Втрата бухгалтерських документів: наслідки та відновлення

ДФС України в індивідуальній податковій консультації від 22.08.2017 р. N 1701/6/99-99-14-03-03-15/ІПК надала роз’яснення стосовно перенесення контролюючими органами термінів проведення документальної позапланової виїзної перевірки при повідомленні платником податків про втрату первинних бухгалтерських документів відповідно до пункту 44.5 статті 44 ПКУ та зробила наступний висновок.

Пунктом 44.3 статті 44 Кодексу визначається, що платники податків зобов’язані забезпечити зберігання документів, визначених у пункті 44.1 статті 44, а також документів, пов’язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, не менш як 1095 днів з дня подання податкової звітності, для складення якої використовуються зазначені документи, а у разі її неподання – з передбаченого Кодексом граничного терміну подання такої звітності.

 Також відповідно до пункту 44.5 статті 44 Кодексу у разі втрати, пошкодження або дострокового знищення документів, зазначених в пункті 44.1 і пункті 44.3 статті 44 Кодексу, платник податків зобов’язаний у п’ятиденний строк з дня такої події письмово повідомити контролюючий орган за місцем обліку в порядку, встановленому Кодексом для подання податкової звітності та контролюючий орган, яким було здійснено митне оформлення відповідної митної декларації.

Платник податків несе обов’язок відновити втрачені документи протягом 90 календарних днів з дня, що настає за днем надходження повідомлення до контролюючого органу.

Правові засади регулювання, організації, ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності в Україні визначає Закон України від 16 липня 1999 року N 996-ХIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» (далі – Закон) зі змінами.

Згідно з пунктом 3 статті 8 Закону відповідальність за організацію бухгалтерського обліку та забезпечення фіксування фактів здійснення всіх Господарських операцій у первинних документах, збереження оброблених документів, регістрів і звітності протягом встановленого терміну, але не менше трьох років, несе власник (власники) або уповноважений орган (посадова особа), який здійснює керівництво підприємством відповідно до законодавства та установчих документів.

Відновлення

Пунктом 6.10 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, яке затверджено наказом Міністерства фінансів України від 24 травня 1995 року N 88, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 05 червня 1995 року за N 168/704, визначено порядок дій у разі втрати первинних документів.

Також ДФС зазначає, що відповідно до пункту першого частини 2 статті 60 Кримінального процесуального кодексу України заявник має право отримати від органу, до якого він подав заяву, документ, що підтверджує її прийняття і реєстрацію.

Таким чином, у разі втрати та/або пошкодження первинних бухгалтерських документів та за наявності документів, що підтверджують зазначену подію (зокрема, копії заяви або повідомлення про кримінальне правопорушення та документу, що підтверджує її прийняття і реєстрацію тощо), платник податків зобов’язаний письмово повідомити контролюючий орган за місцем обліку в порядку, встановленому Кодексом.

У разі неможливості проведення перевірки платника податків у вищезазначених випадках, термін проведення перевірки переноситься до дати відновлення та надання документів до перевірки в межах, визначених пунктом 44.5 статті 44 Кодексу строків.

Як висновок ДФС наголошує, що норми пункту 44.5 статті. 44 Кодексу не включають безпосереднього зобов’язання платника податків повідомляти контролюючий орган за основним місцем обліку про закінчення процедури відновлення втрачених документів, але зазначене повідомлення є необхідним з метою забезпечення виконання вимог цього пункту в частині перенесення термінів проведення перевірки, до дати відновлення документів (але не більше 90 календарних днів з дня, що настає за днем надходження повідомлення до контролюючого органу).

Крім того не зайвим вважаємо нагадати:

 Адміністративна відповідальність

   За недбале зберігання, псування, незаконне знищення, приховування, незаконну передачу іншій особі архівних документів, порушення порядку доступу до них застосовують:
    
   – на громадян – попередження або адмінштраф у розмірі від 51 до 119 грн;
   – до посадових осіб – попередження або адмінштраф від 85 до 170 грн;
   – за повторне порушення протягом року – громадян чекає штраф від 119 до 340 грн, а посадових осіб – від 170 до 680 гривень
    Фінансові санкції та податкові наслідки

Вони передбачені за незабезпечення платником зберігання первинних документів облікових та інших регістрів, бухгалтерської та статистичної звітності, інших документів з питань обчислення, сплати податків та зборів протягом 1095 днів з дня подання податкової звітності, для складення якої використовуються зазначені документи, а у разі її неподання – з передбаченого ПКУ граничного терміну подання такої звітності та/або ненадання платником контролюючим органам оригіналів документів чи їх копій при податковому контролі (ст. 121 ПКУ). За це буде штраф 510 грн, а за повторне порушення протягом року – 1020 грн.