Які документи стануть об’єктами для ревізій при перевірці фонду з ТВП

Як повідомляє  ФСС з ТВП, всі аспекти організації та проведення перевірок з питань соціального страхування передбачені Інструкцією №29, яка  набула чинності з 11.04.2011 року.

Правові, фінансові та організаційні засади загальнообов’язкового державного соціального страхування, гарантії працюючих громадян щодо їх соціального захисту у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності, вагітністю та пологами, від нещасного випадку на виробництві та професійного захворювання, охорони життя та здоров’я визначені Законом України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 23 вересня 1999 року № 1105-XIV (далі – Закон України № 1105). Не останнє місце  в системі соціального страхування належить страхуванню з тимчасової втрати працездатності. При цьому, слід зазначити, що контрольно-ревізійна робота в органах Фонду  є важливим інструментом управління як системою соціального страхування в цілому, так і зокрема,  засобом підвищення ефективності функціонування Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності.

Всі аспекти організації та проведення перевірок з питань соціального страхування передбачені Інструкцією «Про порядок проведення перевірок страхувальників по коштах Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності, прийняття рішень за їх результатами та процедуру оскарження», затвердженою постановою правління Фонду від 22.12.2010 року №29 та зареєстрована в Міністерстві юстиції України 25.03.2011р., яка   набула чинності з 11.04.2011 року.

Інструкція №29 розроблена відповідно до Закону України “Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності та витратами, зумовленими похованням” від 18.01.2001 року №2240-ІІІ (далі – Закон України №2240-ІІІ), Статуту Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності та встановлює порядок проведення перевірок страхувальників по страхових коштах Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності та порядок оскарження рішень за матеріалами перевірок.

Перевірки правомірного та цільового використання страхових коштів проводяться органами Фонду у 2015р.-2016р. відповідно до вимог Закону України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 23.09.1999 № 1105, в редакції Закону України від 28.12.2014 № 77 (далі – Закон України  № 1105).

Пунктом 4 розділу VII «Прикінцеві та перехідні положення» Закону України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо реформування загальнообов’язкового державного соціального страхування та легалізації фонду оплати праці» від 28.12.2014 № 77-VIII (далі – Закон № 77) передбачено утворення Фонду соціального страхування України, реорганізувавши шляхом злиття Фонду соціального страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань України та Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності.

При цьому, Законом № 77 визнано таким, що втратив чинність, з 1 січня 2015 року Закон України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності та витратами, зумовленими похованням» від 18.01.2001 № 2240 (далі – Закон № 2240).

Пунктами 6, 8, 9 розділу VII «Прикінцеві та перехідні положення» Закону № 77 також визначено, що до завершення заходів, пов’язаних з утворенням Фонду соціального страхування України та його робочих органів, виконання функцій та завдань, передбачених цим Законом, забезпечують у межах компетенції відповідні виконавчі дирекції та їх робочі органи Фонду соціального страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань України та Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності. До приведення законодавства України у відповідність із цим Законом закони та інші нормативно-правові акти застосовуються в частині, що не суперечить цьому Закону.

Нормативно-правові та розпорядчі акти Фонду соціального страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань України та Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності діють до затвердження відповідних рішень Фондом соціального страхування України.

Отже, на сьогодні залишається чинною Інструкція № 29 як така, що не суперечить нормам Закону № 1105 в частині встановлення порядку проведення перевірок страхувальників по коштах Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності, порядку прийняття рішень за результатами перевірок та процедуру оскарження рішень за результатами перевірок. Водночас, норми Закону України № 2240-ІІІ, що втратив чинність із 1 січня 2015 року, під час прийняття рішень за результатами перевірок не застосовуються.

Перевірки страхувальників повинні сприяти забезпеченню виконання ними норм чинного законодавства з питань загальнообов’язкового державного соціального страхування у зв’язку із тимчасовою втратою працездатності та витратами, зумовленими похованням, а саме правильності та обґрунтованості використання страхових коштів, своєчасному поверненню страхових коштів, забезпеченню ефективного контролю за їх використанням.

Такі перевірки страхувальників здійснюються відповідно до вимог законодавства про загальнообов’язкове державне соціальне страхування у зв’язку із тимчасовою втратою працездатності та витратами, зумовленими похованням, по коштах Фонду в частині правомірності їх використання на підприємствах, в установах і організаціях незалежно від форми власності, у суб’єктів малого підприємництва, які використовують працю найманих працівників.

Перевірки здійснюються посадовими особами органів фонду за місцезнаходженням страхувальника або в приміщенні органу фонду за пропозицією страхувальника та за умови надання ним всіх необхідних документів для проведення перевірки.

Органи Фонду здійснюють планові та позапланові перевірки.

Періодичність проведення планових перевірок визначається залежно від таких критеріїв, як наявність (відсутність) витрат, заборгованості по коштах фонду, кількості працівників.

Планові перевірки проводяться згідно з планами – графіками органу Фонду. Перевірці підлягають документи за звітні періоди поточного та попередніх років, за які не здійснювалася перевірка.

Щороку проводяться перевірки страхувальників з чисельністю працівників 250 осіб і більше за наявності витрат по коштах Фонду. У випадку відсутності порушень по використанню коштів Фонду, що встановлено попередньою перевіркою, наступна перевірка такого страхувальника проводиться не раніше ніж через два роки після проведення попередньої перевірки.

Згідно із статтею 10 Закону України № 1105 Фонд соціального страхування України має право перевіряти достовірність відомостей, поданих роботодавцем для отримання коштів Фонду, дотримання порядку використання страхових коштів роботодавцем, здійснювати аналіз даних, зазначених у звітності, заяві-розрахунку страхувальника по коштах фонду, статистичних даних, за результатами яких складається довідка в довільній формі, яка є підставою для прийняття рішення про проведення позапланової перевірки.

Активну участь у перевірках, яку здійснюють працівники Фонду, мають брати члени комісії із соціального страхування підприємства, яка безпосередньо на підприємстві є органом, що розпоряджається використанням коштів Фонду та забезпечує контроль за їх цільовим використанням.

Об»єктами ревізій під час проведення контрольних заходів органами Фонду у страхувальників є:

– протоколи засідань комісії (рішення уповноваженого) із соціального страхування підприємства;

– заяви-розрахунки для фінансування матеріального забезпечення застрахованих осіб за кошти Фонду;

– листки непрацездатності;

– копії посвідчень осіб, які постраждали від аварії на ЧАЕС, учасників війни та інші документи, щопідтверджують їх право на пільги щодо оплати листків непрацездатності;

– трудові книжки та «Індивідуальні відомості про застраховану особу» (форма № ОК-7-з) – для обчисленнятривалості страхового стажу;

-табелі обліку використання робочого часу, графіки змінності;

– розрахунково-платіжні відомості;

– накладні по путівках, копії квитанцій щодо часткової оплати вартості путівок на санаторно-курортнелікування, сплачених через установи банків; журнал обліку путівок до санаторно-курортних закладів, зворотніталони або довідки про факт перебування в санаторно-курортному закладі;

– відомості на видачу новорічних дитячих подарунків, накладні на отримання цих подарунків; копії свідоцтв про народження дітей, яким видано новорічні подарунки

Перше, що перевіряють ревізори Фонду, це наявність комісії (уповноваженого) із соціальногострахування підприємства, і як результат її роботи — протоколи засідань комісії (рішення уповноваженого).

Одним з напрямків  перевірки  є контроль за оформленням листків непрацездатності.

Оскільки значна частина коштів Фонду витрачається на фінансування допомоги по тимчасовійнепрацездатності і допомоги по вагітності та пологах застрахованим особам, ревізори Фонду ретельноперевіряють не тільки розрахунки цих видів допомоги, а й порядок заповнення листків непрацездатності, які єпідставою для нарахування допомоги.

Велика кількість порушень порядку видачі, продовження листків непрацездатності та їх оформлення завдаєзначних фінансових збитків бюджету Фонду.

Найпоширенішими порушеннями при оформленні листків непрацездатності, які виявляються фахівцями Фонду в ході перевірок страхувальників, є:

– не підкреслюється слово «первинний» або «продовження»;

– не зазначається причина непрацездатності;

– відсутні печатки лікаря при відкритті листків непрацездатності;

– на листку непрацездатності відсутній кутовий штамп і печатка закладу охорони здоров’я;

На підприємстві правильність оформлення листків непрацездатності перевіряє комісія (уповноважений) із соціального страхування, яка має керуватись Інструкцією про порядок заповнення листка непрацездатності,затвердженою наказом Міністерства охорони здоров’я України, Міністерства праці та соціальної політикиУкраїни, Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності та Фонду соціального страхуваннявід нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань України від 3 листопада 2004 р. № 532/274/136-ос/1406 (далі — Інструкція № 532) та Інструкцією про порядок видачі документів, що засвідчуютьтимчасову непрацездатність громадян, затвердженою наказом Міністерства охорони здоров’я України від 13 листопада 2001 р. № 455, зареєстрована в Міністерстві юстиції україни 04.12.2001року за №1005/6196.

Перевіряючи оформлення листків непрацездатності, працівники Фонду звертають увагу і на те, чи є вінпервинним або продовженням попереднього, оскільки за одним страховим випадком може бути видано кількалистків непрацездатності на продовження попередніх, а оплата перших п’яти днів тимчасової непрацездатностівнаслідок захворювання або травми, не пов’язаної з нещасним випадком на виробництві, за рахунок коштівроботодавця здійснюється за первинним листком непрацездатності. У п. 3.1. Інструкції № 532 передбаченопідкреслювання слів «первинний» чи «продовження» (у разі продовження листка непрацездатності — іззазначенням номера та серії попереднього). Таким чином, простежується один страховий випадок.

Важливим є і наявність позначки у графі «Відмітки про порушення режиму» – адже це є підставою для застосування норми, передбаченої  ст.23 Закону України №1105, згідно з якою у разі порушення режиму, встановленого лікарем, або нез’явлення без поважних причин у призначений строк на медичний огляд, застрахована особа втрачає право на допомогу по тимчасовій непрацездатності з дня порушення на строк, установлений рішенням комісії (уповноваженого) із соціального страхування підприємства.

Якщо в графі «Причина непрацездатності» лицьового боку листка непрацездатності підкреслено код 5-невиробнича травма, то працівники Фонду, що проводять перевірку, можуть вимагати акт за формою НТ (якщойого було складено), а у разі його відсутності -письмові пояснення від потерпілого.

На тих листках непрацездатності, які було видано не за місцем постійного проживання (роботи) працівника, наприклад, під час перебування у відрядженні, у графі лицьового боку листка непрацездатності «Видачу листка непрацездатності дозволяю» має стояти підпис головного лікаря закладу охорони здоров’я, засвідчений круглою печаткою цього закладу.

Посадові особи Фонду звертають особливу увагу на розрахунки довготривалих лікарняних, оскількисаме при розрахунку таких листків непрацездатності страхувальники найчастіше допускають помилки.

Якщо за одним страховим випадком тимчасової непрацездатності видано кілька листків непрацездатності як продовження попереднього, то ні в якому разі не можна змінювати тривалість страхового стажу ― адже воназавжди встановлюється саме на день настання страхового випадку.

Тобто якщо в період непрацездатності виповнюється стаж, який дає право на оплату листка непрацездатності у більшому розмірі, визначений розмір допомоги по тимчасовій непрацездатності не перераховується, оскільки це не передбачено законодавством.

За результатами проведеної перевірки складається акт. В останній день перевірки два примірники акта перевірки підписуються посадовими особами органу фонду, які її проводили, керівником, головним бухгалтером (бухгалтером) або уповноваженою керівником особою та головою комісії (уповноваженим) із соціальногострахування страхувальника, який перевіряється. Примірники акта перевірки підписуються посадовою особою органу фонду та керівником або головним бухгалтером (бухгалтером) чи уповноваженою керівником особою страхувальника на кожній сторінці із зазначенням на останній сторінці загальної кількості сторінок.

Якщо акт підписано без заперечень або впродовж передбаченого терміну заперечення не надійшли абопоштове відправлення здійснене з порушенням зазначеного терміну, то акт перевірки вважається узгодженим.

Рішення про повернення коштів Фонду та застосування фінансових санкцій за порушеннязаконодавства  про загальнообов»язкове державне соціальне страхування у зв»язку з тимчасовою втратоюпрацездатності приймається керівником органу Фонду та надсилається страхувальнику протягом 20 календарних днів. У рішеннях зазначаються суми коштів Фонду, що підлягають поверненню та відображенню в подальшому у звітах страхувальників.

У разі виявлення порушень, допущених за період до 01.01.2015 р., при прийнятті рішень керівник органу Фонду вимагає від керівників та інших посадових осіб підприємств, установ і організацій, а також від фізичних осіб усунення виявлених фактів порушення законодавства про соціальне страхування шляхом відшкодування Фонду в повному обсязі неправомірно витрачених сум страхових коштів та/або вартості надання соціальних послуг. У разі виявлення порушень, допущених за період після 01.01.2015 р., фінансові санкції, передбачені вимогами ч.6 ст.15 Закону України № 1105, застосовуються в повному обсязі.

В свою чергу, звертаємо увагу страхувальників, що згідно ч.1 ст.34 Закону України №1105 передбачено 3-х денний  (три робочих дні)  для повернення страхувальником  одержаних  від Фонду коштів, в разі їхневикористання через перевищення  одержаних коштів над фактичними витратами.

Тобто, застосування фінансових санкцій  за несвоєчасне повернення та повернення не в повному обсязістрахових коштів можливе лише в разі,  коли отримані від Фонду кошти на виплату матеріального забезпеченнязастрахованим особам використані не в повному обсязі, а невикористана частина коштів не була повернута Фонду страхувальником протягом трьох робочих днів з дня останньої виплати допомог застрахованим особам за заявою-розрахунком, згідно якої отримано фінансування.

Серед основних порушень законодавства із соціального страхування, які  виявлені в ході перевірокстрахувальників, слід відмітити:

1. В загальний трудовий стаж включаються періоди навчання в закладах освіти (університети, академії, інститути, технікуми, училища), розмір допомоги по тимчасовій непрацездатності встановлено без врахуваннястрахового стажу.
2. Допомога по тимчасовій непрацездатності внаслідок захворювання або травми, не пов’язаної з нещаснимвипадком на виробництві, оплачується з першого дня за рахунок коштів Фонду.
3. Для розрахунку допомоги замість заробітку за дванадцять місяців використовується заробітна плата за місяцьнепрацездатності або вишукувались повні місяці роботи.
4. Допомога по тимчасовій непрацездатності виплачувалась особам, які знаходились в відпустці без збереженнязаробітної плати.
5. Невірновизначенокількістьднівпри розрахункусередньоденноїзаробітноїплати (зрозрахунковогоперіоду  безпідставно  виключенокалендарнідні);

6.Невірне визначення  заробітної плати при розрахунку допомоги по тимчасовій непрацездатності, застрахованій особі працюючій в установі за сумісництвом;

7.Невірне визначення  суми нарахованої заробітної плати у розрахунковому періоді для обчислення середньоїзаробітної плати ( виплати, які носять разовий характер  враховані в повному обсязі у місяці, який не відпрацьований  повністю з поважних причин) за період  до 04.07.2015року;

8.Невірне визначення середньоденної заробітної плати для розрахунку  допомоги по вагітності та пологах( застрахована особа перебувала у трудових відносинах з установою, знаходилась  у відпустці по догляду за дитиною до 3-х років, не мала заробітку з поважних причин), розрахунок  середньоденної заробітної плати здійснено виходячи з посадового окладу на момент настання  страхового випадку шляхом ділення на кількістькалендарних днів в місяці настання страхового випадку.

Звертаємо увагу керівників, головним бухгалтерів та голів комісій (уповноважених) із соціального страхування підприємств, установ та організацій  на досконале вивчення,  опрацювання законодавчої бази Фонду та необхідність неухильного дотримання страхувальниками вимог  Закону України №1105.

Не зважаючи на те, що одним з головних та приорітетних завдань Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності є своєчасне надання матеріального забезпечення застрахованим особам, разом з тим, на органи Фонду покладено повноваження здійснювати контроль за правомірним їх використанням.