Тобто, проводячи останній розрахунок, роботодавець повинен нарахувати цьому працівникові зарплату за відпрацьований період, компенсацію за невикористані дні щорічної відпустки, лікарняні тощо.
Тож, провівши всі необхідні розрахунки, бухгалтер відобразить їх у відповідних додатках об’єднаної звітності.
Додаток 5
Позаяк працівник помер у травні (це звітний ІІ квартал), а свідоцтво про смерть надано у серпні (це вже настає ІІІ звітний квартал), то виходить, що інформацію про цього працівника потрібно відобразити «заднім» числом, тобто внести до додатка 5 уточнювальну інформацію за ІІ квартал. Відобразити цю інформацію за звітний квартал (ІІІ квартал) не вдасться, бо це інформація за минулий період.
Таким чином, потрібно зайти в період ІІ кварталу та сформувати об’єднану звітність з типом «Уточнююча» та додати додаток 5, в якому заповнюємо:
— як зазвичай, інформацію щодо звільненого працівника;
— у графі 10 — дату закінчення трудових відносин (буде дата смерті, зазначена у свідоцтві);
— у графі 16 — дату і номер наказу (оформлений у серпні за фактом отримання свідоцтва про смерть, в цьому випадку дата наказу та дата смерті можуть бути різні), згідно з яким проведено звільнення;
— у графі 17 — підставу. Звертаємо увагу, що Законом від 01.07.2022 р. №2352 внесено доповнення до ст. 36 КЗпП, зокрема додано п. 8-2 до ч. 1 згаданої статті, де зазначено таку підставу припинення трудового договору, як смерть працівника. Тож у цій графі потрібно навести підставу «п. 8-2 ч. 1 ст. 36 КЗпП». Зазначена норма КЗпП набрала чинності з 19.07.2022 р., тому для її застосування орієнтуємося на дату видання саме наказу (за фактом припинення трудових відносин), а не дату смерті, зазначену у свідоцтві.
Додаток 1
Щоб правильно відобразити інформацію щодо звільненого працівника, слід подати два комплекти об’єднаної звітності:
— один — з типом «Уточнююча»,
— другий — з типом «Звітна».
Чому? Тому що для початку треба виправити несумову помилку за допомогою уточнюючого додатка 1, в якому вилучити дні без збереження зарплати (графу 13) та відкорегувати календарні дні перебування в трудових відносинах (графа 14), відображені у травні та червні ІІ кварталу. І вже потім у додатку 1 об’єднаної звітності за серпень ІІІ кварталу відобразити нараховані належні під час звільнення виплати працівникові.
Додаток 1 з типом «Уточнююча»
Потрібно зайти в період ІІ кварталу та сформувати об’єднану звітність з типом «Уточнююча» і додати два додатки 1 (окремо для травня, окремо для червня).
У додатку 1 за травень корегуємо календарні дні без збереження зарплати та календарні дні перебування у трудових відносинах, тобто буде два рядки:
— рядок 1: повторюємо повністю рядок так, як він був відображений у травні ІІ кварталу, з днями відпустки без збереження зарплати у графі 13, при цьому у графі 25 ставимо «1» (рядок на вилучення);
— рядок 2: зазначаємо за працівником правильну інформацію. При цьому у графі 13 — дні відпустки без збереження зарплати та у графі 14 — кількість днів перебування у трудових відносинах — відображаємо рівно ту кількість днів, яка була включно з датою смерті, й у графі 25 ставимо «0» (рядок на включення).
У додатку 1 за червень знімаємо календарні дні без збереження зарплати та календарні дні перебування у трудових відносинах, тут буде лише один рядок, тому що у червні з працівником уже жодних трудових відносин не було й інформація, що була відображена в ІІ кварталі, є помилковою, тож у рядку:
— повторюємо повністю рядок так, як він був відображений у червні ІІ кварталу, з днями відпустки без збереження зарплати (у графі 13) та з календарними днями перебування у трудових відносинах (у графі 14), при цьому у графі 25 ставимо «1» (рядок на вилучення).
Підсумуймо
Як видно з вищезазначеного, об’єднана звітність з типом «Уточнююча» за ІІ квартал буде одна, бо виправлення стосуються одного працівника, та міститиме два додатки 1 (травень та червень) і один додаток 5.
У титульній частині об’єднаної звітності з типом «Уточнююча» рядки з 07 до 110 не заповнюємо. У рядку 061 наводимо кількість додатків 1, які подаються (2), та кількість аркушів, які вони займають. Також у рядку 065 фіксуємо кількість додатків 5, які подаються (в цій ситуації «1»), та кількість аркушів, які вони займають.
Додаток 1 з типом «Звітна»
Відповідно до п. 1 розділу IV Порядку №4 нарахування зарплати, здійснені за попередній звітний період, зокрема у зв’язку з уточненням кількості відпрацьованого часу, виявленням помилок, суми донарахованої зарплати включають до зарплати місяця, в якому були здійснені такі донарахування.
Таким чином, позаяк корегувати травень щодо нарахованих сум працівникові та суми ЄСВ у серпні не можна, то відобразити нараховані виплати під час звільнення померлому працівникові потрібно тільки у місяці нарахування (у серпні) із зазначенням у:
— графі 8 — код застрахованої особи «1» або «2» — якщо працівник був особою з інвалідністю;
— графі 9 — коду типу нарахувань «1». Код типу нарахувань 1 зазначають лише для осіб, зокрема яким після звільнення з роботи нараховано заробітну плату (дохід) за відпрацьований час (п. 1 розділу IV Порядку №4);
— графі 10 — місяця, на який припадають виплати (05.2022);
— графах 16 та 17 — суми нарахованої компенсації за дні невикористаної відпустки при звільненні;
— графі 20 — суми ЄСВ, нарахованої на суму компенсації;
— графи з 5 до 8 та з 21 до 24 заповнюють у звичайному порядку;
— інші графи не заповнюють.
Графу 14 у цьому випадку теж не заповнюють, бо кількість днів у трудових відносинах відображають у додатку 1 за травень ІІ кварталу, тому для уникнення задвоєння днів у цьому додатку повторно не відображають.
Зверніть увагу!
Якщо припинення трудових відносин із працівником відбулося не останнім робочим днем місяця, ЄСВ сплачують з фактично нарахованої суми.
Якщо датою смерті працівника є останній робочий день/останній день місяця і працівник не був особою з інвалідністю, у роботодавця виникає обов’язок щодо сплати ЄСВ не менше від мінімального розміру (ч. 5 ст. 8 Закону про ЄСВ). Тому тут з’явиться ще один рядок із кодом «13» у графі 9 та відображенням у графі 18 суми різниці між МЗП та фактично нарахованим доходом і у графі 20 — нарахованої суми ЄСВ на цю різницю.
Додаток 4ДФ з типом «Звітна»
У додатку 4ДФ нараховану суму остаточного розрахунку відображають також у місяці того кварталу, коли проведено нарахування, тобто нарахована сума компенсації (графи 3 та 3а) буде відображена у серпні за ІІІ квартал із відображенням утриманих ПДФО (графи 4 та 4а) та ВЗ (графи 5 та 5а) за ознакою доходу «101». Крім того, у графі 8 потрібно буде зазначити дату звільнення працівника (це буде дата смерті, зафіксована у свідоцтві).