Відпустка за свій рахунок: все, що потрібно знати

Не одна. Є варіанти

У питаннях наданнях відпустки без збереження заробітної плати (як кажуть у народі — відпустки за свій рахунок) «рулить» Закон «Про відпустки» від 15.11.1996 р. № 504/96-ВР (далі — Закон про відпустки). Він поділяє такі відпустки на два види.

1 вид: відпустки без збереження заробітної плати, що надаються в обов’язковому порядку певним категоріям працівників або при настанні певних подій, установлених ст. 25 Закону про відпустки (далі — «безвідмовні» відпустки).

Як ви вже зрозуміли, відмовити в наданні такої відпустки роботодавець не має права.

2 вид: відпустка, що надається за згодою (домовленістю) сторін на підставі ст. 26 Закону про відпустки (далі — «договірна» відпустка).

Щоб отримати таку відпустку, самого тільки бажання працівника і наявності в нього певних причин недостатньо. Має бути ще й згода роботодавця. Якщо роботодавця не влаштовує перспектива надання працівнику «договірної» відпустки, то він може й відмовити.

Зауважте, відпустки без збереження зарплати можуть бути передбачені не тільки Законом про відпустки, а також іншими законодавчими актами. А ось встановлювати неоплачувані відпустки колективним (трудовим) договором не можна. Це є порушенням законодавства про працю (див. лист Мінсоцполітики від 29.04.2016 р. № 243/13/116-1).

Тривалість відпустки без збереження зарплати залежить від підстави її надання. Так, наприклад, за загальним правилом, тривалість «договірної» відпустки становить 15 календарних днів протягом року (ч. 1 ст. 26 Закону про відпустки).

Проте у разі встановлення КМУ карантину термін перебування у «договірній» відпустці на період карантину не включається у загальний 15-денний термін.

Увага! Не рекомендуємо вам надавати відпустки без збереження заробітної плати більшої тривалості, ніж установлена законом. Інакше, аналізуючи ваші Звіти з ЄСВ та виявивши таке неподобство, Пенсійний фонд проінформує про такі факти Держпраці.

Далі зазвичай у гру включаються інспектори праці місцевих рад, які звертаються до роботодавців з проханням пояснити, «що це було». Якщо тривалість відпустки вкладається у встановлені законом межі (наприклад, відпустка без збереження зарплати надана пенсіонеру за віком тривалістю 30 календарних днів згідно з п. 6 ч. 1 ст. 25 Закону про відпустки), то все гаразд.

А ось якщо ні… Ну, самі розумієте.

Ще один важливий момент. Відпустку за свій рахунок не подовжують на кількість святкових і неробочих днів, що припадають на неї. Це не передбачено законом. Тож будьте уважні!

Правила надання

Закон про відпустки не містить вимоги про те, що відпустка за свій рахунок надається за відпрацьований рік. Тому, на нашу думку, надавати таку відпустку потрібно, орієнтуючись на календарний рік. Саме тому право на відпустку без збереження заробітної плати виникає незалежно від часу, відпрацьованого в конкретного роботодавця.

Водночас, якщо працівник протягом кількох років не брав відпустку за свій рахунок або використав її не повністю, невикористані ним дні такої відпустки на наступні роки не переносять.

Незалежно від виду відпустки за свій рахунок ініціатива скористатися відпусткою за свій рахунок завжди має виходити від працівника. Нав’язувати працівнику похід у відпустку за свій рахунок (відправляти його примусово, не отримавши згоди) роботодавець не має права. Це порушення трудового законодавства.

А чи можна взяти відпустку без збереження заробітної плати за декількома підставами? Наприклад, якщо працівник протягом року вже використав відпустку без збереження зарплати за якоюсь із підстав.

Так, звісно. Надання протягом року відпустки без збереження зарплати за однією з підстав не позбавляє працівника можливості отримати неоплачувану відпустку за іншими підставами.

Наприклад, якщо працівнику-пенсіонерові за віком було надано відпустку без збереження зарплати на 30 календарних днів (п. 6 ч. 1 ст. 25 Закону про відпустки), то це не позбавляє його права на отримання «договірної» відпустки за свій рахунок згідно зі ст. 26 Закону про відпустки.

А чи можна ділити на частини відпустки за свій рахунок, що надаються відповідно до Закону про відпустки?

Так, можна. Трудове законодавство не містить приписів про поділ на частини відпустки за свій рахунок. Водночас не передбачено і заборони щодо такого поділу. Отже, відпустку без збереження зарплати може бути розділено на частини. Наприклад, працівнику може бути надано відпустку за згодою сторін (ст. 26 Закону про відпустки) трьома частинами, по 5 календарних днів кожна. Разом 15 календарних днів.

Головне — пильнуйте, щоб загальна тривалість відпустки за відповідною підставою не перевищувала періоду, встановленого законодавством.

Документальне оформлення

Відпустку без збереження заробітної плати надаємо працівнику на підставі письмової заяви. У ній мають бути зазначені:

• причина, з якої працівник просить надати неоплачувану відпустку;
• дата початку відпустки;
• тривалість відпустки.

Звертаємо увагу: якщо працівник претендує на «безвідмовну» відпустку за свій рахунок згідно зі ст. 25 Закону про відпустки, то до заяви йому слід додати відповідні підтвердні документи.

А ось для того щоб скористатися «договірною» відпусткою, підтвердні документи до заяви додавати не потрібно. У заяві на таку відпустку працівник просто зазначає «сімейні обставини» чи інші причини, через які виникла необхідність у цій відпустці. От зразок заяви на «договірну» відпустку: «Прошу надати відпустку без збереження заробітної плати тривалістю 15 календарних днів з ХХ.ХХ.2020 за сімейними обставинами».

На підставі заяви (та підтвердних документів, за наявності) працівника видаємо наказ про надання відпустки без збереження заробітної плати.

У табелі обліку використання робочого часу (далі — табель робочого часу) для позначення:

• відпустки без збереження зарплати у зв’язку з навчанням (пп. 12, 13 та 17 ч. 1 ст. 25 Закону про відпустки) використовуємо код «НБ» (цифровий код «13»);
• додаткової відпустки без збереження зарплати, що надається в обов’язковому порядку (ст. 25, крім пп. 3, 12, 13 та 17 ч. 1 ст. 25 Закону про відпустки), — «ДБ» (цифровий код «14»);
• відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею віку, визначеного в п. 3 ч. 1 ст. 25 Закону про відпустки, — «ДД» (цифровий код «17»);
• відпустки без збереження заробітної плати за згодою сторін (ст. 26 Закону про відпустки) — «НА» (цифровий код «18»).

В особовій картці працівника робимо відмітки в розділі V «ВІДПУСТКИ», зазначаючи вид відпустки, дати її початку і закінчення, підстави для надання цього виду відпустки.

Наслідки. Що потягне за собою відпустка?

Почнемо з трудової доплати. Якщо за працівником при виконанні норми праці трудова доплата не визначалася, оскільки його оклад (тарифна ставка) дорівнює або вище мінімальної зарплати (далі — МЗП), то й у разі невиконання норми праці через відпустку такої доплати не буде.

Проте якщо ж трудова доплата розраховувалася, то нараховану йому зарплату за місяць за фактично відпрацьований час порівнюємо з МЗП, розрахованою пропорційно виконаній нормі праці (відпрацьованому часу). Якщо «пропорційна» МЗП вища за фактичну зарплату, на різницю між цими двома величинами нараховуємо працівнику «трудову» доплату.

Йдемо далі — хвороба. На відміну від щорічних відпусток, перенести або продовжити відпустку без збереження заробітної плати у зв’язку з непрацездатністю працівника, що настала під час такої відпустки, не можна.

Крім того, період хвороби, що збігся з періодом відпустки за свій рахунок, оплаті не підлягає. Це прямо зазначено у п. 6 ч. 1 ст. 23 Закону України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 23.09.1999 р. № 1105-XIV.

Але! Заспокоюємо наших вагітних жінок-працівниць. У разі надання працівниці відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами у період відпустки без збереження зарплати допомога по вагітності та пологах виплачується з дня виникнення права на декретну відпустку.

Тож якщо в період відпустки без збереження зарплати у працівниці настало право на відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами, відпустка за свій рахунок переривається і оформлюється декретна відпустка.

Отже, у будь-якому разі вагітним жінкам-працівницям буде надана допомога по вагітності та пологах. Тож бережіть себе, дорогі жінки!

Якщо під час розрахунку лікарняних (декретних) виявилося, що в розрахунковому періоді є відпустка без збереження заробітної плати, то дні такої відпустки виключаємо із загальної кількості календарних днів, що братимуть участь у розрахунку середньої зарплати.

Біжимо далі. Щорічна відпустка. Час перебування у відпустці без збереження зарплати зараховуємо до стажу роботи, що надає право на щорічну основну відпустку (п. 4 ч. 1 ст. 9 Закону про відпустки).

Винятком є (не входять у «відпускний» стаж) відпустки, які надаються згідно з п. 3 ч. 1 ст. 25 Закону про відпустки для догляду за дитиною.

При розрахунку відпускних дні відпустки без збереження заробітної плати виключаємо з розрахункового періоду (див. лист Мінсоцполітики від 26.11.2012 р. № 1203/13/84-12).

Як бачите, надаючи відпустку без збереження заробітної плати, роботодавець повинен дотримуватися низки правил. Допоможе йому в цьому ця стаття.

Висновки

• Закон про відпустки поділяє відпустки без збереження на два види: ті, що надаються в обов’язковому порядку певним категоріям працівників або при настанні певних подій та ті, що надаються за згодою (домовленістю) сторін.
• Ініціатором «походу» у відпустку за свій рахунок завжди повинен бути працівник. Відправляти його примусово, не отримавши згоди, роботодавець не має права.
• Тимчасова непрацездатність працівника, що припадає на період відпустки за свій рахунок, не оплачується. А ось допомога по вагітності та пологах повинна бути нарахована та виплачена.