Який порядок обліку витрат на використання службового авто у відрядженні?

Загальні правила

За загальними правилами компенсацію витрат працівників у зв’язку зі службовими відрядженнями, у тому числі на проїзд, гарантує ст. 121 Кодексу законів про працю України (далі − КЗпП). При цьому порядок їх відшкодування, встановлений Інструкцією про службові відрядження у межах України та за кордон, затвердженою наказом Мінфіну України від 13.03.1998 р. № 59, обов’язковий для виконання тільки підприємствами, що фінансуються з бюджету. Решта підприємств можуть використовувати її за власним бажанням.

Отже, працівник, що виїжджає у відрядження на службовому авто, разом зі звичними витратами може гарантовано розраховувати на відшкодування так званих автовитрат — витрат, пов’язаних із придбанням пально-мастильних матеріалів (далі − ПММ), вартості паркування (автостоянки), ремонту авто у відрядженні тощо.

Витрати на ПММ

Для обліку списання ПММ, фактично витрачених у відрядженні на службовому авто, варто використовувати подорожні листи, хоча вже тривалий час вони не є обов’язковими. Нагадаємо, що Типова форма подорожнього листа службового легкового автомобіля та порядок його застосування втратили чинність 16.04.2013 р. відповідно до наказу Держстату України від 19.03.2013 р. № 95. Утім, на практиці підприємства, які експлуатують автотранспортні засоби, й надалі використовують цей документ у господарській діяльності (для обліку робочого часу водія, списання ПММ тощо).

Додамо, що підприємство може користуватися як скасованою формою подорожнього листа, так і самостійно розробленою на її базі. Головне, щоб у цьому документі були всі обов’язкові реквізити первинних документів, передбачені в частині другій ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 р. № 996-XIV та п. 2.7 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.1995 р. № 88.

У зв’язку з відрядженням рекомендуємо в подорожньому листі детально описувати маршрут легкового автомобіля. Він буде підтвердженням витрат ПММ, залежно від кілометражу (показників спідометру) та встановлених норм витрат ПММ (залежно від виду авто). Зрозуміло, що у «старій» типовій формі подорожнього листа місця для повного зазначення маршруту немає. Тож підприємству варто розробити власний зразок подорожнього листа, який уможливить зазначення маршруту.

Норми списання ПММ

ПММ списують з огляду на Норми витрат палива та мастильних матеріалів на автомобільному транспорті, затверджені наказом Мінтрансу України від 10.02.1998 р. № 43 (далі — Норми № 43). Норми витрат ПММ для легкових автомобілів розраховують за формулою, наведеною в п. 4.1 Норм № 43. Нормативи витрат ПММ на підприємстві доцільно закріпити відповідним наказом по підприємству і використовувати для контролю.

Вважаємо за потрібне звернути увагу на лист Мінінфраструктури України від 21.02.2017 р. № 1441/18/10-17. У ньому надано пояснення щодо норм витрат ПММ дорожніми засобами підприємств. Мінінфраструктури нагадало, що Норми № 43 призначені, зокрема, для планування потреби підприємств, організацій та установ у ПММ і контролю за їх витратами. При цьому суб’єкти господарювання самостійно встановлюють нормативні витрати пального відповідно до конкретних умов експлуатації, зважаючи на внутрішню політику підприємства та на підставі визначеної ними фактичної потреби в рамках єдиної прозорої системи нормування.

Проте, на думку профільного міністерства, встановлення нормативних витрат пального не може безпосередньо базуватися на фактичних обсягах витрат пального, що використовується автомобілем. Далі Мінінфраструктури робить у згаданому вище листі доволі цікаві висновки, а саме: списання ПММ дорожнім транспортом суб’єктів господарювання незалежно від відомчої підпорядкованості, форми власності або форми оподаткування доцільно здійснювати відповідно до Норм № 43.

Застосування підприємством нормативних витрат пального, що перевищують гранично допустимі значення, встановлені Нормами № 43, або безконтрольне списання пального і мастильних матеріалів за «фактичними витратами» є неприйнятним в Україні, оскільки це створює умови для зловживань.

Таким чином, Мінінфраструктури підтримує вимоги ДФСУ щодо обов’язковості списання витрат ПММ дорожнім транспортом, а також здійснення контролю правильності та обґрунтованості цих розрахунків суб’єктами господарювання незалежно від відомчої підпорядкованості, форми власності або форми оподаткування за Нормами № 43.

Податківці, як тільки йдеться про списання ПММ, завжди апелюють до Норм № 43 (листи від 12.08.2016 р. № 17575/5/99-99-13-02-03-15, від 22.11.2016 р. № 12487/З/99-99-13-01-02-14, від 20.01.2017 р. № 1186/6/99-99-15-02-02-15). І якщо витрати ПММ перевищують лінійну норму, передбачену Нормами № 43, то, на думку контролерів, списувати пальне слід згідно з правилами бухобліку на підставі відповідного документа, затвердженого наказом підприємства. Наявність таких затверджених норм ПММ дають змогу підприємству зберегти податковий кредит, сформований на суми перевищення витрат пального, адже підприємство може документально довести використання пального у господарській діяльності.

За відсутності затверджених норм пального підприємству доведеться нараховувати зобов’язання з ПДВ відповідно до п. 198.5 ПКУ.

Водночас ДФСУ у згаданих листах резюмує: коригувати фінрезультат до оподаткування на суму перевищення витрат пального над лінійною нормою не потрібно.

Тож відрядження на авто пов’язане із дотримання певних правил витрачання ПММ, що впливає на облік таких витрат.