Особова справа працівника формується після укладення трудового договору та видання наказу про прийняття на роботу.
Порядок формування особових справ слід шукати у Правилах організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 р N 1000/5.
Так, відповідно до п. 12 підрозділу 2 розлілу IV Правил, в особових справах, що формуються впродовж усього часу роботи посадової особи в установі, документи групуються в хронологічному порядку в міру їх поповнення в такій послідовності:
– внутрішній опис документів справи;
– заява про прийняття на роботу (контракт);
– направлення або подання;
– особовий листок з обліку кадрів;
– автобіографія;
– документи про освіту (копії);
– копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про призначення, переведення на посаду, звільнення працівника тощо;
– доповнення до особового листка з обліку кадрів;
– довідки та інші документи.
Копії наказів, розпоряджень про стягнення, заохочення, зміну прізвища працівника тощо до особової справи не включаються. Ці відомості вносяться в доповнення до особового листка з обліку кадрів або до трудової книжки.
Щодо відповідальності, то неведення особових справ, відсутність належним чином внесених записів (зокрема, відповідно до п. 2.5 розділу 2 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затв. наказом Мінпраці від 29.07.93 р. N 58), інші порушення, що стосуються ведення особових справ, за результатами проведення перевірок органами Мінпраці посадові особи підприємства можуть бути притягнуті до відповідальності за ч.1 ст. 41 Кодексу України про адмінправопорушення. Про відповідальність за порушення обліку особового складу на підприємстві Мінпраці надавало роз’яснення, наприклад, у листі від 13.05.2010 р. N 140/13/116-10.
