Все про добові витрати

Добові витрати — витрати на харчування та фінансування інших особистих потреб працівника у відрядженні. КЗпП їх визначено як один із видів гарантій та компенсацій при відрядженні. Що потрібно знати про виплату та оподаткування добових при направленні працівників у відрядження як у межах України, так і за кордон, — далі у статті.

Суми витрат на відрядження державних службовців та інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами і організаціями, які повністю або частково фінансуються за рахунок бюджетних коштів, встановлено у додатку 1 до постанови № 98.

ПІДПРИЄМСТВА БЮДЖЕТНОЇ СФЕРИ ВСТАНОВЛЮЮТЬ ДОБОВІ У РОЗМІРІ:

• 60 грн — у разі відряджень по Україні
• в конкретних сумах (виражених у доларах США) залежно від країни відрядження — для закордонних відряджень

Підприємства недержавної сфери мають право встановлювати довільний розмір добових витрат із прив’язкою до посад підлеглих, структурних підрозділів та інших критеріїв. Проте це потрібно зафіксувати у внутрішньому документі на підприємстві — трудовому чи колективному договорі, наказі чи Положенні про відрядження.

Водночас необхідно врахувати, що:

• нижня межа добових визначається госпрозрахунковим підприємством самостійно. Втім їх не варто затверджувати у розмірі, меншому ніж для підприємств бюджетної сфери (тобто для відряджень по Україні — 60 грн, для закордонних відряджень — у сумах, визначених додатком 1 до постанови № 98);
• верхню межу добових також не встановлено. Проте на практиці максимальний розмір добових визначається переважно на рівні неоподатковуваного розміру таких витрат згідно з пп. «а» пп. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 Податкового кодексу (таблиця).

НОРМИ ДОБОВИХ ВИТРАТ НА ВІДРЯДЖЕННЯ ДЛЯ ПРАЦІВНИКІВ ПІДПРИЄМСТВ, УСТАНОВ ТА ОРГАНІЗАЦІЙ ВСІХ ФОРМ ВЛАСНОСТІ У 2018 Р. (КРІМ ДЕРЖАВНИХ СЛУЖБОВЦІВ ТА БЮДЖЕТНИКІВ), ЯКІ НЕ ВКЛЮЧАЮТЬСЯ ДО ОПОДАТКОВУВАНОГО ДОХОДУ ПЛАТНИКА ПДФО

Якщо роботодавець приймає рішення про виплату добових у сумі більшій, ніж це встановлено пп. «а» пп. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 Податкового кодексу, то в такому разі сума перевищення оподатковується ПДФО і військовим збором.

Постановою № 73 визначено граничні норми добових для відрядження членів екіпажів суден/інших транспортних засобів або сум, що спрямовуються на харчування таких членів екіпажів замість добових, якщо такі судна (інші транспортні засоби):

• провадять комерційну, промислову, науково-пошукову чи риболовецьку діяльність за межами територіальних вод України;
• виконують міжнародні рейси для провадження навігаційної діяльності чи перевезення пасажирів або вантажів за плату за межами повітряного або митного кордону України;
• використовуються для проведення аварійно-рятувальних та пошуково-рятувальних робіт за межами митного кордону або територіальних вод України.

Наднормативні добові для цілей оподаткування ПДФО є оподатковуваним доходом працівника. Відповідно з такої суми утримується ПДФО за ставкою 18 % та військовий збір за ставкою 1,5 %. Наднормативні добові вважаються сумою надміру витрачених коштів, отриманих платником податку на відрядження, і оподатковуються ПДФО на підставі пп. 164.2.11 п. 164.2 ст. 164 Податкового кодексу із застосуванням натурального коефіцієнта (п. 164.5 цієї статті) та у порядку, встановленому пп. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 зазначеного Кодексу.

Зауважимо, що нормами п. 16¹ підрозділу 10 розділу  XX Податкового кодексу не передбачено застосування для військового збору коефіцієнта, визначеного п. 164.5 ст. 164 Кодексу. Отже, об’єктом оподаткування військовим збором є вся сума добових витрат, яка перевищує встановлені пп. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 Кодексу норми, без застосування коефіцієнта.

Наднормативні добові в податковому розрахунку за формою № 1ДФ відображаються за ознакою доходу «118» (як кошти, отримані платником податку на відрядження або під звіт, які надміру витрачені та не повернуті в установлені законодавством строки). Крім того, зазначені суми наднормативних добових та утриманого військового збору відображаються в розділі ІІ податкового розрахунку за формою № 1ДФ.

Щодо строків сплати (утримання і перерахування) ПДФО і військового збору із наднормативних добових, то це необхідно зробити в день затвердження авансового звіту. Виняток — відрядження без видачі авансу. В такому разі в день затвердження звіту утримуються ПДФО і військовий збір та перераховуються до бюджету не пізніше 30 числа місяця, що настає за останнім днем місяця, в якому нараховано дохід.

Оскільки сума добових (у тому числі наднормативних) не входить до фонду оплати праці, то на цю суму ЄСВ не нараховується.

Сума добових визначається в разі відрядження:

• у межах України та країн, в’їзд громадян України на територію яких не потребує наявності візи (дозволу на в’їзд), — згідно з наказом про відрядження та відповідними первинними документами;
• до країн, в’їзд громадян України на територію яких здійснюється за наявності візи (дозволу на в’їзд), — згідно з наказом про відрядження за наявності документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні).

Якщо такі підтвердні документи відсутні, то сума добових включається до оподатковуваного доходу платника податку.

Слід також зазначити, що будь-які витрати на відрядження не включаються до оподатковуваного доходу платника податку за наявності документів, що підтверджують зв’язок такого відрядження з господарською діяльністю роботодавця, зокрема:

• запрошень сторони, що приймає, діяльність якої збігається з діяльністю підприємства, що відряджає;
• укладеного договору чи контракту;
• інших документів, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини;
• документів, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, які проводяться за тематикою, що збігається з господарською діяльністю підприємства, що відряджає.

Такий перелік не є вичерпним, а отже, може бути доповнений і іншими підтвердними документами.

Аванс на закордонне відрядження має видаватися у національній валюті тієї держави, до якої відряджають працівника, або у вільно конвертованій валюті. У листі № 31-07250-06-29/1218, зокрема, зазначено, що відряджений за кордон працівник має забезпечуватися авансом відповідно до наведених у кошторисі витрат: у гривнях — для здійснення видатків за час проїзду по території України, в іноземній валюті — для здійснення необхідних витрат за кордоном. Добові у межах виданого авансу перераховуються у гривні за курсом Нацбанку України, що діяв на день видачі авансу (п. 5 ПБО 21). Ця сума фіксується в обліку та впливає на об’єкт оподаткування податком на прибуток. Подальші валютні коливання вже не призведуть до перерахунку витрат в обліку.

Максимальний неоподатковуваний розмір добових — 80 євро за кожен календарний день такого відрядження за офіційним обмінним курсом гривні до євро, встановленим Нацбанком України, в розрахунку за кожен такий день. Така вимога міститься у пп. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 Податкового кодексу. За базу порівняння беруть курс Нацбанку України, що діяв на дату видачі авансу. Розглянемо це на умовному прикладі.

Працівника направлено у відрядження до Польщі для налагодження партнерських відносин. Із Києва він вилетів 24 квітня та повернувся на наступний день. Розмір закордонних добових, установлених на підприємстві згідно з Положенням про відрядження, — 80 євро (тобто максимальний розмір). Аванс на відрядження видано 23 квітня, в частині закордонних добових — 160 євро.

Курс Нацбанку України на дату видачі — 32,2231 грн/євро. За дні відрядження:

24.04.2018 р. — 31,9725 грн/євро;

25.04.2018 р. — 31,9703 грн/євро.

Для розрахунку береться курс Нацбанку України, що діяв на день видачі авансу. Тобто станом на 23 квітня — 32,2231 грн/євро. У гривневому еквіваленті — 2 577,85 грн (80 євро × 32,2231 грн).

¹Коефіцієнт розраховується таким чином: 100 : (100 – 18).
²При розрахунку військового збору натуральний коефіцієнт не застосовується.

Як видно з таблиці, оподатковуваний дохід виникає в ситуації, якщо порівняно з датою видачі авансу в подальшому відбувається зниження курсу валюти. Якщо ж курс Нацбанку України на дату видачі авансу був нижче ніж у дні відрядження, то дохід у працівника не виникає. Відсутній дохід і у випадку якщо курс залишався незмінним.

Зауважимо, що такий перерахунок необхідний тільки для визначення оподатковуваного доходу ПДФО і військовим збором. У бухобліку сума добових у межах виданого авансу на закордонне відрядження не перераховується.

КЗпП — Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р. № 322-VІІІ. Податковий кодекс — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. № 2755-VІ. Постанова № 73 — постанова Кабінету Міністрів України від 02.02.2011 р. № 73 «Про граничні норми добових витрат для відрядження членів екіпажів суден, інших транспортних засобів та суми, що спрямовуються на їх харчування замість добових витрат» . Постанова № 98 — постанова Кабінету Міністрів України від 02.02.2011 р. № 98 «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів». ПБО 21 — Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 21 «Вплив змін валютних курсів», затверджене наказом Мінфіну України від 10.08.2000 р. № 193. Лист № 31-07250-06-29/12181 — лист Мінфіну України від 21.05.2014 р. № 31-07250-06-29/12181 «Щодо відшкодування працівнику підприємства витрат на відрядження за кордон»