Як оформити тимчасове виконання обов’язків головного бухгалтера?

Головний бухгалтер має намір піти в чергову щорічну відпустку на 24 к. дн. На підприємстві працює ще один бухгалтер, на якого керівник хоче на період відсутності головбуха тимчасово покласти виконання його обов’язків, зокрема підписання податкової звітності, банківських документів тощо. Як правильно це оформити та чи треба повідомляти податкову?

Для того щоб виконання обов’язків тимчасово відсутнього головбуха доручити іншому працівникові, потрібно видати відповідний наказ (розпорядження) керівника підприємства, зробити тимчасову картку зі зразком підпису відповідного працівника для банку, а також повідомити контролерів. Далі — розлогіше.

Як доручити виконання обов’язків відсутнього працівника?

На випадок тимчасової відсутності працівника (під час хвороби, відпустки, відрядження тощо) є дві можливі форми організації праці:

1) тимчасове заступництво (заміщення);
2) виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника.

Працівника, який заміщує тимчасово відсутнього працівника, звільняють від виконання обов’язків за основним місце роботи. Зокрема, йому доплачують різницю між його фактичним окладом й окладом працівника, якого він заміщує (п. 1 Роз’яснення від 29.12.1965 р. № 30/39).

Працівника, що виконує обов’язки відсутнього працівника, не звільняють від його основної роботи. Такому працівникові здійснюють доплату, розмір якої визначають у наказі по підприємству про доручення працівникові виконувати обов’язки тимчасово відсутнього працівника (з урахуванням положень колективного договору) (ст. 105 КЗпП, п. 1 Інструкції від 14.05.1982 р. № 53-ВЛ, лист Мінпраці від 02.12.2005 р. № 9942/0/14-05/018-17).

Щоправда, у листі від 21.07.2011 р. № 590/13/84-11 Мінсоцполітики наголошує:

«Виконання службових обов’язків за більш відповідальною посадою тимчасово відсутнього працівника, коли це пов’язане з розпорядчими функціями, працівником, який працює на тому ж підприємстві, в установі, організації, — є тимчасовим замісництвом».

Отже, виконання рядовим бухгалтером обов’язків головного як керівника відділу (тобто з відповідальнішої посади) належить оформлювати саме як тимчасове замісництво (заступництво). Проте постає питання: хто виконуватиме обов’язки рядового бухгалтера, адже під час заступництва його має бути звільнено від їх виконання?

Приймати на роботу додаткову штатну одиницю за строковим трудовим договором теж не вихід. Ми, вважаємо, що за таких обставин можливими є обидві форми організації праці. Зрештою, чинне законодавство жодних обмежень щодо цього не встановлює. Немає в ньому й норм, які б зобов’язували виконання обов’язків відсутнього працівника за більш відповідальною посадою оформлювати лише як тимчасове заступництво.

Отже, за бажання ви маєте право обрати таку форму організації праці, як виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника.

Документальне оформлення

Виконання обов’язків тимчасово відсутнього головного бухгалтера покладають на іншого працівника на підставі наказу (розпорядження) керівника підприємства. Виданню такого наказу може передувати подання (клопотання, доповідна чи службова записка) головного бухгалтера із зазначенням бажаної кандидатури на таку посаду.

Обираючи з-поміж працівників особу, яка виконуватиме обов’язки головбуха, слід узяти до уваги рівень знань і професійної підготовки такої особи. Крім того, напередодні відпустки головбуха радимо оформити акт приймання-передання справ від головбуха до бухгалтера, який виконуватиме його функції, й обов’язково ознайомити останнього з посадовими обов’язками головбуха.

Загалом виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника є допустимим лише за згодою працівника. Виняток становить ситуація, коли безпосередньо посадовою інструкцією передбачено виконання обов’язків іншого працівника на період його відсутності. У такому разі ці обов’язки належать до трудової функції працівника і їх він виконує без видання окремого наказу та без доплати.

Працівник дає свою згоду на виконання обов’язків головбуха через проставлення позначки про згоду у проекті наказу керівника чи, скажімо, написання заяви (зразок 1). Потім керівник підприємства видає відповідний наказ (зразок 2).

Зразок 1

Зразок 2

До речі, у наказі (у додатку до нього) можна визначити перелік функцій, які тимчасово має виконувати працівник. Адже останньому не обов’язково (а нерідко й неможливо) доручати всі без винятку обов’язки головного бухгалтера.

Чи може керівник ухвалити рішення про покладення на працівника додаткових обов’язків в односторонньому порядку?

Такі дії, ми вважаємо, потрібно розглядати як зміну істотних умов праці. Тож працівника необхідно попередити про очікувані зміни щонайменше за 2 місяці (ст. 32 КЗпП). Для цього, наприклад, можна заздалегідь оформити проект наказу про покладення обов’язків головбуха, ознайомивши з ним працівника під підпис.

Згодом, по закінченню 2 місяців (чи тривалішого строку), треба видати наказ, яким безпосередньо покласти на працівника додаткові обов’язки.

Зверніть увагу, у період воєнного стану передбачено окремі особливості застосування положень ст. 32 КЗпП. Зокрема, повідомлення працівника про зміну істотних умов праці та зміну умов оплати праці здійснюють не пізніш як до запровадження таких умов (ст. 3 Закону «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 р. № 2136-IX).

Виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника в табелі обліку використання робочого часу не відображають, оскільки воно відбувається протягом робочого часу поряд із виконанням обов’язків за основною посадою. Записи про виконання таких обов’язків до трудової книжки й особової картки № П-2 також не вносять. Виконання обов’язків іншим працівником припиняється в день виходу на роботу працівника, обов’язки якого він виконував. Окремий наказ про припинення виконання обов’язків видавати не потрібно.

Організація роботи за відсутності головбуха

З першого дня відпустки до виходу на роботу головного бухгалтера всі його обов’язки (якщо інше не передбачено наказом) виконує працівник, на якого їх покладено наведеним вище наказом. Це стосується і організаційно-розпорядчих функцій як начальника відділу бухгалтерії, і виконавчих (як-от: складання та підписання звітності, первинних документів, участь у проведенні інвентаризації тощо). Водночас працівник (у межах доручених йому обов’язків) нестиме тягар відповідальності головбуха, зокрема, за порушення законодавства.

Завважимо: як сказано в роз’ясненні з категорії 116.06 розділу «Запитання — відповіді з Бази знань» ЗІР, у разі призначення тимчасово виконуючого обов’язки головного бухгалтера контролерам необхідно подати заяву за формою № 1-ОПП з позначкою «Відомості про особу, відповідальну за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку».

На замітку! Цю заяву треба подати в 10-денний строк із дня виникнення змін в облікових даних платників податків (п. 9.3 розд. ІХ Порядку обліку платників податків і зборів від 09.12.2011 р. № 1588).

У нашому випадку 10-денний строк треба відліковувати починаючи з першого дня відпустки головного бухгалтера (тобто з дня, з якого його обов’язки наказом керівника було покладено на іншого працівника). Подати форму № 1-ОПП можна в електронному вигляді.

Окрім того, щоб працівник, який тимчасово виконуватиме обов’язки головного бухгалтера, мав можливість підписувати документи в електронній формі, керівник повинен подати щодо нього (бухгалтера, який тимчасово виконуватиме обов’язки головбуха) повідомлення про надання інформації щодо ЕЦП в електронному вигляді (за формою згідно з додатком 2 до Порядку обміну електронними документами з контролюючими органами від 06.06.2017 р. № 557). До такого повідомлення треба внести інформацію про підписанта (підписантів), якому (яким) надано право підпису електронних документів (роз’яснення з категорії 129.03 розділу «Запитання — відповіді з Бази знань» ЗІР).

Щодо інших органів, куди працівникові, який тимчасово виконуватиме обов’язки головного бухгалтера, доведеться подавати заяви, звітність тощо (скажімо, до Держстату), радимо до відповідних документів додавати копію наказу, яким особу вповноважено виконувати обов’язки тимчасово відсутнього головбуха.

Найімовірніше, працівникові, який тимчасово виконуватиме обов’язки головного бухгалтера, доведеться мати справу також із банківськими документами.

Для розпорядження рахунком необхідно лише проінформувати банк про перелік осіб, яких уповноважено розпоряджатися рахунком.