Записки пояснювальні, доповідні, службові: у яких випадках використовуються

У процесі роботи працівникам кадрової служби доводиться оформляти, подавати або розглядати різні записки: пояснювальні, доповідні, службові. У чому між ними полягає відмінність? Як правильно їх складати та що треба враховувати під час їх оформлення?

ПОЯСНЮВАЛЬНІ ЗАПИСКИ

Пояснювальні записки згідно з Державним класифікатором управлінської документації ДК 010–98, затвердженим наказом Державного комітету України по стандартизації, метрології та сертифікації від 31.12.1998 № 1024, належать до підкласу 0201 «Документація з організації та припинення діяльності юридичної особи» класу 02 «Організаційно-розпорядча документація». Вимоги ж до їх оформлення містяться в ДСТУ 4163–2003 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів» та в Збірнику уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів, схваленому Методичною комісією Державного комітету архівів України (протокол від 20.06.2006 № 3).
У Кодексі законів про працю України (КЗпП) поняття «пояснювальна записка» не згадується. Натомість у ньому використовується поняття «письмове пояснення». Зокрема, у ст. 149 КЗпП зазначено, що до застосування дисциплінарного стягнення власник або уповноважений ним орган повинен зажадати від порушника трудової дисципліни письмові пояснення, які й оформляють пояснювальною запискою. Але в цьому разі не йдеться про обов’язок порушника написати пояснювальну записку, а лише про право власника зажадати її.
Якщо ж порушник відмовляється писати пояснювальну записку, як правило, складають акт про таку відмову, який і дає роботодавцеві практичну можливість діяти далі у вирішенні питання щодо застосування дисциплінарного стягнення.
Працівник, скориставшись правом написати пояснювальну записку, зі свого боку, має змогу розставити важливі для нього акценти щодо того, що відбулося, продемонструвати свою можливу фактичну невинуватість і лояльність до роботодавця і в такий спосіб пом’якшити можливе дисциплінарне стягнення.

Види пояснювальних записок

За змістом пояснювальні записки поділяються на такі, у яких:
• розкривають причини певного факту, вчинку, події, переважно негативного характеру (наприклад, невиконання певного доручення, порушення трудової дисципліни тощо);
• пояснюють зміст окремих положень основного документа (плану, звіту, проекту тощо).
Залежно від місця розташування адресата розрізняють внутрішні та зовнішні пояснювальні записки.
Внутрішні пояснювальні записки адресуються (подаються) у межах одного підприємства, установи, організації(підприємство):
• керівником структурного підрозділу керівникові підприємства або його заступникові. Такі пояснювальні записки оформляють на бланку структурного підрозділу (за наявності) цього підприємства;
• працівником структурного підрозділу керівникові цього підрозділу (інколи — керівникові іншого підрозділу чи одному з керівників підприємства). Працівник пише пояснювальну записку власноруч, переважно в довільній формі, на чистому аркуші паперу формату А4 або А5.
Зовнішні пояснювальні записки призначені для подання за межі підприємства і, як правило, адресуються керівникові організації вищого рівня або його заступникові. Такі пояснювальні записки оформляють на загальному бланку підприємства формату А4.

Реквізити та зміст пояснювальних записок

Пояснювальні записки мають такі основні реквізити (можуть дещо різнитися залежно від конкретного виду пояснювальної записки):
• назву організації вищого рівня (зовнішня пояснювальна записка);
• назву підприємства (зовнішня пояснювальна записка);
• назву структурного підрозділу підприємства (внутрішня пояснювальна записка);
• назву виду документа («Пояснювальна записка»);
• дату документа;
• реєстраційний номер/індекс документа;
• місце складання або видання документа;
• найменування адресата;
• заголовок до тексту документа (за потреби);
• текст документа;
• відмітку про наявність додатка (за наявності документа, що додається до пояснювальної записки);
• підпис;
• прізвище виконавця і номер його телефону (зовнішня пояснювальна записка);
• відмітку про виконання документа й направлення його до справи (внутрішня пояснювальна записка);
• відмітку про наявність копії документа в електронній формі (за потреби).
Зміст пояснювальної записки може також різнитися залежно від її виду. Наприклад, вимоги до змісту пояснювальних записок, які подають разом із проектами відповідних документів для їх пояснення, можуть установлюватися окремими нормативно-правовими актами галузевого характеру. Працівники кадрової служби досить рідко готують такі пояснювальні записки і мають справу переважно з пояснювальними записками, у яких розкриваються причини певного факту, вчинку, події (як правило, негативного характеру) у сфері управління персоналом. Складаючи таку записку, спочатку бажано «сухою канцелярською мовою» викласти факти, які мають безпосереднє відношення до відповідної ситуації, а потім вже пояснити причини цієї ситуації. Пояснення мають бути вагомими, аргументованими та без зайвих емоцій.

ПРИКЛАД 1

На підприємстві обмежено доступ у робочий час до системи Інтернет в особистих цілях. Один із працівників порушив цей порядок, що й було зафіксовано керівником підрозділу. У такому разі нема сенсу заперечувати свою вину й варто пообіцяти не допускати більше подібних порушень.
Фрагмент пояснювальної записки:
«Я, (П. І. Б.) визнаю, що періодично використовував(ла) корпоративний Інтернет в особистих цілях у робочий час, коли не був(ла) завантажений(а) поточною роботою, чим порушив(ла) внутрішні нормативні документи підприємства щодо порядку роботи в мережі Інтернет. Зобов’язуюся надалі не робити цього й прошу не застосовувати до мене жодних заходів дисциплінарного стягнення».

ПРИКЛАД 2

На підприємстві, де з певних причин затримується виплата заробітної плати, заступник директора провокує працівників на бунт, випитує їхні думки й доповідає про все директорові. Один із працівників не втримався і назвав його «зрадником». Після цього від працівника зажадали пояснювальну записку. У такому разі в пояснювальній записці можна «пом’якшити» ситуацію й спробувати викликати симпатію до себе.
Фрагмент пояснювальної записки:
«Заступник директора (П. І. Б.) систематично підбурює працівників підприємства до невиходу на роботу у зв’язку із затримкою заробітної плати і водночас доносить на працівників. Унаслідок цього (дата) у мене виник із (прізвище, ініціали заступника директора) конфлікт, під час якого я висловив(ла) свою думку про нього, назвавши його «зрадником», а він обізвав мене «недотепою». Інших образливих виразів на його адресу я не вживав(ла) і трудової дисципліни не порушував(ла). Вважаю, що маю право висловлювати свою думку».

ДОПОВІДНІ ЗАПИСКИ

Доповідні записки багато в чому подібні до пояснювальних, але й мають особливості. Згідно з ДК 010–98 доповідні записки, так само як і пояснювальні, належать до підкласу 0201 «Документація з організації та припинення діяльності юридичної особи» класу 02 «Організаційно-розпорядча документація», а вимоги до їх оформлення також містяться в ДСТУ 4163–2003 та в Збірнику уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів.
Відповідно до зазначених вище документів доповідна записка — службовий документ, у якому інформують керівництво про ситуацію, що склалася, певні факти, виконання роботи тощо. Якщо потрібно, у доповідній записці подають висновки і пропозиції. Саме наявністю висновків і пропозицій доповідна записка в основному й відрізняється від пояснювальної.
Текст доповідної записки поділяється, як правило, на дві змістовні частини:
• у першій —наводять факти або описують ситуацію, що послугувала приводом для написання доповідної записки;
• у другій — аналізують ситуацію, роблять певні висновки, пропонують можливі варіанти вирішення проблеми або певні дії, які, на думку автора, треба виконати.

Треба знати!
Пояснювальні записки складають і підписують здебільшого (хоча й не завжди) рядові працівники, а доповідні — керівники різного рівня.

Доповідна записка може готуватися як за власною ініціативою автора, так і за вказівкою керівництва.
Реквізити доповідних записок подібні до реквізитів пояснювальних.

Види доповідних записок

Залежно від змісту й призначення доповідні записки можна умовно розподілити на такі, що стосуються:
• звіту;
• інформації;
• ініціативи. Наприклад, мета такої доповідної записки — спонукати керівника до ухвалення певного рішення.
Доповідні записки, так само як і пояснювальні, розподіляють на внутрішні та зовнішні. У практичній діяльності більшості підприємств внутрішні доповідні записки трапляються частіше, ніж зовнішні. Замість зовнішніх доповідних записок у відносинах із органами вищого рівня часто використовують службові листи, які за своїм характером і змістом іноді мало чим відрізняються від зовнішніх доповідних записок. Наприклад, у Типовій інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженій постановою Кабінету Міністрів України від 30.11.2011 № 1242, зазначено, що текст службового листа (подібно до тексту доповідної записки) складається, як правило, з двох частин. У першій частині зазначають причину, підставу чи обґрунтування підготовки листа або наводять посилання на документи, які були підставою для його складання. У другій — подають висновки, пропозиції, прохання, рішення тощо, які розміщують з абзацу.

ПРИКЛАД 3

Працівник підприємства з невідомих причин не з’явився на роботу. У цьому разі начальник відділу кадрів може подати керівникові підприємства (або безпосередній керівник відсутнього працівника — начальникові відділу кадрів чи іншому керівникові підприємства) доповідну записку
Фрагмент доповідної записки:
«(Дата) (посада, П. І. Б. відсутнього працівника) був відсутній на роботі (як на своєму робочому місці, так і на підприємстві в цілому) протягом усього робочого дня з 9.00 до 18.00. Про наявність поважних причин відсутності на роботі ні напередодні, ні протягом робочого дня (прізвище та ініціали відсутнього працівника) не повідомляв, на телефонні дзвінки не відповідав. У зв’язку із зазначеним мною, а також керівником структурного підрозділу (П. І. Б.)та юрисконсультом (П. І. Б.) складено відповідний акт (додається).
Відділ кадрів вживає всіх потрібних заходів щодо встановлення причин відсутності (П. І. Б.) на роботі. У разі надходження нової інформації негайно вам доповідатиму».

СЛУЖБОВІ ЗАПИСКИ

Різні профільні фахівці іноді по-різному оцінюють роль і місце службових записок у системі діловодства. Деякі вважають службові записки одним із різновидів доповідної записки, які здебільшого використовуються з тією ж метою, що й внутрішні доповідні записки, і певною мірою навіть дублюють їх функції.
Інші стверджують, що існують суттєві відмінності між службовою й доповідною записками. Так, «класична» доповідна записка завжди адресується посадовій особі вищого рівня, наприклад, працівником структурного підрозділу його керівникові або керівником структурного підрозділу керівникові підприємства. Службові ж записки призначені здебільшого для здійснення комунікативних зв’язків на одному рівні управління і можуть подаватися (адресуватися), наприклад, керівником одного структурного підрозділу керівникові іншого або керівникам кількох структурних підрозділів, переважно з питань матеріально-технічного, інформаційного або господарського забезпечення. Зокрема, у них можуть міститися повідомлення, прохання, пропозиція чи відповідь.Інколи такі записки можуть мати й узагальненого автора та адресата (наприклад, автор — керівництво підприємства, адресат — усі структурні підрозділи підприємства).
Є також фахівці, які розглядають службові записки як узагальнений вид записок, а доповідні й пояснювальні записки — як найпоширеніші їх види.
Таке неоднозначне трактування поняття «службова записка» пов’язане з тим, що в згаданих вище нормативно-правових актах і стандартах у сфері діловодства, а також у Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженому наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5, узагалі не міститься й не розглядається такий вид документа, як службова записка.
У зв’язку із зазначеним, на нашу думку, не слід «захоплюватися» складанням службових записок і за можливості у відповідних випадках треба оформляти пояснювальні або доповідні записки. Використання службових записок може бути виправданим для здійснення комунікативних зв’язків на одному рівні управління. Щоб «легітимізувати» службові записки, радимо в інструкції з діловодства на конкретному підприємстві передбачити їх оформлення й подання замість доповідних у тих випадках, коли відповідна інформація подається одним керівником іншому приблизно такого ж самого або нижчого рівня.

ПРИКЛАД 4

Начальник відділу кадрів може подати доповідну записку зі своїми пропозиціями щодо встановлення посадових окладів для окремих категорій працівників заступникові директора підприємства з управління персоналом, а начальникові відділу організації праці та заробітної плати — службову записку з аналогічного питання.

Інколи вибір між службовою запискою і доповідною може залежати й від особливостей організації управління на конкретному підприємстві, обсягу керівних повноважень, які делегує перший керівник підприємства своїм заступникам та керівникам структурних підрозділів, затверджених на підприємстві положень про окремі структурні підрозділи тощо. Одні керівники підприємств намагаються одноосібно вирішувати майже всі, навіть дрібні питання, пов’язані з діяльністю цього підприємства, інші — зосереджуються на вирішенні лише питань стратегічного характеру, а повноваження з вирішення менш важливих питань оперативного характеру делегують керівникам нижчого рівня.

ПРИКЛАД 5

Начальник відділу кадрів має вирішити питання щодо доправлення деяких працівників підприємства на курси підвищення кваліфікації в інше місто автотранспортом підприємства.
На підприємствах першого типу (з «авторитарним керівництвом») начальник відділу кадрів має подати доповідну записку директорові підприємства або його заступникові про потребу в підвищенні кваліфікації певних працівників та їх доставці на відповідні курси автотранспортом підприємства. Розглянувши доповідну записку, директор або його заступник дає розпорядження начальникові відділу транспорту про виділення автотранспорту підприємства в розпорядження начальника відділу кадрів на певний період для відповідних цілей.
На підприємствах другого типу (з «ліберальним керівництвом») начальник відділу кадрів має подати службову записку безпосередньо начальникові відділу транспорту з обґрунтуванням потреби доставити працівників на курси підвищення кваліфікації автотранспортом підприємства. Після отримання службової записки начальник відділу транспорту у межах наданих йому повноважень самостійно ухвалює рішення про виділення автотранспорту в розпорядження начальника відділу кадрів.