Як банки перевіряють сплату ЄСВ при виплаті зарплати?

Мінфін наказом від 16.09.2022 року №291 затвердив новий Порядок прийняття надавачами платіжних послуг на виконання платіжних інструкцій на виплату заробітної плати. 

Наказ набирає чинності одночасно з введенням в дію Закону “Про платіжні послуги”, але не раніше дня його офіційного опублікування.

Отже, якщо наказ опублікують найближчим часом (а так скоріш за все і буде), то новий Порядок запрацює з 1 грудня 2022 року.

Проаналізуємо зміни та надамо поради, як застосовувати їх на практиці. 

Про яку перевірку йдеться?

Як не дивно, але про це час від часу доводиться роботодавцям та бухгалтерам нагадувати. 

В Україні існують правила (ч. 8 ст. 9 Закону про ЄСВ): 

1. Роботодавці зобов’язані сплачувати ЄСВ, нарахований за календарний місяць, не пізніше 20 числа наступного місяця, крім гірничих підприємств, які зобов’язані сплачувати єдиний внесок, нарахований за календарний місяць, не пізніше 28 числа наступного місяця.
2. Проте під час кожної виплати заробітної плати (лікарняних, декретних та винагород ЦПХ, словом, доходів, на суми якої (якого) нараховується ЄСВ), одночасно з видачею зазначених сум роботодавці зобов’язані сплачувати нарахований на ці виплати ЄСВ у розмірі, встановленому для таких платників (авансові платежі).
3.  Винятком є випадки, якщо ЄСВ, нарахований на ці виплати, вже сплачені раніше, або за результатами звірення платника з податковим органом за платником визнана переплата ЄСВ, сума якої перевищує суму внеску, що підлягає сплаті, або дорівнює їй. 

При цьому виконання таких правил не залишили без контролерів і зробили ними банки, в яких роботодавець тримає та використовує кошти для зазначених виплат. 

Порядок №453: як це було до останніх змін?

Існував Порядок, затверджений ще Міндоходів наказом від  09.09.2013  № 453. Втім, це був не перший такий нормативний акт, вони існували ще з початку застосування ЄСВ (див. тут). 

А сам контроль з боку банків був досить простий.

За сплатою за Правилом № 1 (тобто, коли роботодавці роблять авансові внески з ЄСВ і кошти на виплату доходів працівникам не просять) банк не контролює ні вчасність таких виплат, ні розмір їх суми. Не нагадує банк навіть у випадку, якщо роботодавець не зробив такий внесок. Банк просто сплачує цю суму до бюджету. 

А от коли йдеться про виплату доходу, тобто Правило №2, тоді можливі варіанти. 

Зверніть увагу, що Порядок №453 має назву Порядку прийняття банками на виконання розрахункових документів на виплату заробітної плати. Та й  в тексті самого Порядку ні слова про інші доходи. А ЄСВ нараховується і сплачується, як ми вже зазначили вище, не тільки на зарплату. То що ж з решта? 

Далі контроль за повнотою сплати ЄСВ пропонується таким чином: суми ЄСВ, сплачені роботодавцями, повинні складати не менше 1/3 суми коштів для виплати заробітної плати, зазначеної в грошових чеках, платіжних дорученнях та інших розрахункових документах. Ось так, просто і абстраговано від реальності. 

Звідки взялася ця 1/3? Від базової ставки ЄСВ, як раніше становила більш як 30% від нарахованого доходу (зокрема, у 2013 році – 34,7%). З 2016 року (!) базова ставка стала 22%, але оновити Порядок руки добралися лише зараз (до цього були лише усні та письмові рекомендації). 

До речі, до підприємств організацій інвалідів цей контроль не застосовувався (хоча їм треба було повідомити банк про свій статус). Із зрозумілих причин – вони застосовують зменшену ставку ЄСВ до зарплати та інших доходів всіх своїх працівників. 

А от для інших роботодавців, які працевлаштували людину з інвалідністю та застосовують ставку 8,41% – це звільнення від контролю не працювало, і сплачувати ЄСВ за таких працівників треба було однаково, як і щодо інших працівників. Інша справа, що застосування 1/3 до доходу, який виплачується, не враховувало зменшення нарахованого доходу на ПДФО та ВЗ. Тобто, база нарахування при контролі фактично була меншою десь на 20%, і переплат за інвалідів, якщо виплата їм зарплати відбувалася разом із іншими працівниками, фактично не відбувалося. 

Щодо Правила № 3, тобто, врахування авансів та переплат з ЄСВ, в Порядку № 453 зазначалося: ці факти треба підтвердити документально. І просто платіжне доручення банк не влаштовувало, ні – ви мали надати довідку, засвідчену податківцями. Форма довідки додавалася до Порядку, і в ній теж фігурувала сумнозвісна 1/3. 

Як це працювало на практиці: 

Нажаль, згадка лише про зарплату у Порядку нікого не рятувала від контролю з боку банків. І якщо щодо виплат по ЦПД ще можна було відбитися (допомагав при цьому і статус одержувача, якщо він ФОП або фізособа, яка здійснює незалежну професійну діяльність). То щодо лікарняних та декретних, як правило, банки не проводили виплати без підтвердження сплати ЄСВ у потрібному розмірі.

Щодо потрібного розміру, то він ще з 2016 року неофіційно вважався 1/5 від доходу, який виплачується. В цьому році ми наводили роз’яснення від Мінфіну з цього приводу тут. 

Зрозуміло, що 1/5 виникла від базової ставки ЄСВ 22%. 

Зверніть увагу на те, що податківці, згідно цього Порядку, не складають цю довідку – це мали робити роботодавці. І їм доводилося виправляти частку в формі цій довідки на 1/5, подавати її до податкової. 

Фактично, форм довідок існувало дві. І обидві оформити можна було лише на папері!

Одна (додаток 1 до Порядку) – її можна назвати одноразовим варіантом. Якщо у роботодавця була переплата, то він, щоб не сплачувати ЄСВ знову, складав довідку (в трьох екземплярах), у якій докладно розписував зміст переплати. Цю довідку подавали до податкового органу за місцем обліку, податківці її засвідчували, один екземпляр залишався у них, другий у банка, а третій – для роботодавця. 

Проте, якщо сума переплати була велика, бігати до податківців при кожній виплаті працівникам було незручно. Для таких випадків існувала інша довідка (за формою додатка 2 до Порядку) – це був довгограючий варіант. Вона видавалася податківцями роботодавцям на рік. За  такою довідкою виплата зарплати відбувалася без перевірки сплати ЄСВ з боку банків впродовж строку дії такої довідки. 

Що змінилося? 

Спочатку про Правило № 1 – в процедуру контролю ввели зміни, які враховують наявність єдиного рахунку для сплати податків та ЄСВ. І ще один важливий момент: новий Порядок узаконив те, що застосовувалося на практиці, але без особливого бажання з боку банків. Йдеться про подання разом із платіжкою на виплату зарплати старої, вже оплаченої платіжки на сплату ЄСВ за цей період. 

Звісно, банкам було зручніше, коли сплата зарплати та ЄСВ відбувалася одночасно. Але зараз документи, які підтверджують фактичну сплату ЄСВ, теж допомагатимуть отримати кошти на виплату зарплати. Навіть, якщо ви сплатили ЄСВ в іншому банку!

Увага! 

Документальним підтвердженням раніше сплаченого ЄСВ є платіжні інструкції в електронній формі (оформлені з дотриманням вимог Закону України «Про електронні довірчі послуги», Закону України «Про електронні документи та документообіг») або у паперовій формі про перерахування ЄСВ (у тому числі з рахунку, відкритого в іншого надавача платіжних послуг), у яких платник в реквізиті «Призначення платежу» зазначив період, за який заробітна плата нарахована, а надавач платіжних послуг платника заповнив реквізит «Дата виконання».

Для платника, який використовує єдиний рахунок, документом, що підтверджує фактичну сплату ЄСВ є підтвердження (квитанція) про позитивний результат обробки повідомлення про спрямування коштів з єдиного рахунку на небюджетний рахунок, а саме, за напрямом спрямування, що відповідає технологічному коду 71010000 (єдиний внесок нарахований роботодавцями на суми заробітної плати, винагороди за договорами цивільно-правового характеру, допомоги по тимчасовій непрацездатності та допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами), яке містить інформацію про період, за який заробітна плата нарахована.

І тепер вже офіційно: банки порівнюватимуть сплачений ЄСВ із 22% від суми доходу, який виплачується та на який нараховується ЄСВ. 

Для цього оновили текст зазначених вище довідок. Довідок, як і раніше, дві – разова і річна. При цьому щодо річної чітко встановили строк дії: 12 календарних місяців, починаючи з місяця видачі довідки включно. 

Також дозволили оформлення цих довідок як в паперовій, так і в електронній формі. Що означає, що ці форми мають з’явитися в програмному забезпеченні для платників податків. 

Порядок паперового оформлення довідок не змінився. А як вони оформлюватимуться в електронній формі? А ось як: 

• Довідка (додаток 1) оформлюватиметься, знову ж таки, самим платником

Наприклад, вам треба виплатити 40000 грн. зарплати (із них 7000 грн. – це зарплата працівника з інвалідністю). А переплата з ЄСВ у вас становить 3000 грн. Тоді ви зазначаєте в довідці-розрахунку: 

1 Заробітна плата, зазначена в платіжній інструкції або грошовому чеку              40000,00

у тому числі:  

1.1 Заробітна плата, що перевищує максимальну величину, з якої справляється єдиний внесок   0,00

1.2 Заробітна плата працюючих інвалідів         7000,00

2 22% х (р. 1 – р. 1.1 – р. 1.2)         7260,00

3 8,41% х р. 1.2           588,70

4 Переплата єдиного внеску         3000,00

5 Сума єдиного внеску, яка зазначається в платіжній інструкції та підлягає перерахуванню (р. 2 + р. 3 – р. 4)       4848,70

Далі ви надсилаєте цю довідку до органу ДПС (в електронній формі, звісно, не треба робити три екземпляри, як це і далі робитиметься для паперового варіанту). А податківці її погоджують або відмовляють у погодженні, про що надсилають відповідну електронну відповідь. 

Для річної довідки про виплату зарплати без перевірки сплати ЄСВ, щоб отримати її в електронній формі треба подати електронне ж і звернення до органу ДПС. Одним словом, бланки ті ж самі, додали тільки можливість оформити їх онлайн. 

Зверніть увагу: новий Порядок не передбачає контролю з боку банків за резидентами «Дія. Сіті».  Підприємства організацій інвалідів, діппредставництва та ті, кого обслуговує Держказначейство, теж залишилися у переліку тих, кого не перевіряють. 

Проте, якщо в таких осіб є рахунок в банку, вони мають врахувати, як змінилася процедура підтвердження спецстатусу. 

Раніше зазначені підприємства та організації самостійно щороку станом на 01 січня надавали банкам інформацію, що підтверджує такий статус.

Тепер зазначені підприємства, установи та організації самостійно надають обслуговуючому надавачу платіжних послуг інформацію, що підтверджує такий статус:

• під час відкриття рахунку у обслуговуючого надавача платіжних послуг;
• у разі набуття статусу з переліку, наведеного вище;
• у разі якщо обслуговуючого надавача платіжних послуг не було повідомлено під час відкриття у нього рахунку або при набутті такого статусу.

У разі зміни статусу підприємства, установи та організації повідомляють про це обслуговуючого надавача платіжних послуг протягом п’яти робочих днів, що настають за днем зміни статусу.

Інформація, що підтверджує статус підприємства, установи та організації з переліку, наведеного у цьому пункті або його зміну надсилається/подається до обслуговуючого надавача платіжних послуг в електронній або паперовій формі.