактического допуска работника к работе без оформления трудового договора (контракта) — в тридцатикратном размере минимальной заработной платы за каждого работника. В то же время непредставление или несвоевременное представление уведомления в орган ГФС не является допуском работника к работе без оформления трудового договора, поэтому в данном случае указанная норма ст. 265 КЗоТ применяться не может.

Аналогичная ситуация и в части применения административной ответственности к должностным лицам в соответствии с ч. 3 ст. 41 КУоАП, которой также предусмотрена ответственность в случае фактического допуска работника к работе без оформления трудового договора (контракта).

Таким образом, информационное сообщение Минсоцполитики и Гоструда (согласно квалификации этого органа), изложенное в вышеуказанных письмах, необоснованно.

К такому же выводу пришли и судебные инстанции при рассмотрении дел о применении ответственности к работодателям, из которых следует, что неуведомление в установленном порядке органов ГФС о приеме на работу работника до начала его работы не свидетельствует о том, что между работником и работодателем не оформлен трудовой договор (постановление по делу № 404/2222/16-п, № 404/2115/16-п и № 815/675/17).

Причем заключение трудового договора и уведомление налогового органа о приеме на работу являются самостоятельными обстоятельствами и поэтому не могут считаться частью друг друга. Иными словами, уведомление о приеме на работу не является частью процесса заключения трудового договора.

Какой орган может применять ответственность

Согласно ст. 265 КЗоТ штрафы, указанные в ч. 2 данной статьи, налагаются центральным органом исполнительной власти, реализующим государственную политику по вопросам надзора и контроля за соблюдением законодательства о труде в порядке, предусмотренном КМУ, то есть Гоструда.

Постановлением КМУ «Об утверждении Порядка наложения штрафов за нарушения законодательства о труде и занятости населения» от 17.07.2013 г. № 509 определены порядок и механизм наложения штрафов на работодателей за нарушение законодательства о труде должностными лицами Гоструда.

Уведомление о приеме на работу директора на вновь созданном предприятии

Одним из актуальных вопросов является также вопрос уведомления о приеме на работу директора на вновь созданное предприятие.

Вопрос о назначении директора вновь созданного предприятия согласно ст. 99 ГКУ рассматривается учредителями, как правило, одновременно с вопросом о создании юридического лица и утверждении его устава. Этим же протоколом собрания учредителей вновь назначенного директора могут уполномочить на осуществление регистрационных действий по вопросам регистрации юридического лица, в том числе и подписи регистрационной карточки формы № 1. Таким образом, фактически директор приступает к исполнению должностных обязанностей с момента его назначения решением учредителей.

Однако поскольку согласно ч. 4 ст. 87 ГКУ и ч. 4 ст. 25 Закона Украины «О государственной регистрации юридических лиц и физических лиц — предпринимателей» от 15.05.2003 г. № 755-IV (далее — Закон о госрегистрации) юридическое лицо считается созданным со дня его государственной регистрации, а датой государственной регистрации юридического лица является дата внесения в ЕГР записи о проведении государственной регистрации юридического лица, то дата приема директора на работу не может быть ранее даты регистрации юридического лица в ЕГР.

При этом отметим, что при заполнении регистрационной карточки формы № 1 необходимо, в частности, указать сведения о руководителе (директоре) юридического лица. Если директор был уполномочен учредителями юридического лица на осуществление регистрационных действий, то он также подписывает и регистрационную карточку.

Оригинал устава вновь созданного предприятия с отметкой государственного регистратора о проведении государственной регистрации юридического лица и выписка из ЕГР согласно ч. 6 ст. 25 Закона о госрегистрации выдаются в течение 24 часов, кроме выходных и праздничных дней, после получения госрегистратором от органов статистики, ГФС и ПФУ сведений о взятии на учет такого юридического лица. То есть до получения выписки из ЕГР с указанием кода ЕГРПОУ пройдут еще 2–3 дня.

При заполнении формы уведомления необходимо указать сведения о юридическом лице — работодателе, в том числе его код ЕГРПОУ.

Таким образом, направить в орган ГФС уведомление о приеме на работу директора вновь созданного юридического лица можно только после его государственной регистрации и получения выписки из ЕГР. То есть выполнить требования действующего законодательства относительно уведомления органа ГФС в данном случае невозможно.

В сложившейся ситуации можно издать приказ о том, что директор приступает к исполнению своих обязанностей в день (со дня) получения выписки из ЕГР и в этот же день направить в орган ГФС уведомление о приеме на работу директора.

Хотя это только предложение выхода из ситуации и, к сожалению, проблема применения (неприменения) штрафа остается нерешенной.

К сожалению, от конкретного ответа о решении данной проблемы Минсоцполитики уклоняется, указывая, что в случае приема директора на вновь созданное предприятие уведомление о его приеме на работу обязательно, но оно подписывается лицом, определенным внутренними документами предприятия или учредительными документами (письма Минсоцполитики от 14.12.2015 г. № 752/13/116-15, от 18.09.2015 г. № 14209/0/14-15/13). При этом в данном органе не удосужились подумать о том, какие могут быть внутренние документы предприятия, если оно только создается, их не может быть априори, поскольку такие документы утверждаются руководителем, а он еще не принят на работу. Получается, по мнению Минсоцполитики, вопрос о том, кто может (уполномочен) подписать уведомление, представляемое в орган ГФС, необходимо предусмотреть в уставе, а если такого условия в нем нет, то нужно внести изменения в устав, зарегистрировать их и т. д.

Уведомление органа ГФС в связи со сменой директора

Если высшим органом управления юридического лица было принято решение о смене директора (в связи с увольнением прежнего и назначением нового), то согласно п. 9.2 Порядка учета плательщиков налогов и сборов, утвержденного приказом Минфина от 09.12.2011 г. № 1588, необходимо подать в налоговый орган по основному месту учета регистрационное заявление по форме № 1-ОПП с пометкой «Изменения», в котором отражаются сведения о новом директоре. Такое заявление должно быть подано в налоговый орган в 10-дневный срок с момента принятия решения о назначении нового директора (возникновения изменений в учетных данных налогоплательщика — юридического лица).

В случае получения от государственного регистратора сведений о внесении изменений в ЕГР в связи со сменой директора и принятия от юридического лица регистрационного заявления по форме № 1-ОПП с пометкой «Изменения» налоговый орган вносит соответствующие изменения в Единый банк данных юридических лиц.

Поскольку вновь назначенный директор предприятия является наемным работником, то согласно ч. 3 ст. 24 КЗоТ в отношении него в налоговый орган должно быть представлено уведомление о приеме на работу.

Учитывая, что представление уведомления о приеме на работу и внесение изменений в Единый банк данных юридических лиц в связи со сменой директора (путем подачи регистрационного заявления по форме № 1-ОПП) регулируются разными нормативными документами, по мнению ГФС, данная ситуация не является исключением для представления уведомления о приеме на работу (письма ГФС от 02.10.2015 г. № 20929/6/99-99-17-03-03-15, от 28.10.2015 г. № 22788/6/99-99-17-03-03-15).

Отметим, что проблемы с уведомлением о вновь назначенном директоре такие же, как и при назначении директора на вновь созданном предприятии.

Источник: Аверс Бухгалтерия