Загальні правила складання податкових накладних

Попри війну платники ПДВ, які не довели до 30 вересня свою неможливість виконувати свій податковий обовʼязок, зобовʼязані складати та реєструвати ПН в ЄРПН. А за несвоєчасну реєстрацію на платників ПДВ чекають штрафи.

Окремо зауважимо, що з 1 березня було запроваджено нові формати для складання ПН:

• J/F1201013 Податкова накладна;
• J/F1201113 Додаток №1 до податкової накладної;
• J/F1201213 Додаток №2 до податкової накладної. Розрахунок коригування кількісних і вартісних показників до податкової накладної.

Але фактично ними платники ПДВ змогли користуватися тільки після відновлення роботи СЕА ПДВ та ЄРПН з 27 травня. 

А тепер нагадаємо правила заповнення ПН. 

Згідно з п. 201.1 ПКУ у податковій накладній зазначаються в окремих рядках такі обов’язкові реквізити:

а) порядковий номер податкової накладної;

б) дата складання податкової накладної; 

в) повна або скорочена назва, зазначена у статутних документах юридичної особи або прізвище, ім’я та по батькові фізичної особи, зареєстрованої як платник ПДВ, – продавця товарів/послуг; 

г) податковий номер платника податку (продавця та покупця). У разі постачання/придбання філією (структурним підрозділом) товарів/послуг, яка фактично є від імені головного підприємства – платника податку стороною договору, у податковій накладній, крім податкового номера платника податку додатково зазначається числовий номер такої філії (структурного підрозділу); 

д) повна або скорочена назва, зазначена у статутних документах юридичної особи або прізвище, ім’я та по батькові фізичної особи, зареєстрованої як платник ПДВ, – покупця (отримувача) товарів/послуг; 

е) опис (номенклатура) товарів/послуг та їх кількість, обсяг; 

є) ціна постачання без урахування податку; 

ж) ставка податку та відповідна сума податку у цифровому значенні; 

з) загальна сума коштів, що підлягають сплаті з урахуванням податку; 

і) код товару згідно з УКТ ЗЕД, для послуг – код послуги згідно з Державним класифікатором продукції та послуг; платники податків, крім випадків постачання підакцизних товарів та товарів, ввезених на митну територію України, мають право зазначати код товару згідно з УКТ ЗЕД або код послуги згідно з Державним класифікатором продукції та послуг неповністю, але не менше ніж чотири перших цифри відповідного коду;

й) індивідуальний податковий номер.

За п. 2 Порядку №1307 податкова накладна та додатки до неї складаються в електронній формі.

Усі податкові накладні підлягають реєстрації в ЄРПН та за формою, чинною на день такої реєстрації.

Податкова накладна заповнюється державною мовою.

Усі графи податкової накладної, що мають вартісні показники, заповнюються в гривнях з копійками, крім випадків, визначених Порядком №1307.

Реквізити заголовної частини податкової накладної, які містять цифрові значення (дата складання, порядковий номер, номер філії (структурного підрозділу)), не повинні містити жодних інших знаків та символів.

Рядок  «код» ПН

У рядку «код» податкової накладної зазначається ознака джерела податкового номера відповідно до реєстру, якому належить податковий номер особи:

1 – Єдиний державний реєстр підприємств та організацій України (ЄДРПОУ);

2 – Державний реєстр фізичних осіб – платників податків (ДРФО);

3 – реєстраційний (обліковий) номер платника податків, який присвоюється контролюючими органами (для платників податків, які не включені до ЄДРПОУ);

4 – серія (за наявності) та номер паспорта (для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та офіційно повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті).

Рядок «код» заповнюється у разі заповнення рядка «Податковий номер платника податку або серія (за наявності) та номер паспорта» податкової накладної.

Рядок «Податковий номер платника податку або серія (за наявності) та номер паспорта» податкової накладної, передбачений для заповнення даних щодо отримувача (покупця), заповнюється у разі постачання товарів/послуг платнику ПДВ та у разі складання податкової накладної відповідно до пункту 10 Порядку №1307.

Підкреслимо, що код “3” слід застосовувати у разі складання ПН на таких отримувачів:

• уповноважені особи договорів про спільну діяльність на території України без створення юридичної особи при взятті на облік договору згідно з Порядком №1588;
• управителі майна при взятті на облік договорів управління майном згідно з Порядком №1588;
• інвестори (оператори) за угодами про розподіл продукції;
• виконавці проєктів (програм) міжнародної технічної допомоги та представництвами донорських установ в Україні;
• іноземні дипломатичні представництва та консульські установи;
• іноземні компанії, організації, утворені відповідно до законодавства інших держав, у разі взяття їх на облік у ДПС.

Дата складання та порядковий номер ПН

Податкова накладна складається на дату виникнення податкових зобов’язань постачальника (продавця), крім випадків, передбачених ПКУ та Порядком №1307.

Дата складання податкової накладної заповнюється цифрами у такій послідовності: день місяця (дві цифри), місяць (дві цифри), рік (чотири цифри). При цьому крапки, коми та інші розділові знаки в даті складання податкової накладної не проставляються.

Порядковий номер податкової накладної містить лише цифрові значення (не повинен містити літер чи інших символів) та складається з двох частин:

• у першій частині (до знака дробу) проставляється порядковий номер;
• у другій частині (після знака дробу) проставляється код, що передбачає здійснення операцій за видами діяльності, визначеними у пункті 16-1.3 статті 16-1 Закону “Про державну підтримку сільського господарства України” (зазначимо, що з 2022 року сільгоспвиробники вже не складають окремі ПН), або код, що передбачає складання податкової накладної оператором інвестору за багатосторонньою угодою про розподіл продукції.

У першій частині порядкового номера податкової накладної зазначається цифровий номер, який відповідає послідовному номеру складеної платником податкової накладної протягом певного періоду.

Облік (нумерація) складених податкових накладних ведеться платником ПДВ у довільних формі та порядку.

Не допускається складання платником ПДВ за однією датою податкових накладних з однаковим порядковим номером.

Порядковий номер податкової накладної не може починатись на “0”.

Платники ПДВ у разі здійснення операцій з постачання товарів, базою оподаткування для яких встановлено максимальні роздрібні ціни, складають окремі податкові накладні та зазначають у другій частині порядкового номера такої податкової накладної код «6».

У клітинках порядкового номера податкової накладної, що не заповнюються, нулі, прочерки та інші знаки чи символи не проставляються.

Податківці свого часу підкреслювали, що якщо платник ПДВ протягом однієї доби склав дві або більше податкових накладних з однаковим номером, друга та наступні податкові накладні з таким номером не можуть бути зареєстровані в ЄРПН.

Порядковий номер ПН на операції філій платника ПДВ

При складанні податкової накладної філією чи іншим структурним підрозділом платника податку, яка фактично є від імені головного підприємства – платника податку стороною договору, у рядку “Номер філії постачальника (продавця)” зазначається числовий номер такої філії (структурного підрозділу).

У разі постачання товарів/послуг філії (структурному підрозділу) платника податку, яка фактично є від імені головного підприємства (покупця) стороною договору, при складанні податкової накладної у рядку “Номер філії отримувача (покупця)” зазначається числовий номер такої філії (структурного підрозділу), а у рядках «Індивідуальний податковий номер отримувача (покупця)» та «Податковий номер платника податку або серія (за наявності) та номер паспорта» зазначаються дані головного підприємства – платника податку.

У разі коли податкова накладна заповнюється самим платником податку, номер філії чи структурного підрозділу не заповнюється. При цьому нулі, прочерки та інші знаки чи символи не проставляються.

Типи причин у ПН у разі ненадання їх отримувачам 

За п. 8 Порядку №1307 при складанні податкових накладних, особливості заповнення яких викладені у пунктах 10-15 Порядку, у верхній лівій частині таких накладних у графі “Не підлягає наданню отримувачу (покупцю) з причини” робиться помітка “X” та зазначається тип причини:

01 – Складена на суму збільшення компенсації вартості поставлених товарів/послуг (для податкових накладних, особливості заповнення яких викладені в пункті 13 Порядку №1307);

02 – Складена на постачання неплатнику податку;

03 – Складена на постачання товарів/послуг у рахунок оплати праці фізичним особам, які перебувають у трудових відносинах із платником податку;

04 – Складена на постачання у межах балансу для невиробничого використання;

05 – Складена у зв’язку з ліквідацією основних засобів за самостійним рішенням платника податку;

06 – Складена у зв’язку з переведенням виробничих основних засобів до складу невиробничих;

07 – Складена на операції з вивезення товарів за межі митної території України;

08 – Складена на постачання для операцій, які не є об’єктом оподаткування податком на додану вартість;

09 – Складена на постачання для операцій, які звільнені від оподаткування податком на додану вартість;

10 – Складена з метою визначення при анулюванні реєстрації платника податку податкових зобов’язань за товарами/послугами, необоротними активами, суми податку за якими були включені до складу податкового кредиту та не були використані в оподатковуваних операціях у межах господарської діяльності;

11 – Складена за щоденними підсумками операцій;

12 – Складена на постачання неплатнику, в якій зазначається назва покупця (для податкових накладних, особливості заповнення яких викладені в пункті 10 цього Порядку);

13 – Складена у зв’язку з використанням виробничих або невиробничих засобів, інших товарів/послуг не в господарській діяльності;

14 – Складена отримувачем (покупцем) послуг від нерезидента;

15 – Складена на суму перевищення бази оподаткування, визначеної відповідно до статей 188 і 189 Податкового кодексу України, над фактичною ціною постачання.

В інших випадках у верхній лівій частині податкової накладної тип причини не зазначається (нулі, прочерки та інші знаки чи символи не проставляються).

Нюанси заповнення назви продавця та покупця

Згідно з пп. «в» та «д» п. 201.1 ПКУ у ПН зазначаються в окремих рядках повна або скорочена назва, зазначена у статутних документах юридичної особи або прізвище, ім’я та по батькові фізичної особи, зареєстрованої як платник ПДВ, – продавця товарів/послуг та повна або скорочена назва, зазначена у статутних документах юридичної особи або прізвище, ім’я та по батькові фізичної особи, зареєстрованої як платник ПДВ, – покупця (отримувача) товарів/послуг.

Тож якщо обов’язкові реквізити податкової накладної, які стосуються повної або скороченої назви продавця та покупця, відповідають назві, зазначеній в статутних документах таких осіб, але розмір літер (великі/малі) назви не співпадає, то податкова накладна визнається дійсною.