Як правильно складати та хто перевіряє первинні документи?

В матеріалі розберемо, що таке первинні документи, які вимоги існують до їх складання та яку роль відіграють вони в бухгалтерському обліку підприємства. Бухгалтера іменують такі документи просто первинкою. В процесі роботи створюється значний обсяг такої «первинки», і всю її слід не тільки правильно скласти, але й обліковувати та зберігати.

Пояснення процедури складання первинних документів

Первинним бухгалтерським документом фахівці називають документи, які містять в собі інформацію про здійснені фінансово-господарські операції та відповідні дозволи, директиви або розпорядження керівництва. Такі документи можуть бути створені :

• «ручним» способом, тобто у паперовому вигляді, на бланку, заповнені звичайною канцелярською ручкою;

• в електронній формі, тобто оформлені за допомогою комп’ютерної програми.

А під господарською діяльністю розуміють діяльність (включаючи підприємницьку), яка пов’язана з виробництвом, переробкою або обміном матеріальних та нематеріальних благ, які виступають тут у ролі товара. Господарський кодекс дає таке визначення господарській діяльності — дії, що спрямовані на виготовлення і реалізацію продукції, надання послуг чи виконання робіт, які мають вартість. Фінансові операції нерозривно пов’язані з господарськими, адже внаслідок господарських операцій змінюється структура активів підприємства, відбувається погашення зобов’язань або з’являються нові. Отже, змінюється стан капіталу та структура майна.

Що не є первинним документом

Документ не може вважатись первинним документом бухгалтерського обліку у разі, якщо він:

• не містить в собі інформацію про здійснену господарську операцію;

• містить часткову (недостатню для кваліфікації операції) інформацію.

Увага! Платіжне доручення – НЕ первинний документ Банківська виписка– первинний документ.

Багато спорів ведеться і з приводу рахунку-фактури. Вважаємо, що його можна віднести до первинних документів, якщо дотримано дві умови:

• наявна інформація про здійснення операції;

• рахунок-фактура оплачено.

Отже, рахунок-фактура визнається первинним документом лише разом з банківською випискою, що підтверджує факт його оплати.

Первинні документи юрособи та ФОПа

Закон України про бухгалтерський облік не поширюється на ФОПів або фізичних осіб – суб’єктів господарської діяльності.

В розумінні цього закону бухгалтерський облік ведуть тільки юридичні особи.

Правила ведення обліку для ФОПів встановлено Податковим Кодексом України. Так, підприємці-платникі єдиного податку повинні вести облік доходів та витрат у формі та порядку, який встановлений Центральним податковим органом. ФОП мають право не використовувати бухгалтерські регістри та подвійні записи по рахунках (тобто, проводки не складати). Але вести Книгу обліку доходів та витрат вони зобов’язані, адже це впливає на визначенні бази оподаткування.

Але є і загальні вимоги ПКУ. Так, стаття 44.1 зазначає, що всі платники мають вести облік показників, які впливають на визначення об’єкта оподаткування на підставі, зокрема, первинних документів.

Враховуючи, що підприємці подають податкову звітність (у тому числі, по найманим працівникам та статистичну) їм також рекомендовано користуватись первинними документами.

Записи в Книзі обліку доходів та витрат–це тільки записи, які без відповідного документального підтвердження нічого не значать.

Опис органів, які здійснюють перевірку первинних документів

Здійснювати перевірку первинних документів на підприємствах та у ФОПів мають право ті державні та контролюючі органи, на кого згідно з Законом покладено таку функцію. Наведемо інформацію про основні з них.

1. Першим буде орган, який напевно частіше інших здійснює перевірочну роботу – податковий або фіскальний. Відповідно до статті 19.1. цей контролюючий орган здійснює адміністрування податків, а також проводить документальні перевірки платників податків та платників єдиного податку щодо дотримання повноти нарахування та своєчасності перерахування податків та обов’язкових зборів до бюджету. Але нічого нового податківцям придумувати не слід, адже положення пунктів 44.2- 44.3 ПКУ зазначають, що податкові розрахунки здійснюються на підставі даних бухгалтерського обліку. Це означає, що податківці мають право перевіряти первинні бухгалтерські документи платника податків!

2. Територіальні органи Пенсійного фонду України та представники органу соціального страхування (відтепер, це єдиний державний орган) мають право проводити планові або позапланові документальні перевірки з питань повноти нарахування та своєчасності перерахування до бюджету ЄСВ з заробітної плати. Первинні документи знадобляться і тут, але не тільки бухгалтерського (в частині нарахування зарплати та внесків), а й кадрового обліку.

3. Органи митного контролю мають право перевіряти достовірність ведення зовнішньоекономічної діяльності в частині ввезення та вивезення ТМЦ за межі митної території України. Із первинних документів тут присутні вантажно-митні декларації, виписки банку, рахунки-фактури та інше.

4. Органи Держпраці мають право перевіряти законність трудових відносин, порядок працевлаштування та т.і. на підприємстві або у ФОПа. І так, первинні документи (більшою мірою кадрового, але і бухгалтерського обліку також) обов’язково знадобляться.

5. Органи Держстату мають право перевіряти достовірність складання статистичної звітності. А для цього доведеться пред’являти первинні бухгалтерські документи, якщо мова йде зокрема про фінансові показники роботи підприємства.

Перелік контролюючих органів не є вичерпним, але посилання тут єдине: якщо проводиться документальна перевірка, то в ході її і використовуються саме документи, в тому числі первинні.

Пояснення можливих недоліків, які можуть бути виявлені під час перевірки та їх виправлення

Від недоліків та помилок не застрахований ніхто. І складання первинних бухгалтерських документів винятком не є. Але помилка не носить характер невиправної дії. Якщо корректно підійти до цього питання, то помилку слід виправити та спокійно працювати далі. Головне при цьому – знайти та виправити помилку самостійно, не чекаючи приходу ревізорів.

Недоліки, які можуть встановити контролюючі органи впливають із норм Положення про документальне забезпечення записів в бухобліку № 88 від 24.05.95. Так, пунктом 2.4. зазначені основні вимоги до первинних документів. Вони повинні мати такі обов’язкові реквізити:

• назва підприємства (установи), яка склала документ;

• назва документа або форми;

• дата складання;

• зміст (опис) господарської операції;

• обсяг господарської операції;

• одиниця виміру (грошовий або натуральний показник);

• посада та ПІБ відповідальних посадових осіб;

• підпис посадової особи.

Допускається також наведення додаткових реквізитів (в залежності від характеру господарської операції, технологічних умов або вимоги сторін).

Отже, недоліки, які може виявити перевіряючий, не бувають надуманими, вони впливають тільки із наведених норм.

Увага! Згідно п. 1.3. Положення 88 буде вважатись помилкою, якщо первинний документ заповнений не українською мовою!

Виправлення в первинних документах

В Положенні № 88 виправленню помилок відведено четвертий розділ. Отже, як пропонують бухгалтерам виправляти помилки в первинних документах розглянемо на практичних прикладах. Пунктами 4.2. та 4.4. статті 4 Положення зазначено, що помилки в первинних документах, що створені вручну, слід виправити коректурним способом. Такий спосіб передбачає наступне:

• невірний текст, цифрові показники чи дата в документі закреслюються;

• рядом із закресленим записом робиться напис із правильним текстом, цифрою чи датою;

• виправлення засвідчується підписом відповідальної особи з наведенням дати такого виправлення.

За правилами, закреслення робиться однією акуратної рискою з тим, аби виправлену інформацію можливо було свободно прочитати. Разом з тим, в первинних документах неприпустимі підчистки, замазування штрихом, маркером або заклеювання фрагментів документу, наведення кульковою ручкою, олівцем або іншими способами тощо.

Заборонено виправляти первинні документи, які підтверджують здійснення касових та банківських операцій чи операцій з цінними паперами.

Приклад НЕправильного виправлення помилки в первинному документі

Замазування та наведення неприпустимі!

Приклад ПРАВИЛЬНОГО виправлення помилки в первинному документі

Зверніть увагу і на наступне: не слід плутати звичайну помилку з іншими обставинами, які змінили інформацію, зазначену в бухгалтерських документах.

Відповідальність за несвоєчасне та недостовірне оформлення первинних документів

Щоб встановити ступінь відповідальності посадових осіб за несвоєчасне або недостовірне оформлення первинних документів, слід оцінити рівень наслідків такого порушення.

В першому прикладі на посадових осіб (директора та головного бухгалтера) можуть бути складені протоколи про адміністративну відповідальність. Штраф складатиме до 340 грн.

А помилка в первинному документі на другому прикладі тягне за собою додаткові нарахування податків до бюджету із застосуванням штрафних (фінансових) санкцій згідно статті 123 ПКУ. Сума фінансових санкцій складає від 10 до 25% додатково нарахованої суми. До речі, адмінпротокол на посадових осіб у цьому випадку також складається.

Види первинних документів

Первинні бухгалтерські документи можно умовно розділити на декілька груп, в залежності від призначення та виду господарської операції. Перелічимо основні з них:

Документи на отримання чи відвантаження ТМЦ:

• видаткова накладна ;

• товарно-транспортна накладна ;

• інвойс ;

• акт приймання-передачі.