Як правильно документально оформити надану працівнику позику та відобразити таку операцію в обліку та звітності

Чим керуватися при наданні

Юридичні відносини позики регулюються Цивільним кодексом. За договором позики одна сторона (позикодавець) передає у власність другій стороні (позичальникові) грошові кошти або інші речі, визначені родовими ознаками, а позичальник зобов’я­зується повернути позикодавцеві таку саму суму грошових коштів (суму позики) або таку саму кількість речей такого самого роду і такої самої якості (ст. 1046 цього Кодексу).

При укладанні договору позики необхідно врахувати такі моменти:

• юридичні особи — суб’єкти господарювання, які за своїм правовим статусом не є фінансовими установами, можуть надавати позики в грошових коштах на безвідсотковій основі;
• будь-яка фінансова операція від 150 тис. грн підлягає фінансовому моніторингу;
• з 04.01.2017 р. розрахунки в готівковій формі протягом одного дня між підприємством і фізичною особою не можуть перевищувати 50 тис. грн;
• договір позики між підприємством (юридичною особою) і найманим працівником незалежно від суми укладається обов’яз­ково у письмовій формі;
• нотаріальне посвідчення договору позики цивільним законодавством не вимагається незалежно від суми договору. Такий договір може бути укладений в нотаріальній формі.

Як оформити документально

Можливість надання позики працівникам, як правило, передбачається в колективному договорі (у разі його наявності на підприємстві). Якщо колективний договір на підприємстві не укладено, доцільно узгодити можливість надання позики працівникам з власником підприємства або прописати таку норму в статуті підприємства. Такі самі норми мають бути прописані як у Положенні про надання позики на підприємстві, так і безпосередньо в договорі між підприємством та працівником.

На підставі зазначених внутрішніх документів у разі надання позики працівникові підприємство обов’язково укладає з ним відповідний договір. Саме в договорі зазначаються сума позики, термін та умови її повернення. Якщо повернення позики проводитиметься частками, то має бути передбачено графік її повернення. Слід зауважити: якщо договором не встановлено строк повернення позики або цей строк визначено моментом пред’явлення вимоги, позика має бути повернена працівником-позичальником протягом 30 днів з дня пред’явлення позикодавцем такої вимоги (якщо інше не встановлено договором).

Видача позики проводиться на підставі заяви працівника та відповідного наказу по підприємству. Підтвердженням надання позики є виписка банку про перерахування коштів на картку працівника або видатковий касовий ордер у разі видачі позики готівкою.

Як відобразити в бухобліку

У бухобліку видана працівнику поворотна безвідсоткова позика визнається дебіторською заборгованістю. Залежно від строку повернення вона визнається довгостроковою або поточною.

Заборгованість працівника перед підприємством за позикою, яка буде погашена протягом 12 місяців, обліковується у складі поточної дебіторської заборгованості з використанням окремого субрахунку 377 «Розрахунки з іншими дебіторами».

Надання позики з розрахункового рахунку на підставі виписки банку відображається проведенням Дт  377 Кт 311. Якщо позика видається готівкою через касу, операція оформлюється видатковим касовим ордером і відображається проведенням Дт 377 Кт 301.

Повернення позики відображається зворотною кореспонденцією тих самих рахунків.

Порядок відображення короткострокової позики в бухобліку підприємства-позикодавця наведено у табл. 1.

Таблиця 1

*Утримання із зарплати позики вважається виплатою зарплати. А тому в день здійснення проведення Дт 661 Кт 377 на суму 1 000,00 грн в бюджет необхідно сплатити ПДФО — 180,00 грн, військовий збір — 15,00 грн, ЄСВ — 220,00 грн. Коли настане день виплати зарплати, то платежі до бюджету на ці суми необхідно зменшити. Слід не плутати зазначену операцію з оподаткуванням самої суми безвідсоткової поворотної позики.

Довгострокова позика, строк повернення якої перевищує 12 місяців, обліковується за Дт 183 «Інша дебіторська заборгованість». При настанні протягом 12  місяців з дати балансу строку погашення позики дебіторську  заборгованість працівника необхідно з довгострокової перевести до складу поточної.

Порядок відображення довгострокової позики в бух­обліку підприємства-позикодавця наведено у табл. 2.

Приклад 1

У січні 2017 р. надано поворотну безвідсоткову позику у сумі 48  000,00 грн на чотири роки. Договором передбачено погашення позики шляхом утримання із зарплати щомісяця в сумі 1 000,00 грн починаючи з лютого 2017 р.

Таблиця 2

Відповідно до пп. 165.1.29 п. 165.1 ст. 165 Податкового кодексу до складу загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку не включається основна сума поворотної безвідсоткової позики, що отримується таким платником (протягом строку дії). Таким чином, протягом дії договору основна сума позики не є об’єктом оподаткування ПДФО, військового збору та ЄСВ. Водночас дохід працівника у вигляді позики навіть за умови, що вона не є об’єктом оподаткування, має бути відображено у формі ДФ за ознакою «153».

Приклад 2

У січні 2017 р. надано поворотну безвідсоткову позику у сумі 48 000,00 грн. з терміном погашення 28.04.2017 р. У зазначений термін позику не погашено. Договір і термін сплати не продовжено. У квітні всю суму необхідно включити до доходу працівника та оподаткувати. Зарплата за квітень працівника 5 000,00 грн.

Кореспонденцію рахунків наведено в табл. 3.

Таблиця 3

ДФСУ Вісник- офіційно про податки