Операції мають бути обліковані в періоді їх здійснення
За бухобліковими правилами господарські операції треба відображати в обліку в тому звітному періоді, у якому вони здійснені (ч. 5 ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 № 996-XIV). Проте для цього треба мати документальне підтвердження — первинний документ (ч. 1 ст. 9 Закону про бухоблік). Таким первинним документом при оренді, зазвичай, є акт виконаних робіт (послуг), який повинен підтверджувати факт здійснення операції — надання послуг оренди (лист Мінфіну від 30.05.2016 № 31-11410-09-10/15182, лист ДФСУ від 19.01.2016 № 919/6/99-99-19-03-02-15). Тому якщо договором передбачено, що оренда щомісячна, то
акт слід скласти останнім календарним днем того місяця, у якому були надані орендні послуги
А ось складати орендний акт, скажімо, на початку або в середині місяця неправильно — оскільки в такий момент операція ще не завершена (послуги ще не надані). А також некоректно складати орендний акт і на початку наступного місяця — оскільки орендні послуги, надані в поточному місяці, до наступного місяця не мають жодного відношення (і в наступному місяці буде новий акт). Тому первинний документ має бути датований саме тим періодом (місяцем), у якому були надані послуги, і підтверджувати подію такого місяця — надання послуг.
Причому навіть якщо останній календарний день припадає на вихідний — не страшно. Адже за договором період для оренди — календарний місяць. І договір оренди не припиняє своєї дії ні у вихідні, ні у святкові дні. А отже, саме в останній календарний день місяця можна говорити про те, що послуги оренди були надані.
Облікові наслідки
Тоді, якщо орендний акт складений останнім днем місяця, то:
— у бухгалтерському обліку доходи/витрати від оренди будуть відображені у своєму періоді. Адже визнавати доходи і витрати слід саме в періоді їх виникнення (тобто в тому періоді, до якого вони належать, незалежно від сплати грошових коштів), як вимагає принцип нарахування (ст. 4 Закону про бухоблік). А він у такому разі буде дотриманий. Хоча врахуйте: навіть якщо орендний акт виявиться все-таки датований початком наступного місяця, то (незалежно від його дати складання), дотримуючись принципу нарахування, доходи/витрати від оренди все одно треба показати саме тим періодом, до якого вони належать. Для цього можна останнім числом місяця скласти самоакт);
— у податковоприбутковому обліку (якщо доходи/витрати в бухобліку показали правильно — у своєму періоді) жодних помилок при розрахунку фінрезультату (об’єкта оподаткування, а отже й податку на прибуток) допущено не буде. І, скажімо, викривлень фінрезультату через те, що доходи/витрати були відображені квартальником не в тому кварталі, не відбудеться;
— у ПДВ-обліку, якщо перша подія — передоплата за оренду, питань не виникне, оскільки в такому разі податкові зобов’язання (ПЗ) виникнуть за оплатою. А ось якщо перша подія — надання послуг, то через дату акта можуть бути проблеми, оскільки ПЗ треба нарахувати на дату документа (!), що засвідчує факт надання послуг (п.п. «б» п. 187.1 ПКУ). Тому щоб ПЗ потрапили у свій період і були нараховані, як належить, останнім днем місяця, треба скласти самоакт. Інакше, якщо акт буде датований початком наступного місяця, то ПДВ-зобов’язання виникнуть із запізненням — тільки в наступному місяці. Тому податківці розцінять це як порушення податкового обліку (лист ДПАУ від 20.05.2010 № 9895/7/16-1517-08, 5766/5/16-1518). І стануть говорити, що податкова накладна (ПН) була складена орендодавцем неправильною датою. А отже, і в орендаря за такою помилковою ПН (з неправильною датою) під знаком питання виявиться ПК (оскільки ПН мала бути складена останнім днем місяця, а вона була складена початком наступного місяця).
Тому акт оренди краще скласти останнім календарним днем місяця (у своєму періоді). Тоді жодних питань в обліку не виникне.
