Відрядження у питаннях-відповідях

Для забезпечення господарської діяльності підприємства, установи, організації періодично відряджають своїх працівників до інших населених пунктів країни, а подекуди ― і за кордон, ― адже це потрібно для ведення переговорів, укладання угод, придбання товарів тощо.

При цьому кожне службовевідрядження має бути належним чином оформлене, щоб підприємство мало підстави здійснити відповідні компенсації.

До облпрофради часто звертаються члени профспілок з питань, пов’язаних з особливостями відрядження працівників та порядком їх оформлення.

Цей методичний посібник розроблено з метою надання практичної допомоги з питань, що стосуються відряджень.

Для правильного документального оформлення та обліку відряджень слід керуватися наступними нормативними актами:

Кодексом законів про працю України (далі ― КЗпП), зокрема, статтями 121, 127, 176, 177;

Податковим кодексом України (далі ― ПК), а саме пунктом 170.9 ст. 170;

Інструкцією про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 13 березня 1998 року № 59 (у редакції наказу Міністерства фінансів України від 17 березня 2011 року № 362) (далі ― Інструкція № 59) ;

Постановою Кабінету Міністрів України “Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів” від 2 лютого 2011 року № 98 (далі ― Постанова КМУ № 98);

Наказом Міністерства доходів і зборів України “Про затвердження форми Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, та Порядку його складання” від 24 грудня 2013 року № 845 (далі — Наказ № 845).

Як відомо, положення Інструкції № 59 поширюються тільки на органи державної влади, підприємства, установи й організації, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів. Щодо інших підприємств та організацій, то, Інструкція № 59 має лише роз’яснювальний характер і може використовуватися як допоміжний (довідковий) документ.

З огляду на це, на не бюджетних підприємствах бажано розробити та затвердити внутрішній локальний нормативний документ про відрядження. Наприклад, положення про відрядження, де вказати порядок оформлення службового відрядження, порядок і строки подання звіту після повернення з відрядження, режим роботи на основному місці в день від’їзду та приїзду, порядок повідомлення про необхідність перенесення термінів відрядження, порядок оплати вихідних днів, у які працівник перебував у відрядженні, порядок оплати лікарняних виплат під час відряджень, норми добових для відряджень по Україні та за кордон, граничні суми оплат за житло тощо). При розробленні такого положення доцільно орієнтуватися на Інструкцію № 59.

Отже, службове відрядження ― це поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства, установи, організації (далі – підприємство) на певний строк в інший населений пункт для виконання службового доручення поза місцем його постійної(основної або за сумісництвом) роботи.

Не вважаються відрядженнями службові поїздки працівників, постійна робота яких проходить у дорозі або має роз’їзний (пересувний) характер (якщо інше не передбачено законодавством, колективним договором, трудовим договором (контрактом) між працівником і роботодавцем).

У випадках, коли філії, дільниці та інші підрозділи підприємства знаходяться в іншій місцевості, місцем постійної роботи вважається той підрозділ, робота в якому обумовлена трудовим договором (контрактом).

Днем вибуття у відрядження вважається день відправлення транспортного засобу з місця постійної роботи відрядженого працівника, а днем прибуття з відрядження ― день прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи відрядженого працівника.

При відправленні транспортного засобу до 24-ї години включно днем вибуття у відрядження вважається поточна доба, а з 00:00 години і пізніше ― наступна доба. Аналогічно визначається день прибуття відрядженого працівника до місця постійної роботи.

Важливо, щоб дати на транспортних квитках відповідали датам вибуття і прибуття працівника у відрядження, вказаним у наказі (розпорядженні) про відрядження.

За відрядженими працівниками зберігаються протягом усього часу відрядженняя місце роботи (посада), в тому числі й часу перебування в дорозі, а також заробітна плата не нижче середнього розміру.

Підприємство, що відряджає працівника, здійснює реєстрацію особи, яка вибуває у відрядження, у спеціальному журналі реєстрації відряджень (форма затверджена Інструкцією № 59). У цьому журналі має бути відображено таку інформацію: прізвище та ініціали відрядженого працівника; місце роботи та посада; місце відрядження; дата й номер наказу (розпорядження) про відрядження; дата вибуття у відрядження та прибуття з відрядження. Здійснює реєстрацію службова особа, на яку покладено обов`язки щодо реєстрації осіб, як тих, що вибувають у відрядження, так і тих, що прибувають з нього.

Зразок додається…Документ 1

Документи, що оформлюються у зв’язку зі службовим відрядженням, можна умовно поділити на дві групи:

які підтверджують факт відрядження:

– наказ (розпорядження) керівника про направлення працівника у відрядження із зазначенням мети та/або службового завдання (доручення), маршруту (пункт призначення) і терміну відрядження та суми до відшкодування, що відшкодовується без документального підтвердження;

які підтверджують зв’язок відрядження з основною діяльністю платника податку:

– запрошення сторони, що приймає і діяльність якої збігається з діяльністю підприємства, що направляє у відрядження;

– укладений договір чи контракт;

– інші документи, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини;

– документи, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, які проводяться за тематикою, що збігається з діяльністю підприємства, яке відряджає працівника.

У разі направлення державних службовців, а також інших осіб підприємств, установ та організацій, що повністю або частково утримується (фінансується) за рахунок бюджетних коштів, у відрядження в межах України документами, обовязковими для оформлення таких службових відряджень та для відшкодування понесених у таких відрядженнях витрат, є:

· наказ(розпорядження) про відрядження;

· довідка-розрахунок на виданий аванс, складена за довільною формою;

· звіт про використання коштів, наданих на відрядження;

· оригінали документів, які підтверджують вартість понесених у відрядженні витрат.

Направлення працівника у відрядження здійснюється роботодавцем і оформляється наказом (розпорядженням), який повинен містити такі дані:

пункт (пункти) призначення;

назву підприємства, куди відряджається працівник;

термін, мету та/або службове завдання (доручення);

суму до відшкодування, що відшкодовується без документального підтвердження.

У наказі (розпорядженні) може бути й інша інформація. Так, наприклад, за наявності кількох видів транспорту, що зв`язує місце постійної роботи з місцем відрядження, роботодавець може запропонувати працівнику вид транспорту, яким йому слід користуватись.

Наказом (розпорядженням) роботодавець може встановлювати додаткові обмеження щодо сум та мети використання коштів, наданих на відрядження, витрат на наймання житлового приміщення, на побутові послуги, транспортні та інші витрати. Наприклад, визначити, що проїзд залізничним транспортом відшкодовується лише в межах вартості місця в купе, проживання – у межах вартості одномісного номера тощо.

Зразок додається…Документ 2

Відрядження за кордон здійснюється відповідно до наказу (розпорядження) керівника підприємства після затвердження технічного завдання, в якому визначаються:

мета виїзду, завдання та очікувані результати відрядження;

строк та умови перебування за кордоном (у разі поїздки за запрошенням подається його копія з перекладом);

кошторис витрат.