За шаг до выгорания: как упростить важные дела

Культура достигаторства создала ложное убеждение: чтобы добиваться целей, всегда нужно прикладывать сверхусилия. А выгорание — неизбежная плата за успех. Если же вы не овертаймите, значит, мало работаете.

Бизнес-тренер Грег Маккеон предлагает другой подход — не стремиться сделать максимум и на пределе сил, а искать легкие пути. Он научился отказываться от лишнего, а потом понял, что и с оставшимися важными делами можно справляться проще. 

Как добиваться желаемого и не выгорать, Маккеон рассказывает в книге «Без усилий». 

Записали самые полезные советы.

#1. Доверяйте легким решениям

На выбор пути, по которому мы будем идти к цели, влияют две установки:

• Принцип когнитивной простоты: мозг отвергает сложное и охотно принимает то, что кажется легким. Поэтому, чтобы добиться цели, он первым делом ищет путь наименьшего сопротивления. 
• Социальные стереотипы: то, что дается легко — пустяк, а что с трудом — ценное. При мысли, что можно работать менее рьяно, мы ощущаем себя ленивыми, боимся отстать от других и испытываем чувство вины. 

Попробуйте не сражаться с инстинктом, который подсказывает искать легкий путь, а использовать его ради собственной выгоды. Замените вопрос «По­че­му так труд­но?» на «Мож­но ли лег­ко?». К этому Маккеон пришел через собственный неудачный опыт. 

Однажды компания заказала ему три презентации по лидерству. Если все пройдет хорошо, пообещали продолжить сотрудничество. Когда первая презентация была готова, Маккенону показалось, что она слишком легко ему далась. Он заподозрил, что сделал работу недостаточно хорошо. И решил за ночь все переписать. Утром Грег был выжат как лимон и провалил презентацию. Клиент отказался от дальнейшего сотрудничества.

Маккенон перемудрил там, где нужно было спросить себя: «Можно ли легко?». Если же перестать с недоверием относиться к простым путям, получится находить незамысловатые, но работающие решения. Например, как это однажды сделали Southwest Airlines. 

Тогда один из менеджеров предложил: почему бы просто не печатать листочки с надписью «билет»? Так и поступили. Southwest Airlines стала выпускать «билеты», которые печатались на обычной бумаге. Компания решила проблему и сэкономила деньги. 

#2. Держите в уме финальную цель

Часто мы откладываем дело, поскольку не имеем четкого представления, что хотим получить в финале. Поэтому важно в начале пути определить показатель готовности задачи. Так вы научитесь концентрироваться на пункте назначения. 

Как развить привычку определять готовность задачи:

• Визуализируйте результат за минуту

  Приступая к задаче, в течение 60 секунд подумайте, что вы себе скажете, когда будете вычеркивать ее из списка дел. Например: «Я перепроверил данные отчета и ответил на все вопросы менеджера». 

• Составьте список «достаточно на день»

  Это не перечисление всех задач, а перечень дел, которые дадут ощутимый прогресс. Спросите себя: «Если я выполню все из списка, останутся ли еще проблемы, мысль о которых будет меня беспокоить? Или я буду доволен собой?». Если на первый вопрос вы ответили «да», запишите задачу, о которой вспомнили, в список «достаточно на день».

• Научитесь останавливаться

  Иногда проекты зависают, потому что мы бесконечно вносим в них правки. Но корректировки улучшают ситуацию только в начале. Если же вы выполнили задачу, но ищете, что бы еще подправить, работа затягивается без причины. 

#3. Ищите, что можно упростить

Составляя план решения задачи, спросите себя, какой минимум действий необходимо выполнить для завершения работы. Не нужно прописывать максимум этапов, а потом их упрощать, — определите, какими шагами можно пожертвовать без риска для результата. 

Например, после провала с презентациями Маккеон установил правило: делать максимум 6 слайдов и 10 слов на каждом.

Чем больше шагов для решения задачи, тем меньше шансов, что мы ее успешно закончим или вообще начнем. Ведь повышается риск передумать на каком-то этапе. 

Представьте, если бы для онлайн-заказа нужно было проходить многоступенчатую процедуру с заполнением форм на нескольких страницах. Вряд ли бы вы охотно совершали покупки в интернете. 

Это еще в конце 90-х понял Джефф Безос. Он поставил команде Amazon задачу: сделать систему заказа менее тяжеловесной и убрать все лишние шаги. Так в компании придумали инновацию «заказ в один клик».

#4. Начинайте с ошибок

Боязнь браться за проект часто связана с тем, что мы хотим с самого начала выполнить все идеально. В результате не делаем ничего, испытываем чувство вины, а оно не добавляет мотивации. 

Идите другим путем — понизьте начальную планку. Без неудачных предварительных идей можно так и не дойти до успешного решения задачи.

Как не бояться начинать:

• Совершайте микропрорывы

  Когда первый шаг кажется невыполнимым, многие сдаются еще до старта. Чтобы этого не случилось, подумайте, какое самое легкое, но конкретное действие можно совершить уже сейчас. Это должен быть крошечный шаг, который даст импульс для следующей активности. 

  Например, нужно подготовить отчет. Первой ступенькой может стать предисловие отчета, набросок плана или простые заметки о том, что он должен содержать.

• Не стыдите себя за маленькие неточности

  В ваш проект внесли правки? Похвалите себя за то, что вы представили его коллегам и теперь знаете, как улучшить работу. На языковых курсах вы сделали ошибки в тесте? Гордитесь тем, что продолжаете обучение. Вместо того чтобы бичевать себя за промахи, хвалите за опыт.

#5. Не накапливайте, а применяйте знания

Уметь пользоваться знаниями — полезнее, чем просто обладать ими. Важнее не то, какой у вас банк информации, а то, как вы с ней работаете — умеете ли объединить данные и находить между ними связь для поиска новых решений. 

Как работать со знаниями:

• Анализируйте принципы, а не методы

  Метод — то, что помогло решить конкретную задачу и дало одноразовый результат. Принцип — объяснение, почему метод сработал и как он устроен. Научившись разбираться в причинах, которые привели к определенному итогу, вы сможете придумывать свои методы решения задач.

• Объединяйте знания из разных сфер

  Анализируя и компилируя информацию из разных областей, вы можете создать новую работающую идею без мучительного «изобретения велосипеда». 

  Представим, что компания подняла цену на продукт, но ее продажи выросли. Ситуация странная, если рассматривать ее лишь в рамках экономической теории. Но стоит только подключить сведения из психологии, и становится понятно: потребитель думает, что высокая цена — признак качества, потому и покупает активнее.

#6. Ищите свой темп

Принцип «идти напролом» не всегда оправдывает себя. Когда мы со старта пытаемся молниеносно решить задачу, рискуем войти в порочный круг: устаем, делаем перерыв, изо всех сил пытаемся компенсировать упущенное время, ускоряемся и снова выматываемся. В результате уже не можем даже думать о задаче. 

За работу в стиле «прорыв плюс выгорание» приходится дорого платить: мы перенапрягаемся в рабочие дни и тонем в унынии из-за чувства вины в выходные. Чтобы обезопасить себя от этого, научитесь останавливаться до того, как закончится запал. 

Подобное ограничение может показаться нелогичным, ведь мы часто чувствуем, что действительно хорошо поработали, только когда выжаты. Но именно такие рамки обеспечивают прорыв в продуктивности. Если вы двигаетесь плавно и вовремя останавливаетесь, можете осмотреться и точнее скоординировать усилия. 

Установите верхние и нижние границы работы: сделать не меньше x, но не больше y. 

Например:

• задача: за­кон­чить он­лайн-курс
• ниж­няя гра­ни­ца: каж­дый день слу­шать одну лекцию
• верхняя граница: ре­шать те­с­ты не бо­лее 1 часа в день
   
• задача: уве­ли­чить чис­ло про­даж за месяц на 20%
• ниж­няя гра­ни­ца: не ме­нее 5 звон­ков в день
• верхняя граница: не бо­лее 10 звон­ков в день

Нижняя граница должна быть такой, чтобы вы одновременно и оставались мотивированными, и могли достичь цели даже в не самые удачные дни. А верхняя граница должна быть достаточно высокой для заметного прогресса, но не настолько, чтобы вы выбивались из сил.