Електронні документи мають зберігатися протягом того ж строку, що і їх паперові аналоги (ст. 13 Закону про електронні документи). І тут треба врахувати, що суб’єкту господарювання
слід забезпечити зберігання протягом цього періоду саме електронної форми (електронних даних) документа. Зберігання роздруківок недостатньо, бо вони не є оригіналами документів
Зазначимо, що електронні документи взагалі можна і не друкувати. Створювати електронні документи ще і в паперовій формі вимагається тільки для документів тривалого зберігання (більше 10 років). Так, у п. 4 розд. 1 Порядку № 1886/5 сказано, що документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання потрібно створювати у двох формах: паперовій, електронній.
Є вимоги до зберігання електронних документів. Закон про електронні документи (ст. 13) говорить про те, що підприємства зобов’язані зберігати електронні документи на електронних носіях інформації у формі, що дозволяє перевірити їх цілісність на цих носіях.
Цілісність документа перевіряють шляхом перевірки електронного підпису. Якщо в документ, підписаний удосконаленим або кваліфікованим електронним підписом, внесли зміни, це буде виявлено.
При зберіганні електронних документів обов’язково дотримуватися таких вимог:
1) інформація, що міститься в електронному документі, має бути доступною для її подальшого використання;
2) має бути забезпечена можливість відновлення електронного документа в тому форматі, в якому він був створений, відправлений або отриманий;
3) необхідно зберігати інформацію (у разі її наявності), що дає можливість встановити походження і призначення електронного документа, а також дату і час його відправлення або отримання.
Також є вимоги щодо зберігання архівного ХML-документа, які встановлені розділом IV «Систематизація та зберігання електронних документів у діловодстві» Порядку № 1886/5.
Зокрема, щодо зберігання «вхідних» електронних документів в ньому сказано, що треба зберегти архівний ХML-документ, який складається із:
— файла основного електронного документа;
— файлів додатків до електронного документа (якщо вони є);
— файлів електронних підписів, якими підписані електронні документи;
— реквізитів електронного документа;
— метаданих електронних документів.
Якщо ви користуєтеся платною платформою, то, як правило, вона забезпечує ці вимоги по зберіганню документів. Якщо безкоштовною — то потрібно буде самостійно забезпечити таке зберігання.
