Як правильно розрахувати ЄСВ, ПДФО та військовий збір під час виплати авансу

Заробітна плата виплачується працівникам регулярно в робочі дні в строки, установлені колективним договором або нормативним актом роботодавця, погодженим із виборним органом первинної профспілкової організації чи іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом (а в разі відсутності таких органів — представниками, обраними й уповноваженими трудовим колективом), але не рідше ніж двічі на місяць через проміжок часу, що не перевищує 16 календарних днів, та не пізніше 7 днів після закінчення періоду, за який здійснюється виплата (ст. 24 Закону про оплату праці, ст. 115 КЗпП).

Ми не даремно на початку статті виділили слово «виплачується». Адже саме виплатазарплати відбувається двічі на місяць (аванс і зарплата за другу частину місяця), а осьнарахування зарплати здійснюється раз на місяць.

Зарплату нараховують за повний місяць (а не його частину) на підставі табеля обліку робочого часу.Чому саме за місяць?

По-перше, форма Табеля обліку робочого часу, затверджена наказом Держкомстату від 05.12.2008 р. № 489, призначена для помісячного обліку робочого часу, а саме — табель є підставою для нарахування зарплати.

По-друге, під час обкладення зарплати ПДФО визначається загальний місячний оподатковуваний дохід.

По-третє, база для нарахування ЄСВ визначається виходячи з розрахунку мінзарплати, якщо зарплату нараховано в меншому розмірі (абз. 2 ч. 5 ст. 8 Закону про ЄСВ). А мінімальний страховий внесок визначається як добуток мінімального розміру заробітної плати та розміру внеску, установленого законом на місяць, за який нараховується заробітна плата (дохід), і підлягає сплаті щомісяця (п. 5 ч. 1 ст. 1 Закону про ЄСВ).

Зважаючи на сказане вище, на практиці виплата авансу, а також сплата нарахованого ЄСВ із нього, утриманого військового збору та ПДФО здійснюються на підставі розрахунків, але без нарахування відповідних сум на момент такої виплати. Нарахування зарплати, ЄСВ, ПДФО та військового збору здійснюється наприкінці місяця після надання до бухгалтерії Табеля обліку робочого часу.

Згідно з нормами чинного законодавства, ПДФО та військовий збір сплачуються (перераховуються) до бюджету під час виплати оподатковуваного доходу єдиним платіжним документом. Банки приймають платіжні документи на виплату доходу лише за умови одночасного подання розрахункового документа на перерахування цього податку до бюджету (пп. 168.1.2 ПКУ).

Нарахований ЄСВ також сплачується роботодавцем під час кожної виплати заробітної плати (доходу, грошового забезпечення), на суми якої (якого) нараховується єдиний внесок,одночасно з видачею зазначених сум (абз. 2 ч. 8 ст. 9 Закону про ЄСВ).

Отже, виплата авансу працівнику, сплата нарахованого на суму авансу ЄСВ, утриманого ПДФО та військового збору здійснюються без фактичного нарахування такого авансу,фактичного нарахування ЄСВ, утримання ПДФО та військового збору. Тут важливо звернути увагу на порядок визначення бази для утримання 18% ПДФО та 1,5% військового збору при виплаті авансу. Для здійснення відповідних утримань потрібно взяти умовну базу, пропорційно збільшену на суму таких утримань.

Умовно кажучи: якщо в лютому 2016 року працівнику мають виплатити аванс у розмірі 5500 грн, на руки такий працівник повинен отримати саме 5500 грн чистими. А це становить рівно80,5% тієї зарплати за першу половину місяця, із якої мають утримати податки, — 19,5% (18% + 1,5%).

Складаємо звичайну пропорцію:

5500 грн — 80,5%.
Умовна база для утримання — 100 %.
Умовна база для утримання становить:
5500 грн × (100% : 80,5%) = 6832,30 грн.

Саме ця сума (6832,30 грн) і буде умовною базою, з якої утримуються ПДФО та військовий збір. Наголошуємо: це умовна сума, яка не відображається ані в бухгалтерському, ані в податковому обліку, а потрібна вона лише для того, аби банки здійснили операцію з виплати авансу, зважаючи на обов’язок одночасної сплати ПДФО та військового збору.

Отже, умовна база  для розрахунку утримань з авансу становить 6832,30 грн.

ПДФО з авансу становить:

6832,30 грн × 18% = 1229,81 грн.

Військовий збір з авансу становить:

6832,30 грн × 1,5% = 102,49 грн.

На руки працівник отримує:

6832,30 грн – 1229,81 грн – 102,48 грн = 5500 грн.

Бухгалтерський облік нарахування, виплати й оподаткування зарплати відобразимо наприкладі.

Кореспонденцію рахунків відповідно до умов прикладу наведімо в таблиці.

Таблиця

Бухгалтерський облік нарахування та виплати зарплати