Кадрова документація регламентує порядок використання роботодавцем найманої праці, реєстри обліку робочого часу, документи, що відображають факти прийняття на роботу, звільнення з роботи, надання відпустки, направлення у відрядження тощо.
Законодавство орієнтоване як на юридичних осіб, проте, поширюється і на фізичних осіб — підприємців (ФОП), оскільки відповідно до статті 21 КЗпП України вони мають право укладати трудові договори з найманими працівниками, тому юридичні особи та ФОП — зобов’язані вести кадрову документацію.
При прийнятті на роботу треба виконувати вимоги трудового законодавства, адже якщо підприємець використовує працю фізичних осіб, він є роботодавцем (пп. 14.1.222 ПКУ, ч. 1 ст. 1 ЗУ «Про організації роботодавців»). Відносини між роботодавцем і співробітником будуються на основі трудового договору.
Працівник може бути допущений до роботи тільки після (ст. 24 КЗпП):
- укладення трудового договору;
- оформлення наказу (розпорядження) ФОП про прийняття на роботу;
- повідомлення фіскальної служби.
Трудове законодавство поширюється на всіх роботодавців, тому підприємець зобов’язаний вести кадрову документацію, пов’язану з оформленням трудових відносин із найманими працівниками.
Оскільки підприємці ведуть спрощений облік, то під кадровою документацією для них маються на увазі:
- особисті картки робітників з наступним переліком копій документів:
- паспорт,
- диплом про освіту з додатком,
- ідентифікаційний код,
- посвідчення про наявність пільг (ветерани війни, чорнобильці, інваліди),
- свідоцтво про загальнообов’язкове державне соціальне страхування,
- фото (3 х 4),
- свідоцтво про шлюб,
- свідоцтво про народження дитини (до 15-ти років),
- медична книжка (в разі необхідності);
- накази і заяви на прийом на роботу і звільнення, переміщення, переведення, відпустки, додаткові відпустки, відпустки без збереження заробітної плати, відряджень, преміювання, дисциплінарні стягнення (і ін.);
- книга обліку наказів, що стосуються трудових відносин;
- журнал обліку руху трудових книжок і вкладишів до них (за власним бажанням);
- табелі обліку використання робочого часу, графіки змінності;
- документи, які підтверджують нарахування та виплату заробітної плати (індексації, компенсації втрати частини заробітної плати у зв’язку з порушенням термінів її виплати; розрахунки з працівниками при звільненні, оплата за роботу в нічний час, святкові, неробочі дні, надурочний час, за роботу у важких і шкідливих умовах, час простою, в зв’язку з нещасним випадком, тимчасовою втратою непрацездатності тощо);
- договору про повну матеріальну відповідальність;
- договору цивільно-правового характеру, акти виконаних робіт;
- строкові трудові договори з найманими працівниками;
- посадові інструкції;
- трудові договори (у т. ч. контракти);
- графіки відпусток;
- штатні розклади;
- правила внутрішнього трудового розпорядку;
- положення про оплату праці (преміювання тощо);
- документи на проведення медогляду співробітників (в разі необхідності).
ФОП може створювати накази в довільній формі, але із зазначенням обов’язкових реквізитів, або брати за основу чи використовувати повністю зразки, затверджені наказом Держкомстату № 489: типові форми наказу про прийом на роботу (№ П-1), надання відпустки (№ П-3), звільнення (№ П-4), табеля обліку робочого часу (№ П-5) та розрахункової відомості (№ П-6 та № П-7).
Підприємець веде трудові книжки працівників, які працюють у нього за основним місцем роботи понад 5 днів (п. 1.1 Інструкції № 58). Записи в трудову книжку ФОП робить самостійно при прийняті на роботу відповідно до укладеного трудового договору, а також при його розірванні. Записи в трудовій підприємець засвідчує своїм підписом і печаткою (якщо є). Трудові книжки працівників, праця яких пов’язана з наданням послуг (кухарі, няні, водії тощо), зберігаються у працівників (абз. 1 п. 2.21-1 Інструкції № 58).
Ірина Константинова
Послуги з ведення бухгалтерського та кадрового обліку від БУХКОНСАЛТ – найкращій вибір для вашого бізнесу. Більш детальну інформацію можна дізнатися за посиланням
